Eitem ar yr agenda

Derbyn adroddiad ar lafar am y casgliadau y daethpwyd iddynt yng ngweithdy'r Cyd-bwyllgor Trosolwg a Chraffu a gynhaliwyd cyn y cyfarfod.

Gan gyflwyno’r eitem, cynghorodd y Cadeirydd bod aelodau’r Pwyllgor a swyddogion cefnogi wedi cynnal gweithdy cyn cyfarfod y Pwyllgor.   Nod y gweithdy oedd rhoi cyfle i aelodau adolygu’r argymhellion a oedd wedi’u cynnwys ym mhapur trafod Archwilio Cymru, ‘Adolygiad o Fyrddau Gwasanaethau Cyhoeddus yng Nghymru (Hydref 2019)’ a oedd yn ymwneud yn benodol â chraffu Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus, sef:

(a)  er mwyn gwella ei brosesau craffu, bod y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus yn defnyddio canfyddiadau Papur Archwilydd Cyffredinol Cymru, chwe thema i helpu gwneud craffu yn ‘Barod at y dyfodol’ i adolygu ei berfformiad presennol a nodi ble mae angen iddynt gryfhau trefniadau; a

(b)  bod y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus yn sicrhau fod gan bwyllgorau craffu ymgysylltiad digonol gydag ystod o fudd-ddeiliaid perthnasol sy’n gallu helpu i ddal y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus i gyfrif.

Darparodd y Cydlynydd Craffu, Rhian Evans, grynodeb o’r agweddau amrywiol o rôl y Pwyllgor a drafodwyd yn ystod y gweithdy, a’r chwe thema i wneud craffu yn ‘barod at y dyfodol’.   Sef, bod y Pwyllgor yn:

·         gwybod ei rôl

·         gyfarwydd gyda’r pwerau a ymddiriedwyd iddo, beth mae’n gallu ei wneud a beth nad yw’n gallu ei wneud

·         deall yr hyn y mae’n ceisio ei gyflawni

·         cynllunio ei waith i gyflawni ei nodau

·         ymwybodol o’r trefniadau cymorth sydd ar gael iddo a’r offer a’r mecanweithiau mae’n gallu eu defnyddio i gyflawni ei nodau; a

·         gwerthuso ei effeithlonrwydd yn rheolaidd gyda’r nod o nodi unrhyw fylchau mewn gwybodaeth a meysydd sydd angen eu gwella wrth iddo ymdrechu’n barhaus i wynebu heriau i’r dyfodol

Yn ystod y gweithdy, fe ddaeth yn amlwg bod y Cydbwyllgor yn gyfarwydd â’i rôl, yn ogystal â graddau ei bwerau i graffu’r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus a’i ddal i gyfrif.   Ers ei sefydlu, roedd y Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu wedi bod yn awyddus i ddeall rôl pob partner o’r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus statudol a sut mae’r partneriaid hynny’n teimlo eu bod wedi elwa o fod yn aelod o’r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus.   Felly, cytunodd y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu i gael eitem sefydlog ar ei raglen fusnes ar ‘gyfraniad partneriaid, a’r manteision i bartneriaid Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych’, gan wahodd pob partner statudol i roi cyflwyniad ar y thema hon yn eu tro.   Er bod y rhaglen hon wedi dechrau ac  yn ymddangos fel ffordd effeithiol o ddeall gwaith y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus a’r buddion ar gyfer trigolion a phartneriaid, bu i’r pandemig Covid-19 ein taro a bu’n rhaid defnyddio adnoddau sefydliadau partner er mwyn ymateb i’r pandemig.   Fodd bynnag, gan fod y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus yn fforwm strategol lefel uchel, roedd aelodau’r Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu o’r farn y byddai’n werth i’r Cydbwyllgor newydd barhau â’r ymarfer hwn yn dilyn yr etholiadau awdurdodau lleol unwaith y byddwn wedi dychwelyd i ‘fusnes arferol’.   Dylid parhau i rannu rhaglenni cyfarfodydd y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus ag aelodau’r Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu er gwybodaeth yn ogystal ag annog aelodau’r Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu i fynychu cyfarfodydd y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus i arsylwi’r trafodion.

