Eitem ar yr agenda

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol y Datganiad Drafft o Gyfrifon 2020/21 (a gylchredwyd yn flaenorol), rhoddodd yr adroddiad ddiweddariad ar gynnydd y Datganiad Drafft o Gyfrifon 2021/22 a'r broses sy'n sail iddo. Roedd cyflwyno'r cyfrifon drafft yn arwydd cynnar o sefyllfa ariannol y cyngor gan dynnu sylw at unrhyw faterion yn y cyfrifon neu'r broses cyn i'r cyfrifon gael eu harchwilio.

Atgoffwyd yr aelodau bod dyletswydd statudol ar y cyngor i lunio datganiad o gyfrifon a oedd yn cydymffurfio â safonau cyfrifo cymeradwy.

Yr adroddiad ynghlwm oedd y Datganiad Drafft o Gyfrifon; byddai'r Datganiad Cyfrifon terfynol yn cael ei gyflwyno yn ddiweddarach yn y flwyddyn i'w lofnodi gan yr aelodau. Y gobaith oedd y byddai'r cyfrifon yn barod ar gyfer cyfarfod pwyllgor mis Medi ond y gred bellach oedd na fydden nhw'n cael eu paratoi mewn pryd ac y bydden nhw'n cael eu cynnwys ar gyfarfod pwyllgor mis Tachwedd. 

Fe wnaeth Pennaeth y Gwasanaethau Cyllid ac Eiddo atgoffa'r aelodau mai'r rheswm dros yr adroddiad oedd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi dirprwyo'r cyfrifoldeb i dderbyn yr adroddiad. Cyflwynwyd set ddrafft o gyfrifon cyn y cyfrifon terfynol mewn cyfarfod diweddarach.

O fewn yr adroddiad nodwyd dyddiadau terfyn amser statudol 31 Mai 2022 a 31 Gorffennaf 2022. Clywodd aelodau bod Llywodraeth Cymru yn anfon cyfarwyddeb yn rhoi cyfarwyddiadau ynghylch ynghylch y camau gweithredu sydd eu hangen os nad oedd modd bodloni'r dyddiadau hynny. Roedd yr awdurdod wedi ymrwymo i fodloni'r terfynau amser estynedig.

Tywyswyd yr aelodau drwy'r penawdau a gynhwysir yn adroddiad y clawr. Cadarnhawyd bod y cyfrifon drafft wedi'u cwblhau a'u llofnodi gan y Pennaeth Cyllid ar 27 Mehefin 2022. Gwelliant o'r flwyddyn flaenorol. Roedd y cyfrifon drafft wedi bod ar gael i'w harchwilio yn ôl y galw a byddai'n agored i archwiliad cyhoeddus rhwng 15 Gorffennaf a 11 Awst.

Roedd cydweithio agos gydag Archwilio Cymru wedi digwydd yn y broses o adrodd ac archwilio'r cyfrifon. Byddai rhagor o waith a thrafodaethau ar addasiadau yn parhau dros y toriad. Roedd swyddogion wedi derbyn canllawiau i gefnogi'r gwaith o gwblhau cyflwyno'r cyfrifon. Cafodd yr aelodau eu tywys i'r adroddiad naratif a roddodd grynodeb o'r gweithgaredd a gynhaliwyd gan yr awdurdod dros y flwyddyn. Clywodd yr aelodau pa mor bwysig yw'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a gyflwynwyd gan Archwiliad Mewnol sy'n rhan o'r datganiad o gyfrifon.

Adleisiodd cynrychiolydd Archwilio Cymru, David Williams, y materion a gyfathrebudd y Pennaeth Cyllid i'r aelodau. Roedd canllawiau i gwblhau'r cyfrifon wedi eu cyflwyno i swyddogion am gefnogaeth. Un pryder oedd lefel chwyddiant. Roedd angen gwaith manwl pellach ar asedau.

Roedd angen cydweithio'n agos gyda swyddogion Sir Ddinbych dros y misoedd nesaf er mwyn gweithio trwy'r materion a'r pryderon. Cadarnhaodd ei bod yn debygol y byddai'r datganiad terfynol o gyfrifon ac archwiliadau yn cael eu cyflwyno i gyfarfod y pwyllgor ym mis Tachwedd.

Roedd Pennaeth y Gwasanaethau Cyllid ac Eiddo eisiau diolch i bawb am waith oedd wedi ei wneud wrth gwblhau'r Datganiad Drafft o Gyfrifon.

