Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol (copi ynghlwm) ar y dewisiadau ar gyfer model darparu gwasanaethau newydd ar gyfer y Gwasanaeth Refeniw a Budd-daliadau, a cheisio ardystiad y Cabinet o’r argymhelliad i drosglwyddo'r gwasanaeth yn ôl i’r Cyngor.

PENDERFYNWYD, wedi adolygu ac ystyried y dewisiadau a amlinellir ac a werthusir yn yr adroddiad parthed model newydd cyflenwi gwasanaethau ar gyfer y gwasanaethau refeniw a budd-daliadau, bod y Cabinet yn ardystio’r argymhellion a wnaed gan dîm y prosiect, gan ganiatáu’r awdurdodiad i swyddogion CSDd ddechrau trafodaethau ac ymgysylltiad gyda Civica a phartïon eraill, er mwyn mynd rhagddo gyda’r argymhelliad o ddod â’r gwasanaeth refeniw a budd-daliadau yn ôl i’r Cyngor mewn trawsnewidiad effeithiol heb unrhyw effaith niweidiol ar ddarparu’r gwasanaeth ac mewn cyfnod derbyniol o amser.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill yr adroddiad am y dewisiadau ar gyfer model darparu gwasanaeth newydd ar gyfer y Gwasanaeth Refeniw a Budd-daliadau a gofynnodd am gymeradwyaeth y Cabinet i’r argymhelliad y dylid trosglwyddo'r gwasanaeth yn ôl i'r Cyngor.

Ers 2014, Civica a fu'n gyfrifol am weinyddu'r contract i ddarparu Gwasanaeth Refeniw a Budd-daliadau'r Cyngor drwy gytundeb arddull partneriaeth a weithiodd yn hynod o effeithiol.  Er hyn, am resymau masnachol, mae Civica yn dymuno ailedrych ar eu cyfeiriad strategol a dod â’u trefniadau partneriaeth ag awdurdodau lleol i gyd i ben cyn gynted â phosibl.  Cynhaliwyd gwerthusiad dewisiadau ar y ffordd ymlaen a chafodd pum dewis eu gwerthuso drwy edrych ar gost eu darparu ac ansawdd y gwasanaeth.  Cafodd yr aelodau eu harwain drwy’r gwerthusiad o ddewisiadau gan y Cynghorydd Thompson-Hill yn ogystal â’r rhesymau a arweiniodd at yr argymhelliad y dylid trosglwyddo’r gwasanaeth yn ôl i’r Cyngor.  Os byddai’r Cabinet yn cymeradwyo'r argymhelliad, gellid dechrau trafodaethau gyda Civica a gellid dod â’r sefyllfa a drafodwyd yn ôl gerbron y Cabinet.  Ychwanegodd swyddogion fod y bartneriaeth wedi gweithio’n dda ond bod penderfyniad Civica wedi rhoi cyfle i ddarparu gwasanaeth effeithlon a chreu arbedion heb unrhyw effeithiau negyddol.

Cafwyd trafodaeth am yr adroddiad rhwng y Cabinet a’r Aelod Arweiniol a’r swyddogion a soniwyd am y penderfyniad gwreiddiol i roi’r gwasanaeth ar gontract allanol a chodwyd cwestiynau am rinweddau’r penderfyniad hwnnw a’r newid yn y dull er mwyn dod â’r gwasanaeth yn fewnol unwaith eto.  Esboniwyd bod y bartneriaeth wedi bod yn un llwyddiannus i'r ddwy ochr ond bod Civica wedi llunio penderfyniad strategol i ganolbwyntio ar elfen meddalwedd  y busnes wrth symud ymlaen, ac nad oedd hyn yn unrhyw adlewyrchiad ar y Cyngor na’r partneriaid eraill.  Roedd y contract wedi creu arbedion a gweithiodd yn dda i breswylwyr a staff, a buddsoddodd Civica mewn systemau meddalwedd a phrosesau ailddylunio, gan arwain at wasanaeth gwell, wedi’i symleiddio, a daeth ei effeithiolrwydd i'r amlwg pan weinyddwyd grantiau cymorth i fusnesau yn ystod pandemig y coronafeirws.  Gan gofio’r newid o ran amgylchiadau a'r gwerthusiad dewisiadau wedi hynny, awgrymwyd y dylai’r gwasanaeth gael ei drosglwyddo'n fewnol unwaith eto a byddai hynny'n arwain at arbediad cost o tua £341,000 ym mlwyddyn 1. Wrth ymateb i gwestiynau pellach, dywedwyd wrth y Cabinet na ellid dechrau trafodaethau ffurfiol gyda Civica nes byddai penderfyniad ffurfiol wedi ei wneud drwy’r Cabinet; credwyd y byddai trosglwyddo’r gwasanaeth yn ôl yn fewnol yn cael ymateb cadarnhaol gan staff, ac o ran cwsmeriaid eraill, byddai unrhyw rwymedigaethau dan gontract yn cael eu trosglwyddo’n awtomatig gyda’r gwasanaeth.

