Eitem ar yr agenda
GWERTHUSIAD O’R DEWISIADAU AR GYFER MODEL DARPARU GWASANAETH NEWYDD AR GYFER Y GWASANAETH REFENIW A BUDD-DALIADAU
- Meeting of Cabinet, Dydd Mawrth, 18 Ionawr 2022 10.00 am (Item 7.)
- View the declarations of interest for item 7.
Ystyried
adroddiad gan y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid,
Perfformiad ac Asedau Strategol (copi ynghlwm) ar y dewisiadau ar gyfer model
darparu gwasanaethau newydd ar gyfer y Gwasanaeth Refeniw a Budd-daliadau, a
cheisio ardystiad y Cabinet o’r argymhelliad i drosglwyddo'r gwasanaeth yn ôl
i’r Cyngor.
Penderfyniad:
PENDERFYNWYD, wedi adolygu ac ystyried y dewisiadau a amlinellir ac a werthusir yn yr
adroddiad parthed model newydd cyflenwi gwasanaethau ar gyfer y gwasanaethau
refeniw a budd-daliadau, bod y Cabinet yn ardystio’r argymhellion a wnaed gan
dîm y prosiect, gan ganiatáu’r awdurdodiad i swyddogion CSDd ddechrau
trafodaethau ac ymgysylltiad gyda Civica a phartïon eraill, er mwyn mynd
rhagddo gyda’r argymhelliad o ddod â’r gwasanaeth refeniw a budd-daliadau yn ôl
i’r Cyngor mewn trawsnewidiad effeithiol heb unrhyw effaith niweidiol ar
ddarparu’r gwasanaeth ac mewn cyfnod derbyniol o amser.
Cofnodion:
Cyflwynodd
y Cynghorydd Julian Thompson-Hill yr adroddiad am y dewisiadau ar gyfer model
darparu gwasanaeth newydd ar gyfer y Gwasanaeth Refeniw a Budd-daliadau a
gofynnodd am gymeradwyaeth y Cabinet i’r argymhelliad y dylid trosglwyddo'r
gwasanaeth yn ôl i'r Cyngor.
Ers 2014, Civica a fu'n gyfrifol am weinyddu'r contract i ddarparu
Gwasanaeth Refeniw a Budd-daliadau'r Cyngor drwy gytundeb arddull partneriaeth
a weithiodd yn hynod o effeithiol. Er hyn, am resymau masnachol,
mae Civica yn dymuno ailedrych ar eu cyfeiriad strategol a dod â’u trefniadau
partneriaeth ag awdurdodau lleol i gyd i ben cyn gynted â phosibl. Cynhaliwyd gwerthusiad
dewisiadau ar y ffordd ymlaen a chafodd pum dewis eu gwerthuso drwy edrych ar
gost eu darparu ac ansawdd y gwasanaeth. Cafodd yr aelodau eu harwain
drwy’r gwerthusiad o ddewisiadau gan y Cynghorydd Thompson-Hill yn ogystal â’r
rhesymau a arweiniodd at yr argymhelliad y dylid trosglwyddo’r gwasanaeth yn ôl
i’r Cyngor. Os
byddai’r Cabinet yn cymeradwyo'r argymhelliad, gellid dechrau trafodaethau gyda
Civica a gellid dod â’r sefyllfa a drafodwyd yn ôl gerbron y Cabinet. Ychwanegodd swyddogion fod y
bartneriaeth wedi gweithio’n dda ond bod penderfyniad Civica wedi rhoi cyfle i
ddarparu gwasanaeth effeithlon a chreu arbedion heb unrhyw effeithiau negyddol.
Cafwyd
trafodaeth am yr adroddiad rhwng y Cabinet a’r Aelod Arweiniol a’r swyddogion a
soniwyd am y penderfyniad gwreiddiol i roi’r gwasanaeth ar gontract allanol a
chodwyd cwestiynau am rinweddau’r penderfyniad hwnnw a’r newid yn y dull er
mwyn dod â’r gwasanaeth yn fewnol unwaith eto. Esboniwyd bod y bartneriaeth
wedi bod yn un llwyddiannus i'r ddwy ochr ond bod Civica wedi llunio penderfyniad
strategol i ganolbwyntio ar elfen meddalwedd
y busnes wrth symud ymlaen, ac nad oedd hyn yn unrhyw adlewyrchiad ar y
Cyngor na’r partneriaid eraill. Roedd
y contract wedi creu arbedion a gweithiodd yn dda i breswylwyr a staff, a
buddsoddodd Civica mewn systemau meddalwedd a phrosesau ailddylunio, gan arwain
at wasanaeth gwell, wedi’i symleiddio, a daeth ei effeithiolrwydd i'r amlwg pan
weinyddwyd grantiau cymorth i fusnesau yn ystod pandemig y coronafeirws. Gan gofio’r newid o ran amgylchiadau a'r gwerthusiad dewisiadau wedi hynny,
awgrymwyd y dylai’r gwasanaeth gael ei drosglwyddo'n fewnol unwaith eto a
byddai hynny'n arwain at arbediad cost o tua £341,000 ym mlwyddyn 1. Wrth
ymateb i gwestiynau pellach, dywedwyd wrth y Cabinet na ellid dechrau trafodaethau
ffurfiol gyda Civica nes byddai penderfyniad ffurfiol wedi ei wneud drwy’r
Cabinet; credwyd y byddai trosglwyddo’r gwasanaeth yn ôl yn fewnol yn cael
ymateb cadarnhaol gan staff, ac o ran cwsmeriaid eraill, byddai unrhyw rwymedigaethau dan gontract yn cael eu trosglwyddo’n
awtomatig gyda’r gwasanaeth.
