Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau (copi’n amgaeëdig) yn gofyn am gymeradwyo’r Datganiad Cyfrifon yn ffurfiol.

 

Roedd copi o adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau, yn gofyn i’r Aelodau gymeradwyo Datganiad Cyfrifon y Cyngor 2011/12, wedi ei ddosbarthu yn y cyfarfod.

 

Esboniodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau bod gan y Cyngor ddyletswydd statudol i gynhyrchu datganiad cyfrifon a oedd yn cydymffurfio â safonau cyfrifeg cymeradwy. Cymeradwywyd y Datganiadau Ariannol ar gyfer 2011/12, yn amodol ar archwiliad, gan y Prif Swyddog Cyllid ym Mehefin 2012. Mae Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio yn ei gwneud yn ofynnol bod y Cyngor yn cymeradwyo’n ffurfiol y cyfrifon wedi eu harchwilio, sy’n cynnwys barn yr archwiliwr allanol, erbyn diwedd Medi 2012. Roedd cymeradwyo’r cyfrifon archwiliedig yn ffurfiol, gan aelodau etholedig ar ran y Cyngor, wedi ei ddirprwyo i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol. Cadarnhawyd bod y cyfrifon wedi bod ar gael i’w harchwilio ac yn agored i’r cyhoedd eu harchwilio. Roedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi cyflwyno Adroddiad Archwilio’r Datganiadau Ariannol a oedd yn cynnwys trosolwg o’u darganfyddiadau ac asesiad o’r broses.

 

Roedd y Datganiad Cyfrifon, yn cynnwys 149 o dudalennau, wedi ei gynhyrchu gan gydymffurfio â Chod Ymarfer ar Gyfrifeg Awdurdod Lleol sy’n seiliedig ar y Safonau Adrodd Ariannol Rhyngwladol (IFRS). Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd M.L. Holland, rhoddodd y Prif Gyfrifydd fanylion yn ymwneud â’r IFRS ac esboniodd bod cydymffurfio â’r IFRS wedi bod yn ofyniad ers 2010/11 gyda chyflwyniad parhaus safonau neu ofynion newydd. Y newid mwyaf nodedig ar gyfer cyfrifon 2011/12 oedd cyflwyno dosbarth newydd o asedau a elwid yn asedau treftadaeth, ac roedd yn Cyngor, yn unol â hynny, wedi newid ei bolisïau a’i ddatgeliadau cyfrifeg yn y cyfrifon i gydymffurfio gyda’r Cod Ymarfe. 

 

Mabwysiadwyd safonau cyfrifeg IFRS ledled y byd. Fodd bynnag, gan fod rhai meysydd o driniaeth cyfrifeg sector cyhoeddus yn gwyro oddi wrth yr IFRS, fel mewn gofynion deddfwriaethol, cyflwynwyd Safonau Cyfrifeg Cyhoeddus Rhyngwladol i ddelio â’r darpariaethau hynny.

 

Roedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi gweithio’n agos â’r tîm Cyllid i sicrhau cwblhau’r archwiliad yn amserol a llwyddiannus. Roedd y broses archwilio wedi arwain at addasiadau technegol, cywiriadau eraill ac roedd newidiadau a manylion wedi eu cynnwys yn Adroddiad yr Archwiliwr.

 

Roedd y Datganiad Cyfrifon unwaith eto wedi derbyn barn archwilio ddiamod, a oedd yn llwyddiant arwyddocaol o ystyried maint a chymhlethdod y cyfrifo. Cafwyd ymarfer mawr yn 2010/11 i gynhyrchu’n llwyddiannus gyfrifon a oedd yn cydymffurfio gyda’r safonau rhyngwladol newydd, ac roedd y broses i weithredu IFRS wedi parhau wrth i ofynion ychwanegol gael eu cyflwyno. Byddai trefniadau mewnol yn cael eu hadolygu bob blwyddyn i sicrhau bod y Cyngor yn parhau i gyflwyno datganiadau ariannol o safon uchel.

 

Amlygodd y Prif Gyfrifydd Dros Dro natur gymhleth y cyfrifon, a chyda chymorth cyflwyniad PowerPOint, rhoddodd drosolwg o’r prosesau a fabwysiadwyd. Roedd hyn yn cynnwys crynodeb manwl mewn perthynas â’r meysydd allweddol canlynol a’r materion yn ymwneud â’r Datganiad Cyfrifon:-

 

·        Trosolwg

·        Cyfrifon

·        Prif Ddatganiadau Ariannol

·        Proses a Fabwysiadwyd

·        Cysylltiad â Cyllidebau Refeniw

·        Rhifau a Nodiadau Allweddol

·        Proses Archwilio

·        Cwerstiynau

 

Rhoddodd y cyflwyniad drosolwg o’r prif newidiadau a oedd yn cynnwys cyflwyniad dosbarth newydd o asedau treftadaeth. Cadarnhawyd bod y Cyngor yn unol â hynny wedi newid ei bolisïau a’i ddatgeliadau cyfrifeg yn unol â’r Cod Ymarfer.

 

Mewn ateb i gwestiynau gan Aelodau’r Pwyllgor, ymatebodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau fel a ganlyn:-

 

-          Byddai copïau o’r cyfrifon drafft yn y dyfodol yn cael eu cyflwyno i Aelodau’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

-          Gellid darparu copïau caled o’r adroddiadau ar gyfer 2011/12 a blynyddoedd yn y dyfodol i’r Aelodau yn ychwanegol at y fersiynau electtronig.

