Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Comisiynu a Gwerthuso (Tîm Partneriaethau a Chymunedau) (copi’n amgaeëdig) sy’n amlinellu’r prosesau a ymgymerwyd i gomisiynu gwasanaethau i gefnogi Rhaglen Teuluoedd yn Gyntaf yn Sir Ddinbych a gofyn am farn y Pwyllgor ar y prosesau a’r penderfyniadau a argymhellwyd hyd yma.

Cyflwynodd y Pennaeth Cynllunio a Pherfformiad Busnes  (HBPP) adroddiad (a ddosbarthwyd o flaen llaw) yn rhoi gwybodaeth fanwl i’r Pwyllgor Craffu Partneriaethau ynghylch y broses tendro a dyfarnu ar gyfer comisiynu gwasanaethau i gefnogi’r Rhaglen Teuluoedd yn Gyntaf yn Sir Ddinbych, ac i hysbysu’r Pwyllgor o’r sefyllfa gyfredol mewn perthynas â chomisiynu Projectau Strategol Teuluoedd yn Gyntaf i’r cyfnod ariannol 2012 - 2014.

Rhoddodd HBPP ychydig o’r cefndir i’r broses. 

Yn 2011/2012 derbyniwyd arian oddi wrth Cymorth ac roedd y dull ar gyfer dosbarthu’r arian wedi’i benderfynu gan bartneriaid Bwrdd Rhaglen Partneriaethau Strategol Plant a Phobl Ifanc (CYPSPPB); mae Cyngor Sir Ddinbych yn bartner arweiniol ar y bwrdd hwn.  Rhoddwyd y mwyafrif o’r arian ar ffurf grantiau bach i grwpiau, gyda nifer ohonyn nhw wedi defnyddio’r arian yn llwyddiannus. Fodd bynnag, roedd 2011/2012 yn flwyddyn bontio rhwng y cyn-arian Cymorth a’r fenter Teuluoedd yn Gyntaf newydd. Ar y cychwyn cyntaf, hysbyswyd y prosiectau a geisiodd yn llwyddiannus am arian yn  2011/2012 y byddai’r arian yn dod i ben ar ddiwedd Mawrth 2012. O ganlyniad, roedd yr holl fudiadau wedi cael eu hannog a’u cynorthwyo i ddatblygu strategaeth ymadael i’w cynorthwyo i reoli’r newidiadau a fyddai’n eu hwynebu. Roedd Llywodraeth Cymru wedi monitro’n agos yr arian a ddosbarthwyd dros y blynyddoedd, ac roedd rheolau’r fenter Teuluoedd yn Gyntaf newydd yn nodi’n glir ac amlwg mai pwrpas unrhyw arian a ddosbarthwyd yn y dyfodol fyddai mynd i’r afael â thlodi plant a chefnogi teuluoedd sydd fwyaf agored i niwed. Yn y gorffennol, bu’n anodd iawn monitro nifer mwy o fudiadau a oedd wedi derbyn arian, ac roedd hynny wedi achosi problemau mawr.

Fel y partner arweiniol, gwaith Sir Ddinbych oedd trosglwyddo o le gwariwyd yr arian dros y 5 mlynedd diwethaf i flaenoriaethau newydd.  Roedd hyn wedi bod yn waith anodd a dadleuol iawn. Roedd yn golygu na allai rhai mudiadau bellach geisio am arian gan nad oeddynt yn bodloni’r meini prawf.   Er mwyn bodloni meini prawf y Rhaglen Teuluoedd yn Gyntaf, roedd yn rhaid i geisiadau arddangos y byddent yn cefnogi’r gwaith o wireddu Deilliant 4 o Gynllun Integredig y Bwrdd Gwasanaeth lleol, sef y Cynllun MAWR, sef “bod teuluoedd sy’n agored i newid yn Sir Ddinbych yn cael eu cefnogi i fyw bywyd heb dlodi, lle y gallant ffynnu a bod yn annibynnol.” 

Roedd CYPSPPB wedi sefydlu Bwrdd Prosiect aml-asiantaeth i reoli a chomisiynu ceisiadau am arian. Roedd wedi penderfynu ar y naw ffrwd ariannu a fyddai’n helpu gwireddu’r deilliant uchod.  Roedd y Bwrdd hefyd wedi penderfynu defnyddio proses dendro ar gyfer dyrannu’r arian. Roedd meini prawf eglur o’r hyn oedd yn cael ei wneud a sut oedd yr arian i gael ei ddosbarthu. Rhoddwyd cefnogaeth a gwybodaeth hefyd i ddarparwyr potensial i’w cynorthwyo gyda’r broses dendro. 

Derbyniwyd nifer fawr o dendrau, ac yn y pen draw, allan o 9 thema/elfen, comisiynwyd 7 gyda’r rheiny yn eu lle erbyn Ebrill 2012.   