Teimlai'r Arweinydd fod y penderfyniad cywir wedi ei wneud i roi’r contract i Civica yn 2014, gan ei fod wedi arwain at wella'r gwasanaeth a chynnig manteision i gwsmeriaid.  Fe wnaeth ganmol y gwerthusiad eglur o’r dewisiadau a amlinellwyd a’r rhesymau eglur a arweiniodd at yr argymhelliad, er mwyn ymateb yn y ffordd orau i’r newid mewn amgylchiadau a roddodd gyfle i gadw gwasanaeth o ansawdd da a chreu arbedion o ran costau ar yr un pryd.

Gwahoddwyd cwestiynau/sylwadau gan rai nad oedd yn aelodau o'r Cabinet a chafwyd cefnogaeth eang i'r argymhelliad.  Atebodd yr Aelod Arweiniol a’r swyddogion -

·         y byddai staff presennol sy’n gweithio o dan y contract yn trosglwyddo ymgymeriadau diogelu cyflogaeth yn ôl i’r awdurdod

·         roedd gofyn i Civica gydymffurfio â pholisi'r Cyngor o ran y Gymraeg a byddai dod â'r gwasanaeth yn ôl yn fewnol yn cryfhau'r ddarpariaeth honno ymhellach

·         llwyddodd y contract i arbed £200,000 yn y flwyddyn gyntaf a £100,000 ychwanegol ym mlwyddyn 2/3, gan arwain at arbediad cyffredinol o £300,000 – byddai rhagor o arbedion yn cael eu gwneud ar ddiwedd y contract hefyd drwy drosglwyddo’r gwasanaeth yn ôl i’r Cyngor

·         cynhaliwyd gwaith craffu manwl pan drosglwyddwyd y gwasanaeth i Civica a gellid croesawu unrhyw gais i graffu ar y gwerthusiad o’r dewisiadau a’r argymhelliad eglur a wnaed; esboniwyd sefyllfa’r gwasanaeth wrth yr aelodau o’r cychwyn cyntaf

·         byddai canolfan y gwasanaeth yn Nhŷ Russell yn dal i  gael ei defnyddio yn y tymor byr/canolig ond byddai ei dyfodol yn cael ei thrafod fel rhan o’r rhaglen ffyrdd newydd o weithio

·         tua deunaw mis fyddai’r amserlen i ddod â’r gwasanaeth yn ôl yn fewnol; ni ddisgwylir cost ychwanegol i’r Cyngor drwy ddirwyn y contract i ben yn fuan gan gofio mai penderfyniad Civica yw tynnu’n ôl o'r cytundeb partneriaeth.

PENDERFYNWYD, ar ôl adolygu ac ystyried y dewisiadau a gafodd eu hamlinellu a’u gwerthuso yn yr adroddiad mewn perthynas â model darparu gwasanaethau newydd ar gyfer y gwasanaethau refeniw a budd-daliadau, bod y Cabinet yn cymeradwyo’r argymhellion a wnaed gan dîm y prosiect er mwyn galluogi swyddogion CSDd i fod â’r awdurdod i ddechrau trafodaethau ac ymgysylltu â Civica a phartïon eraill, er mwyn bwrw ymlaen â’r argymhelliad i ddod â’r gwasanaeth refeniw a budd-daliadau yn ôl i'r Cyngor mewn dull trawsnewid effeithiol, heb effeithio'n negyddol ar ddarpariaeth y gwasanaethau, a hynny o fewn amserlen dderbyniol.