Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) gan y Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad sy'n gofyn i'r Pwyllgor ystyried a darparu sylwadau ar y diwygiadau i'r Gofrestr Risg Gorfforaethol o ganlyniad i'r adolygiad diweddar o'r Gofrestr.

 

10.10am – 10.40am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Polisi, Cydraddoldeb a Strategaeth Gorfforaethol yr adroddiad a’r atodiadau (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) a oedd yn cyflwyno Cofrestr Risgiau Gorfforaethol ddiwygiedig y Cyngor yn dilyn yr adolygiad chwe mis a gynhaliwyd ym mis Chwefror 2023.

 

Yn ystod ei chyflwyniad, dywedodd yr Aelod Arweiniol wrth y Pwyllgor, er bod nifer o ddiwygiadau wedi’u gwneud i’r gofrestr o ran perchnogion risg, teitlau, disgrifiadau a chamau gweithredu, na fu unrhyw newidiadau i’r sgoriau risg o ganlyniad i’r adolygiad diweddaraf. Erbyn yr adolygiad nesaf o’r Gofrestr Risg sydd wedi’i drefnu ym mis Medi, dylai’r ymarferion recriwtio ar gyfer swyddi gwag Penaethiaid Gwasanaeth fod wedi dod i ben. Mae’n debygol iawn y byddai hyn yn arwain at newid enwau ‘perchnogion risg’ eto, unwaith bydd y Penaethiaid Gwasanaeth newydd wedi ymgymryd â’u swyddi. 

 

Arweiniodd y Pennaeth Dros Dro Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Perfformiad, Digidol ac Asedau, ynghyd â’r Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad yr aelodau trwy’r adroddiad, gan dynnu sylw at y newidiadau a wnaed i fformat yr adroddiad o ganlyniad i adborth gan y Pwyllgor a’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Dywedwyd, yn ystod y 12 mis diwethaf, er bod difrifoldeb nifer o risgiau wedi cynyddu’r nifer o ddiwygiadau a wnaed yn ystod yr adolygiad presennol o ran ‘perchnogion risg’ a enwyd, roedd hyn ar gyfer adlewyrchu strwythur rheoli newydd y Cyngor. Pwysleisiwyd, er nad oedd y sgoriau risg wedi newid yn dilyn yr adolygiad hwn a bod y gofrestr risg yn ymddangos fymryn yn fwy sefydlog, nad oedd hynny’n golygu nad oedd y risgiau eu hunain mor ddifrifol. Nod y siart liwiau ar ddechrau’r Gofrestr (Atodiad 1) oedd dangos difrifoldeb pob risg yn glir i’r darllenydd, cyn ac ar ôl gweithredu mesurau lliniaru. Roedd hefyd yn dangos ‘tueddiad’ pob risg ers yr adolygiad diwethaf, ac yn nodi a oedd y risg, yn dilyn gweithredu mesurau lliniaru, bellach o fewn trothwy’r Cyngor o ran ‘parodrwydd i dderbyn risg’.   Er bod nifer o fesurau lliniaru wedi’u gweithredu gyda’r bwriad o reoli’r risgiau, ni fu newid o ran ‘tueddiad’ ar gyfer nifer ohonynt ers yr adolygiad diwethaf. Yn achos dros hanner y risgiau corfforaethol, roedd y ‘parodrwydd i dderbyn risg’ yn uwch na lefel goddefiant y Cyngor, roedd hyn oherwydd y cymhlethdodau oedd yn gysylltiedig â risgiau unigol. Fodd bynnag, nod y Cyngor oedd parhau i leihau’r risgiau.

 

Rhoddodd y Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad drosolwg i’r Pwyllgor o’r newidiadau mwyaf sylweddol a nodir yn yr adroddiad. Roedd y rhain yn cynnwys:

 

Risg 01 – Diogelu: roedd y drefn llywodraethu sy’n gysylltiedig â’r risg hon bellach yn dynn iawn, gydag adroddiadau’n cael eu darparu i’r Tîm Gweithredol Corfforaethol ac i gyfarfod Briffio’r Cabinet yn rheolaidd.   Yn ogystal â’r Pwyllgor Craffu, tynnodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio sylw hefyd at ei bryderon ynghylch y risg hon, yn benodol o ran pwysau recriwtio a chadw staff ym maes gofal cymdeithasol. O ganlyniad, roedd adran Archwilio Mewnol y Cyngor yn cynnal adolygiad o faterion recriwtio a chadw.  

