Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi ynghlwm - sy’n cynnwys atodiadau cyfrinachol) sy’n gofyn i’r Pwyllgor, yn unol â Rheolau Gweithdrefn Galw i Mewn y Cyngor, adolygu’r penderfyniad a wnaed gan y Cabinet ar 25 Ebrill 2023.

 

10.15am – 11.15am

 

Croesawodd y Cadeirydd Aelodau, Swyddogion a’r Arweinydd, y Cynghorydd Jason McLellan i’r cyfarfod. Cafodd yr Aelodau wybodaeth gefndir a’r rhesymeg y tu ôl i’r cais i alw i mewn. 

 

Cafodd yr Aelodau eu hatgoffa am y rhesymau dros alw i mewn fel y nodir yn yr arddodiad.

 

“Roedd dyraniad o £25.6 miliwn wedi ei wneud i Sir Ddinbych drwy Gronfa Ffyniant y DU. Mae’n rhaid cadw at broses agored a thryloyw ar gyfer dyrannu’r cyllid hwnnw.”

 

“Diffyg dealltwriaeth o’r broses ymgeisio a llunio rhestr fer. Nid oedd unrhyw dystiolaeth o fatrics sgorio, ac fe’i disgrifiwyd fel “Celf, nid Gwyddoniaeth”. Dim digon o dystiolaeth ynglŷn â sut y dyfarnwyd a chymeradwywyd prosiectau. Diffyg tystiolaeth yn alinio’r broses gyda chanllawiau Llywodraeth y DU. Dim tystiolaeth o hawl ymgeiswyr i apelio na chasglu gwybodaeth ychwanegol i ategu’r ceisiadau. Diffyg ymgynghori gyda’r holl Aelodau yn y broses.”

 

Rhoddodd y Cydlynydd Craffu ddisgrifiad manwl i Aelodau o’r drefn galw i mewn.

 

Rhoddodd y Cadeirydd gyfle i’r holl lofnodwyr oedd yn bresennol i fynegi eu rhesymau dros alw penderfyniad y Cabinet i mewn.

 

Eglurodd y Llofnodwyr i’r Pwyllgor mai’r rheswm dros Alw i Mewn oedd i ddeall y broses yn llawn ar gyfer ymgeisio, llunio rhestr fer a dyfarnu arian y Gronfa Ffyniant Gyffredin, nid er mwyn dal y broses yn ôl mewn unrhyw ffordd. Tynnodd y Llofnodwyr sylw at eu siom yn y diffyg cyfathrebu ag Aelodau am y broses ac felly na chafodd Aelodau lawer o gyfle i gyfrannu. 

 

Mynegodd y Llofnodwyr eu pryderon am y matrics a’r system sgorio ac y byddai o fudd cael eglurhad am hyn. Dywedwyd bod Aelodau’n teimlo nad oeddent yn rhan o’r broses a bod llawer o gyfleoedd wedi cael eu methu drwy gydol y broses i gynnwys yr Aelodau. Parhaodd y drafodaeth pan holodd y Llofnodwyr am allu’r prosiectau oedd wedi symud i gam nesaf y broses i gyflawni.

 

Parhaodd y Llofnodwyr i bwysleisio eu bod yn siomedig â diffyg eglurder y broses a’r diffyg cyfathrebu ag Aelodau. Roeddent wedi llofnodi’r cais am alw i mewn oherwydd nad oeddent yn sicr sut i ateb cwestiynau posibl gan breswylwyr ac ymgeiswyr yn eu wardiau oherwydd y diffyg gwybodaeth oedd ar gael iddynt.

 

Wrth ymateb i’r pwyntiau a godwyd gan y Llofnodwyr, dywedodd yr Arweinydd ei fod yn deall cymhellion y Llofnodwyr oherwydd dylai Aelodau allu ateb cwestiynau’n hyderus gan breswylwyr ac ymgeiswyr yn eu wardiau.

 

Eglurodd yr Arweinydd fod y broses wedi cadw at ganllawiau Llywodraeth y DU, oedd wedi eu nodi eisoes. Roedd yr amserlenni ar gyfer y Gronfa’n dynn ac ysgrifennwyd at Arweinwyr Grŵp a Chadeiryddion pob un o Grwpiau Ardal yr Aelodau a gofynnwyd iddynt ddosbarthu’r wybodaeth berthnasol i Aelodau (roedd copi o e-bost, dyddiedig 15 Chwefror 2023 ynghlwm yn Atodlen C yr adroddiad). Cysylltwyd â 48 o sefydliadau i fod yn rhan o’r Gronfa, ac ymatebodd 12 ohonynt. Ymatebodd 1 Aelod Etholedig i brosiect penodol ac ni chafwyd unrhyw ymateb gan Aelodau eraill. 