Nid oedd modd comisiynu elfennau gwasanaeth Cefnogi Teulu ac Anabledd ar y pryd, gan nad oedd y Panel yn sicr y gallai’r tendrau a dderbyniwyd ddarparu’r hyn oedd ei angen.  O ganlyniad, penderfynwyd ail-dendro’r elfen Cefnogi Teulu fel bod modd uwchraddio graddfeydd gwasanaethau gan y byddai’r elfen hon yn parhau am 3-4 blynedd.   Roedd arian ar gael ar gyfer cynnal gwasanaethau hyd nes bod gwasanaeth newydd yn ei le ym Medi 2012.  Byddai’r arian hwn, a’r cytundeb lefel gwasanaeth ar waith gyda Homestart Sir Ddinbych yn cynorthwyo gyda baich achosion a’r gwaith o weithio trwy’r broses bontio. Byddai cleientiaid cymwys yn cael eu symud i wasanaethau newydd yn dilyn cadarnhad y tendr llwyddiannus.   Roedd y broses gyfan wedi bod yn fwy cymhleth na’r hyn a ragwelwyd yn wreiddiol, ond er hynny, roedd wedi arwain at well gwerth am arian a gwell gwasanaethau i gleientiaid.   Roedd y rhaglen gyfan i fod ar waith erbyn Medi 2012.

Mewn perthynas â’r elfen Anabledd, gan fod arian ond ar gael hyd at 2014, roedd y Panel Anabledd yn ddiweddar wedi dod i’r casgliad y byddai modd sicrhau darpariaeth i 4 allan o’r 6 maes gwreiddiol, felly, byddai’r swm a dalwyd yn llai er mwyn cymryd i ystyriaeth y ddarpariaeth interim a ddarparwyd gan Cyfle Barnardos Cymru. 

Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau, dywedodd swyddogion:-

Ø      Eu bod yn gweithio gyda’r Rheolwr Partneriaethau a Chymunedau i weld a oedd modd annog y sawl oedd yn gymwys i hawlio cinio ysgol rhad i wneud cais amdano a gweithio hynny i mewn i’r cynllun; byddai hynny wedyn yn arwain at welliant o ran hawlio premiwm.

Ø      Mewn perthynas â’r penderfyniad i beidio â dyfarnu’r tendr ‘Cefnogi Teulu’ i Homestart,  a oedd wedi bod yn siom fawr i nifer o gynghorwyr, rhoddwyd £20,000 i Homestart i barhau i weithio trwy’r chwarter cyntaf, ac roedd hyn bellach wedi’i ymestyn hyd ddiwedd Awst i hwyluso cyfnod yr haf – byddai arian ar gael hyd nes byddai’r tendr newydd ar waith i gynorthwyo gyda’r cyfnod pontio, ac er mwyn peidio amharu neu effeithio ar fywydau teuluoedd sydd angen cefnogaeth.

Ø      Esboniwyd bod Homestart ond yn delio gyda phlant dan 5 oed, ac er ei fod yn gweithredu’n bennaf gan ddefnyddio gwirfoddolwyr, bod y costau cynnal yn uchel iawn.  Roedd angen gweithio gyda phlant o ystod oedran eang, ac nid plant dan 5 yn unig. Roedd Homestart wedi cyflwyno tendr am y gwaith y maen nhw’n ei wneud ar hyn o bryd, ac nid am wasanaethau a oedd i’w comisiynu yn ôl manyleb y tendr. 

Ø      Pwysleisiwyd bod pob mudiad wedi cael o leiaf blwyddyn o rybudd o’r newidiadau, ac mai nod y penderfyniad i chwilio am dendrau oedd gwella’r gwasanaeth. 

Ø      Roedd deilliannau mesuradwy wedi’u dyfeisio i bob un o’r cytundebau, a byddai modd adrodd nôl arnynt i’r Pwyllgor yn y dyfodol. Cytunodd yr HBPP i fynychu Cyfarfod o’r Pwyllgor Craffu Partneriaethau yn Ionawr 2013 i roi diweddariad i’r Pwyllgor. 

Yn dilyn trafodaeth fanwl:-

PENDERFYNWYD:-

(a)               yn amodol ar yr ystyriaethau uchod, bod y Pwyllgor yn cefnogi’r prosesau a’r penderfyniadau a argymhellwyd gan Fwrdd Prosiect Teuluoedd yn Gyntaf fel y  cytunwyd arnynt mewn cyfarfodydd arbennig o Bartneriaeth Strategol Plant a Phobl Ifanc (CYPSP); a

(b)               y dylai’r Pennaeth Cynllunio a Pherfformiad  Busnes adrodd nôl i’r Pwyllgor yn Ionawr 2013 ar y cynnydd a wnaed o ran gweithredu a darparu’r gwasanaethau a gomisiynwyd, ac o hynny, ar ddeilliant 4 o’r Cynllun MAWR.