Eitem ar yr agenda
CYDNABYDDIAETH I AELODAU ANNIBYNNOL
Ystyried adroddiad gan y Dirprwy Swyddog
Monitro (copi ynghlwm) ar bresenoldeb
ac arsylwi aelodau mewn cyfarfodydd a chadarnhau safle'r Cyngor mewn perthynas
â'r aelodau sy'n cael tâl
am bresenoldeb mewn cyfarfodydd.
Cofnodion:
Arweiniodd y Cadeirydd aelodau i bapurau'r agenda (a gylchredwyd yn flaenorol). Bwriad yr adroddiad oedd
trafod presenoldeb aelodau mewn cyfarfodydd
Dinas, Tref a Chymuned. Atgoffodd y Dirprwy Swyddog Monitro yr aelodau bod adroddiad blaenorol wedi'i gyflwyno i'w drafod yn
y cyfarfod diwethaf ac roedd aelodau wedi
gofyn am ragor o wybodaeth am y pwnc.
Roedd y pwyllgor eisoes wedi cael
cais i ystyried dull strwythuredig o bresenoldeb ac arsylwi cyfarfodydd Cyngor Tref a Chymuned.
Roedd un o'r materion a godwyd wedi bod yn talu
mewn perthynas â phresenoldeb o'r fath yn y cyfarfodydd
Cyngor hyn. Roedd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd, wedi bod mewn ymgynghoriad â'i fforwm cenedlaethol
ar y dull a ddefnyddiwyd ledled Cymru, nodir
bod amrywiol ddulliau wedi'u mabwysiadu yn genedlaethol. Yn nodedig hefyd
roedd awdurdodau cyfagos Sir Ddinbych yn gwneud taliadau
i aelodau am bresenoldeb o'r fath.
Cadarnhaodd y Dirprwy Swyddog Monitro ei bod wedi cwrdd
â'r swyddog cyllid perthnasol a chlywodd yr Aelodau
nad oedd llinell gyllideb ar wahân ar
gyfer presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yng nghyfarfodydd
Cyngor Tref, Dinas a Chymuned yn benodol.
Fodd bynnag, oherwydd y gofyniad i gynnal rhai cyfarfodydd
hybrid, mae hyn wedi lleihau faint o daliadau teithio a gyhoeddwyd ac yn bositif o ran yr ôl troed carbon. Felly cadarnhawyd y gallai'r awdurdod ariannu presenoldeb mewn cyfarfodydd i gyfanswm o £2000 y flwyddyn o fwyaf; Byddai
hyn yn cynnwys
costau teithio. Cynigiwyd ei fod
ond ar gael
i'r aelodau Annibynnol ac aelodau'r Cyngor Cymuned, gan bwysleisio y byddai'n rhaid ei fonitro a'i
adolygu'n agos gan y Swyddog Monitro.
Croesawodd y Cadeirydd fod â chyfeiriad a chyfathrebu clir a bod aelodau'n cael eu hatgoffa o'r
cyfyngiadau sydd ar waith o ran presenoldeb mewn cyfarfodydd. Cynigiodd ei diolch
i'r Dirprwy Swyddog Monitro am ddarparu rhagor o wybodaeth yn dilyn
y cyfarfod blaenorol. Ym marn y Cadeiryddion byddai'r gyllideb fach sydd ar
gael yn helpu
i gefnogi aelodau i fynychu cyfarfodydd. Pwysleisiodd y Dirprwy Swyddog Monitro fod y gyllideb ar gyfer mynychu
cyfarfodydd yn unig. Nid ariannu
unrhyw amser paratoi oedd hi. Awgrymodd y Cadeirydd fod aelodau
wedi gapio'r gyfradd ad-daliad ar gyfradd hanner
diwrnod ar gyfer presenoldeb mewn unrhyw gyfarfod
o'r Cyngor Tref, Dinas neu
Gymuned. Cefnogodd y Dirprwy Swyddog Monitro yr awgrym
hwn a phwysleisiodd y gellid adolygu a diwygio hynny yn
y dyfodol.
