Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Barry Mellor, Aelod Arweiniol yr Amgylchedd a Chludiant (copi ynghlwm) ynghylch terfynu’r contract rhwng Cyngor Sir Ddinbych a R L Davies Ltd (RLD) er mwyn i RLD fod y prif gontractwr ar gyfer Cam 2 y Depo Gwastraff ar Ystâd Colomendy, Dinbych.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn nodi’r penderfyniad dirprwyedig brys y cyfeirir ato ym mharagraff 2.1 yr adroddiad.

Cyflwynodd y Cynghorydd Barry Mellor yr adroddiad am derfynu’r contract rhwng Cyngor Sir Ddinbych ac R L Davies Ltd (RLD) i RLD fod yn brif gontractwr Cam 2 y Depo Gwastraff ar Ystâd Colomendy, Dinbych.

Arweiniodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: yr Amgylchedd a’r Economi yr Aelodau drwy’r adroddiad.  I grynhoi, yn eu cyfarfod diwethaf (dan yr adran materion brys), cafodd y Cabinet wybod fod RLD wedi mynd i ddwylo’r gweinyddwyr, a bod y Cyfarwyddwr Corfforaethol: yr Amgylchedd a’r Economi wedi gwneud penderfyniad brys, dan adran 2.9 Cyfansoddiad y Cyngor, i derfynu’r contract rhwng y Cyngor ac RLD iddynt fod yn brif gontractwr Cam 2 y Depo Gwastraff ar Ystâd Colomendy, Dinbych.  Roedd y cyfansoddiad yn caniatáu i benderfyniad dirprwyedig ar frys gael ei wneud lle na allai penderfyniad aros tan y cyfarfod cyntaf posib o’r Cabinet.

Yn ogystal ag adrodd yn ffurfiol ar y penderfyniad dirprwyedig brys hwnnw, roedd yr adroddiad hefyd yn nodi sut cafodd y contract ei ddyfarnu, gan gynnwys penderfyniad y Cabinet i ddirprwyo’r penderfyniad i ddyfarnu’r contract i’r Prif Weithredwr ar 12 Ebrill 2022, o ystyried effaith yr etholiadau lleol ac amserlenni ar gyfer dyfarnu’r contract, ynghyd â’r broses dendro a gwerthuso, gan gynnwys y gwiriadau ariannol angenrheidiol a rheoli risg.  Roedd RLD wedi sgorio uchaf yn y broses dendro ac nid oedd rheswm dilys dros eu diystyru.  O ystyried y risg canolig o ddefnyddio’r cwmni, roedd y contract wedi’i fonitro’n agosach ac roedd rhai o’r is-gontractwyr mwy sylweddol wedi’u talu’n uniongyrchol er mwyn lliniaru’r risg.  Cyfeiriwyd hefyd at y dewisiadau ar gyfer symud y prosiect ymlaen, a chyflwyno adroddiad i’r Cabinet ym mis Mai ar y dewis a ffefrir ar gyfer cwblhau adeiladu’r prosiect.  Yn y cyfamser, roedd gwaith yn parhau ar y safle ac roedd is-gontractwyr allweddol wedi’u penodi’n uniongyrchol dan reolaeth y Tîm Prosiect.  Byddai’r holl gymeradwyaeth caffael angenrheidiol wedi’i roi ar waith ar gyfer y gwaith hwnnw.

Ailadroddodd y Cabinet eu tristwch fod RLD, a oedd yn fusnes lleol a hirsefydlog, wedi mynd i ddwylo’r gweinyddwyr, ac roeddent yn meddwl am y gweithwyr a phawb a oedd wedi’u heffeithio gan hyn.  Yn ystod y drafodaeth ddilynol, gofynnodd y Cabinet am ragor o eglurder am y pwysau o ran amser wrth ddarparu’r prosiect, yn enwedig effaith unrhyw oedi ar Gam 2 o ran cyflwyno’r prosiect a goblygiadau o ran cost.  Gofynnwyd am sicrwydd hefyd o ran parhad y gwaith ar y safle yn y cyfnod interim.

