Eitem ar yr agenda

Derbyn adroddiad am swydd Cyngor Sir Ddinbych o ran materion recriwtio a chadw a gweithgareddau Cynllunio Gweithlu (copi wedi'i amgáu).

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Strategaeth Gorfforaethol, Polisïau a Chydraddoldeb yr adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol). Dywedodd wrth aelodau bod recriwtio a chadw staff wedi'u cynnwys ar y gofrestr risg gorfforaethol.

Roedd yr adroddiad wedi ei lunio er mwyn darparu'r wybodaeth ddiweddaraf i'r pwyllgor ynglŷn â materion recriwtio a chadw staff o fewn y cyngor a'r cynnydd ar weithgareddau Cynllunio'r Gweithlu.

Rhoddodd Pennaeth Dros Dro Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd wybodaeth bellach i aelodau am yr adroddiad. Ochr yn ochr â'r adroddiad, roedd 3 atodiad wedi'u darparu i helpu i gefnogi'r adroddiad a'i gynnwys. Cyn y pandemig roedd gan yr awdurdod nifer o feysydd oedd wedi bod yn anodd recriwtio i mewn iddyn nhw, roedd y rhain wedi bod yn rhai o'r rolau ar gyflogau is a nifer o rolau proffesiynol. Yn ystod y pandemig roedd yr ardaloedd hynny wedi parhau i fod y prif swyddi gwag oedd wedi bod yn anodd eu recriwtio. Roedd ystadegau wedi'u darparu i gefnogi'r gwaith caled ar recriwtio.

Y prif rwystr roedd yr awdurdod yn ei wynebu oedd lefel y cyflog. Roedd strwythur cyflog yr awdurdod o'i gymharu â strwythurau cyflog asiantaeth yn aml yn is. Yn dilyn y dyfarniad cyflog a gytunwyd ym mis Ebrill 2022, clywodd aelodau y byddai cynnydd sylweddol mewn tâl am rolau ar gyflogau is yn fwy cyd-fynd â rolau tebyg y tu allan i'r awdurdod. Y gobaith oedd y byddai'r cynnydd mewn tâl yn cynorthwyo recriwtio'r rolau hyn. 

Roedd gweithio Agile yn bryder arall a nodwyd gan swyddogion. Yn ystod y pandemig gwelwyd nifer o rolau ar draws y sbectrwm swyddi yn dod yn fwy lletya gyda lleoliadau gwaith. Roedd hyn wedi effeithio ar recriwtio a chadw staff. Clywodd yr aelodau bod swyddogion yn ymgynghori ar hyn o bryd ar ffordd newydd o bolisi gwaith. Roedd yn caniatáu mwy o ddewis i weithwyr ar ble maen nhw'n gweithio, y gobaith oedd y byddai'n cael effaith gadarnhaol ar gadw staff ynghyd â recriwtio staff o ardal ehangach.

Yn dilyn adolygiad, fe wnaeth swyddogion dynnu sylw at un rheswm pam y gwnaeth gweithwyr symud i gyflogaeth arall wedi bod oherwydd datblygiad staff. Pwysleisiwyd bod hyfforddiant yn cael ei roi i'r holl staff a datblygiad y staff i rolau pellach.

Cafodd aelodau eu tywys i'r prif ystadegau cyfri, roedd y ffigwr ar gyfer 2019 yn edrych yn is na'r blynyddoedd blaenorol, roedd hynny wedi digwydd oherwydd nad oedd 660 o staff Hamdden Sir Ddinbych yn cael eu cynnwys. Roedd yr ystadegau'n cyfeirio'n gyflym am flwyddyn ar lefelau staffio blwyddyn.

I grynhoi, clywodd aelodau fod swyddogion yn ymwybodol o feysydd sy'n peri pryder. Roedd gwaith gyda gwasanaethau ar fynd i recriwtio mewn i rolau gwag. Roedd gofal cymdeithasol yn enwedig gweithwyr cymdeithasol yn faes allweddol oedd yn peri pryder. Roedd yr ardal hon yn destun pryder ledled Cymru a'r DU gyfan.

