Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Brian Jones, Aelod Arweiniol Gwastraff, Cludiant a'r Amgylchedd (copi ynghlwm) yn ceisio cymeradwyaeth y Cabinet ar gyfer yr ymarfer tendro arfaethedig i gaffael fflyd cerbydau newydd ar gyfer y model gwastraff newydd.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet –

(a)       yn cymeradwyo’r ymarferiad tendro arfaethedig fel ag y nodwyd yn yr adroddiad;

(b)       yn cadarnhau ei fod wedi darllen, deall ac ystyried yr Asesiad o’r Effaith ar Les (Atodiad 1 yr adroddiad), Ffurflen Comisiynu’r Fflyd (Atodiad 2 yr adroddiad), a’r Llinell Amser (Atodiad 3 yr adroddiad) fel rhan o’i ystyriaethau;

(c)        yn cadarnhau y caiff y penderfyniad ei weithredu yn syth oherwydd bod angen cychwyn y Gwahoddiad i Dendro yn nechrau Rhagfyr 2021 i sicrhau y derbynnir y nwyddau mewn da bryd ar gyfer lansio’r model gwasanaeth newydd. Mae hyn oherwydd bod amser arwain y cerbydau hyn yn hir, a 

(d)       yn nodi y bydd adroddiad pellach yn cael ei gyflwyno i’r Cabinet yn Ionawr 2022 i gymeradwyo’r Dyfarnu Contract yn dilyn wedi’r ymarferiad tendro, bydd hefyd yn cadarnhau trefniadau rheoli contractau, costau wedi eu tendro, a manylion contractau.

Cyflwynodd y Cynghorydd Brian Jones yr adroddiad i geisio cymeradwyaeth y Cabinet i ymgymryd â phroses dendro i nodi prif gontractwr i ddarparu cerbydau fflyd newydd i gefnogi Model Gwastraff ar gyfer casglu gwastraff aelwydydd, masnach a chymunedol.

Byddai’r ymarfer tendro arfaethedig yn helpu i ddarparu’r newid gwasanaeth arfaethedig ar gyfer Model Gwastraff newydd ac roedd manylion y broses dendro wedi’u cynnwys yn yr adroddiad ynghyd ag amserlenni a gwerth amcangyfrifedig y contract ar gyfer fflyd diesel gyda’r posibilrwydd o ystyried prynu cerbydau trydan hyd at 20%, yn amodol ar gyllid gan ffynonellau eraill i dalu’r gwahaniaeth y gost rhwng cerbydau diesel a thrydan - roedd trafodaethau'n mynd rhagddynt gyda Llywodraeth Cymru mewn perthynas â hyn.  Oherwydd yr amserlenni tynn, er mwyn sicrhau bod y fflyd yn barod ar gyfer y gwasanaeth newydd, roedd yn rhaid hysbysebu'r tendr cyn gynted â phosibl a gofynnwyd i'r Cabinet wneud penderfyniad mewn perthynas â chymeradwyo’r ymarfer tendro cyn gynted â phosibl.

Tynnwyd sylw’r Cabinet at y costau dangosol diweddaraf ar gyfer y cerbydau fflyd a oedd ar gael ers cyhoeddi’r adroddiad. Y gyllideb ar gyfer y fflyd oedd £2.554 miliwn ac roedd yr amcangyfrif newydd yn awgrymu pwysau o £770,000 gyda'r costau dangosol diweddaraf yn awgrymu y gallai'r fflyd gostio hyd at £3.325 miliwn – ni fyddai’r costau gwirioneddol yn hysbys nes y byddai’r tendrau wedi cael eu cyflwyno ym mis Ionawr. Roedd y pwysau hwn o ganlyniad i gynnydd o 25% mewn prisiau cerbydau am resymau y tu hwnt i reolaeth y Cyngor. Byddai'r pwysau ar gostau’r fflyd yn cael ei fodloni gan y swm wrth gefn a risg o £2 filiwn o fewn y gyllideb prosiect gwastraff cyffredinol, fodd bynnag, byddai rhagor o alw ar y swm hwnnw wrth symud ymlaen gyda phwysau i’w ddisgwyl yn y broses dendro ar gyfer cam 2 gwaith adeiladu'r depo yn sgil costau cynyddol y deunyddiau. Roedd disgwyl y byddai’r costau tendr ar gyfer yr elfen honno ar gael erbyn gwanwyn 2022, a byddai’r Cabinet yn derbyn y wybodaeth ddiweddaraf am y sefyllfa bryd hynny. Roedd trafodaethau hefyd yn mynd rhagddynt gyda Llywodraeth Cymru i archwilio opsiynau cyllido ychwanegol i fynd i’r afael â’r pwysau hynny. Yr hyn a geisiwyd yn y cyfarfod hwn felly oedd cymeradwyaeth y Cabinet i ddechrau’r broses gaffael er mwyn sicrhau bod y fflyd yn barod mewn pryd ar gyfer y newid gwasanaeth.