Cafwyd arweiniad a gwybodaeth pellach ar y canlynol:

·         Nid oedd gan yr awdurdod unrhyw eiddo buddsoddi. Cyflwynodd y Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus reolau llym ynghylch pa arian benthyca y gellid ei ddefnyddio ar ei gyfer. Ni allai awdurdodau fenthyg i brynu eiddo buddsoddi. Roedd y cyngor yn berchen ar eiddo a fyddai'n cynyddu mewn gwerth a allai gael ei werthu yn y dyfodol gydag 'elw' nid oedd perchnogaeth yr eiddo hynny am y rheswm hwnnw.

·         Daeth cadarnhad bod y cynnydd yn y ffigyrau ar fantolen Anheddau Cyngor yn dilyn ailbrisiad o eiddo. Roedd yna bolisi i brynu eiddo cyngor yn ôl i'w ail-lenwi a fydd hefyd wedi cyfrannu at y cynnydd hwnnw.

·         Roedd y gwaith cynllunio wedi dechrau ymgymryd ag ailbrisiad o asedau. Roedd dau aelod newydd o staff wedi'u penodi i'r tîm prisio a'r ystadau. Roedd gan y tîm hwnnw lwyth gwaith mawr felly byddai'r adnodd ychwanegol o fudd. Y gobaith oedd y byddai'r gwaith ailbrisio yn cael ei gwblhau erbyn diwedd 2022. Yn y tîm cyfrifeg roedd yna nifer o newidiadau gyda staffio cadarnhawyd recriwtio ac apwyntiad wedi digwydd.

·         Roedd cynllun archwilio blynyddol Archwilio Cymru yn ddogfen bwysig i gyfeirio hefyd wrth edrych ar y datganiadau drafft. Roedd cyfeiriad at risgiau posib sylweddol wrth gwblhau'r cyfrifon drafft, cafodd y rhain i gyd eu hadolygu a'u hasesu gan Archwilio Cymru a hyd yma nid oedd unrhyw bryderon wedi'u canfod.

·         Gallai'r geiriad yn yr elfen 'Sut rydyn ni'n adrodd ein cyllideb' o'r adroddiad, gael ei adolygu yn lle'r gwaith 'yn anffodus'.

·         Roedd cytundeb o amserlen archwilio a therfynau amser rhwng yr awdurdod a Carmarthenshire Leisure Limited wedi cael ei gytuno. Darparu cyfrifon i gwblhau'r datganiad cyffredinol o gyfrifon ar gyfer Cyngor Sir Ddinbych. Mae unrhyw addasiadau a gafwyd gan Archwilio Cymru y gellir eu gwneud yn y ffrâm amser wedi'u haddasu. Cynhaliwyd cyfarfodydd misol gyda Denbighshire Leisure Limited i drafod unrhyw broblemau a chefnogi cwblhau cyfrifon y grŵp.

·         Byddai'r tîm prisio ac ystadau yn cymeradwyo unrhyw ailbrisiadau asedau fel prisiwr cymwys. Bydden nhw'n arwyddo'r gwerthoedd hynny i ffwrdd. Byddai'r tîm cyllid yn cwblhau gwiriad synnwyr o'r prisiadau hynny. 

·         Roedd Llywodraeth Cymru wedi darparu dwy flynedd o ddangosol settlement.

·         Dywedodd y Pennaeth Cyllid ac Eiddo y byddai'n rhoi gwybodaeth fanwl i aelodau am gwestiynau penodol pe bai angen dilyn y cyfarfod. Anogodd aelodau i gysylltu ag ef yn uniongyrchol â chwestiynau.

Roedd y pwyllgor eisiau diolch i'r Pennaeth Cyllid ac Eiddo a'r tîm am y gwaith helaeth oedd wedi mynd i gynhyrchu'r datganiad drafft o gyfrifon. Nodwyd bod ymdrech sylweddol wedi'i gwneud i gynhyrchu a chyflwyno'r papurau.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y gallai argymhelliad ychwanegol gael ei gynnwys er mwyn adlewyrchu diolch yr aelodau i'r swyddogion dan sylw.

PENDERFYNWYD bod aelodau'n nodi'r sefyllfa fel y'i cyflwynir yn y Datganiad Drafft o Gyfrifon. Cytunodd yr aelodau hefyd i gynnwys argymhelliad ychwanegol a'i ddarllen fel; 3.2 Mynegodd y pwyllgor eu gwerthfawrogiad i'r Pennaeth Cyllid ac Eiddo a'r holl staff sy'n rhan o'r gwaith o baratoi'r Datganiad Drafft o Gyfrifon.