Eitem ar yr agenda

Derbyn diweddariad ar broses arfaethedig o osod cyllideb gyfalaf newydd a newidiadau drafft i Gylch Gorchwyl ac enw'r Grŵp Buddsoddi Strategol (copi wedi'i amgáu).

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol ynghyd â'r Pennaeth Cyllid yr adroddiad i'r pwyllgor (a gylchredwyd yn flaenorol).

Rhoddodd pwrpas yr adroddiad ddiweddariad i aelodau ar y broses arfaethedig o osod cyllideb cyfalaf newydd a newidiadau drafft i Gylch Gorchwyl ac enw'r Grŵp Buddsoddi Strategol. Roedd y Cabinet o blaid y newidiadau arfaethedig.

Cyfarwyddwyd yr aelodau at adran 4 o'r adroddiad clawr a oedd yn rhoi manylion am y rhesymau dros newid. Un o'r rhesymau cryfaf dros newid oedd mabwysiadu dull mwy strategol o adolygu ceisiadau cyfalaf. Nod y cynnig oedd lleihau'r siawns o adolygu ceisiadau ar wahân i gasglu'r ceisiadau i broses flynyddol. Er mwyn caniatáu i'r penderfyniadau gorau gael eu gwneud o ran cyllid cyfalaf.

Roedd y cynnig yn cynnwys grŵp newydd o'r enw'r Grŵp Craffu Cyfalaf i gael ei greu. Byddai'r grŵp yn craffu ar achosion busnes a chyllidebau cyfalaf. Ni fyddai'r grŵp yn gwneud unrhyw benderfyniadau. Pe na bai'r grŵp yn cefnogi prosiect, gallai barhau i gael ei ddarparu i'r Cabinet i'w drafod a'i ddatrys.

Pe bai aelodau o blaid y newidiadau arfaethedig a chytunodd y Cabinet ym mis Rhagfyr y byddai angen diwygio'r cyfansoddiad. Clywodd yr aelodau hefyd y byddai pecyn cyfarwyddyd llawn yn cael ei greu ar gyfer swyddogion prosiect a gwasanaethau pe bai'n cael ei gymeradwyo. Felly er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth â'r broses a sut i gwblhau'r achos busnes.

Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys manylion y cynnig i gael trefniadau cymeradwyo ar wahân ar gyfer prosiectau sy'n cael eu hariannu'n llawn gan grantiau ac o dan £250k. Roedd ymchwil wedi digwydd i weld beth oedd awdurdodau lleol eraill yn ei ganiatáu.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Aelod Arweiniol a'r Pennaeth Cyllid am y cyflwyniad manwl i'r cynigion.

Ar ôl y cyflwyniad bu aelodau'n trafod y canlynol yn fanylach:

·         Cytunodd y Pennaeth Cyllid fod angen i'r adroddiad gynnwys cyfeirio at y cynlluniau ariannu grantiau o 100%.

·         Byddai geirfa o gymorth ac yn fuddiol i ddarllenydd yr adroddiad. Gan gynnwys crynodeb byr yn esbonio pob terminoleg.  

·         Roedd y broses a gynhwysir yng nghyfansoddiad y cyngor yn caniatáu i'r Cabinet gymeradwyo cynlluniau cyfalaf unigol, gyda'r Cynllun Cyfalaf blynyddol yn gofyn am gymeradwyaeth gan y Cyngor llawn. Ar hyn o bryd mae prosiectau o dan £1mil gallai'r Grŵp Buddsoddi Strategol gael sêl bendith, pe bai'n rhaid i dros £1mil Cabinet gymeradwyo a thros £2mil roedd yn rhaid i'r cynnig gael ei gyflwyno a'i gymeradwyo gan y Cyngor llawn.

·         Byddai'n rhaid cyflwyno holl gynigion y prosiect nad ydynt yn cael arian grant llawn i'r Grŵp Craffu Cyfalaf.

·         Roedd disgwyl i'r gyllideb gyfalaf gael ei gosod ym mis Rhagfyr ar gyfer cymeradwyaeth y Cabinet ym mis Ionawr.

·         Codwyd ychwanegiad awgrymedig at swyddogaethau craidd elfen Grŵp Craffu Cyfalaf yr adroddiad. Awgrymwyd bod 'cyfeirio at brofiadau o benderfyniadau/ prosiectau blaenorol' yn cael eu mewnosod ar ddechrau'r pwynt bwled cyntaf. Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid y byddai ganddo olwg ar yr adran i sicrhau bod profiad blaenorol yn cael ei gynnwys fel swyddogaeth graidd.

·         Pwysleisiwyd i'r aelodau bod cais wedi'i wneud i Archwilio Mewnol i gwblhau adolygiad gan gynnwys cyn ac ar ôl ei weithredu pe bai'n cael ei gymeradwyo. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod archwiliad bach wedi'i drefnu.

·         Byddai'r Grŵp Craffu Cyfalaf newydd yn cynorthwyo gyda'r gefnogaeth o roi'r achosion busnes at ei gilydd, gan roi amser i'r aelodau baratoi'r achosion.

·         Cadarnhawyd pe bai Cadeirydd y grŵp o'r farn bod cynnig angen cymeradwyaeth y Cabinet y gellid ei gyflwyno i'r Cabinet i'w drafod.

·         Nodwyd costau cynyddol chwyddiant a sut y gallai hynny effeithio ar gynnig.

Diolchodd aelodau i'r Pennaeth Cyllid am yr ymatebion manwl i sylwadau a phryderon aelodau.

PENDERFYNWYD bod y pwyllgor yn gytûn i fwrw ymlaen â'r broses ymgynghori a gwneud penderfyniadau a bu'r pwyllgor yn trafod a thrafod y newidiadau i'r broses gyfalaf gan gynnwys y cylch gorchwyl i'w adrodd yn ôl i'r Cabinet.