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am ddadansoddi'r adroddiad yn fanwl. Fe atgoffodd aelodau'r rheswm dros yr adroddiad oedd oherwydd cais a wnaed gan aelodau. Atgoffodd aelodau, cafodd adroddiad ei gyflwyno i'r pwyllgor ym mis Hydref 2022 dan y teitl Arolygiaeth Gofal Cymru - Arolygu Gwasanaeth Derbyn ac Ymyrraeth 2021. Roedd yr adroddiad yn cydnabod mewnbwn nifer uchel o swyddi gwag ar draws y gwasanaeth. Gofynnodd y pwyllgor am wybodaeth bellach am ddarparu gwasanaethau eraill y cyngor yr effeithir arnynt gan faterion recriwtio a chadw staff. Gall unrhyw bryderon a godir ar ddarparu gwasanaethau fod yn fater llywodraethu a dylid eu cynnwys yn Natganiad Llywodraethu Blynyddol y Cyngor. Atgoffodd hefyd yr aelodau y bydd Archwilio Mewnol yn adolygu effeithiolrwydd y mesurau a roddwyd ar waith yn ddiweddarach yn y flwyddyn.

Yn ystod y ddadl trafodwyd y pwyntiau canlynol mewn mwy o fanylder:

·         O fewn y tabl pennawd, nodwyd bod y staff gofal cymdeithasol wedi'u cynnwys o dan y Gwasanaeth Cymorth Cymunedol a'r Gwasanaeth Addysg a Phlant. Nododd yr aelodau efallai nad yw'n hawdd i'w ddarllen a'i adnabod i'r cyhoedd nodi meysydd penodol o bryderon. 

·         Fe wnaeth aelodau godi'r mater o fwy nag un awdurdod yn recriwtio ar gyfer yr un rolau gan achosi 'potsio' staff o ardaloedd eraill. Roedd swyddogion Sir Ddinbych yn parhau i waethygu'r pryderon ar lefelau rhanbarthol a chenedlaethol lleol. Nodwyd bod y mater a drafodwyd yn yr adroddiad yn bryderon ledled y DU.

·         Roedd ceisiadau pellach wedi eu gwneud drwy'r cyrff cynrychioladol i ystyried strwythur cyflog cenedlaethol yn benodol cydraddoldeb cyflog gyda'r GIG.

·         Pwysleisiwyd bod yr holl opsiynau'n cael eu harchwilio wrth fynd i'r afael â'r pryderon mewn gofal cymdeithasol, gan gynnwys tyfu eich llwybrau eich hun, eich gyrfa a'ch llwybrau dan hyfforddiant. Byddai unrhyw ddysgu o'r ardaloedd hynny sy'n cael eu harchwilio yn cael ei rannu ar draws ardaloedd gwasanaeth eraill yn yr awdurdod.

·         Roedd hyfforddi a datblygu gweithwyr yn ffocws mewn cyfarfodydd gyda gwasanaethau a chynllunio grym gwaith. Cafodd nifer o ffurfiau gwahanol eu hadolygu. Clywodd yr aelodau bod un o'r pum prifathro a osodwyd gan y Prif Weithredwr yn datblygu staff crwn. Y gobaith oedd y byddai'n hidlo i lawr i strategaeth y bobl, oedd yn canolbwyntio ar ddatblygu staff.

·         Dirprwywyd gofal cymdeithasol yng Nghymru i Awdurdodau Lleol Cymru, byddai strwythur cyflog cenedlaethol yn drafodaeth i Lywodraeth Cymru.

·         Yn rhanbarthol roedd cytundeb wedi ei wneud i beidio â chymryd gweithwyr asiantaeth o awdurdod lleol eraill. Nid oedd y Bwrdd Iechyd ar draws y Gogledd yn defnyddio staff asiantaeth, roedd yn aml o gronfa wahanol o staff ac nid oedd yn achosi unrhyw broblem. Cytundeb gan y Bwrdd Iechyd oedd caniatáu i'r awdurdod ddefnyddio staff nyrsio banc pe bai angen.