Roedd yn amlwg y byddai disgwyl i awdurdodau lleol a chyrff sector cyhoeddus eraill roi rhagor o ystyriaeth i ddatblygiadau rhanbarthol a gweithio gyda’i gilydd ar sail ranbarthol yn y dyfodol, h.y. drwy Gydbwyllgorau Corfforaethol.    Byddai felly’n allweddol i’r Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu ddeall sut i weithio’n effeithiol yn lleol, yn is-ranbarthol ac yn rhanbarthol.   Byddai’r Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu yn cyfrannu at sicrhau synergedd rhwng gwaith y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus a chyrff amrywiol megis Cydbwyllgorau Corfforaethol, Bwrdd Partneriaeth Rhanbarthol Gogledd Cymru, Bwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru ac ati.  

Byddai’n hanfodol yn y dyfodol i’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu sicrhau fod ei argymhellion yn ystyrlon ac yn ymarferol.   I gyflawni hyn, byddai’n rhaid iddo ddyfeisio rhaglen gwaith i’r dyfodol briodol a chytbwys.   Gellid defnyddio nifer o offer i gyflawni hyn, er enghraifft cynlluniau a strategaethau amrywiol y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus, yn ogystal â data allanol megis data’r Cyfrifiad diweddaraf a fyddai’n cael eu cyhoeddi yn ystod tymor nesaf y Cyngor.

Wrth symud ymlaen, nododd aelodau y byddai’n ddefnyddiol:

·         cynnal digwyddiad gweithdy yn achlysurol er mwyn gwerthuso gwaith y Cydbwyllgor a’i effeithlonrwydd.

·         parhau i gynnal sesiynau briffio cyn cyfarfodydd rhwng y Cadeirydd a’r Is-gadeirydd a swyddogion cefnogi craffu er mwyn trafod materion ffurfiol y cyfarfod.   Dylid hefyd anfon gwahoddiadau ar gyfer y sesiwn friffio cyn cyfarfodydd at aelodau’r Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu a allai fynychu pe dymunent, byddai eu presenoldeb yn y sesiynau hyn yn hollol ddewisol. 

·         cyfethol cynrychiolwyr o ‘restr cyfranogwyr a wahoddwyd’ y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus ar y Cydbwyllgor er mwyn trafod eitemau neu feysydd gwaith arbennig, gan y gallai eu mewnbwn i’r eitemau hyn gynorthwyo aelodau i asesu effeithlonrwydd cynlluniau’r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus a helpu i ddal y Bwrdd i gyfrif;

·         datblygu cysylltiadau gwell gyda chynghorau dinas, tref a chymuned yn yr ardal, ynghyd â budd-ddeiliaid ac unigolion eraill a oedd wedi ymgysylltu gyda datblygiad yr Asesiad Lles, a’r Cynllun Lles maes o law, fel dull i helpu i werthuso’r effaith ar yr Asesiad a’r Cynllun i fesur p’un a oedd y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus yn darparu yn erbyn eu disgwyliadau.

·         gwneud cais i eitem fusnes reolaidd gael ei rhestru ar raglenni cyfarfodydd busnes y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus i’r dyfodol ar gyflwyno cofnodion cyfarfodydd y Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu i’r Bwrdd.   Dylid gwahodd Cadeirydd neu Is-gadeirydd y Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu i fynychu cyfarfodydd y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus i gyflwyno’r cofnodion.   Pe bai angen, gellid hefyd defnyddio’r eitem fusnes i gyflwyno unrhyw argymhellion gan y Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu i’r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus eu hystyried.   Byddai hefyd yn gwneud y Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu’n fwy amlwg i’r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus ac yn helpu i ddatblygu sianeli cyfathrebu cryf rhwng y cyrff.   Roedd potensial hefyd i helpu i ddatblygu perthynas waith adeiladol ac effeithiol rhwng y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus a’r Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu ac fel arall.

 Penderfynwyd: cytuno ar y camau gweithredu a restrir uchod a bod Cadeirydd/Is-gadeirydd y Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu yn adrodd ar y camau gweithredu arfaethedig i fynd i’r afael ag argymhellion Archwilio Cymru i’r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus yn ei gyfarfod nesaf.