Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad ar y cynigion a grëwyd drwy waith Grŵp Tasg a Gorffen Ffyrdd Newydd o Weithio Aelodau ac a fwriedir i fod yn berthnasol i’r Cyngor newydd yn dilyn yr etholiadau ym mis Mai 2022 (copi ynghlwm).

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd yr adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw). Cynigiodd ei ymddiheuriadau am y dryswch gyda'r atodiadau sy'n ymwneud â'r eitem ar yr agenda.

Roedd yr Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol yn bresennol ar gyfer yr eitem. Cadarnhaodd fod gweithgor wedi ei sefydlu i adolygu a thrafod ffyrdd newydd o weithio. Cadarnhawyd fod y gweithgor wedi cyfarfod ar 19 Hydref 2021 ac wedi cytuno ar yr argymhellion a gyflwynir i aelodau yn yr adroddiad.

Pwysleisiwyd fod y cynigion a osodir gan y gweithgor wedi eu cyflwyno i gynorthwyo’r trefniant cyfarfod hybrid a galluogi aelodau i gael mynediad i gyfarfodydd o bell os oeddent yn dymuno gwneud hynny. Y cynnig oedd i ddarparu dau ddarn o dechnoleg i bob aelod, gliniadur a ffôn symudol gyda sgrin fawr. Roedd y gweithgor wedi penderfynu peidio rhoi IPad i aelodau.

Pwysleisiodd yr Aelod Arweiniol y byddai’r newidiadau i’r dechnoleg a ddefnyddir ar ôl yr etholiadau nesaf ac y byddai hyfforddiant TGCh yn cael ei ddarparu i’r holl aelodau.

Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd i aelodau fod deddfwriaeth bresennol yn gorfodi awdurdodau lleol i gael darpariaeth i’w aelodau i fynychu cyfarfodydd o bell. Roedd y rhan fwyaf o gyfarfodydd cyhoeddus bellach yn cael eu cynnal o bell gyda'r cyfarfod yn cael ei ffrydio'n fyw drwy we-ddarllediad y cyngor.Roedd hyn yn caniatáu i'r cyhoedd a'r wasg arsylwi ar y cyfarfod. Atgoffwyd yr Aelodau y byddai strwythur y cyfarfod safonol yn dal i fod yn berthnasol, ac mae'n dal yn ofynnol i aelodau ddatgan unrhyw ddatganiadau a dogfennau rhan 2 sy'n weddill yn gyfrinachol. Arweiniwyd yr Aelodau drwy'r egwyddorion a'r protocolau cyffredinol a gynigiwyd.

Cadarnhaodd y Pennaeth Busnes, Gwelliant a Moderneiddio y byddai hyfforddiant yn cael ei ddarparu i aelodau ar y dechnoleg newydd. Pwysleisiodd bwysigrwydd cael technoleg i alluogi mwy o fynediad i aelodau a hwylustod wrth fynychu cyfarfodydd yn rhithiol. Byddai staff TGCh ar gael i gynnig cefnogaeth ac arweiniad i aelodau. Fe longyfarchodd aelodau ar y dysgu cyflym a wnaed ganddynt yn ystod y pandemig i alluogi cyfarfodydd i barhau. 

Diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion am y gefnogaeth roedd wedi ei dderbyn yn gosod ei ddyfeisiau i’w alluogi i weithio o gartref.

Diolchodd yr aelodau i’r Aelod Arweiniol a swyddogion am y wybodaeth a ddarparwyd, yn ystod y drafodaeth codwyd y pwyntiau canlynol:

·         Anogodd y Panel Annibynnol ar Gydnabyddiaeth Ariannol aelodau i ddefnyddio’r ddarpariaeth ar gyfer hawlio treuliau gan gynnwys y cyfleuster gofal plant. Os oedd gan aelodau dderbynebau ar gyfer treuliau yna gellid hawlio i gefnogi aelodau i fynychu cyfarfodydd.

·         Byddai swyddogion a’r gweithgor yn edrych ar ddewisiadau i aelodau ar sail unigol a chynorthwyo gyda sefydlu’r dechnoleg sydd ei hangen ar aelodau i fynychu cyfarfodydd o leoliadau pell.

