Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi wedi’i amgáu) yn rhoi gwybod i aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol(PAM) yr adroddiad (a ddosbarthwyd eisoes) yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i aelodau ar gynnydd y Tîm Archwilio Mewnol o safbwynt darparu’r gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau wedi eu cwblhau, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth gyflawni gwelliant.

Roedd yr adroddiad yn rhoi gwybodaeth am y gwaith a oedd wedi cael ei wneud gan Archwilio Mewnol ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Roedd yn caniatáu i’r pwyllgor fonitro perfformiad a chynnydd Archwilio Mewnol yn ogystal â rhoi crynodebau o adroddiadau Archwilio Mewnol.

Cadarnhad bod 5 Archwiliad a 3 adolygiad dilynol wedi'u cwblhau ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Tynnwyd sylw at y ffaith bod 1 o'r 5 archwiliad a gwblhawyd wedi cael sicrwydd isel bod yr adroddiad archwilio wedi'i atodi fel atodiad 2 i'r adroddiad. O'r 3 adolygiad dilynol a gwblhawyd, dyfarnwyd sicrwydd canolig i 2 ac roedd manylion wedi'u cynnwys yn adroddiad y Diweddariad Archwilio Mewnol. Rhoddwyd sgôr sicrwydd isel i un adroddiad dilynol, manylion yr adolygiad hwnnw lle'r oedd wedi'i gynnwys fel eitem 10 ar yr agenda ar Reoli Contractau.

Cadarnhad bod swydd yr Uwch Archwilydd wedi'i llenwi drwy secondiad o aelod presennol o'r tîm, a oedd yn ei dro yn creu swydd wag Archwilydd. Clywodd yr Aelodau fod secondiad yr Uwch Archwilydd i Olrhain, Profi a Diogelu wedi'i ymestyn ymhellach i fis Mehefin 2022.

Atgoffwyd yr Aelodau bod manylion pob un o'r archwiliadau wedi'u cynnwys fel atodiad 1 i'r adroddiad. Cyflwynwyd cefndir byr o bob archwiliad i'r pwyllgor. Roedd yr archwiliad a gynhaliwyd ar Hamdden Sir Ddinbych Cyfyngedig – Llywodraethu a Rheoli Contractau yn adolygiad lefel uchel o'r trefniadau llywodraethu a rheoli risgiau allweddol yn dilyn y cyfnod pontio.  Y sicrwydd cyffredinol oedd bod y trefniadau llywodraethu a oedd ar waith gyda Hamdden Sir Ddinbych Cyfyngedig yn gadarn. Manylwyd ar fanylion pellach am yr archwiliad yn yr adroddiad. Roedd y PAM yn arwain aelodau drwy'r adroddiad manwl.

Rhoddodd Atodiad 2 yr Archwiliad Mewnol o Eithriadau, Esemptiadau ac Amrywiadau o'r Rheolau Gweithdrefn Contract (RGC) i aelodau. Diben yr adolygiad oedd rhoi sicrwydd bod eithriadau contractau, eithriadau ac amrywiadau wedi'u hawdurdodi a'u defnyddio'n briodol yn unol â Rheolau Gweithdrefn Contract. Cyflwynodd y PAM yr Uwch Archwilydd a gynhaliodd yr archwiliad. Rhoddodd yr Uwch Archwilydd fanylion pellach am yr archwiliad. Roedd y tîm Cyfreithiol a Chaffael wedi annog yr archwiliad yn weithredol. Ceisiodd yr archwiliad asesu unrhyw effaith y gallai'r pandemig fod wedi'i chael ar ddefnyddio a nifer yr achosion o geisiadau am eithriadau ac estyniadau. Cadarnhad bod sampl o benderfyniadau o'r 2 gyfnod ariannol blaenorol. Manylwyd ar reolau gweithdrefn y contract gyda'r darpariaethau ar gyfer rhoi eithriadau ac eithriadau ac roedd amrywiadau yn glir ac yn gryno. Teimlwyd nad oedd y pandemig yn cynyddu nifer y contractau neu'r estyniadau a ddyfarnwyd yn uniongyrchol. 

Codwyd pedwar mater yn ystod yr archwiliad, roedd manylion pob un wedi'u cynnwys yn yr adroddiad.

Yn ystod y drafodaeth –

·         Roedd eithriadau yn gontractau a ddyfarnwyd heb fynd drwy'r broses dendro.

·         Roedd esemptiad Teckal yn enw achos a sefydlodd y pennaeth ei bod yn bosibl i sefydliad sector cyhoeddus ymrwymo i gontract gydag endid yr oedd yn ei reoli ar yr amod nad oedd unrhyw ran yn y sector preifat yn yr endid hwnnw, roedd y corff cyhoeddus yn gallu dangos ei fod yn cadw'r un lefel o reolaeth dros yr endid a enwyd ag y byddai o un o'i adrannau gwasanaeth ei hun ac roedd o leiaf 80% o drosiant yr endid hwnnw yn gysylltiedig â gwaith neu wasanaethau sy'n cael eu cyflawni ar gyfer y corff cyhoeddus hwnnw.