 

Eglurodd yr Arweinydd y cadwyd at yr holl ganllawiau. Roedd gwybodaeth am y Gronfa Ffyniant Gyffredin ar gael ar y cyfryngau cymdeithasol a gwefan Cyngor Sir Ddinbych, yn nodi fod y Gronfa yno i gymryd rhan ynddi. Ar ddiwedd y cam ymgeisio, cafwyd gormod o geisiadau, llawer mwy o geisiadau na’r arian oedd ar gael.

 

Dywedodd y Pennaeth Tai a Chymunedau wrth Aelodau fod y broses ymgeisio wedi ei chyhoeddi ar-lein a bod rhestr fer wedi ei llunio yn dibynnu ar y cyllid oedd ar gael ac yn unol â chanllawiau Llywodraeth y DU. Roedd ymgeiswyr yn gallu gweld ar wefan CSDd pa gyllid oedd ar gael ar gyfer pob math o brosiect bob blwyddyn. Ystyriwyd gallu pob prosiect i gyflawni yn unol â’r blaenoriaethau a nodwyd yng Nghynllun Buddsoddi’r Cyngor ac wrth ystyried ei gyfraniad at y Cynllun Buddsoddi Rhanbarthol. 

 

Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol - yr Economi a’r Amgylchedd y Matrics sgorio a’r Cynllun Buddsoddi Rhanbarthol i Aelodau. Yn ei hanfod, y Matrics oedd y Cynllun Buddsoddi Rhanbarthol oedd y Cyngor wedi cyfrannu ato’n flaenorol ac a gymeradwywyd gan Lywodraeth y DU. Cafodd pob ymgeisydd am y Gronfa Ffyniant Gyffredin eu hasesu ar eu gallu i gyflawni ar ganlyniadau ac allbynnau’r Cynllun  Buddsoddi Rhanbarthol. Elfen ychwanegol a ystyriwyd oedd y swm penodol o arian a ddyrannwyd i bob thema ar gyfer pob blwyddyn ariannol ac i weithgareddau Refeniw a Chyfalaf.  Roedd ar y Grŵp Partneriaeth Craidd angen dynodi prosiectau dan bob thema fyddai’n cyflawni yn erbyn allbynnau a chanlyniadau'r Cynllun Buddsoddi Rhanbarthol a dyraniadau ariannol ar gyfer pob blwyddyn ariannol.

 

Ar ddiwedd y cam cyflwyno, cafodd aelodau’r Pwyllgor gyfle i holi’r Arweinydd a Swyddogion. Hefyd, cafodd aelodau nad oeddent ar y Pwyllgor gyfle i holi cwestiynau a rhoi sylwadau.  Wrth ymateb i gwestiynau ac arsylwadau, rhoddwyd cadarnhad:

 

·       y gellid rhannu manylion y ceisiadau a dderbyniwyd yn gyfrinachol â’r holl aelodau. Fodd bynnag, ni fyddai aelodau’n gallu rhannu’r wybodaeth fanwl ddim pellach.

·       nad oedd unrhyw arian wedi’i ryddhau i’r ymgeiswyr llwyddiannus hyd yma.  Yn dibynnu ar ganlyniad y broses galw i mewn, byddai’r ceisiadau llwyddiannus yn symud i ail gam y broses ddyfarnu, fyddai’n cynnwys cynnal profion diwydrwydd dyladwy mwy manwl ar eu gallu i gyflawni, ar amser ac o fewn y gyllideb. 

·       bod yn rhaid i bob cais am arian o’r Gronfa Ffyniant Gyffredin fod yn brosiectau gwerth £250,000 o leiaf, cydymffurfio â chynnig strategol heb ddyblygu darpariaeth bresennol a chael eu cyflawni o fewn ffiniau daearyddol y sir. Roedd ceisiadau am brosiectau cymunedol llai, â llai o werth yn cael eu gweinyddu gan Gyngor Gwasanaethau Gwirfoddol Sir Ddinbych (ar gyfer Cynyddu Gallu Cymunedol) a Chadwyn Clwyd (ar gyfer Cymorth Busnes).

·       roedd ganddynt bob ffydd yn y broses gwneud penderfyniadau a ddilynwyd hyd yma.

·       mai Sir Ddinbych oedd yr unig awdurdod lleol yng Ngogledd Cymru oedd wedi penderfynu mynd â’r broses gwneud penderfyniadau ynglŷn a’r Gronfa Ffyniant Gyffredin drwy strwythur ddemocrataidd gyhoeddus, drwy’r Cabinet. Mewn awdurdodau eraill, roedd penderfyniadau am y ceisiadau’n cael eu gwneud drwy broses penderfyniad dirprwyedig Aelod Arweiniol.