Awgrymodd y Cadeirydd y dylid mynychu 10 cyfarfod y flwyddyn gan aelodau Annibynnol
a Chymuned y Cyngor. Byddai hynny'n caniatáu gadael ychydig o gyllideb wrth gefn.
Roedd yr aelodau i gyd yn
gytûn bod Independent a'r Cynghorydd Cymunedol yn mynychu cyfanswm
o 10 cyfarfod y flwyddyn a fyddai'n cyfateb i tua 2 gyfarfod yr un.
Awgrymodd y Cadeirydd fod y dull o fynd i'r cyfarfodydd yn cael eu
cynnal mewn ffordd fwy strwythuredig
ac o edrych ar y Cynghorau hynny na fyddent o bosib
wedi ymweld â nhw neu sydd
â chlercod newydd neu newidiadau sylweddol.
Atgoffwyd aelodau i ddefnyddio'r templed a ffurflenni gwybodaeth sgript cyn mynychu
cyfarfodydd.
Awgrymodd y Cadeirydd y dylid penderfynu rhestr y tu allan
i'r cyfarfodydd y mae Dinas, Tref
neu Gyngor Cymuned i'w mynychu.
Cytunodd y cyfan i'r Cadeirydd a'r
Dirprwy Swyddog Monitro gynnal rhestr a dosbarthu gydag aelodau ynghyd
â'r templed. Atgoffwyd yr aelodau
hefyd pe baen nhw'n gofyn
am unrhyw gymorth y gallai aelodau roi gwybod i'r
Cadeirydd a gellid gwneud trefniadau. Awgrymwyd rhestru unrhyw gyfarfodydd all gael eu cynnal
drwy gyfrwng y Gymraeg.
Dywedodd y Cadeirydd wrth aelodau ei
bod ar achlysuron blaenorol wedi rhoi gwybod i glerc
y cyngor ei bod yn bwriadu mynychu'r
cyfarfod 2-3 diwrnod cyn y cyfarfod. Felly caniatáu i ddigon o amser gael ei
gyhoeddi unrhyw wybodaeth berthnasol o ymuno â manylion os yw'r cyfarfod
yn cael ei
gynnal o bell.
Awgrymodd yr aelodau y dylid rhoi e-bost neu
lythyr adborth generig i gyngor yn dilyn cyfarfod
sy'n darparu'n bositif neu'n negyddol
yn dilyn yr adborth sy'n
cael ei gyflwyno
i'r Pwyllgor Safonau.
Awgrymwyd hefyd bod neges generig yn
cael ei chyhoeddi
i Glercod i'w hatgoffa y gall aelodau'r Pwyllgor Safonau ymweld â nhw.
Diolchodd y Cadeirydd i'r holl aelodau
am y drafodaeth fanwl a'r awgrymiadau ynglŷn â mynychu mewn cyfarfodydd. Rhoddwyd diolch i'r Dirprwy Swyddog
Monitro am y gwaith ar fynd i'r
afael â phryderon aelodau am y tâl i'r aelodau.
Roedd,
PENDERFYNWYD, bod aelodau'r Pwyllgor Safonau yn nodi'r sefyllfa
mewn perthynas â thâl ac aelodau a gytunwyd ar gyfer
y Cadeirydd a'r Dirprwy Swyddog Monitro i adeiladu rhestr wedi'i chydlynu
a'i strwythuro o Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned i aelodau fynychu.
Dogfennau ategol:
- Report remuneration and attendance at meetings structured approach 2.12.22, Eitem 11. PDF 208 KB
- Appendix I Committees at County Level, Eitem 11. PDF 275 KB
- APPENDIX 2 ATTENDANCE SHEET - MEETINGS BY MEMBERS OF STANDARDS COMMITTEE (00000002), Eitem 11. PDF 258 KB