Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad (sydd yn cynnwys atodiad cyfrinachol) gan y Cynghorydd Brian Jones, Aelod Arweiniol Gwastraff, Cludiant a'r Amgylchedd (copi ynghlwm) yn ceisio cymeradwyaeth y Cabinet i awdurdodi dyfarnu contract i reoli Canolfannau Ailgylchu Gwastraff y Cartref yn dilyn proses gaffael ar y cyd gyda Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy, ynghyd â mabwysiadu Polisi Canolfan Ailgylchu Gwastraff  y Cartref ar y Cyd gyda Chonwy ac atodlen codi tâl 2022/23.

PENDERFYNWYD bod -

 (a)      Y Cabinet yn awdurdodi dyfarnu’r contract i’r Cynigydd A Ffafrir sydd wedi’i gynnwys yn yr Adroddiad Gwerthuso Tendr Caffael ar y cyd (Atodiad 1 o’r adroddiad) sydd wedi arddangos eu bod wedi cyflwyno’r tendr mwyaf manteisiol yn economaidd ac yn nodi bod y contract yn cael ei ddyfarnu gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Conwy fel yr awdurdod arweiniol;

 (b)      aelodau yn cadarnhau eu bod wedi darllen, deall ac wedi ystyried yr Asesiad o Effaith ar Les (Atodiad 4 yr adroddiad) fel rhan o'i ystyriaethau ac yn nodi y bydd yn cael ei ddiweddaru ar ôl dyfarnu’r contract;

 (c)       Polisi Canolfan Ailgylchu Gwastraff y Cartref ar y Cyd â Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy (Atodiad 2 o’r adroddiad) yn cael ei fabwysiadu o ddyddiad dechrau’r contract;

 (d)      Arwystlon Gwastraff Adeiladu DIY (Atodiad 3 o’r adroddiad) yn cael eu mabwysiadu yn ffurfiol o ddyddiad dechrau’r contract;

 (e)      system archebu ar gyfer Canolfan Ailgylchu Gwastraff y Cartref ar y cyd  yn cael ei ddatblygu’n fewnol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Conwy ac yn cael ei fabwysiadu'n barhaol;

 (f)        yr adroddiad yn mynd yn ôl i Bwyllgor Craffu Partneriaethau er mwyn adolygu blwyddyn gyntaf o weithrediad y contract newydd, a

 (g)      y Cabinet yn nodi bod angen cytuno ar Gontract Awdurdodau ar y Cyd rhwng Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy a Chyngor Sir Ddinbych, gan ofyn i’r Gwasanaethau Cyfreithiol i gefnogi’r gwasanaeth gyda pharatoi’r contract hwn.

[Eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd fod elfen gwerthuso tendr yr adroddiad yn gyfrinachol oherwydd sensitifrwydd masnachol a chynghorodd y Cabinet i gynnal sesiwn gaeedig os ydynt yn dymuno trafod yr elfen honno o’r adroddiad.]

Cyflwynodd y Cynghorydd Brian Jones yr adroddiad i geisio derbyn cymeradwyaeth y Cabinet i awdurdodi dyfarnu contract i reoli Canolfannau Ailgylchu Gwastraff y Cartref yn dilyn proses gaffael ar y cyd â Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy (CBSC) ac i fabwysiadu Polisi Canolfannau Ailgylchu Gwastraff y Cartref ar y cyd â CBSC ac atodlen brisiau 2022/23 er mwyn cyflawni’r arbedion mwyaf drwy’r broses gaffael. Amlygwyd manteision y dull ar y cyd o safbwynt trigolion Sir Ddinbych a Chonwy, yn cynnwys gallu defnyddio canolfannau ailgylchu dros y ffin a chael dewis amgen i hurio sgip i waredu deunyddiau DIY a gwastraff adeiladu am bris rhesymol, a pharhad y system archebu. Hefyd, amlygwyd yr arbedion yn sgil y newidiadau.

Eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Priffyrdd ac Amgylcheddol fod prif agweddau’r adroddiad yn ymwneud â dyfarnu contract rheoli canolfannau ailgylchu gwastraff y cartref ar draws dwy ardal awdurdod lleol a mabwysiadu cyfres newydd o bolisïau ar ddefnyddio’r canolfannau hynny. Roedd y broses dendro yn seiliedig ar y dybiaeth y byddai’r polisïau’n cael eu mabwysiadu ac y byddai incwm yn cael ei gynhyrchu drwy’r polisïau hynny. Felly mae angen cymeradwyo’r ddwy elfen. Yn dilyn pryderon blaenorol ynghylch y cyfyngiad i dri ymweliad y mis mae’r cyfyngiad wedi’i godi i ganiatáu i aelwydydd fynd â nwyddau i ganolfan ailgylchu hyd at chwe gwaith bob deufis er mwyn rhoi mwy o hyblygrwydd i drigolion.

Ystyriodd yr Aelodau’r adroddiad cynhwysfawr ac roeddynt yn falch o nodi’r newid i roi mwy o hyblygrwydd o ran nifer yr ymweliadau yn dilyn y pryderon a godwyd. Mewn ymateb i gwestiynau, dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth a’r Aelod Arweiniol fod y system archebu arfaethedig wedi’i datblygu gan CBSC a’r bwriad yw defnyddio’r system honno yn y ddau awdurdod lleol a fyddai’n ddefnyddiol i drigolion, yn cynnwys gallu archebu i fynd i unrhyw ganolfan yn y ddwy sir. Rhoddwyd sicrwydd hefyd y byddai’r darparwr arfaethedig mewn sefyllfa i weithredu’r contract yn llwyddiannus ar 1 Ebrill 2022.