·       bod ffrwd gyllido’r Gronfa Ffyniant Gyffredin wedi ei chynllunio gan Lywodraeth y DU ac roedd y broses i’w chefnogi yn amodol ar arweiniad a ddarparwyd gan Lywodraeth y DU ac nid yr awdurdod lleol

·       rhannwyd y rhestr hir o geisiadau a gafwyd â’r Grŵp Budd-ddeiliaid Ehangach ar 2 Mawrth 2023.  Roedd yr e-bost a anfonwyd at y Grŵp hwn, oedd yn cynnwys Cadeiryddion pob Grŵp Ardal Aelodau, ar 2 Mawrth (copi ynghlwm yn Atodlen C yr adroddiad) yn gofyn am eu sylwadau ar addasrwydd strategol y ceisiadau a’u gallu i gyflawni

·       bod cyllid y Gronfa Ffyniant Gyffredin yn ffurfio rhan o nifer o becynnau cyllid a gyflwynwyd gan Lywodraeth y DU i ddisodli ffrydiau ariannu blaenorol cyn Brexit oedd ar gael gan yr Undeb Ewropeaidd

·       oherwydd yr amserlenni tynn a nodwyd yng nghanllawiau’r Gronfa, ni fyddai wedi bod yn bosibl trafod ceisiadau lleol mewn cyfarfodydd unigol y Grŵp Ardal Aelodau gan nad oedd unrhyw gyfarfodydd wedi’u trefnu yn yr amser a ganiatawyd.

 

Cyn cloi’r drafodaeth, rhoddwyd cyfle i ddwy ochr y ddadl grynhoi’r rhesymau a’r rhesymeg y tu ôl i’w safbwyntiau a’u penderfyniadau.

 

 

Llofnodwyr:

Diolchwyd i’r Swyddogion a’r Aelodau am y ddadl ddeallus a gynhaliwyd. Roedd yn braf clywed bod Swyddogion wedi nodi bod gwersi wedi eu dysgu o ran cyfathrebu ac y byddai hyn yn cael ei ddatblygu. Roedd teimladau bod y term ‘amserlenni tynn’ wedi cael ei ddefnyddio’n rhwydd drwy gydol y ddadl a chyfeiriwyd at y ffaith y gellid yn hawdd fod wedi trefnu cyfarfod ar-lein i Aelodau. Roedd y cyfathrebu â Grwpiau Ardal yr Aelodau yn fregus ac roedd angen ei wella. Rhannwyd gwybodaeth werthfawr yn ystod y ddadl yn ymwneud â’r Gronfa Ffyniant Gyffredin, oedd wedi bod o fudd, fodd bynnag, teimlwyd nad oedd hyn wedi digwydd drwy gydol y broses. Roedd Aelodau nad oeddent yn aelodau o’r Cabinet yn teimlo nad oeddent yn cael eu hymddiried â gwybodaeth gyfrinachol ac roedd angen sicrhau bod yr holl wybodaeth yn cael ei rhannu’n gyfartal â phob Aelod gan fod arnynt angen cyfathrebu â phreswylwyr a chymunedau. Roedd yn bryderus deall y canfyddiad fod partneriaid allanol wedi cael mwy o wybodaeth am y Gronfa nag Aelodau lleol, oedd hefyd wedi cyfrannu at ddiffyg ymgysylltiad Aelodau a’r broses.

 

Yr Arweinydd:

Roedd yr Arweinydd yn cytuno y cafwyd dadl dda a bod gwersi i’w dysgu a’u datblygu o ran cyfathrebu. Yn ystod y drafodaeth, cafodd Aelodau wybodaeth gan Swyddogion am broses gymhleth y Gronfa Ffyniant Gyffredin. Roedd y broses yn gymhleth ac yn symud yn gyflym oherwydd yr amserlenni a osodwyd. Roedd ymgysylltiad Aelodau o ran y ceisiadau i’r Gronfa wedi bod yn rhan o’r drafodaeth ar y pwnc yng nghyfarfod y Cabinet ym mis Ionawr 2023 a dosbarthwyd e-bost at Gadeiryddion Grwpiau Ardal yr Aelodau o ganlyniad i hyn. Roedd y broses yn un agored a hygyrch ac roedd y nifer fawr o geisiadau a gafwyd yn dystiolaeth o hynny. Cafodd gwahoddiad ei ddosbarthu i Aelodau i ymgysylltu â’r Grŵp Partneriaeth. Bu llawer o gyfleoedd i Aelodau ymgysylltu â phroses y Gronfa.

 

Diolchodd y Cadeirydd i’r Llofnodwyr a’r Arweinydd am grynhoi eu rhesymau a’u rhesymeg.

