Eitem ar yr agenda

I ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi wedi'i amgáu) diweddaru'r aelodau ar gynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Amlygwyd i'r aelodau y dylai'r dyddiadau ar bennawd yr adroddiad ddarllen Ionawr 2023. Cafodd yr aelodau eu diweddaru am gynnydd y Tîm Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaethau, darpariaeth sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth ysgogi gwelliant.

Rhoddodd yr adroddiad wybodaeth am waith a wnaed gan Archwilio Mewnol ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Roedd yn caniatáu i'r pwyllgor fonitro perfformiad a chynnydd Archwilio Mewnol yn ogystal â darparu crynodebau o adroddiadau Archwilio Mewnol.

Cadarnhad bod 7 Archwiliad wedi'u cwblhau ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor, a bod pob un ohonynt wedi derbyn sgôr sicrwydd uchel. Cwblhawyd chwe adolygiad dilynol ers i'r diweddariad diwethaf a chrynodebau gael eu cynnwys er gwybodaeth, a chafodd pob un sgôr sicrwydd uchel neu ganolig.

Cafodd yr aelodau eu tywys drwy'r bwrdd a oedd yn rhoi manylion yr adroddiadau a gwblhawyd gan y rheoleiddwyr allanol. Rhoddwyd manylion am statws yr adroddiad a dolenni i'r aelodau i gael mynediad i unrhyw bapurau.

Roedd manylion tri adroddiad Archwilio Cymru sy'n benodol i Sir Ddinbych wedi eu cynnwys er mwyn cyfeirio atynt. Byddai rhestr bellach o waith arfaethedig yn cael ei ddarparu gan Archwilio Cymru yn ddiweddarach.

Clywodd yr Aelodau fod 43% o gynllun arfaethedig yr Archwiliad Mewnol wedi'i gwblhau dros y 12 mis diwethaf. Oherwydd problemau recriwtio a staffio dros y cyfnod o 12 mis roedd wedi effeithio ar y gwaith a gwblhawyd. Roedd yr adran wedi bod yn rhedeg ar 66% o weithlu tan fis Chwefror 2023. Nodwyd hefyd bod 3 ymchwiliad arbennig wedi dod i law yn ystod y 12 mis diwethaf a effeithiodd ar amser y swyddog.

Roedd 23 o adolygiadau wedi'u cwblhau, 17 wedi derbyn sicrwydd uchel (74%), 6 sicrwydd canolig (26%) a 0 dim sgôr sicrwydd isel wedi'u cyhoeddi. Roedd chwech allan o'r 7 adolygiad dilynol rhestredig wedi'u cwblhau.

Tynnodd y Prif Archwilydd Mewnol sylw at yr archwiliad y cytunwyd ar gamau gweithredu a weithredwyd gan ffigur gwasanaeth wedi'u gadael yn wag oherwydd ar hyn o bryd nid oedd adolygiadau ysgolion wedi'u cofnodi ar Verto sy'n golygu na chafodd pob gweithred ei chodi, ac yn ail, roeddem wedi nodi nad oedd pob Gwasanaeth yn diweddaru eu statws gweithredu ar Verto. Pwysleisiwyd ei fod wedi'i godi fel pryder o Archwilio Mewnol mewn cyfarfod diweddar o'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth.

Ychwanegodd y Swyddog Monitro, ynghyd â'r pryderon a godwyd gan Swyddogion Archwilio Mewnol, Cynllunio Strategol a Pherfformiad hefyd wedi codi pryderon ynghylch gweithredu cyfrifiadurol ar y system.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Prif Swyddog Mewnol am y cyflwyniad manwl.

Yn ystod y drafodaeth –

·         Byddai'r mwyafrif o'r adolygiadau na chawsant eu cwblhau eleni yn cael eu cario drosodd i 2023/24. Byddai cynllun yn cael ei lunio yn manylu ar y rhestr bosibl o adolygiadau y gobeithir eu cwblhau y flwyddyn nesaf. Ni fyddai'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn cael ei effeithio oherwydd nifer yr adolygiadau sy'n cael eu gohirio. Roedd o leiaf un adolygiad wedi'i gwblhau ym mhob maes gwasanaeth.