Teimlai'r
Arweinydd fod y penderfyniad cywir wedi ei wneud i roi’r contract i Civica yn
2014, gan ei fod wedi arwain at wella'r gwasanaeth a chynnig manteision i
gwsmeriaid. Fe
wnaeth ganmol y gwerthusiad eglur o’r dewisiadau a amlinellwyd a’r rhesymau
eglur a arweiniodd at yr argymhelliad, er mwyn ymateb yn y ffordd orau i’r
newid mewn amgylchiadau a roddodd gyfle i gadw gwasanaeth o ansawdd da a chreu
arbedion o ran costau ar yr un pryd.
Gwahoddwyd
cwestiynau/sylwadau gan rai nad oedd yn aelodau o'r Cabinet a chafwyd
cefnogaeth eang i'r argymhelliad. Atebodd yr Aelod Arweiniol a’r
swyddogion -
·
y byddai staff presennol sy’n
gweithio o dan y contract yn trosglwyddo ymgymeriadau diogelu cyflogaeth yn ôl
i’r awdurdod
·
roedd gofyn i Civica
gydymffurfio â pholisi'r Cyngor o ran y Gymraeg a byddai dod â'r gwasanaeth yn
ôl yn fewnol yn cryfhau'r ddarpariaeth honno ymhellach
·
llwyddodd y contract i arbed £200,000
yn y flwyddyn gyntaf a £100,000 ychwanegol ym mlwyddyn 2/3, gan arwain at
arbediad cyffredinol o £300,000 – byddai rhagor o arbedion yn cael eu gwneud ar
ddiwedd y contract hefyd drwy drosglwyddo’r gwasanaeth yn ôl i’r Cyngor
·
cynhaliwyd gwaith craffu manwl
pan drosglwyddwyd y gwasanaeth i Civica a gellid croesawu unrhyw gais i graffu
ar y gwerthusiad o’r dewisiadau a’r argymhelliad eglur a wnaed; esboniwyd
sefyllfa’r gwasanaeth wrth yr aelodau o’r cychwyn cyntaf
·
byddai canolfan y gwasanaeth
yn Nhŷ Russell yn dal i gael ei
defnyddio yn y tymor byr/canolig ond byddai ei dyfodol yn cael ei thrafod fel
rhan o’r rhaglen ffyrdd newydd o weithio
·
tua deunaw mis fyddai’r
amserlen i ddod â’r gwasanaeth yn ôl yn fewnol; ni ddisgwylir cost ychwanegol
i’r Cyngor drwy ddirwyn y contract i ben yn fuan gan gofio mai penderfyniad
Civica yw tynnu’n ôl o'r cytundeb partneriaeth.
PENDERFYNWYD, ar ôl adolygu ac
ystyried y dewisiadau a gafodd eu hamlinellu a’u gwerthuso yn yr adroddiad mewn
perthynas â model darparu gwasanaethau newydd ar gyfer y gwasanaethau refeniw a
budd-daliadau, bod y Cabinet yn
cymeradwyo’r argymhellion a wnaed gan dîm y prosiect er mwyn galluogi swyddogion CSDd i fod â’r awdurdod i ddechrau
trafodaethau ac ymgysylltu â Civica a phartïon eraill, er mwyn bwrw ymlaen â’r
argymhelliad i ddod â’r gwasanaeth refeniw a budd-daliadau yn ôl i'r Cyngor mewn dull trawsnewid effeithiol, heb effeithio'n
negyddol ar ddarpariaeth y gwasanaethau, a hynny o fewn amserlen dderbyniol.
Dogfennau ategol:
- REVENUES AND BENEFITS SERVICE, Eitem 7. PDF 224 KB
- REVENUES AND BENEFITS SERVICE - Options Table (APPENDIX 1)v1, Eitem 7. PDF 454 KB