Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad ar y cyd rhwng Rheolwr y Gwasanaethau Cleientiaid a’r Swyddog Comisiynu a Chynllunio (copi ynghlwm) a oedd yn rhoi manylion canlyniadau’r ymarfer ymgynghori a gynhaliwyd i fod yn sail i weithrediad gwasanaeth Meifod yn y dyfodol a dewisiadau posibl ar gyfer y gwasanaeth, gan gynnwys argymhelliad gan y Grŵp Tasg a Gorffen Aelodau, er mwyn i’r Pwyllgor lunio argymhellion i’r Cabinet mewn perthynas â darpariaeth y gwasanaeth yn y dyfodol.

 

Croesawodd y Cadeirydd bawb a oedd yn bresennol ar gyfer yr eitem hon, yn cynnwys y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cymunedau a'r Swyddog Comisiynu a Chynllunio ynghyd â’r Cynghorydd Bobby Feeley, Aelod Arweiniol Llesiant ac Annibyniaeth gan fod yr eitem hon yn dod o fewn ei maes portffolio.  Estynnwyd croeso cynnes hefyd i Brenda Jones, rhiant un o ddefnyddwyr gwasanaethau Meifod a fyddai hefyd yn annerch y Pwyllgor.

 

Roedd yr adroddiad ar y cyd gan y Rheolwr Gwasanaeth, Gwasanaethau Cleientiaid a’r Swyddog Cynllunio (a ddosbarthwyd eisoes) yn rhoi manylion am ganlyniadau’r ymarfer ymgynghori a fyddai’n hysbysu gweithrediad y gwasanaeth ym Meifod yn y dyfodol a’r opsiynau posibl ar ei gyfer, yn cynnwys argymhelliad Aelod o’r Grŵp Tasg a Gorffen bod y Pwyllgor yn llunio argymhellion i’r Cabinet mewn perthynas â darpariaeth gwasanaeth y dyfodol.

 

Rhoddodd y Cynghorydd Christine Marston, Cadeirydd Grŵp Gorchwyl a Gorffen yr Aelodau, adroddiad ar drafodaethau’r Grŵp ynghylch y wybodaeth fanwl a’r opsiynau a gyflwynwyd gan y swyddogion yn eu hadroddiad.  Mae’r grŵp yn argymell yn gryf bod y cyfleuster yn cael ei gadw a’i fod yn ailagor cyn gynted â phosibl er y gwerthfawrogir bod angen sicrhau amgylchedd diogel ar gyfer cleientiaid –  yn amlwg mae adolygiadau wedi’u cynnal o’r peiriannau a ddefnyddir o ystyried y pryderon diogelwch a godwyd yn y cyswllt hwnnw.  Roedd y Grŵp hefyd yn ystyried y dylai swyddogion edrych ar weithio gyda menter gymdeithasol a/neu’r sector preifat i ddarparu’r gwasanaeth er mwyn diogelu ei barhad o ystyried yr heriau ariannol a wynebir a bod angen bod yn fwy creadigol yn y modd y rheolir y gwasanaeth.  Roedd y grŵp yn ystyried bod Meifod yn darparu gwasanaeth da sydd yn hollbwysig i'r rhai sy'n ei ddefnyddio ac yn ymgysylltu ag o i gynhyrchu nwyddau adnabyddus a safonol sy’n cael eu prynu yn lleol, ac y byddai ei golli yn drueni mawr.

 

Cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cymunedau at y wybodaeth fanwl a gafwyd a diolchodd i’r Grŵp Tasg a Gorffen a’r Pwyllgor Craffu am eu gwaith ac am graffu ar yr adroddiad.  Mae Meifod yn wasanaeth sy’n cael ei groesawu a’i werthfawrogi gan y rhai sy’n ei ddefnyddio a’u teuluoedd, y staff sy’n gweithio yno, y gymuned leol a’r rhai sy’n atgyfeirio pobl yno.   Wedi dweud hynny  mae angen ystyried hyfywedd pob gwasanaeth yn ogystal â chyfleoedd i foderneiddio â diwallu anghenion pobl.  Caeodd Meifod ddiwedd Mawrth 2020 oherwydd Covid-19 a’r cyfyngiadau perthnasol ond oherwydd bod y cyfyngiadau hyn yn cael eu llacio roedd yn adeg priodol i ystyried dyfodol y gwasanaeth.  Am y rheswm hwnnw cynhaliwyd ymarfer ymgysylltu dros gyfnod o wythnosau i geisio barn defnyddwyr y gwasanaeth, eu teuluoedd/gofalwyr a staff y gwasanaeth ynghyd â rhanddeiliaid eraill.  Er ei fod yn amlwg yn wasanaeth sy'n cael ei werthfawrogi, doedd rhai pobl ddim isio mynd yn ôl i Meifod a byddai'n well ganddynt ystyried cyfleoedd eraill a gweithgareddau eraill felly mae'n bwysig ystyried gwahaniaethau barn.  Wedi ystyried nifer o opsiynau a gyflwynwyd gan y swyddogion, roedd Grŵp Gorchwyl a Gorffen yr Aelodau wedi argymell y dylid ailagor Meifod fel gwasanaeth sy'n cael ei redeg gan y Cyngor ac y dylid cychwyn ar y gwaith o ddod o hyd i sefydliad allanol neu fenter gymdeithasol i ddarparu amrywiaeth o weithgareddau o'r adeilad Meifod presennol, er ei bod yn bosibl nad gweithgareddau gwaith coed fyddai'r rhain, er mwyn archwilio cynaladwyedd hirdymor Meifod.  Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol bod swyddogion y gwbl gytûn ac yn cefnogi argymhelliad y grŵp Tasg a Gorffen ac y byddent yn croesawu cwestiynau gan y Pwyllgor.

