Eitem ar yr agenda

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 23 Tachwedd 2022 i'w hystyried.

Materion cywirdeb –

Tudalen 13 – Diweddariad Proses y Gyllideb – Roedd y datganiad 'Roedd y cynigion wedi cynnwys defnyddio arian wrth gefn yn 2024/25.' Dylai ddarllen 2023/24.

Materion yn codi –

Tudalen 12 - Proses Gyfalaf a Dyfodol y Grŵp Buddsoddi Strategol - Gofynnodd y Cadeirydd am ddiweddariad os oedd y Broses Gyfalaf wedi'i chyflwyno i'r Cyngor - Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid fod y Gyllideb Gyfalaf yn cael ei chyflwyno i'r Cyngor Sir ym mis Chwefror i'w chymeradwyo. Roedd disgwyl i adroddiad ar Gyllideb Refeniw gael ei gyflwyno i Gyngor Sir 31 Ionawr.

Tudalen 9 – Corporate Risk Register – Gofynnodd yr Aelod Lleyg Annibynnol Nigel Rudd am ddiweddariad ar unrhyw ddilyniant ar ddefnyddio diagramau llun neu dablau a ddefnyddir o fewn y gofrestr. Cytunodd y Prif Archwilydd Mewnol i ofyn am ddiweddariad gan y Tîm Cynllunio Strategol. Awgrymodd Mr Rudd y defnydd o gyfeiriad SMART mewn perthynas â'r awgrym.

Tudalen 8 – Cofnodion – Aelod Lleyg Annibynnol Paul Whitham wedi gwneud sylw ar hyfforddiant ar-lein CLlLC ynghyd â'r cyfeiriad at hyfforddiant ar hyfforddiant ychwanegol ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol, sy'n awgrymu y gallai fod o fudd i'r pwyllgor gael cynllun hyfforddi i nodi pa hyfforddiant y gofynnwyd amdano, yr hyn a ddigwyddodd a hyfforddiant oherwydd ei gynnal. Cytunodd y Cadeirydd y gallai fod o fudd i aelodau fonitro hyfforddiant a gwneud awgrymiadau o feysydd hyfforddi yn y dyfodol. Awgrymodd y Prif Archwilydd Mewnol y gallai adroddiad gwybodaeth am sesiynau hyfforddi yn y dyfodol gael ei gynnwys ar yr agenda.

Tudalen 14 - Y Diweddariad Cynnydd ar Ddatganiad o Gyfrifon 2021/22 - Gofynnodd y Cadeirydd a oedd unrhyw ddiweddariad ar gael ar y Datganiad o Gyfrifon. Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid bod problem ar y gofrestr asedau ar gyfer y Datganiad o Gyfrifon. Yr eitem oedd yn achosi'r trafferthion oedd y ffordd roedd yr awdurdod wedi dosrannu'r gwariant ar dai cyngor, lle'r oedd wedi cael ei ddosrannu i'r math ased yn ei gyfanrwydd yn hytrach nag asedau unigol. Y cais gwreiddiol oedd adolygu'r gofrestr asedau i 2007/2008. Y bwriad oedd cwblhau'r gwaith hwnnw yn ystod mis Ionawr 2023 er mwyn rhoi amser i Archwilio Cymru i archwilio'r gwaith ychwanegol ar y gofrestr asedau. Yn dilyn y gwaith hwnnw, y gobaith oedd cwblhau'r adroddiad ar gyfer ei gyflwyno i'r pwyllgor ym mis Mawrth 2023. Yn anffodus, wrth ddechrau'r gwaith hwnnw rhoddodd wybod i'r aelodau nad oedd papurau gwaith i gefnogi'r cofnodion hynny. Eglurwyd nad oedd papurau ariannol yn cael eu storio am yr amser hwnnw.

Fe gadarnhaodd bod trafodaethau a sgyrsiau gydag Archwilio Cymru er mwyn datrys y mater wedi digwydd. Rhoddodd wybod i'r pwyllgor, ei fod wedi'i gytuno i ailddatgan y gofrestr asedau o 2016/17 hyd heddiw. Roedd y dyddiad hwnnw wedi ei ddewis gan mai'r flwyddyn honno oedd y dyddiad diwethaf i bob tŷ cyngor gael ei werthfawrogi. Pwysleisiodd fod y gwaith wedi dechrau, ond efallai y bydd yn anodd cwrdd â dyddiad cau'r adroddiad ar gyfer cyfarfod pwyllgor mis Mawrth. Diolchodd swyddogion cyllid i Archwilio Cymru am y gefnogaeth barhaus a chyfathrebu cadarnhaol.

Bydd cyfarfod diweddaru llawn yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod pwyllgor mis Mawrth.

Roedd y ddeddfwriaeth ar gyfer cyhoeddi'r cyfrifon wedi newid dros y blynyddoedd diwethaf, roedd yn dal i nodi'r dyddiadau cau cynnar. Clywodd yr aelodau os cyhoeddwyd dosbarthu yn egluro pam nad yw'r terfynau amser hynny yn cael eu bodloni gellir cyhoeddi'r cyfrifon yn ddiweddarach. Roedd yr awdurdod wedi cyflawni'r gofynion cyfreithiol oedd eu hangen. 

Adleisiodd cynrychiolydd Archwilio Cymru gan David Williams feddyliau'r Pennaeth Cyllid. Roedd yn cytuno bod gohebiaeth wedi digwydd ac roedden nhw'n fodlon mai dyma fyddai'r ffordd orau ymlaen.

Fe wnaeth Archwilio Cymru chwilio am sicrwydd y balansau agoriadol er mwyn sicrhau bod modd darparu barn archwilio glir. 

Dywedodd y Pennaeth Cyllid wrth y pwyllgor mai dim ond Cyngor Sir Ddinbych oedd yn y sefyllfa bresennol ar hyn o bryd. Yn y blynyddoedd blaenorol roedd 2 awdurdod lleol arall wedi bod mewn sefyllfa debyg. Roedd cyfathrebu gyda'r cynghorau a'r swyddogion hynny sydd wedi gweithio ar y rhai a gyhoeddwyd wedi bod o fudd mawr i swyddogion Archwilio Cymru a swyddogion Cyllid Sir Ddinbych.  

Roedd y Cadeirydd yn cynnig cefnogaeth y pwyllgor i'r holl swyddogion, gan gynnwys y cytundeb ar gyfer cyfarfodydd arbennig neu drafodaethau pellach allai fod eu hangen pe bai angen.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod fod cofnodion y pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 23 Tachwedd 2022 yn cael eu derbyn a'u cymeradwyo fel cofnod cywir.