Eitem ar yr agenda

I ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi ynghlwm) diweddaru'r aelodau ar gynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol ynghyd â'r Prif Archwilydd Mewnol (PAM) yr adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol). Cafodd ei amlygu i aelodau y dylai'r dyddiadau ar bennill yr adroddiad ddarllen Ionawr 2023. Diweddarwyd yr aelodau ar gynnydd y Tîm Archwilio Mewnol o ran ei ddarpariaeth gwasanaethau, darpariaeth sicrwydd, adolygiadau wedi'u cwblhau, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth yrru gwelliant.

Dywedodd wrth y pwyllgor fod dau aelod o'r tîm archwilio wedi symud i gyflogaeth wahanol ers y cyfarfod diwethaf. Roedd gweithio agos gydag AD i edrych ar recriwtio cyn gynted â phosib wedi digwydd. Cynigiodd y PAM ei ddiolch i'r staff mewn Adnoddau Dynol am y gefnogaeth a'r arweiniad a roddwyd. Penderfynwyd mai'r broses orau fyddai hysbysebu ar gyfer pob un o'r 3 swydd (Uwch Archwilydd, Prif Archwilydd ac awdl llwybrau gyrfa) ar yr un pryd. Bu'n rhoi gwybod i'r aelodau fod yr hysbysebion ar gyfer y swyddi hynny wedi eu cyhoeddi dros nifer o blatfformau gwahanol gan gynnwys y cyfryngau cymdeithasol, gwefannau mewnol a phapurau lleol. Roedd yn falch o roi gwybod i'r pwyllgor bod nifer o ymgeiswyr wedi eu derbyn ar gyfer pob swydd. Roedd cyfweliadau ar gyfer y swyddi wedi digwydd yn gynharach yn y flwyddyn ac roedd safle'r Prif Archwilydd wedi cynnig unigolyn cymwys iawn. Y gobaith oedd y byddai yn ei swydd erbyn mis Chwefror. Yn anffodus, nid oedd yr ymgeiswyr ar gyfer swydd yr Uwch Archwilydd wedi cwrdd â manyleb y swydd. Dywedodd wrth aelodau fod dau unigolyn wedi eu penodi ymlaen i'r rôl llwybr gyrfaol ac y byddent yn y swydd cyn gynted â phosib.

Byddai'r ddau unigolyn ar y llwybr gyrfaol yn creu ychydig o waith i'r PAM sefydlu cyrsiau hyfforddi a llwybrau dysgu i'r unigolion. Wrth edrych ymlaen byddai'n creu a datblygu staff yn y tîm archwilio.

Roedd yr adroddiad yn rhoi gwybodaeth am waith a wnaed gan Archwilio Mewnol ers cyfarfod y pwyllgor diwethaf. Caniataodd i'r pwyllgor fonitro perfformiad a chynnydd Archwilio Mewnol yn ogystal â darparu crynodebau o adroddiadau Archwilio Mewnol. Cynhwyswyd hefyd grynodeb o'r newidiadau i strwythur Archwiliad Mewnol ar gyfer cyfeirnod aelodau.

Daeth cadarnhad bod 9 Archwiliad wedi ei gwblhau ers cyfarfod y pwyllgor diwethaf. Cafodd manylion am 8 o'r archwiliadau eu cynnwys yn yr adroddiad. Roedd y nawfed archwiliad wedi'i gwblhau ar gyfer Denbighshire Leisure Limited, roedd yn adroddiad blynyddol a gyflwynwyd i'w his-bwyllgor llywodraethu. 

O'r 8 archwiliad gorffenedig derbyniodd pob un sicrwydd uchel neu ganolig. Roedd tri adolygiad dilynol wedi'u cwblhau ers y diweddariad diwethaf a chafodd crynodebau eu cynnwys er gwybodaeth. Roedd y tri adroddiad dilynol wedi symud o sicrwydd canolig i'r uchel.

Clywodd yr aelodau fod gwybodaeth ychwanegol am adroddiadau archwilio allanol wedi ei ddarparu, bod y wybodaeth wedi'i thynnu o adroddiad oedd wedi'i gyflwyno i'r Prif Dîm Gweithredol, Uwch Dîm Arwain ac i sesiwn briffio'r Cabinet. Roedd y Prif Weithredwr wedi gofyn am gael gwybod am yr holl adroddiadau archwilio.

Roedd cynnydd wedi'i wneud ar y cynllun archwilio mewnol. Clywodd yr aelodau 2 adroddiad chwythu'r chwiban a derbyniwyd cais un swyddog am rywfaint o waith ychwanegol.  Dros y ddwy flynedd ddiwethaf, cafodd dau ymchwiliad arbennig eu cwblhau, eleni roedd tri ymchwiliad arbennig wedi cael cais. Rhoddodd yr ymchwiliadau hyn bwysau ar amser swyddogion ac effeithiodd ar y cynnydd ar waith archwilio wedi'i drefnu. Clywodd yr aelodau y byddai'r PAM yn cynorthwyo i gwblhau'r gwaith ariannol ymchwiliad arbennig.

Nodwyd nifer o adroddiadau ac archwiliadau a fyddai'n cael eu cwblhau eleni. Byddai diweddariad pellach ar y gwaith arfaethedig yn cael ei ddarparu yng nghyfarfod pwyllgor mis Mawrth.