 

Risg 21 – datblygu partneriaethau a rhyngwynebau effeithiol rhwng Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr (BIPBC) a’r Cyngor: cafodd yr adolygiad presennol o’r Gofrestr Risg ei gynnal cyn i’r Bwrdd Iechyd gael ei roi yn ôl mewn mesurau arbennig. Serch hynny, yn dilyn penderfyniad Llywodraeth Cymru (LlC) i roi BIPBC yn ôl mewn mesurau arbennig, trafododd swyddogion y sefyllfa gyda’r ‘perchennog risg’. O ganlyniad i’r trafodaethau hynny, penderfynwyd peidio â diwygio’r sgôr risg ar hyn o bryd, ond y byddai’r Tîm Gweithredol Corfforaethol yn monitro datblygiadau yn y Bwrdd Iechyd yn ofalus, gan ganolbwyntio’n benodol ar eu heffaith ar y risg hon.

 

Risg 36 – y risg sy’n gysylltiedig â’r amgylchedd economaidd ac ariannol yn gwaethygu y tu hwnt i ddisgwyliadau presennol ac yn cael effaith andwyol ar fusnesau lleol: addaswyd rhywfaint ar y risg hon i ganolbwyntio’n fwy penodol ar fusnesau yn hytrach na chymunedau, gyda Risg 37 yn canolbwyntio ar galedi economaidd ar gyfer cymunedau lleol, gan gynnwys anghydraddoldeb ac amddifadedd.

 

Risg 50 – roedd y derminoleg yn nheitl y risg hon wedi’i newid yn y Saesneg o ‘Looked After Children’ i ‘Children Looked After’.

 

Ar ddiwedd ei chyflwyniad, dywedodd y Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad fod gan y Cyngor 20 o risgiau corfforaethol ar y Gofrestr Risg ar hyn o bryd, a bod 11 neu 55% ohonynt y tu hwnt i barodrwydd y Cyngor i dderbyn risg. Fodd bynnag, roedd perchnogion yr 11 risg yn fodlon bod pob mesur lliniaru posibl yn cael ei gymryd er mwyn rheoli’r risgiau hyn. Pwysleisiwyd, gan mai yn y Gofrestr Risgiau Gorfforaethol y caiff yr holl risgiau mwyaf i’r Cyngor a’i gymunedau eu cofnodi a’u rheoli, y byddai bob amser nifer o risgiau y tu hwnt i barodrwydd y Cyngor i dderbyn risg. Trwy eu cynnwys ar y Gofrestr, roedd y Cyngor yn cydnabod eu bodolaeth, difrifoldeb posibl eu heffaith, ac yn ceisio gwneud popeth o fewn ei bwerau i reoli a lliniaru eu heffaith.

 

Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth Dros Dro wrth yr Aelodau fod y Gofrestr Risgiau Gorfforaethol yn cael ei hystyried yn ddifrifol iawn gan dîm rheoli’r Cyngor ac felly y byddai sesiwn yn cael ei chynnal yn fuan er mwyn i Dîm Arwain Strategol yr Awdurdod gael trafod y risgiau ar y cyd, gyda’r bwriad o sicrhau bod pawb a phob gwasanaeth yn gwneud popeth o fewn eu gallu i reoli a lliniaru effaith y risgiau, yn enwedig y rhai sydd y tu hwnt i barodrwydd y Cyngor i dderbyn risg.

 

Gan ymateb i gwestiynau’r aelodau, fe wnaeth yr Aelod Arweiniol a’r swyddogion:

 

·         egluro’r gwahaniaethau a’r cysylltiadau rhwng y Gofrestr Risgiau Gorfforaethol, Cofrestrau Risg Gwasanaethau a Chofrestrau Risg Prosiectau.   Roedd Canllaw’r Cofrestrau Risg yn nodi pwyntiau sbardun pan fydd angen o bosibl uwchgyfeirio risgiau o un gofrestr i un arall ac i’r gwrthwyneb.   Gall swyddogion gysylltu â’r Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Perfformiad, Digidol ac Asedau ar unrhyw adeg i ofyn am gyngor ynghylch a fyddai’n fuddiol uwchgyfeirio risg i’r Gofrestr Risgiau Gorfforaethol. Er ei bod yn ymddangos yn anarferol yn y lle cyntaf nad oedd prosiectau risg ariannol uchel, mawr, megis Marchnad y Frenhines a’r Depo Gwastraff newydd, yn ymddangos ar y Gofrestr Risgiau Gorfforaethol, ond eu bod yn ymddangos ar Gofrestrau Risg Gwasanaeth neu Gofrestrau Risg Prosiect, roeddent mewn gwirionedd wedi’u nodi ar y Gofrestr Risgiau Gorfforaethol o dan ‘risg 18 sy’n ymwneud â manteision rhaglenni a phrosiectau ddim yn cael eu gwireddu’n llawn.’ 

