Eitem ar yr agenda

Derbyn adroddiad diweddaru ar yr archwiliad o Ddatganiad Cyfrifon drafft 2021/22 (copi ynghlwm).

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol yr adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol). Roedd y Pwyllgor wedi dirprwyo'r cyfrifoldeb i gymeradwyo'r cyfrifon archwilio y gobeithiwyd eu cyflwyno i'r pwyllgor ar 8 Mawrth 2023. Nid oedd hyn wedi profi'n bosibl ac roedd yr adroddiad yn rhoi'r rheswm.

Ychwanegodd y Pennaeth Cyllid bod yr adroddiad yn rhoi diweddariad i'r aelodau oedd bod y broses yn cyrraedd. Tynnodd sylw at y berthynas waith agos gydag Archwilio Cymru, ac roedd yn falch bod dull y cytunwyd arno o gwblhau'r cyfrifon wedi ei gyrraedd.

Pwysleisiodd fod y materion a godwyd wedi bod mewn perthynas â dwy warchodfa ar wahân, yn y nodyn wrth gefn na ellir eu defnyddio yn y Datganiad o Gyfrifon. Atgoffodd aelodau fod y cronfeydd wrth gefn na ellir eu defnyddio yn gronfeydd wrth gefn nad oedd yn effeithio ar statws ariannol y Cyngor fel corff a ariennir yn gyhoeddus.

Darparwyd rhywfaint o hanes a rhesymau i'r aelodau pam y cafodd y papurau eu gohirio.

Clywodd yr aelodau bod dau fater, un yn newid i'r Cod Cyfrifeg oedd wedi ei weithredu mewn ffordd a ddylai fod wedi gweithredu'n wahanol. Derbyniodd swyddogion mai'r gweithredu amgen oedd y dull cywir ac roedd yn gytûn i wneud y newidiadau angenrheidiol.

Roedd y mater arall oedd wedi ei godi o gwmpas y dull roedd y cyngor yn cyfrif am anheddau tai'r cyngor. Roedd y gofrestr asedau yn rhestru pob tŷ, ond roedd y dull a fabwysiadwyd wrth gyfrifo'r gwariant yn y flwyddyn wedi bod ar lefel y math o asedau. Amlygwyd hyn gan Archwilio Cymru a gofynnwyd am ddiwygio'r gofrestr asedau. Roedd mater wedi cyffroi wrth edrych ar y data, heb fod â gwybodaeth reoli hanesyddol i neilltuo asedau yn gywir yn hanesyddol i 2007/08. Ar ôl cyrraedd dull y cytunwyd arno i ddosrannu'r costau hynny yn ôl i 2007/08. Pan ddechreuodd swyddogion y dull hwn daeth yn amlwg nad oedd papurau gwaith yn cyd-fynd â'r gofrestr asedau sy'n bell yn ôl. Yn dilyn trafodaethau pellach gydag Archwilio Cymru fe gytunwyd i fynd yn ôl mor bell â 2016/17. Clywodd yr aelodau mai 2016/17 oedd y tro diwethaf i anheddau'r Cyngor gael eu hailbrisio'n llawn.

Dywedodd y Pennaeth Cyllid ers ysgrifennu'r adroddiad, roedd swyddogion wedi cwblhau'r gwaith yn fewnol. Byddai'n cael ei gyflwyno i Archwilio Cymru i gael trafodaeth ac i ofyn a ydyn nhw am weld y gwaith hwnnw. Y gobaith oedd y gallai cyfrifon gael eu datblygu yn dilyn y trafodaethau hynny i'w cyflwyno i'r pwyllgor ym mis Medi 2023.

Cynigiodd ei ddiolch i Archwilio Cymru am barhau i weithio'n agos a'r gefnogaeth o ran cwblhau'r gwaith. Oherwydd y gwaith ychwanegol ar Ddatganiad Cyfrifon 2021/22, pwysleisio, bod swyddogion Cyllid ar ei hôl hi gyda phrosiectau eraill.  

Fe wnaeth cynrychiolydd Archwilio Cymru, Mike Whiteley, ddiolch i'r Pennaeth Cyllid a'i swyddogion am y trafodaethau a'r heriau yn ystod y cyfarfodydd. Roedd yn bwysig bod swyddogion yn teimlo eu bod yn gallu gofyn a herio barn a barn. Yn ei farn ef roedd yn cytuno bod y cydweithio wedi bod yn gadarnhaol.

Pwysleisiodd wrth aelodau'r nod o gwblhau gwaith 2022/23 erbyn Tachwedd/Rhagfyr 2023 roedd yn gyson â phob Awdurdod arall yng Nghymru.

Awgrymwyd gan yr aelodau bod nodyn yn cael ei ddosbarthu i aelodau yn dilyn y cyfarfod ar y sgil effeithiau, ar ddifrifoldeb ac amserlen y canlyniadau posibl ar yr oedi.  Gellid dosbarthu e-bost diweddaru cyflym i aelodau am wybodaeth.

Clywodd aelodau mai Sir Ddinbych oedd yr awdurdod olaf i ddatrys y mater presennol hwn ar hyn o bryd. Roedd materion tebyg wedi'u codi a'u datrys mewn awdurdodau eraill dros y blynyddoedd blaenorol.

Dywedodd cynrychiolydd Archwilio Cymru wrth y pwyllgor, Archwilio Cymru oedd wedi edrych ar y materion yn y blynyddoedd blaenorol. Fe wnaeth Archwilio Cymru archwilio sampl o'r cyfrifon. Amgylchiadau penodol ar gyfer eleni oedd y codiad prisio, bod codiad eiddo wedi nodi'r mater penodol hwn.

Roedd Archwilio Cymru yn gytûn bod modd cyrraedd y dyddiad cau ym mis Medi.

Pwysleisiodd y Pennaeth Cyllid oherwydd newidiadau Llywodraeth Cymru, nid oedd gan unrhyw Awdurdod Cymreig gyfrifon wedi eu hawdurdodi cyn Ionawr 2023. Pwysleisiodd fod y cynllun gwaith wrth symud ymlaen yn ei alluogi i wneud trefniadau o amgylch y dyddiadau cau.

Ar ran y Pwyllgor, diolchodd y Cadeirydd i'r holl swyddogion am y sicrwydd a roddwyd ar y gwaith wedi'i gwblhau a'r gwaith yn parhau. Roedd yr aelodau wedi cael sicrwydd nad oedd Archwilio Cymru wedi codi unrhyw bryderon mawr eraill ar wahân i'r hyn gafodd ei gyhoeddi.

Dywedodd y Pennaeth Cyllid ei fod yn hapus i drafod pryderon gydag aelodau neu'r cyhoedd os oes unrhyw gwestiynau'n cael eu codi.

Atgoffwyd aelodau fod y Datganiad Llywodraethu Blynyddol wedi'i gynnwys yn y Datganiad Drafft o Gyfrifon a gyhoeddwyd. Ni fu unrhyw newidiadau i'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Pwysleisiodd Cynrychiolydd Archwilio Cymru pe bai'n cael ei gyhoeddi heb y Datganiad Cyfrifon byddai'n rhaid peidio â'i ddatrys bryd hynny.

PENDERFYNWYD, bod aelodau'n nodi'r adroddiad diweddaru.