Gan ymateb i’r materion hynny a chwestiynau pellach a godwyd gan Aelodau, dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: yr Amgylchedd a’r Economi a’r Rheolwr Prosiect –

·         na fyddai’n bosibl cyflwyno’r gwasanaeth newydd nes bydd y depo ar agor, felly byddai unrhyw oedi wrth gwblhau’r depo yn arwain at oedi wrth gyflwyno’r gwasanaeth newydd.  Ystyriwyd y gellid darparu’r depo ar amser o hyd, ac nid oedd unrhyw gynlluniau ar hyn o bryd i oedi ei gyflwyno

·         byddai unrhyw oedi wrth gyflawni’r prosiect yn arwain at oblygiadau o ran cost o ran adeiladu’r depo ei hun o ystyried y cynnydd o ran chwyddiant a’r gost weithredol i’r gwasanaeth.  Roedd y system bresennol yn golygu bod angen mynd â deunydd ailgylchu cymysg i gyfleuster oddi ar y safle i’w ddidoli, am gost gynyddol i’r Cyngor; pan fyddai’r model newydd wedi’i gyflwyno, byddai incwm yn deillio o’r ailgylchu

·         yn dilyn terfynu’r contract gyda RLD, roedd y Cyngor wedi penodi is-gontractwyr allweddol yn uniongyrchol i sicrhau bod gwaith yn parhau i ddatblygu ar y safle yn y cyfnod interim er mwyn cyflawni’r rhaglen.  Roedd gwiriad cyllid wedi’i gynnal ar bob un o’r is-gontractwyr ac roedd pob un wedi sgorio’n uwch na’r trothwy isaf yn y broses dendro, heb unrhyw achos i bryderu.  Roedd taliadau prydlon yn cael eu gwneud yn uniongyrchol i is-gontractwyr er mwyn sicrhau nad oedd problem â llif arian

·         o ran dyfarnu’r contract i RLD yn dilyn y sgôr risg canolig, roedd yn dderbyniol gwneud hynny o fewn y prosesau caffael a oedd ar waith a chymerwyd camau i liniaru unrhyw risg.  Roedd RLD wedi ennill y tendr yn deg heb unrhyw sail ddigonol dros beidio â dyfarnu’r contract dan y gweithdrefnau caffael.  Byddai peidio â dyfarnu’r contract yn golygu y byddai angen ailddechrau’r broses gyfan gyda dull gwahanol, ac roedd pwysau o ran amser o hyd i ddarparu’r prosiect, a byddai unrhyw oedi’n arwain at bwysau ariannol i gynnal y model presennol a chostau adeiladu uwch.  Gan ystyried popeth, roedd y penderfyniad yn rhesymol a chywir ar y pryd

·         roedd yr effaith ariannol ar y Cyngor o ganlyniad i RLD yn mynd i ddwylo’r gweinyddwyr yn ffurfio rhan o’r asesiad o ddewisiadau a oedd yn cael ei ystyried ar gyfer cwblhau’r prosiect, roedd gwaith yn mynd rhagddo ar hyn ar hyn o bryd gyda’r bwriad o adrodd yn ôl i’r Cabinet ym mis Mai gyda dewis a ffefrir a argymhellir.

Nododd y Cabinet y cymhlethdodau gyda’r prosiect ac roeddent yn falch bod gwaith yn parhau i ddatblygu yn y cyfnod interim gyda phenodi’r is-gontractwyr yn uniongyrchol.  Amlygwyd buddion amgylcheddol y model gwastraff newydd a’r system newydd o ddidoli ac ailgylchu ac fe’u cefnogwyd, a nodwyd y gost gynyddol o barhau â’r system bresennol.  Roedd y Cabinet yn edrych ymlaen at gael yr adroddiad dewisiadau ar gyfer datblygu’r prosiect a’r gymeradwyaeth caffael angenrheidiol gofynnol.  Fe fanteisiodd yr Arweinydd ar y cyfle i ddiolch i’r Cyfarwyddwr Corfforaethol a’r Aelod Arweiniol am eu holl waith caled.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn nodi’r penderfyniad dirprwyedig brys y cyfeirir ato ym mharagraff 2.1 yr adroddiad.