 

Yn ystod trafodaeth hir craffodd yr aelodau ar yr adroddiad mewn manylder gan fanteisio ar y cyfle i godi a thrafod amrywiol agweddau ar yr adroddiad gyda’r swyddogion.  Talodd yr Aelodau deyrnged i Meifod a’r gwasanaeth gwerthfawr y mae’n ei ddarparu ar gyfer pawb sy’n gysylltiedig ag o, gan gydnabod yr effaith arwyddocaol ar les unigolion sy’n defnyddio’r gwasanaeth a’r cyfleoedd y mae’n eu rhoi iddynt .  Roedd pob aelod yn cytuno y dylai’r Cyngor gymryd y camau angenrheidiol i ddiogelu’r gwasanaeth ar gyfer y dyfodol a sicrhau ei fod yn dal i gael ei ddarparu er budd defnyddwyr gwasanaethau a’u teuluoedd.  Felly,  tra bo cefnogaeth i argymhelliad y Grŵp Tasg a Gorffen y dylid ailagor y gwasanaeth ac archwilio cyfleoedd i sicrhau ei hyfywedd yn y dyfodol, roedd y Pwyllgor yn teimlo y gellid cryfhau'r argymhelliad ymhellach yn cynnwys buddsoddiad ychwanegol i sicrhau bod Meifod yn cael ei ailagor cyn gynted a phosibl.

 

Roedd y prif faterion a drafodwyd yn cynnwys trefniadau prydlesu; rheolaeth gwaith trwsio a chynnal a chadw’r adeilad a’r peiriannau a phryderon am eu dirywiad; y pwysau ariannol sy’n wynebu’r gwasanaeth; dargyfeiriad posib y gwasanaeth; y rhesymau y tu ôl i'r gostyngiad yn nifer yr atgyfeiriadau i’r gwasanaeth; yr ymarfer ymgysylltu a chydymffurfiaeth â pholisi iaith Gymraeg y Cyngor.  Holwyd y swyddogion hefyd am fanylion yr adroddiad a'r rhesymau y tu ôl i'r amrywiol opsiynau a gynigiwyd.  Roedd y prif drafodaethau’n canolbwyntio ar y canlynol -

 

·         eglurwyd bod yr adeilad presennol ar brydles ddeng mlynedd tan 30 Medi 2025; mae’r adeilad mewn cyflwr gwael ac er bod gwaith cynnal a chadw sylfaenol wedi'i wneud ar ôl i'r adeilad gau roedd yn anorfod y byddai’r adeilad a'r peiriannau’n dirywio oherwydd diffyg defnydd am gyfnod sylweddol, ac mae angen hefyd uwchraddio’r system wresogi oherwydd pryderon ynglŷn ag ailgylchu'r aer.

·         nodwyd costau uchel rhedeg yr adeilad o ran costau gwresogi/trydan yn ychwanegol at y rhent a chostau trwsio a chynnal a chadw ac roedd peth trafodaeth ynghylch a ddylai Meifod aros yn yr adeilad presennol yn yr hirdymor neu a fyddai'n well symud y gwasanaeth i adeilad mwy modern o eiddo'r Cyngor yng ngoleuni'r costau cysylltiedig â'r adeilad presennol a'r cyfyngiadau o ran unrhyw addasiadau i arbed ynni ac ati.

·         o ran dargyfeirio posibl a darpariaeth cyfleoedd gwaith/gweithgareddau amgen, gellid archwilio amrywiaeth o gynnyrch arall a bydd angen gwneud rhagor o waith gyda defnyddwyr gwasanaeth i ofyn eu barn yn ogystal â gyda sefydliadau allanol/mentrau cymdeithasol eraill o ran y cyfleoedd sydd ar gael. 

Roedd y Cynghorydd Bob Murray yn arbennig yn awyddus bod y posibilrwydd  o weithio gyda'r GIG yn cael ei archwilio, o bosibl cynhyrchu gorchuddion wyneb ac ati.