·         Roedd swyddi ar gyflogau is fel arlwyo a glanhau wedi bod yn faes oedd yn peri pryder cyn hynny. Nid oedd hyn wedi effeithio ar y gwasanaeth a ddarparwyd. Roedd y rolau proffesiynol yn cymryd mwy o amser i recriwtio iddynt. Roedd y gyfradd trosiant eang ar draws y sefydliad cyfan ar gyfartaledd neu ychydig yn is. Parhau i recriwtio staff, o ystyried yr amgylchedd presennol roedd hynny'n fwy heriol. 

·         Gofynnodd y pwyllgor i swyddogion roi gwybod i'r pwyllgor os oedden nhw'n nodi unrhyw faterion o ddarparu gwasanaethau oherwydd staffio.

·         Roedd y cynllun gweithredu a oedd yn rhan o'r papurau, yn dangos y gwaith oedd yn cael ei gynnal drwy bob gwasanaeth. Cafodd yr Aelod Arweiniol ei ddiweddaru'n rheolaidd a'i gadw'n abreast o unrhyw bryderon. Clywodd yr aelodau bod adroddiad wedi'i gyflwyno i Graffu Perfformiad yn y gorffennol, gyda'r bwriad o gyflwyno diweddariad i'r pwyllgor yn ddiweddarach. Cafodd unrhyw bryderon yn y gwasanaeth eu gwaethygu i'r CET i sicrhau bod cymorth yn cael ei ddarparu'n bosib.

·         Cefnogodd y Cadeirydd, Craffu Perfformiad yn derbyn a thrafod y papurau a'r diweddariadau. Clywodd yr aelodau fod y papurau i fod i gael eu cyflwyno i'r Cadeiriau Craffu a'r Is-Gadeiryddion am wybodaeth gyda'r bwriad i drafod y dull o fynd ymlaen. Roedd pob aelod o'r pwyllgor yn gytûn i gymeradwyo'r adroddiad a'r papurau i'w cyflwyno i'r pwyllgor Craffu Perfformiad.

·         Darparwyd sicrwydd bod AD yn perfformio ymarferion cynllunio'r gweithlu yn flynyddol gyda phob gwasanaeth. Cynhwyswyd cynllunio olyniaeth a meysydd a rolau o fewn y gwasanaethau hynny y byddai angen mynd i'r afael â nhw. Bydd y Strategaeth Pobl i gyd yn cwmpasu materion yn ymwneud â'r gweithlu ac yn edrych ymlaen at sut mae'r sefydliad yn datblygu i ymateb i unrhyw heriau.

·         Roedd gwaith cydweithredol gyda phartneriaid wedi digwydd ac roedd swyddogion ar agor i edrych ar ffyrdd pellach o weithio cydweithredol. Clywodd yr aelodau ynghyd â'r cydweithio swyddogol gan weithio perthnasau gwaith agos a chydweithio anffurfiol yn digwydd ac roedd yn fuddiol.

·         Cadarnhaodd y Swyddog Monitro, y byddai'r swyddogion yn edrych eto ar adroddiad Archwilio Cymru ar Springing Forward i edrych unrhyw ddarnau y gellid eu cyflwyno ochr yn ochr ag adroddiad i Graffu Perfformiad.

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am yr ymateb manwl i gwestiynau a phryderon yr aelodau.

Roedd,

PENDERFYNWYD, bod

1. Nododd y pwyllgor y manylion yn yr adroddiad a'r ymyriadau a roddwyd ar waith er mwyn cefnogi a chryfhau cynllunio'r recriwtio, cadw a chynllunio'r gweithlu.
2. Fe wnaeth y pwyllgor gymeradwyo'r adroddiad i'w gyflwyno i Graffu Perfformiad wrth gael ei drafod yng nghyfarfod nesaf pwyllgor y Cadeiryddion a'r Is-gadeiryddion.