 

Ar ddiwedd y crynodebau, cynigiodd y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts y canlynol:

 

Bod y Pwyllgor yn argymell i’r Cabinet bod ei benderfyniad ar 25 Ebrill yn cael ei gadarnhau, ac wrth wneud hynny, yn cadarnhau bod y Cabinet yn cytuno:

 

(i)             bod gwybodaeth am y casgliadau gwerthuso yn ymwneud â phob cais unigol a dderbyniwyd ar gyfer cyllid o’r Gronfa Ffyniant Gyffredin yn cael ei rannu â’r holl Gynghorwyr Sir ar unwaith;

(ii)            bod gwybodaeth yn ymwneud â threfniadau llywodraethu’r Gronfa Ffyniant Gyffredin yn cael ei rannu â’r holl Gynghorwyr;

(iii)          bod pob Grŵp Ardal Aelodau yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am unrhyw risgiau a nodwyd yn ymwneud â phrosiectau unigol ac am gynnydd o ran eu gallu i gyflawni wrth symud ymlaen;

(iv)          bod y Cynllun Cyfathrebu yn ymwneud â’r Gronfa Ffyniant Gyffredin yn cael ei rannu â’r holl Gynghorwyr a bod

(v)           Yr Arweinydd, Aelod Arweiniol Polisi, Cydraddoldeb a Strategaeth Gorfforaethol a Chyfarwyddwr Corfforaethol: yr Amgylchedd a’r Economi yn cysylltu ag Aelodau lleol cyn gwneud unrhyw benderfyniadau dirprwyedig sydd eu hangen, fel yr amlinellwyd yn adroddiad y Cabinet ar 25 Ebrill 2023.

 

Cyn gofyn i’r Pwyllgor fwrw pleidlais ar y cynnig uchod, gofynnodd y Cadeirydd i Bennaeth Dros Dro Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd ac Adnoddau Dynol beth oedd y dewisiadau o ran y penderfyniad oedd wedi ei alw i mewn.  Eglurodd y Pennaeth Gwasanaeth Dros Dro y gallai’r Pwyllgor, wrth fwrw pleidlais ar yr argymhelliad arfaethedig, ofyn i’r Cabinet:

·       ailystyried ei benderfyniad gwreiddiol ar y sail a nodwyd

·       cadarnhau’r penderfyniad gwreiddiol a wnaed gan y Cabinet; neu

·       argymell i’r Cabinet i gadarnhau ei benderfyniad gwreiddiol ond wrth wneud hynny, dylai’r Cabinet archwilio’r agweddau a amlinellir yn yr argymhelliad a gynigiwyd ymhellach. 

 

Croesawodd y Cadeirydd farn Aelodau ar yr uchod ac ar ddiwedd trafodaeth fanwl:

 

Penderfynwyd: wedi ystyried y wybodaeth yn yr adroddiad a’i atodiadau cysylltiedig, ynghyd â’r sylwadau a wnaed yn ystod y drafodaeth ar y broses ymgeisio a llunio rhestr fer, bod y Pwyllgor yn argymell i’r Cabinet bod ei benderfyniad ar 25 Ebrill 2023, i’r graddau y mae’n ymwneud â’r prosiectau sydd ar y rhestr fer a luniwyd gan y Grŵp Partneriaeth Craidd i’w cymeradwyo, yn cael ei gadarnhau, ac wrth wneud hynny, cadarnhau bod y Cabinet yn cytuno:

(i)             bod gwybodaeth am y casgliadau gwerthuso yn ymwneud â phob cais unigol a dderbyniwyd ar gyfer cyllid o’r Gronfa Ffyniant Gyffredin yn cael ei rannu â’r holl Gynghorwyr Sir ar unwaith;

(ii)           bod gwybodaeth yn ymwneud â threfniadau llywodraethu’r Gronfa Ffyniant Gyffredin yn cael ei rannu gyda’r holl gynghorwyr sir;

(iii)         bod pob Grŵp Ardal Aelodau yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am unrhyw risgiau a nodwyd yn ymwneud â phrosiectau unigol ac am gynnydd o ran eu gallu i gyflawni wrth symud ymlaen;

(iv)         bod y Cynllun Cyfathrebu yn ymwneud â’r Gronfa Ffyniant Gyffredin yn cael ei rannu â’r holl Gynghorwyr; a bod

(v)           Yr Arweinydd, Aelod Arweiniol Polisi, Cydraddoldeb a Strategaeth Gorfforaethol a Chyfarwyddwr Corfforaethol:   yr Amgylchedd a’r Economi yn cysylltu ag aelodau lleol cyn gwneud unrhyw benderfyniadau dirprwyedig sydd eu hangen, fel yr amlinellwyd yn adroddiad y Cabinet ar 25 Ebrill 2023

 

Diolchodd y Cadeirydd i’r Aelodau a’r Swyddogion am eu cyfraniadau at y ddadl ar fater eithriadol o gymhleth.

 

Ar y pwynt hwn, cymerodd y pwyllgor egwyl.