Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Dirprwy Swyddog Monitro (copi ynghlwm) ar bresenoldeb ac arsylwi aelodau mewn cyfarfodydd a chadarnhau safle'r Cyngor mewn perthynas â'r aelodau sy'n cael tâl am bresenoldeb mewn cyfarfodydd.

Arweiniodd y Cadeirydd aelodau i bapurau'r agenda (a gylchredwyd yn flaenorol). Bwriad yr adroddiad oedd trafod presenoldeb aelodau mewn cyfarfodydd Dinas, Tref a Chymuned.  Atgoffodd y Dirprwy Swyddog Monitro yr aelodau bod adroddiad blaenorol wedi'i gyflwyno i'w drafod yn y cyfarfod diwethaf ac roedd aelodau wedi gofyn am ragor o wybodaeth am y pwnc.

Roedd y pwyllgor eisoes wedi cael cais i ystyried dull strwythuredig o bresenoldeb ac arsylwi cyfarfodydd Cyngor Tref a Chymuned.

Roedd un o'r materion a godwyd wedi bod yn talu mewn perthynas â phresenoldeb o'r fath yn y cyfarfodydd Cyngor hyn.  Roedd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd, wedi bod mewn ymgynghoriad â'i fforwm cenedlaethol ar y dull a ddefnyddiwyd ledled Cymru, nodir bod amrywiol ddulliau wedi'u mabwysiadu yn genedlaethol. Yn nodedig hefyd roedd awdurdodau cyfagos Sir Ddinbych yn gwneud taliadau i aelodau am bresenoldeb o'r fath.

Cadarnhaodd y Dirprwy Swyddog Monitro ei bod wedi cwrdd â'r swyddog cyllid perthnasol a chlywodd yr Aelodau nad oedd llinell gyllideb ar wahân ar gyfer presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yng nghyfarfodydd Cyngor Tref, Dinas a Chymuned yn benodol.

Fodd bynnag, oherwydd y gofyniad i gynnal rhai cyfarfodydd hybrid, mae hyn wedi lleihau faint o daliadau teithio a gyhoeddwyd ac yn bositif o ran yr ôl troed carbon. Felly cadarnhawyd y gallai'r awdurdod ariannu presenoldeb mewn cyfarfodydd i gyfanswm o £2000 y flwyddyn o fwyaf;  Byddai hyn yn cynnwys costau teithio. Cynigiwyd ei fod ond ar gael i'r aelodau Annibynnol ac aelodau'r Cyngor Cymuned, gan bwysleisio y byddai'n rhaid ei fonitro a'i adolygu'n agos gan y Swyddog Monitro.

Croesawodd y Cadeirydd fod â chyfeiriad a chyfathrebu clir a bod aelodau'n cael eu hatgoffa o'r cyfyngiadau sydd ar waith o ran presenoldeb mewn cyfarfodydd.  Cynigiodd ei diolch i'r Dirprwy Swyddog Monitro am ddarparu rhagor o wybodaeth yn dilyn y cyfarfod blaenorol.  Ym marn y Cadeiryddion byddai'r gyllideb fach sydd ar gael yn helpu i gefnogi aelodau i fynychu cyfarfodydd. Pwysleisiodd y Dirprwy Swyddog Monitro fod y gyllideb ar gyfer mynychu cyfarfodydd yn unig. Nid ariannu unrhyw amser paratoi oedd hi.  Awgrymodd y Cadeirydd fod aelodau wedi gapio'r gyfradd ad-daliad ar gyfradd hanner diwrnod ar gyfer presenoldeb mewn unrhyw gyfarfod o'r Cyngor Tref, Dinas neu Gymuned. Cefnogodd y Dirprwy Swyddog Monitro yr awgrym hwn a phwysleisiodd y gellid adolygu a diwygio hynny yn y dyfodol.

Awgrymodd y Cadeirydd y dylid mynychu 10 cyfarfod y flwyddyn gan aelodau Annibynnol a Chymuned y Cyngor. Byddai hynny'n caniatáu gadael ychydig o gyllideb wrth gefn.

Roedd yr aelodau i gyd yn gytûn bod Independent a'r Cynghorydd Cymunedol yn mynychu cyfanswm o 10 cyfarfod y flwyddyn a fyddai'n cyfateb i tua 2 gyfarfod yr un.

Awgrymodd y Cadeirydd fod y dull o fynd i'r cyfarfodydd yn cael eu cynnal mewn ffordd fwy strwythuredig ac o edrych ar y Cynghorau hynny na fyddent o bosib wedi ymweld â nhw neu sydd â chlercod newydd neu newidiadau sylweddol.

Atgoffwyd aelodau i ddefnyddio'r templed a ffurflenni gwybodaeth sgript cyn mynychu cyfarfodydd.

Awgrymodd y Cadeirydd y dylid penderfynu rhestr y tu allan i'r cyfarfodydd y mae Dinas, Tref neu Gyngor Cymuned i'w mynychu. Cytunodd y cyfan i'r Cadeirydd a'r Dirprwy Swyddog Monitro gynnal rhestr a dosbarthu gydag aelodau ynghyd â'r templed. Atgoffwyd yr aelodau hefyd pe baen nhw'n gofyn am unrhyw gymorth y gallai aelodau roi gwybod i'r Cadeirydd a gellid gwneud trefniadau. Awgrymwyd rhestru unrhyw gyfarfodydd all gael eu cynnal drwy gyfrwng y Gymraeg.

Dywedodd y Cadeirydd wrth aelodau ei bod ar achlysuron blaenorol wedi rhoi gwybod i glerc y cyngor ei bod yn bwriadu mynychu'r cyfarfod 2-3 diwrnod cyn y cyfarfod. Felly caniatáu i ddigon o amser gael ei gyhoeddi unrhyw wybodaeth berthnasol o ymuno â manylion os yw'r cyfarfod yn cael ei gynnal o bell.

Awgrymodd yr aelodau y dylid rhoi e-bost neu lythyr adborth generig i gyngor yn dilyn cyfarfod sy'n darparu'n bositif neu'n negyddol yn dilyn yr adborth sy'n cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Safonau. 

Awgrymwyd hefyd bod neges generig yn cael ei chyhoeddi i Glercod i'w hatgoffa y gall aelodau'r Pwyllgor Safonau ymweld â nhw.

Diolchodd y Cadeirydd i'r holl aelodau am y drafodaeth fanwl a'r awgrymiadau ynglŷn â mynychu mewn cyfarfodydd. Rhoddwyd diolch i'r Dirprwy Swyddog Monitro am y gwaith ar fynd i'r afael â phryderon aelodau am y tâl i'r aelodau.   

Roedd,

PENDERFYNWYD, bod aelodau'r Pwyllgor Safonau yn nodi'r sefyllfa mewn perthynas â thâl ac aelodau a gytunwyd ar gyfer y Cadeirydd a'r Dirprwy Swyddog Monitro i adeiladu rhestr wedi'i chydlynu a'i strwythuro o Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned i aelodau fynychu.