·         Atgoffwyd yr Aelodau bod gan yr awdurdod wasanaeth caffael ar y cyd â Chyngor Sir y Fflint( CSF). Cadarnhaodd yr Arfarniad o Gynaliadwyedd ei bod wedi cael gwybodaeth am nifer y contractau a ddyfarnwyd yn uniongyrchol ym mlynyddoedd ariannol 2019/20 a 2020/21.  Nid oedd nifer y contractau a ddyfarnwyd yn uniongyrchol yn newid yn y ddau gyfnod ac roeddent yn cyfateb yn fras i nifer y contractau a ddyfarnwyd yn uniongyrchol gan CSF. Dywedwyd bod meini prawf penodol a chul iawn ar waith wrth ddyfarnu contractau uniongyrchol. Y mater a nodwyd oedd nad oedd tystiolaeth o ddealltwriaeth o wasanaethau i gael cymeradwyaeth Pennaeth y Gwasanaeth bob amser.

·         O'r samplau a adolygwyd y pedwar contract a ddyfarnwyd o dan y meini prawf brys eithafol, nid oedd unrhyw dystiolaeth i awgrymu nad oedd y rheini'n gyflyrau brys eithafol.

·         Nid oedd Proactis yn cael ei ddefnyddio fel y bwriadwyd ac fel sy'n ofynnol gan reolau Gweithdrefn y Contract.

·         Roedd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill yn bresennol yn y bwrdd sy'n monitro gwasanaeth a pherfformiad y ddau awdurdod ar y cyd. Nodwyd bod y ddau awdurdod yn gweithredu ychydig yn wahanol o dan y gwasanaeth ar y cyd.

·         Y broses uwchgyfeirio ar gyfer trafod adroddiad archwilio sicrwydd isel gyda'r Aelod Arweiniol perthnasol a'r uwch reolwyr. Roedd yr adolygiad archwilio wedi'i dderbyn gan CET ac roedd i fod i fynd i SLT yn y flwyddyn newydd.

·          Awgrymodd y PAM y dylid ystyried canlyniadau'r archwiliad Eithriadau,  Esemptiadau ac Amrywiadau Contract ochr yn ochr â'r archwiliad o Reoli Contractau a oedd hefyd wedi cael adroddiad sicrwydd isel.

Cyfeiriodd y Swyddog Monitro yr aelodau at y cynllun gweithredu a gynhwysir yn yr adroddiad. Cytunwyd ar nifer o gamau gweithredu ar gyfer pob un o'r pedwar mater a godwyd gyda dyddiad cau ar gyfer cwblhau pob cam gweithredu. Cytunwyd yn CET y byddai adroddiad rheolaidd yn cael ei gyflwyno i ddangos cydymffurfiaeth â RGC.

Awgrymodd yr Aelodau y dylid llenwi ffurflen neu restr wirio wrth gaffael contractau. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyfreithiol wrth yr aelodau na allai swyddogion y system proactis symud ymlaen i'r cam caffael nesaf heb gwblhau'r adran cyn gweithredu fel rhestr wirio.

Daeth cadarnhad bod yr archwiliad ar Hamdden Sir Ddinbych Cyfyngedig a oedd yn rhan o'r Archwiliad Mewnol o safbwynt Sir Ddinbych. Mae'r awdurdod yn darparu gwasanaeth archwilio mewnol i DLL fel rhan o'r contract. Cadarnhad y byddai DLL yn talu am unrhyw archwiliadau mewnol a gwblhawyd gan yr Archwiliad Mewnol os byddant yn gofyn amdano.

Nododd swyddogion bryderon yr aelodau a chytunwyd y byddai diweddariad pellach i'r pwyllgor yn cael ei ddarparu.

Gofynnodd yr Aelodau a ellid cyflwyno adroddiad ar y system proactis i'r pwyllgor. Dywedodd y Swyddog Monitro, pan oedd staff newydd yn eu swyddi, y dylent gael eu hyfforddi'n llawn ar unrhyw brosesau y byddai'r swydd yn eu golygu. Roedd angen adolygu'r defnydd o Proactis yn gyffredinol. Cadarnhad bod proactis yn cynnwys nifer o fodiwlau i gaffael a bod y modiwlau hynny'n gweithio'n dda. Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyfreithiol y gellid cynnwys adroddiad diweddaru ar y defnydd o'r proactis mewn caffael ar flaenraglen waith y pwyllgorau.

PENDERFYNWYD, mae'r aelodau'n nodi cynnydd a pherfformiad yr Archwiliad Mewnol. Gofynnodd yr Aelodau am i adroddiad dilynol gael ei ddarparu i'r pwyllgor yng nghyfarfod y pwyllgor ym mis Gorffennaf yn dilyn yr adolygiad dilynol o'r archwiliad mewnol. Cytunwyd hefyd y dylid cynnwys adroddiad gwasanaeth ar ddefnyddio proactis ar y flaenraglen waith.