·         dweud bod Cofrestrau Risg Gwasanaethau’n cael eu hadolygu bob chwarter. Yn ystod y broses adolygu, byddai ystyriaeth yn cael ei rhoi ynghylch a ddylai unrhyw risgiau ar lefel Gwasanaeth gael eu huwchgyfeirio i’r Gofrestr Risgiau Gorfforaethol.

·         Roedd risgiau’n cael eu huwchgyfeirio a’u his–gyfeirio rhwng y Cofrestrau Corfforaethol a’r Cofrestrau Gwasanaeth yn rheolaidd. Anogwyd gwasanaethau i sicrhau bod unrhyw weithgareddau sy’n ofynnol gan eu gwasanaeth penodol, er mwyn helpu i liniaru effaith risgiau corfforaethol, yn cael eu cynnwys o fewn Cynllun Busnes y Gwasanaeth.

·         dweud bod yr amgylchedd economaidd-gymdeithasol presennol yn cyfrannu tuag at y ‘tueddiad’ o ran y nifer o risgiau sy’n parhau’r un fath. Er bod y sefyllfa’n parhau i newid a bod angen i’r Cyngor ymateb i’r newidiadau, byddai’n cymryd cryn amser i hyn adlewyrchu yn statws ‘tueddiad’ y risgiau.  

·         dweud y dylai’r Gofrestr Risgiau Gorfforaethol roi rhywfaint o sicrwydd i aelodau etholedig bod y Cyngor yn parhau i nodi a monitro risgiau, ac yn ymateb i’r risgiau hynny trwy weithredu mesurau lliniaru. Yn ddelfrydol, nod y Cyngor fyddai cynnal lefel risg sy’n cyd-fynd â’i ‘barodrwydd i dderbyn risg’. Os bydd y tueddiad yn parhau’r un fath ar ôl cyflawni’r nod, byddai mewn sefyllfa dderbyniol. 

·         dweud bod y camau gweithredu sydd ar waith ar gyfer ymateb i Risg 01 sy’n ymwneud â Diogelu yn adlewyrchu difrifoldeb y Cyngor wrth ystyried goblygiadau posibl y risg hon. Fodd bynnag, roedd y Cyngor o’r farn na fyddai’n fuddiol cael proses annibynnol, ar wahân i broses y Gofrestr Risg, er mwyn mynd i’r afael â’r risg hon. 

·         cadarnhau nad oedd Risg 50, sy’n ymwneud ag ymrwymiad LlC i ddileu elw o ofalu am Blant sy’n Derbyn Gofal, gan arwain at gyflenwad ansefydlog ac anaddas o leoliadau, yn ymwneud â’r Cyngor yn darparu gwasanaeth mewnol. Yn ei hanfod, roedd yn ymwneud â dileu elw o ddarparu gwasanaethau a’r model busnes ar gyfer y math yma o wasanaethau. Cofrestrodd y Cynghorydd Alan Hughes ei bryderon, pe bai LlC yn bwrw ymlaen â’r dull hwn, y byddai’n peri risg enfawr i’r Cyngor yn y dyfodol, ac felly roedd angen monitro agos.   Cadarnhawyd bod prosiect Canolfan Asesu Plant Integredig Bwthyn y Ddôl ym Mae Colwyn yn gwneud cynnydd, er ambell anhawster ar y dechrau. Cytunodd Swyddogion i wneud ymholiadau ynghylch statws presennol y prosiect gyda’r Cynghorydd Bobby Feeley, a oedd yn cynrychioli Pwyllgorau Craffu Sir Ddinbych ar y Bwrdd Prosiect, a’r Cyfarwyddwr Corfforaethol:   Gwasanaethau Cymdeithasol ac Addysg.

·         tynnu sylw aelodau at yr adran ‘y cyfeiriad teithio a ragwelir’ a geir yn y naratif ar gyfer pob risg yn y Gofrestr. Gallai’r wybodaeth yn y paragraff hwn helpu i roi sicrwydd i aelodau ynghylch yr hyn yr oedd swyddogion yn rhagweld fyddai’n digwydd yn y dyfodol. Gallai’r adran hon hefyd godi pryderon pellach, y byddai aelodau o bosib yn dymuno eu harchwilio’n fanwl yn y Pwyllgor Craffu.

