Eitem ar yr agenda

Cyflwynodd yr aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol Ddatganiad o Gyfrifon 2020/21 (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i'w gymeradwyo mae gan y cyngor ddyletswydd statudol i lunio datganiad o gyfrifon sy'n cydymffurfio â safonau cyfrifyddu cymeradwy. Rhaid i'r cyfrifon archwiliedig gael eu cymeradwyo'n ffurfiol gan aelodau etholedig ar ran y cyngor.

Cymeradwywyd y datganiadau ariannol ar gyfer 2020/21, yn amodol ar archwiliad, gan y Pennaeth Cyllid ac Eiddo ar 2 Awst. Cyflwynwyd y cyfrifon drafft i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar 22 Medi 2021 ac roeddent yn agored i'w harchwilio gan y cyhoedd rhwng 2 Medi a 29 Medi. Roedd cymeradwyaeth y cyfrifon archwiliedig wedi'u dirprwyo i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Cynhyrchwyd y Datganiad o Gyfrifon yn unol â'r Safonau Adrodd Ariannol Rhyngwladol (SAAR). Cynhyrchodd y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (SSCCC) God Ymarfer yr SAAR ar Gyfrifyddu Awdurdodau Lleol ac mae'r cyngor wedi cynhyrchu cyfrifon 2020/21 yn unol â'r Cod.

Pwysleisiwyd mai dyma'r flwyddyn gyntaf y bu'n rhaid i'r awdurdod gwblhau cyfrifon grŵp, gyda'r cyfrifon o DLL wedi'u hymgorffori yn y cyfrifon cyffredinol. Roedd yr amserlen ar gyfer cwblhau cyfrifon wedi'i gohirio oherwydd covid, y dyddiad cau terfynol ar gyfer cymeradwyo a llofnodi'r cyfrifon oedd 30 Tachwedd 2021.

Ymhelaethodd Pennaeth y Gwasanaeth Cyllid ac Eiddo (PGCE) ar y cyflwyniad drwy dynnu sylw at y broses sy'n peri straen i gyflawni'r cyfrifon erbyn y dyddiad cau. Bydd adroddiad diweddaru yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod nesaf y pwyllgor i grynhoi'r gwaith ar amserlen y blynyddoedd nesaf. Byddai gwaith gyda DLL yn parhau i sicrhau bod cyfrifon yn cael eu derbyn mewn pryd.  Diolchodd i waith swyddogion a chynrychiolwyr Archwilio Cymru.

Ategodd Matthew Edwards, cynrychiolydd Archwilio Cymru feddyliau HFPS. Roedd y cydweithio agos gyda'r tîm cyllid wedi bod yn gadarnhaol. Mae'r adroddiad yn nodi canfyddiadau allweddol yr archwiliad o'r Datganiad Cyfrifon Drafft. Cadarnhaodd ar ôl i'r pwyllgor gymeradwyo'r datganiadau cyllid, byddai'r Archwilydd Cyffredinol yn cyhoeddi adroddiad archwilio diamod.

Clywodd yr Aelodau mai cyfrifoldeb yr Archwilydd Cyffredinol oedd rhoi barn i'r awdurdod ar y datganiad ariannol. Roedd y farn honno'n ymdrin â dwy agwedd allweddol:

•       P'un a ydynt, ym mhob ffordd berthnasol, yn rhoi darlun cywir a theg o sefyllfa ariannol yr awdurdod ar gyfer y flwyddyn ariannol, a

•     A ydynt wedi'u paratoi yn unol â chod ymarfer SSCCC o gyfrifyddu awdurdodau lleol.

Nododd yr archwiliad saith camddatganiad heb eu cywiro, a'r cyfan wedi'u nodi yn yr adroddiad. Roedd y Safonau Archwilio Rhyngwladol yn ei gwneud yn ofynnol i Archwilio Cymru ofyn yn ffurfiol am resymau pam nad ydynt wedi'u cywiro.  Darparwyd y rhesymau hynny yn yr adroddiad.   

Tynnodd Archwilio Cymru sylw at yr angen i'r awdurdod gael proses effeithlon ac effeithiol o gau cyfrifon ar gyfer cyfrifo a chofnodi eiddo, peiriannau ac offer.

Diolchodd y Cadeirydd ar ran y pwyllgor i swyddogion a chynrychiolwyr Archwilio Cymru am y gwaith caled a wnaed i lunio'r cyfrifon. Roedd hi'n flwyddyn anodd ac roedd y timau wedi gweithio'n eithriadol o galed i gynhyrchu'r cyfrifon hyd at y dyddiad cau. 

Dadl gyffredinol –

·         • Cadarnhaodd yr PGCE mai tîm bach o swyddogion cyllid oedd yn gweithio ar y cyfrifon. Cydnabuwyd mai nifer cyfyngedig o staff oedd â'r cymwysterau i allu gweithio ar y cyfrifon. Nodwyd y gall nifer o staff ymddeol neu adael ar adegau tebyg. Roedd cynllun dan hyfforddiant ar waith ond cymerodd 4 blynedd i unigolyn fod yn gymwysedig. Ategodd y Swyddog Monitro ddatganiad PGCE i gefnogi unigolion i fod yn gymwysedig yn y gwasanaeth y maent yn gweithio.  

·         Roedd y dirprwy Adran 151, y Swyddog Rhian Evans wedi gwneud llawer o waith gyda CIPFA a chynlluniau hyfforddeion. Yr oedd yn gweithio i roi cynlluniau ar waith.

·         Cadarnhad nad oedd unrhyw ymholiadau gan y cyhoedd wedi dod i law ynglŷn â'r cyfrifon.

·         Roedd yr adran ar 'faterion yr wyf yn adrodd arnynt drwy eithriad' yn cyfeirio at unrhyw faterion pellach yr oedd angen sylw'r darllenwyr arnynt. Ni fu unrhyw elfennau yn yr adroddiad hwn yr oedd angen eu codi.

Aelodau, 

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn nodi cynnwys yr adroddiad ac yn cymeradwyo Datganiad o Gyfrifon 2020/21.