Cafwyd trafodaeth ar bwysigrwydd cael cynllun cyfathrebu cadarn i weithredu’r model gwastraff newydd a’r newidiadau cysylltiedig i sicrhau bod trigolion yn ymwybodol ohonynt a’n bod ni’n cadw mewn cysylltiad â nhw er mwyn darparu gwybodaeth, tawelu pryderon a chyfrannu at lwyddiant y prosiect i’r dyfodol. Roedd gan y Cynghorydd Emrys Wynne beth amheuaeth ynghylch y cynigion i godi tâl am dderbyn gwastraff DIY ac adeiladu, a gofynnodd am eglurhad ynghylch y trefniadau codi tâl am eitemau penodol a sut mae modd cyfleu hynny’n briodol i drigolion. Gan gydnabod nad oes yn rhaid i’r Cyngor dderbyn gwastraff nad yw’n wastraff cartref a bod y cynnig hwn yn ehangu’r gwasanaeth, efallai na fyddai codi tâl am rai elfennau yn cael ei ystyried yn ffafriol gan drigolion, yn enwedig os ydynt yn gorfod talu i waredu eitemau a oedd am ddim o’r blaen.

Ymatebodd y Pennaeth Gwasanaeth a darparodd sicrwydd pellach y byddai neges glir yn cael ei chyfleu i drigolion. Eglurodd y broses archebu i fynd i ganolfan ailgylchu, sy’n cynnwys categorïau gwastraff ac yn cadarnhau a oes angen talu – mae’r gweithwyr ar y safle hefyd yn gallu helpu trigolion i wneud dewisiadau gwybodus o ran gwaredu gwastraff a sut. Darparwyd sicrwydd hefyd y byddai staff yn derbyn hyfforddiant priodol i ddelio gydag unrhyw broblem ar y safle. Mae’r broses wedi gweithio’n dda yng Nghonwy heb fawr o broblemau na phryderon, sy’n rhoi ffydd i ni yn y system ac yn darparu gwersi a ddysgwyd. Mae’r polisi newydd ar gyfer Canolfannau Ailgylchu Gwastraff y Cartref yn diffinio gwastraff cartref a gwastraff nad yw'n wastraff cartref yn glir ac yn cynnwys disgrifiad o’r deunyddiau a’r eitemau y codir tâl amdanynt. Pwysleisiwyd nad yw trigolion yn gorfod talu am wasanaeth a oedd yn rhad ac am ddim yn y gorffennol. Mae’r polisi newydd yn caniatáu i drigolion Sir Ddinbych ddod â faint a fynnir o wastraff nad yw’n wastraff cartref i’r ganolfan am dâl rhesymol. Nid yw’r gwasanaeth hwn ar gael ar hyn o bryd felly rydym ni’n ehangu i gynnig mwy o ddewisiadau i drigolion.

Er gwaethaf y sicrwydd a ddarparwyd, pwysleisiodd yr Aelodau’r angen am ddarparu eglurder i drigolion ac i godi eu hymwybyddiaeth o’r newidiadau sy'n cael eu gwneud i’r gwasanaeth a sicrhau eu bod yn cael eu cynnwys yn y broses newydd. Roedd yr Aelod Arweiniol a’r Pennaeth Gwasanaeth yn cydnabod y materion a godwyd ac yn hyderus y byddai’r cynllun cyfathrebu yn sicrhau bod neges glir yn cael ei chyfleu i drigolion ynglŷn â gweithredu’r model gwastraff newydd ac unrhyw newid cysylltiedig i wneud yn siŵr eu bod yn deall popeth yn iawn.

PENDERFYNWYD –

(a)       Bod y Cabinet yn awdurdodi dyfarnu’r contract i’r cynigydd a ffafrir a nodwyd yn yr Adroddiad Gwerthuso Tendrau ar y cyd (Atodiad 1), ar ôl dangos bod y cynigydd wedi cyflwyno’r tendr mwyaf manteisiol yn economaidd, gan nodi y bydd y contract yn cael ei ddyfarnu gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Conwy fel yr awdurdod arweiniol;

(b)       Cadarnhau eu bod wedi darllen, deall ac ystyried yr Asesiad o’r Effaith ar Les (Atodiad 4) fel rhan o’u hystyriaethau ac yn nodi y bydd hwn yn cael ei ddiweddaru ar ôl dyfarnu’r contract;

(c)        Mabwysiadu’r Polisi Canolfannau Ailgylchu Gwastraff y Cartref ar y Cyd â Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy (Atodiad 2) o ddyddiad cychwyn y contract;

(d)       Mabwysiadu Ffioedd Gwaredu Gwastraff DIY ac Adeiladu (Atodiad 3) yn ffurfiol ar ddyddiad cychwyn y contract;

(e)       Mabwysiadu’r system archebu i fynd i Ganolfan Ailgylchu Gwastraff y Cartref, sydd wedi’i datblygu’n fewnol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Conwy, yn barhaol;

(f)         Bod adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Craffu Partneriaethau i adolygu blwyddyn gyntaf y contract newydd;

(g)       Bod y Cabinet yn nodi bod yn rhaid cytuno ar Gytundeb Rhwng Awdurdodau rhwng Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy a Chyngor Sir Ddinbych a bod gofyn i’r gwasanaeth dderbyn cefnogaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol i baratoi hwn.