·         cadarnhau fod y Gwasanaeth TGCh wir yn ystyried bygythiad ymosodiad seiber o ddifrif. Roedd rhywfaint o waith yn cael ei wneud ar hyn o bryd ar draws y DU o dan nawdd Ymgyrch Palisade, rhan o’r gwaith gwrthderfysgaeth, mewn perthynas â seiberddiogelwch. Gwnaeth y Cyngor waith seiberddiogelwch ei hun hefyd, yn ogystal â chymryd rhan mewn gwaith a digwyddiadau seiberddiogelwch cenedlaethol. Cafodd Swyddog Seiberddiogelwch dynodedig ei gyflogi, roedd gan bob busnes gynlluniau parhad busnes i sicrhau bod gwasanaethau’n parhau i gael eu darparu pe bai ymosodiad seiber, a chafodd ymarfer efelychu ei gynnal i brofi ymateb yr Awdurdod mewn achos o ymosodiad seiber. Roedd y camau lliniaru yn erbyn ymosodiadau seiber a chamau gweithredu arfaethedig mewn ymateb i ymosodiadau o’r fath yn cael eu hadolygu a’u diweddaru’n rheolaidd.    Roedd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi ystyried adroddiad gan Archwilio Cymru ar seiberddiogelwch yn ddiweddar. Trafodwyd yr adroddiad hwn dan eitemau Rhan II, ond roedd ar gael i’r holl gynghorwyr ei ddarllen. Gallai’r Pwyllgor, pe bai’n dymuno, wneud cais i archwilio trefniadau seiberddiogelwch y Cyngor.

·         cynnig darparu cefnogaeth i aelodau unigol a oedd yn dymuno cael mynediad at a defnyddio’r system adrodd gorfforaethol at ddibenion casglu data.

·         dweud, o ganlyniad i’r cymhlethdodau sy’n gysylltiedig â’r risgiau a restrir yn y Gofrestr Risgiau Gorfforaethol, yn enwedig y rhai a oedd y tu hwnt i lefel ‘parodrwydd i dderbyn risg’ y Cyngor, y byddai’n anodd iawn pennu ‘dyddiadau targed’ penodol ar gyfer lleihau’r sgôr risg gweddilliol. O bosibl na fyddai dyddiadau targed yn ddefnyddiol ychwaith, oherwydd gallent dynnu’r sylw oddi ar yr elfennau pwysig sy’n gysylltiedig â’r risgiau. Roedd y naratif yn yr adran ‘y cyfeiriad teithio a ragwelir’ yn ganllaw llawer gwell i’w ddilyn mewn perthynas â lleihau sgoriau risg gweddillol. Gan ei bod yn ofynnol yn ôl y gyfraith i’r Gofrestr Risg fod yn hygyrch i bob defnyddiwr a bod modd i ‘ddarllenydd sgrin’ ei darllen, cytunodd swyddogion i wneud ymholiadau ynghylch a fyddai modd cynnwys dangosydd priodol o dan yr adran ‘y cyfeiriad teithio a ragwelir’, yn dangos y cyfeiriad teithio presennol.

·         dangos y cymhlethdodau sy’n gysylltiedig â Risg 33: cost gofal yn drech na’r galw, a oedd yn cynnwys nifer o elfennau, gan gynnwys cynnydd mewn costau byw, cyflwyno’r cyflog byw gwirioneddol, y galw a’r cyflenwad a’r newidiadau demograffig.   Bu’r risg hon ar y Gofrestr Risg am amser hir ac roedd disgwyl iddi aros ar y Gofrestr ar gyfer y dyfodol. Roedd y mater o fonitro bod gweithwyr gofal yn derbyn y Cyflog Byw Gwirioneddol pan fyddai’n cael ei gyflwyno yn bryder. Cytunodd swyddogion i wneud ymholiadau ar y mater ac adrodd yn ôl i’r Pwyllgor ynghylch sut y gellid monitro hyn. 

·         dweud, wrth edrych i’r dyfodol, fod y rhan fwyaf o’r prif risgiau sy’n wynebu’r Cyngor wedi’u rhestru ar y Gofrestr Risgiau Gorfforaethol ar hyn o bryd. Wrth adolygu cofrestrau risg gyda Chyfarwyddwyr ac Aelodau Arweiniol, y cwestiwn arweiniol a ofynnir fel rheol oedd “oes yna unrhyw beth sy’n eich cadw chi ar ddihun yn ystod y nos?” Roedd rhagweld y dyfodol yn cael ei ymgorffori’n gyffredinol yn y broses o adolygu’r gofrestr risg. Un risg newydd posibl a oedd yn dod i’r amlwg ar hyn o bryd, ac a all gael ei nodi ar y Gofrestr Risgiau Gorfforaethol yn y dyfodol, oedd risg yn ymwneud â chynnal a rheoli etholiadau. Roedd y risg bosibl hon yn deillio o gyflwyno rheolau a rheoliadau newydd yn ymwneud â chynnal etholiadau. Nodwyd y gwahaniaethau cynyddol yn y modd y mae etholiadau’n cael eu cynnal a’u rheoli rhwng etholiadau sy’n cael eu llywodraethu dan reoliadau etholiad y DU a’r rhai sy’n cael eu llywodraethu yng Nghymru dan reoliadau’r Senedd, fel risg bosibl yn y dyfodol. Byddai swyddogion yn cysgodi awdurdodau Lloegr yn ystod yr etholiadau lleol sydd ar y gorwel ym mis Mai, gyda’r bwriad o gael gwell dealltwriaeth o’r gofynion newydd, er mwyn ymgorffori mesurau lliniaru risg ar gyfer cynnal etholiadau yn Sir Ddinbych maes o law.

