Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol (copi’n amgaeëdig) sy’n cyflwyno Adroddiad Blynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2011/12.

11.30 a.m. – 11.45 a.m.

Roedd adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol, yn cyflwyno Adroddiad Blynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2011/12, wedi ei gylchredeg â’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Roedd yr adroddiad yn cyflwyno Adroddiad Blynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2011/12 (Atodiad 1).  Roedd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol blaenorol wedi cymeradwyo fersiwn ddrafft cyn diwedd 2011/12, gyda’r fersiwn derfynol yn gofyn am gymeradwyaeth y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

Esboniwyd y dylai’r adroddiad blynyddol, yn unol â’r ‘Cod Ymarfer ar gyfer Archwilio Mewnol mewn Llywodraeth Leol yn y Deyrnas Unedig’ (2006), a gyhoeddwyd gan Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA):-

·        ddarparu barn ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd amgylchedd rheolaeth fewnol y sefydliad;

·        datgelu unrhyw amodau i’r farn honno, ynghyd â’r rhesymau am yr amod;

·        cyflwyno crynodeb o’r gwaith archwilio a ymgymerwyd i ffurfioli’r farn, yn cynnwys dibyniaeth a roddir ar waith gan gyrff sicrwydd eraill;

·        tynnu sylw at unrhyw faterion sy’n arbennig o berthnasol i baratoad y datganiad llywodraethu blynyddol yn ein barn ni;

·        rhoi sylwadau ar gydymffurfio â’r safonau a gynhwysir yn y Cod Ymarfer a chyfathrebu canlyniadau’r rhaglen sicrwydd ansawdd archwilio mewnol.

Hysbyswyd y Pwyllgor fod y Cod yn gofyn am Adroddiad Blynyddol i’r Pwyllgor Archwilio neu gorff cyfwerth.

Atodiad 1 – Roedd yr Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol 2011/12 yn cynnwys Barn yr Archwiliad

Roedd digonolrwydd ac effeithiolrwydd cyffredinol amgylchedd rheoli mewnol y sefydliad wedi ei ddiffinio fel y polisïau, gweithdrefnau a’r gweithrediadau ac roedd y rheiny wedi eu nodi yn yr adroddiad.

Roedd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio mewnol wedi seilio barn ei archwiliad ar y gwaith Archwilio Mewnol a wnaethpwyd yn ystod 2011/12, y farn a ffurfiwyd ym mhob maes adolygu a’r materion a godwyd yn ystod ein gwaith, fel y’i dangosir yn Atodiad 1.  Gan ddefnyddio’r cyfraddiadau sicrwydd newydd o Adroddiadau Archwilio mewnol, fel y’u dangosir yn y tabl a gynhwysir yn yr adroddiad, barn y Pennaeth Archwilio Mewnol oedd y gallai Sir Ddinbych gael sicrwydd ‘canolig’ yn nigonolrwydd cyffredinol ac effeithiolrwydd ei amgylchedd rheoli mewnol yn cynnwys ei drefniadau ar gyfer llywodraethu a rheoli risg.

Ni chafwyd unrhyw faterion a oedd yn berthnasol i’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ac roedd ymateb Rheolaeth i faterion a godwyd gan Archwilio Mewnol wedi eu cynnwys yn yr adroddiad ynghyd â manylion Mesurau Perfformiad Archwilio Mewnol.  O ran cydymffurfio â Safonau’r Cod Ymarfer, byddai Swyddfa Archwilio Cymru’n adolygu’r gwasanaeth yn flynyddol, ond ni fyddai’n cynhyrchu adroddiad ffurfiol.  Fodd bynnag, nid oedd SAC wedi codi unrhyw faterion o bryder efo’r gwasanaeth.

Darparodd Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol ddiweddariad byr o ran yr un adroddiad archwilio a gyhoeddwyd ac a oedd â statws coch, a oedd yn ymwneud ag Ysgol St Bridgets, Dinbych.  Esboniodd fod gwaith yn gyfredol a bod adroddiad ar y gweill a oedd yn amlinellu cynnydd o ran y Cynllun Gweithredu.  Cadarnhaodd hefyd nad mater corfforaethol oedd hwn ac nad oedd yna unrhyw oblygiadau i ysgolion eraill yn yr Awdurdod. 

Roedd dadansoddiad o gyflenwad  Strategaeth Archwilio Mewnol 2011/12 wedi ei gynnwys yn yr adroddiad, ynghyd â sgorau sicrwydd a nifer y materion a godwyd ar gyfer yr adolygiadau a gwblhawyd, y diffiniadau a ddefnyddiwyd i ffurfio ein sicrwydd archwilio a’r cyfraddiadau a ddefnyddiwyd i asesu’r lefelau risg o ran y materion a godwyd. 

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd, cadarnhaodd Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol y byddai nifer y dyddiau cynlluniedig gwreiddiol yn wahanol i’r dyddiau gwirioneddol, gan fod y strategaeth yn hyblyg a’i bod yn cael ei hadolygu wrth i risgiau a blaenoriaethau newid.  

Cafwyd ymateb gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol i gwestiwn gan y Cynghorydd M.L. Holland ynglŷn â chyllidebau ysgolion ac adolygiad fformiwla ariannu ysgolion.  Esboniodd fod gwaith a wnaethpwyd mewn Ysgolion Uwchradd yn cynnwys adolygiad o reolaeth ariannol yr ysgol yn gyffredinol er mwyn darparu sicrwydd i Lywodraeth Cymru.  Oherwydd maint Ysgolion Cynradd, byddid yn edrych ar reolaeth ariannol yr ysgolion fel testun a byddid yn edrych ar sampl o’r ysgolion i archwilio’r arferion a fabwysiadwyd. 

Esboniodd y Pennaeth Gwasanaethau Archwilio Mewnol y byddai adroddiad ar weddillion ariannol yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Craffu Perfformiad ym Medi, 2012.  Amlinellodd y Cynghorydd J. Thompson-Hill ddarpariaethau’r gyllideb ar gyfer ysgolion ac amlygodd fod gwahaniaeth yn bosib rhwng Ysgolion Uwchradd mawr ac Ysgolion Cynradd bach.  Esboniodd hefyd nad oedd gan Sir Ddinbych gap ffurfiol o ganrannau o weddillion ysgolion.

Yn dilyn trafodaeth fer:-

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cymeradwyo Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2011/12, yn cynnwys y Farn Archwilio gyffredinol a gynhwyswyd ynddo.