Roedd prif feysydd y drafodaeth yn canolbwyntio ar y canlynol -

·         pe bai’r amcangyfrifon o ran costau ar gyfer y fflyd yn cael eu gwireddu, ni fyddai unrhyw broblem â dyrannu’r contract hwn o ystyried y byddai modd defnyddio’r gronfa wrth gefn a risg o £2 filiwn i fodloni’r pwysau – fodd bynnag, pe bai angen y swm amcanol llawn, dim ond £1.2 miliwn fyddai ar ôl yn y gronfa wrth gefn a risg ar gyfer y prosiect.

·         o ystyried y posibilrwydd o gynyddiadau pellach o ran costau elfennau eraill o'r prosiect, mae'n bosibl na fyddai’r gronfa wrth gefn a risg o £2 filiwn yn ddigonol - roedd gwaith yn mynd rhagddo i ystyried atebion cyllido allanol a mewnol er mwyn osgoi'r canlyniad hwnnw.

·         byddai’n anodd rhagweld y goblygiadau ariannol ar elfennau eraill o’r prosiect o ystyried yr ansicrwydd mewn perthynas â’r posibilrwydd o gynnydd mewn costau i’r dyfodol.

·         cadarnhaodd yr Aelod Arweiniol a swyddogion eu bod yn gyfforddus â sefyllfa gyffredinol y prosiect a sicrhawyd yr aelodau bod trefniadau llywodraethu a monitro cadarn ar waith i oruchwylio elfennau ariannol y prosiect ac y byddai'r Cabinet yn derbyn y wybodaeth ddiweddaraf am unrhyw ddatblygiadau ynghyd â manylion pellach y tendr ar gyfer y fflyd newydd ym mis Ionawr 

·         amlygwyd yr effaith o ddarparu cerbydau trydan fel rhan o’r fflyd newydd o ystyried y pwysau ariannol, ac ailadroddodd swyddogion ymrwymiad y Cyngor i ddefnyddio cerbydau trydan a chynyddu nifer y cerbydau trydan ar y fflyd cyn belled bod hynny’n parhau i fod yn opsiwn hyfyw– byddai diweddariad pellach ar yr elfen honno’n cael ei chynnwys fel rhan o’r adroddiad i’r Cabinet ym mis Ionawr. 

Nododd y Cabinet oblygiadau ariannol y prosiect cyffredinol fel y’u hamlinellwyd yn ogystal â’r amserlenni tynn sydd ynghlwm â'r broses dendro ar gyfer y fflyd newydd. Nodwyd y byddai canlyniad y broses dendro a’r argymhelliad ar gyfer dyrannu’r contract yn cael ei gyflwyno i’r Cabinet ym mis Ionawr a fyddai’n cynnig sicrwydd ynghylch elfen ariannol y fflyd cerbydau newydd.

PENDERFYNWYD y byddai’r Cabinet yn –

 (a)      cymeradwyo’r ymarfer tendro arfaethedig fel y manylir yn yr adroddiad,

 (b)      cadarnhau ei fod wedi darllen, deall ac ystyried yr Asesiad o Effaith ar Les (Atodiad 1 i’r adroddiad),a'r Ffurflen Comisiynu Cerbydau Fflyd (Atodiad 2 i’r adroddiad) a’r Llinell Amser (Atodiad 3 i’r adroddiad),  fel rhan o'i ystyriaethau,

 (c)       cadarnhau bod y penderfyniad hwn yn cael ei weithredu ar unwaith, oherwydd yr angen i ddechrau’r Gwahoddiad i Dendro ar ddechrau mis Rhagfyr 2021 i sicrhau bod y nwyddau’n cael eu derbyn mewn pryd ar gyfer lansio’r model Gwasanaeth newydd.  Mae hyn oherwydd bod yr amser aros am gerbydau yn hir ar hyn o bryd.

 (d)      nodi y bydd adroddiad pellach yn cael ei gyflwyno i’r Cabinet ym mis Ionawr 2022 i gael cymeradwyaeth ar gyfer Dyfarnu’r Contract ar ôl y broses dendro, a fydd hefyd yn cadarnhau trefniadau rheoli’r contract, costau cyflwyno tendr a manylion y contract.