Eitem ar yr agenda

I ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi wedi'i amgáu) diweddaru aelodau ar gynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol ynghyd â'r Prif Archwilydd Mewnol (CIA) yr adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol). Diweddarwyd yr aelodau ar gynnydd y Tîm Archwilio Mewnol o ran ei ddarpariaeth gwasanaethau, darpariaeth sicrwydd, adolygiadau wedi'u cwblhau, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth yrru gwelliant.

Roedd yr adroddiad yn rhoi gwybodaeth am waith a wnaed gan Archwilio Mewnol ers cyfarfod y pwyllgor diwethaf. Caniataodd i'r pwyllgor fonitro perfformiad a chynnydd Archwilio Mewnol yn ogystal â darparu crynodebau o adroddiadau Archwilio Mewnol. Cynhwyswyd hefyd grynodeb o'r newidiadau i strwythur Archwiliad Mewnol ar gyfer cyfeirnod aelodau.

Daeth cadarnhad bod 8 Archwiliad wedi ei gwblhau ers cyfarfod y pwyllgor diwethaf. Roedd yr archwiliadau gorffenedig i gyd wedi cael sicrwydd uchel neu ganolig. Roedd dau adolygiad dilynol wedi'u cwblhau ers y diweddariad diwethaf a chafodd crynodebau eu cynnwys er gwybodaeth. Cyflwynwyd un o'r dilyniant i'r Pwyllgor Craffu Partneriaeth Gorffennaf 2022. Roedd adolygiad Cymhelliant Twyll Cenedlaethol hefyd wedi'i gwblhau gan y tîm archwilio.

Darparwyd manylion y tîm a'i golur i'r pwyllgor. Y gobaith oedd y byddai cymeradwyo penodi uwch-archwilydd yn cael ei gymeradwyo a mynd allan i recriwtio. Roedd y tîm hefyd wedi cael aelod o staff ar absenoldeb hirdymor.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Aelod Arweiniol a'r Prif Swyddog Mewnol am y cyflwyniad manwl.

Yn ystod y drafodaeth –

·         Cadarnhawyd bod archwiliad o refeniw a budd-daliadau ar gyfer 2022/23 i fod i ddechrau.

·         O ran yr adroddiad Cydraddoldeb dywedodd o fewn rheswm bod y cyngor yn cydymffurfio. Roedd y rhain wedi bod yn dair gweithred i gael sylw. Ar ôl i'r tri gweithred gael eu datrys byddai'r tîm archwilio yn fodlon. Roedd y camau gweithredu wedi cael amserlen i'w cwblhau cyn adolygiad dilynol. Byddai canfyddiadau adolygiadau dilynol yn cael eu cynnwys mewn adroddiadau diweddaru a gyflwynwyd i'r pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

·         Daeth cadarnhad fod y cyfarfod cyntaf o fforwm Cydraddoldeb i fod i gael ei gynnal ddiwedd Hydref 2022. Cafodd adroddiad cenedlaethol ei lunio gan Archwilio Cymru ar Gydraddoldeb Asesiadau effaith, gan nodi bod materion sy'n cael eu darganfod yn lleol hefyd yn cael eu canfod yn genedlaethol. 

·         Cafodd canmoliaeth i staff y tîm Archwilio am ymatebion cyflym i gwestiynau aelodau ei amlygu. Roedd aelodau eisiau diolch i'r tîm am roi adborth ar bryderon y tu allan i'r cyfarfod.

·         Cafodd y rhaglen waith ei hadolygu'n gyson. Mae peidio â chael gyflenwad llawn o staff wedi effeithio ar nifer yr archwiliadau sydd wedi eu cwblhau. Roedd adolygiadau o sut i weithio'n fwy effeithiol wrth symud ymlaen yn cael ei gynnal. Mae archwiliadau'n cael eu hadolygu ac mae'r drefn o gwblhau yn cael ei flaenoriaethu yn nhrefn pwysigrwydd.

·         Mae archwilio Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned yn fuddiol i'r awdurdod.

·         Fe wnaeth Archwilio Cymru longyfarch archwiliad mewnol am y gwaith a gwblhawyd mewn ysgolion a chynghorau cymuned. Teimlid ei fod yn ddarn pwysig o waith.

·         Gellid cynnwys y rhifau cyfeirio ar yr adroddiad.

·         Mae nifer o ardaloedd yn dod o dan ardal y Gwasanaethau Ariannol fel y gyflogres a rheoli'r trysorlys.

·         Roedd yr aelodau yn falch o nodi'r broses o adfer y gordaliadau a gafodd eu darganfod ar yr NFI wedi dechrau.

·         Roedd swyddogion yn teimlo is-grŵp Partneriaeth Archwilio Gogledd a Chanolbarth Cymru lle bo hynny'n fuddiol iawn. Roedd yn caniatáu trafodaethau ar bosibiliadau a ffyrdd o atal twyll. Y gobaith oedd y byddai'r grŵp yn helpu i rannu profiadau ac arbenigedd.

·         Roedd adolygiad o'r dogfennau canllaw ar gyfer rheoli prosiectau wedi cael ei gynnal. Rhoddwyd straen ar bwysigrwydd sefydlu byrddau yn gynnar iawn mewn prosiect.

Trefnwyd cadarnhad bod archwiliad arfaethedig o Grist y Gair Ysgol Gatholig yn Y Rhyl wedi ei drefnu yn dilyn adolygiad diweddar Estyn. Byddai archwiliad yn adolygu ac yn mynd drwy'r cynllun gweithredu sydd wedi ei gytuno gan yr adran Addysg.

PENDERFYNWYD hynny, mae'r aelodau'n nodi cynnydd a pherfformiad yr Archwiliad Mewnol.