·         Cwblheir blaenoriaeth gwaith y rhestr adolygiadau gyda'r Prif Archwilydd Mewnol a Phenaethiaid Gwasanaeth.

·         Roedd yr Archwiliad Mewnol yn fodlon bod gan bob Pennaeth asesiad risg ar waith ar gyfer yr aelodau hynny o'r corff llywodraethu nad oeddent wedi cwblhau'r gwiriad DBS. Fe'i codwyd gyda'r tîm Adnoddau Dynol i drafod gyda phob ysgol.

·         Drwy gydol y flwyddyn bu'r swyddogion yn monitro cynnydd cwblhau adolygiadau. Cwblhawyd yr holl adolygiadau yr oedd angen eu cwblhau i roi sicrwydd i'r pwyllgor.  Cyfrifoldeb y Prif Archwilydd Mewnol oedd sicrhau bod yr adolygiadau hynny'n cael eu cwblhau.

·         Pwysleisiwyd bod y berthynas waith agos rhwng Swyddog Adran 151 a'r Prif Swyddog Mewnol wedi parhau i drafod a monitro cwblhau adolygiadau i ffurfio sicrwydd i aelodau.

·         Roedd adroddiad monitro'r gyllideb Systemau Ariannol yn flaenorol P3 ynghlwm wrtho. Clywodd yr Aelodau fod y rheswm dros y cyfnod o 6 mis wedi bod oherwydd y cyfriflyfr cyffredinol newydd a weithredwyd dros y 12 mis nesaf. Cytunwyd i fod yn ddyddiad adolygu 12 mis.

·         Byddai hyfforddiant Swyddogion Archwilio Mewnol yn digwydd dros y 12 mis nesaf ac o bosibl yn effeithio ar nifer yr adolygiadau a gwblhawyd. Nododd yr Aelodau y materion yn ymwneud â recriwtio swyddogion a'i bwysleisio fel maes sy'n peri pryder.

·         Ystyriwyd ysgolion dros y 12 mis diwethaf. Roedd cynllun treigl wedi'i weithredu i sicrhau bod pob ysgol yn Sir Ddinbych yn cael eu harchwilio dros gynllun 4-5 mlynedd. Byddai archwiliad ysgol llawn yn cael ei gwblhau. Adolygodd Estyn feysydd eraill, ond derbyniodd yr adroddiadau a gwblhawyd gan Archwilwyr Mewnol.

·         Roedd y sicrwydd a ddarparwyd yn realistig. Clywodd yr aelodau bod rhai archwiliadau wedi eu cwblhau ar gais y swyddogion. Roedd hyn yn dangos y berthynas agored rhwng Archwilio Mewnol a gwasanaethau eraill yr awdurdod.

·         Cwblhawyd archwiliad cyffwrdd ysgafn ym mhob maes gwasanaeth yn ystod y flwyddyn. Wrth symud ymlaen clywodd aelodau y byddai'r adolygiadau ariannol yn cael eu rhannu'n ddwy ran; adroddiadau sicrwydd uchel a sicrwydd isel.

·         Byddai gweithio'n agos gyda'r Swyddog Monitro gyda'r holl gwynion chwythu'r chwiban yn parhau. Ar ôl adolygiad cychwynnol byddai gwaith yn berthnasol i adrannau i adolygu meysydd y mae angen mynd i'r afael â nhw. Adolygwyd pob achos fesul achos. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro bod angen ymgynghori â phob cwyn chwythu'r chwiban a dderbyniwyd gyda'r Prif Archwilydd Mewnol.

PENDERFYNWYD bod aelodau'n nodi cynnydd a pherfformiad yr Archwiliad Mewnol.