Diolchodd y Cadeirydd i'r PAM am yr adroddiad manwl, teimlai fod yr wybodaeth ychwanegol am yr adroddiadau allanol yn fuddiol i aelodau gadw golwg ar adroddiadau a dderbyniwyd a rhoi sicrwydd i'r pwyllgor fod yr awdurdod yn ymateb i'r adroddiadau hynny.

Dywedodd y PAM nad oedd ysgolion y pwyllgor wedi'u hychwanegu at system Verto i fewnbynnu data. Roedd yn gytûn oedd yn cael ei edrych arno ar gyfer datblygu yn y dyfodol. Cafodd data'r ysgol ei dderbyn a'i storio ar daenlen ar wahân. Roedd cais am wasanaethau i ddiweddaru trwy Verto wedi'i wneud. Awgrymodd y CIA ei fod yn anfon e-bost at Benaethiaid Gwasanaeth yn eu hatgoffa o bwysigrwydd defnyddio'r system Verto sydd wedi'i gymeradwyo gan y pwyllgor.

Roedd yr aelodau'n falch o nodi bod swyddi gwag y tîm archwilio wedi'u llenwi. Roedden nhw'n cydnabod yr amser y byddai'n ei gymryd i hyfforddi aelodau o'r tîm a chynnig cefnogaeth. Dywedodd y PAM y byddai'n broses hyfforddi hir i addysgu a hyfforddi'r staff newydd.

Roedd y cynllun archwilio yn gynllun hyblyg y gellid ei ddiwygio os a phryd y bo angen. Clywodd aelodau fod y PAM wedi bwriadu cwrdd â Phenaethiaid Gwasanaethau i drafod archwiliadau sydd wedi'u cynllunio a mannau posib y gellid eu hychwanegu neu eu symud draw i gynllun archwilio'r flwyddyn nesaf.

Nododd y Cadeirydd o fewn yr adroddiad ei fod wedi nodi newid i sefyllfa'r tîm archwilio mewnol o fewn yr awdurdod a gofynnodd am fanylion pellach. Esboniodd y PAM bod archwiliad mewnol mewn ymgynghoriad i'w symud o dan y Gwasanaeth Llywodraethu a Busnes i'w gynnwys o dan sector Cyllid yr awdurdod. Clywodd yr aelodau bod archwiliad mewnol wedi bod o dan Gyllid nifer o flynyddoedd yn ôl cyn hynny. Byddai cysylltiadau a chyfathrebu gyda thimau a gwasanaethau yn parhau pe bai'r symud yn digwydd.

Awgrymodd y Cadeirydd fod colofn ychwanegol yn cael ei chynnwys yn y cynllun archwilio pan oedd archwiliad wedi'i gynnal yn flaenorol. I ddangos i aelodau unrhyw fylchau posib wrth gwblhau archwiliadau. Cadarnhaodd y PAM y gallai gynnwys colofn ychwanegol i'w dangos pan gwblhawyd archwiliad ddiwethaf.

Nodwyd bod y 2 berygl oedd wedi eu canfod wrth gwblhau archwiliad Ysgol Melyd. Gofynnodd aelodau a oedd y canfyddiadau hynny'n nodweddiadol o ysgolion eraill ac os cwblhawyd unrhyw ddadansoddiad o ganfyddiadau archwilio ar draws ysgolion i nodi unrhyw feysydd o bryder. Cadarnhaodd y PAM fod dadansoddiad o ganfyddiadau ysgolion yn digwydd i nodi unrhyw dueddiadau. Mae'r trafodaethau gyda'r Pennaeth Addysg a'i dîm a lle bo'n briodol yn cwrdd â Phenaethiaid i egluro unrhyw bryderon sydd wedi eu canfod.

Atgoffwyd yr aelodau fod manylion llawn pob archwiliad a gwblhawyd yn cael ei ddarparu drwy e-bost ar gyfer gwybodaeth i aelodau. Roedd yr adroddiad yn rhoi crynodeb o'r canfyddiadau.

Roedd yr adolygiad o Reoli Contract wedi cael ei adolygu nifer o weithiau dros y blynyddoedd diwethaf, wrth symud ymlaen pan oedd adolygiadau o wasanaethau yn cynnwys rheoli contractau byddai hyn yn cael ei adolygu fel rhan o'r archwiliad hwnnw. Pe bai unrhyw bryder yn cael ei godi fe allai fod angen archwiliad pellach o reoli contractau. Os nad oedd unrhyw faterion yn cael eu nodi roedd yn debygol o gael ei drefnu am tua 3 blynedd. 

Diolchodd y Cadeirydd i'r Prif Aelod a'r Prif Archwilydd Mewnol am yr adroddiad ac ymatebion manwl i gwestiynau aelodau.

PENDERFYNWYD hynny, mae'r aelodau'n nodi cynnydd a pherfformiad yr Archwiliad Mewnol ac mae'r pwyllgor yn nodi y bydd cyfathrebu drwy'r Prif Archwilydd Mewnol yn cael ei roi i ysgolion a Gwasanaethau ynghylch adrodd data ar system Verto.