·         Roedd angen lefel o ffurfioldeb a gweddustra o hyd ar gyfarfodydd o bell. Fe allai cyfleuster y cefndiroedd aneglur gael ei fabwysiadu gan aelodau i ychwanegu preifatrwydd. Cadarnhawyd y byddai gofod ar gael yn adeiladau’r cyngor er mwyn i aelodau ei ddefnyddio i fynychu cyfarfodydd. Ar hyn o bryd dim ond Siambr y Cyngor yn Neuadd y Sir, Rhuthun oedd wedi ei osod yn dechnegol i gefnogi cyfarfodydd hybrid.

·         Mae’n bosibl na fydd y defnydd o gyfarfodydd hybrid / o bell yn addas ar gyfer yr holl gyfarfodydd. Ar gyfer rhai cyfarfodydd nad ydynt yn cael eu gweinyddu gan y Gwasanaethau Democrataidd fel panel mabwysiadu mae’n bosibl na fyddai’n ymarferol i gynnal cyfarfod o bell.

·         Roedd yr aelodau yn deall yr angen i recordio cyfarfodydd, gofynnwyd am wneud aelodau yn ymwybodol pan fyddai cyfarfodydd yn cael eu recordio.

·         Fe allai’r ddyfais symudol newydd gael ei defnyddio fel man Wi-Fi yn ôl yr angen.

·         Roedd y swyddogaeth pleidleisio ar Zoom ar gael i’w ddefnyddio os oedd angen. Nodwyd fod y swyddogaeth wedi ei defnyddio nifer o weithiau i gynnal pleidlais i lunio penderfyniadau. Fe all pleidleisio drwy alw cofrestr gymryd llawer o amser ond roedd yn ei gwneud yn eglur sut roedd aelodau yn dymuno bwrw eu pleidlais.

·         Roedd Iechyd a Diogelwch aelodau a swyddogion yn destun pryder. Roedd aelodau a swyddogion wedi eu hannog i drafod unrhyw bryderon gydag eraill. Byddai cefnogaeth ac arweiniad yn cael ei ddarparu i bawb pe byddai unrhyw faterion yn codi. Y gobaith oedd y byddai’r dewis i weithio o bell yn rhoi mwy o hyblygrwydd i aelodau i ddewis o lle maent yn mynychu cyfarfodydd.

·         Cadarnhaodd y Pennaeth Busnes, Gwelliant a Moderneiddio y byddai’n edrych ar hawliau trwyddedu PDF i alluogi aelodau i ychwanegu nodiadau i ddogfennau ar ddyfeisiau.

·         Fe allai aelodau ychwanegu ‘Cynghorydd’ neu ‘Cyng’ i enw ar Zoom i ddangos yn eglur i unrhyw aelodau o’r cyhoedd sy’n gwylio pwy ydynt.

·         Awgrymodd aelodau fod y geiriad yn yr adran Protocol Hybrid 3.6 (atodiad 2) yn cael ei ddiwygio o ‘sicrhau’ i ‘wneud pob ymdrech’.

·         Byddai holl adeiladau’r cyngor gan gynnwys llyfrgelloedd yn cael eu hadolygu i weld a allent gael eu cynnig fel lle i gysylltu â chyfarfod.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Aelod Arweiniol a’r Swyddogion am yr ymateb manwl i gwestiynau a phryderon yr aelodau ac roedd eisiau diolch i’r tîm TGCh am y gefnogaeth a’r arweiniad a ddarparwyd i’r holl aelodau yn ystod y newidiadau o ganlyniad i’r newidiadau i weithio o bell. Roedd aelodau eisiau canmol y gwaith gan y gweithgor.

PENDERFYNODD aelodau fod:

·         Aelodau yn nodi cynnwys yr adroddiad a’r atodiadau ynghlwm;

·         Cytunodd aelodau i’r argymhellion sydd wedi eu cynnwys yn yr adroddiad gyda’r diwygiad i’r protocol hybrid (3.6) yn dweud ‘gwneud pob ymdrech’ a

·         Chynnwys adran i sicrhau fod aelodau yn ymwybodol o gyfarfodydd a gaiff eu recordio.