-          Rhoddwyd amlinelliad o’r anawsterau a gafwyd wrth ddarparu pris mewn perthynas ag asedau treftadaeth.

-          Manylion a ddarparwyd mewn perthynas ag arwyddocad cronfeydd wrth gefn a mewn perthynas â’r cyfrifon terfynol a darpariaethau ar gyfer dyledion drwg.

-          Mewn perthynas â rhoi sicrhad mewn cysylltiad â chysondeb cofnodion ar y gofrestr asedau a’r llechresi, gyda chyfeiriad penodol at asedau treftadaeth ac arteffactau penodol a ddelid gan y Cyngor. Esboniwyd bod dibyniaeth nawr ar ddarparu gwybodaeth gywir fanwl gan staff proffesiynol yn y Gwasanaeth Amgueddfa, ynghyd â chymorth proses Archwilio Mewnol.

 

Dosbarthwyd copi o Adroddiad Archwiliad y Datganiad Ariannol i Aelodau’r Pwyllgor. Cyflwynodd Archwilwyr Allanol y Cyngor, Swyddfa Archwilio Cymru, ganfyddiadau eu gwaith archwilio mewn perthynas â’r Datganiad Cyfrifon 2011/2012 a rhoi crynodeb manwl a oedd yn tanlinellu’r meysydd a’r materion canlynol:-

 

·        Rhoi barn ar a oedd y datganiadau ariannol yn darparu golwg gywir a theg o sefyllfa ariannol y Cyngor ar 31ain Mawrth 2012, a’i incwm a’i wariant ar gyfer y flwyddyn.

·        Gwaith archwilio mewn perthynas â’r datganiadau ariannol drafft ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben 31ain Mawrth 2012 wedi ei gyflawni’n sylweddol.

·        Adrodd ar y materion mwy arwyddocaol yn codi o’r archwiliad, yr oedd y tîm archwilio eisoes wedi eu trafod gyda’r Pennaeth Cyllid ac Asedau.

·        Mabwysiadu syniad materoldeb i adnabod camddatganiadau perthnasol yn y datganiadau ariannol.

·        Manylion lefelau meintiol ar y rhain y bernir camddatganiadau.

·        Cyflwyno adroddiad archwilio diamod ar ddatganiadau ariannol Sir Ddinbych ac adrodd ar broblemau cyn eu cymeradwyo.

·        Barn Swyddfa Archwilio Cymru yw bod cyfrifon Sir Ddinbych wedi cynrychioli golwg wirioneddol o’r sefyllfa ariannol, balansau a thrafodion.

·        Mai’r bwriad yw cyhoeddi adroddiad archwilio diamod ar y datganiadau ariannol ar ôl darparu Llythyr o Gynrychiolaeth yn seiliedig ar yr hyn a nodir yn Atodiad 1 i’r adroddiad.

·        Bod yr adroddiad archwilio arfaethedig wedi ei nodi yn Atodiad 2.

·        Nad oedd unrhyw gamddatganiadau wedi eu nodi yn y datganiadau ariannol, sy’n aros heb eu cywiro.

·        Camddatganiadau a gafodd eu cywiro gan y rheolwyr, a oedd, oherwydd eu perthnasedd yn y broses adrodd ariannol, wedi eu nodi gydag esboniadau yn Atodiad 3.

·        Roedd materion a ystyriwyd fel rhai ansoddol a meintiol mewn perthynas â’r cyfrifon wedi eu cynnwys yn yr adroddiad.

·        Nid oedd materion arwyddocaol eraill yn codi o’r archwiliad.

·        Cyfeiriwyd at gamgymeriad torbwynt yn ymwneud â’r Rhaglen Gyfalaf, a chadarnhawyd y byddai hyn yn anochel oherwydd cau system credydwyr ar ddyddiad penodol.

 

Diolchodd cynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru Dîm Cyllid Sir Ddinbych am y gwaith a wnaed yn cynhyrchu Datganiad Cyfrifon y Cyngor ac am eu cymorth a’u cefnogaeth. Cadarnhaodd SAC ansawdd uchel y cyfrifon a oedd unwaith eto wedi derbyn barn archwilio ddiamod.

 

Mewn ymateb i fater a godwyd gan y Cynghorydd M.L. Holland, cadarnhawyd nad oedd materion o bryder yn ymwneud â phroses gyfrifo, cofnodion na thrafodion y Cyngor.

 

Talodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau deyrnged i waith caled ac ymestynnol y Tîm Cyllid yn cynhyrchu’r set gyfrifon derfynol, a nododd y cynnydd arwyddocaol yn y manylion sydd eu hangen wrth eu llunio, gyda newidiadau parhaus yn yr IFRS. 

 

Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd, diolchodd Cadeirydd ac Aelodau’r Pwyllgor i’r Tîm Cyllid am eu gwaith caled ac ansawdd a safon y Datganiad Cyfrifon a gynhyrchwyd.

 

PENDERFYNWYD:-

 

(a)    Cymeradwyo’r Datganiad Cyfrifon 2011/2012, Atodiad 1 i’r adroddiad, a’i lofnodi gan Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, a

(b)    Bod Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a’r Prif Swyddog Cyllid yn llofnodi’r Llythyr Cynrychiolaeth.

 

 

Daeth y cyfarfod i ben am 10.30 a.m.