·         cadarnhau ei bod hi’n allweddol bod swyddogion yn ymwybodol o’r heriau sy’n wynebu eu gwasanaethau, gan sicrhau eu bod wedi’u rhestru ar Gofrestr Risg eu Gwasanaeth. Os byddant felly’n credu bod y risgiau hynny’n dod yn ormod i’w rheoli ar lefel gwasanaeth, gallent ofyn iddynt gael eu huwchgyfeirio i’r Gofrestr Risgiau Gorfforaethol.   Os bydd gwasanaethau’n cael eu rheoli’n effeithiol, ni ddylai unrhyw beth ar y Gofrestr Risgiau Gorfforaethol beri’n syndod.

·         pwysleisio nad oedd y ffaith bod risgiau, megis risgiau iechyd a diogelwch er enghraifft, wedi’u rhestru ar y Gofrestr Risgiau Gorfforaethol yn beth drwg. Mewn gwirionedd, roedd yn arfer da ac yn adlewyrchu’n dda ar yr Awdurdod, gan ei fod yn cydnabod yn gyhoeddus fod y risgiau hyn yn bodloni ac yn dangos i drigolion ei fod yn mynd ati i gymryd camau i liniaru yn erbyn effaith andwyol bosibl y risgiau sy’n codi. Mae’r ffaith bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a’r Pwyllgor Craffu Perfformiad yn adolygu’r Gofrestr Risg yn rheolaidd hefyd yn rhoi sicrwydd ychwanegol bod yr holl risgiau’n cael eu hystyried yn fanwl.

·         Rhoddwyd gwahoddiad i aelodau dynnu sylw swyddogion at unrhyw bryderon sydd ganddynt cyn yr adolygiad nesaf o’r Gofrestr ym mis Medi 2023.

 

Gofynnodd yr aelodau bod eu pryderon ynghylch yr effaith andwyol yr oedd Risg 48: recriwtio a chadw staff, hefyd yn ei chael ar iechyd a lles yr aelodau staff y mae disgwyl iddynt gyflawni gwaith ychwanegol oherwydd cymaint o swyddi gwag sydd gan y Cyngor, yn cael eu nodi. Mynegwyd pryderon hefyd mewn perthynas â’r diffyg gwybodaeth ac ymgynghori hyd yn hyn â busnesau lleol ynghylch y Strategaeth Economaidd newydd arfaethedig ar gyfer y sir, y mae disgwyl i’r Pwyllgor Craffu ei harchwilio ym mis Tachwedd 2023. Cytunodd swyddogion i godi’r pryderon hyn gyda’r gwasanaethau perthnasol.

 

Ar ddiwedd y drafodaeth, diolchodd yr aelodau i’r Aelod Arweiniol a’r swyddogion am fynychu’r cyfarfod ac am fod yn agored ac yn barod i ateb pob cwestiwn a godwyd ac am annog yr holl aelodau etholedig i gymryd rhan yn yr adolygiad a darparu adborth.  

 

Felly: 

 

Penderfynwyd:  yn amodol ar y sylwadau uchod a wnaed mewn perthynas â’r Adolygiad o’r Gofrestr Risgiau Gorfforaethol ym mis Chwefror 2023 i –

 

(i)           dderbyn y diwygiadau a wnaed i’r Gofrestr, fel yr amlinellir yn yr adroddiad ac a nodir yn Atodiad 2;

(ii)          cydnabod y rhesymeg a ddefnyddiwyd i bennu statws pob risg yn erbyn Datganiad Parodrwydd i Dderbyn Risg y Cyngor (Atodiad 3); a

(iii)         chymeradwyo’r ddogfen gryno sy’n cynnwys statws lliwiau a thueddiadau i’w defnyddio gan aelodau a swyddogion yn Atodiad 1.