Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan Reolwr y Tîm Gwelliannau Corfforaethol (copi’n amgaeëdig) ar adroddiad terfynu prosiect ar gyfer Prosiect Adolygu Rheoli Risg Strategol.

10.25 a.m. – 10.50 a.m.

Roedd adroddiad gan Reolwr y Tîm Gwella Corfforaethol ar yr adroddiad terfynu prosiect ar gyfer y Prosiect Adolygu Rheolaeth Risg Strategol, wedi ei gylchredeg yn y cyfarfod.

Cyflwynodd Rheolwr y Tîm Gwella Corfforaethol yr adroddiad a oedd yn rhoi sicrwydd i’r Pwyllgor fod yna broses gadarn ar gyfer rheolaeth risg strategol.  Roedd y Pwyllgor Craffu Perfformiad wedi nodi ei fod yn fodlon fod y broses yn gweithredu’n dda a’i bod yn hawdd ei dilyn.

Roedd yr adroddiad yn darparu gwybodaeth ynglŷn â’r adolygiad o reolaeth risg strategol a gweithrediad dilynol proses newydd i gydlynu rheolaeth risg strategol.  Roedd y Cyngor wedi cynnal adolygiad o reolaeth risg strategol oherwydd pryderon ynglŷn â pha mor gadarn oedd y gweithgaredd o fewn y sefydliad.  Roedd yr adolygiad yn cynnig nifer o newidiadau i’r broses bresennol yn cynnwys polisi a gweithdrefn newydd i reoli risg strategol, a symud cyfrifoldeb am gydlynu rheolaeth risg strategol oddi wrth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol i’r Tîm Gwella Corfforaethol.  Yn dilyn gweithrediad y newidiadau, roedd y manteision canlynol wedi eu gwireddu, fel y’u nodir ar dudalen 5  Adroddiad Terfynu’r Adolygiad Risg:-

·        System fodern o Reoli Risg, sy’n fwy integredig ac yn fwy effeithiol ac a fyddai’n ffit i’r pwrpas ac yn syml i’w deall.

·        Roedd templed clir wedi cyfrannu tuag at leihau maint y cofrestrau risg, fel y’i nodir yn yr Atodiad gan wneud y cofrestrau’n haws eu dilyn a chan ganiatáu arbedion argraffu ar draws yr awdurdod.

·        Lleihad sylweddol yn nifer y trapiau gwrthrychol a phroblemau o 172 i 30, Atodiad III.  Roedd pob un o’r 35 o achosion o ddyblygu wedi eu dileu oddi ar y cofrestrau.  Darparwyd diffiniad o ‘drap gwrthrychol’ i’r Pwyllgor.

·        Diwylliant o ymwybyddiaeth o risg rhagweithiol a pharhaus ym mhob rhan o’r Cyngor, a oedd yn lleihau’r posibilrwydd o weithgaredd heb ei gynllunio neu gostau ariannol a’u heffaith ar enw da’r Cyngor a hyder cwsmeriaid ac yn cynnal a gwella hyder y cwsmer yng ngallu’r Cyngor i gyflenwi ei ymrwymiadau.

·        Gweithdrefnau atebolrwydd ac adrodd clir wedi eu sefydlu.

·        Gwasanaethau’n cael eu hannog i gymryd agwedd ‘gwasanaeth cyfan’ tuag at eu cofrestrau gan ganiatáu mwy o ffocws, llai o ddyblygu a llai o broblemau’n cael eu hadrodd.

·        Tîm pwrpasol yn y Swyddogion Gwella Corfforaethol sy’n cydlynu risg yn gyson yn y Cyngor drwyddo draw.  Darparwyd manylion staffio yn y cyfarfod.

·        Gellid defnyddio adnoddau, yn cynnwys amser aelodau a swyddogion, yn fwy effeithiol.

·        Roedd y berthynas rhwng y Gofrestr Risgiau Corfforaethol a chofrestrau risgiau’r gwasanaeth wedi eu diffinio’n well gan alinio’n gliriach y cyfrifoldeb am y risgiau hynny â phortffolios y Cyfarwyddwr a’r Cabinet.

System a oedd yn adlewyrchu honno a ddefnyddir gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Conwy a oedd yn gwneud cynllunio’n haws lle’r oedd gwasanaethau ar y cyd yn y cwestiwn.

Darparwyd manylion hyfforddiant Aelodau gan Reolwr y Tîm Gwella Corfforaethol.  Cynhelid sesiwn Hyfforddi Rheoli Perfformiad ar Orffennaf 23ain, 2012 a fyddai’n cwmpasu Rheolaeth Risg a’r Fframwaith Rheoli Perfformiad. 

Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr Whitham ynglŷn â’r Gofrestr Risgiau Corfforaethol, esboniwyd y gellid nodi risgiau ar lefel gwasanaeth ledled y sefydliad neu risg lefel gwasanaeth un gwasanaeth.  Gallasai’r Tîm Gweithredol Corfforaethol nodi rhai risgiau lefel uwch a’u hystyried yn brif risgiau i’r Awdurdod. 

Mewn ymateb i awgrym gan y Cynghorydd M.L. Holland y dylai dogfennaeth fod yn haws i ddefnyddwyr eu deall o ran defnyddio Saesneg clir, cytunai’r Rheolwr Tîm Gwella Corfforaethol â’r teimladau’r farn a fynegwyd ac esboniodd fod Atodiadau i’r adroddiad wedi eu cynhyrchu i’w cyflwyno i’r Bwrdd Trawsnewid Busnes.

Yn dilyn trafodaeth bellach:-

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi’r adroddiad terfynu prosiect, Atodiad A.