·         tra cydnabuwyd y cynnydd ym mhris coed, awgrymodd yr aelodau y gellid caffael coed yn lleol a chytunodd y swyddogion y dylid edrych ar y posibilrwydd hwnnw.

·         roedd gweithwyr cymdeithasol yn fwy tebygol o gyfeirio pobl at weithgareddau a phrosiectau cymunedol anstatudol i gynyddu nifer yr unigolion mewn swyddi â thâl neu gyfleoedd gwirfoddoli er y cydnabuwyd nad dyma'r ymdriniaeth gywir i bawb a bod ar rai unigolion angen y cyfleoedd y mae Meifod yn eu darparu.

·         Rhoddodd y Cynghorydd Bobby Feeley rywfaint o gefndir i Feifod a sefydlwyd yn 1972 a rhoddodd fwy o wybodaeth am ei nodau a’i amcanion ynghyd â’i lwyddiant dros y blynyddoedd. 

Fel yr Aelod Arweiniol dros y gwasanaeth dywedodd na  fyddai’n cymeradwyo cau Meifod ond roedd yn cytuno bod angen gwneud newidiadau er mwyn gwella’r cynnig ac y dylid ceisio manteisio ar gyfleoedd i weithio ar y cyd dros y pedair blynedd sydd ar ôl o les yr adeilad er mwyn sicrhau menter economaidd gynaliadwy a’r posibilrwydd o ddargyfeirio gwasanaethau yn cynnwys gweithio gyda’r GIG ac ailgylchu.  Roedd yn awyddus i’r  gofynion iechyd a diogelwch gael sylw er mwyn i Meifod allu ailagor cyn gynted â phosibl

·         cododd y Cynghorydd Rhys Thomas gwestiynau am  y diffyg buddsoddiad yn y gofynion trwsio/cynnal a chadw cysylltiedig â'r peiriannau a'r system wresogi a holodd hefyd a fyddai'r stoc o goed sydd gan Feifod ar hyn o bryd yn golygu y byddai  modd i'r gwaith coed barhau -  roedd o a’r Cynghorydd Emrys Wynne yn awyddus bod cynnyrch coed yn dal i gael eu gwneud yno. 

Dywedodd y Swyddogion y byddent yn edrych ar y materion trwsio/cynnal a chadw a stoc o goed ac yn adrodd yn ôl i'r Cynghorydd Thomas .  Ers llunio'r adroddiad roedd Llywodraeth Cymru wedi cyhoeddi Cronfa Adferiad Gofal Cymdeithasol newydd ac roedd gobaith y byddai modd cael rhai o'r costau trwsio yn ôl o'r gronfa honno.

·         cadarnhawyd mai argymhelliad Grŵp Tasg a Gorffen yr Aelodau, a gefnogwyd gan yr Aelodau, oedd defnyddio’r amser sydd ar ôl cyn i brydles yr adeilad ddod i ben i weithio gyda'r bobl sy’n defnyddio’r gwasanaeth ar hyn o bryd i weld pa ddiddordebau sydd ganddynt a hefyd edrych ar y cyfleoedd a allent fod ar gael drwy weithio mewn partneriaeth ag eraill. 

Mae sefydliadau eraill y gallu dod o hyd i ffynonellau o gyllid (nad ydynt ar gael i’r awdurdod lleol) er mwyn buddsoddi arian mewn gwasanaethau a chyfleoedd newydd - mae angen archwilio'r opsiynau hyn i gyd.

·         rhoddodd swyddogion ragor o fanylion am y rhesymau y tu ôl i’r amrywiad mewn costau rhwng gwahanol wasanaethau sydd, yn achos Meifod yn cynnwys rhent uchel a chostau eraill cysylltiedig â’r adeilad, a hefyd mae ar gyfran uchel o unigolion angen cefnogaeth un i un, felly roedd yn anodd cymharu tebyg â thebyg oherwydd bod gwahanol wasanaethau’n darparu gweithgareddau gwahanol.

·         y rheswm dros y gostyngiad yn nifer y bobl sy’n mynychu Meifod a diffyg cyfeirio at y gwasanaeth yw cyflwyniad Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant 2014 a’r ymdriniaeth seiliedig ar asedau a ddefnyddiwyd i edrych ar ba asedau sydd gan unigolyn eu hunain neu sydd yn eu cymunedau, sydd wedi arwain at gyfeirio mwy o bobl at weithgareddau a gwasanaethau eraill yn y gymuned, ac yn sgil hynny mae pob gwasanaeth statudol wedi cael llai o atgyfeiriadau. 

Roedd yr ymdriniaeth yn gweithio i rai unigolion ond cydnabuwyd y bydd ar rai unigolion angen gwasanaeth statudol.

·         roedd y datganiad yn ymwneud â’r newid democrataidd yn bwysig gan fod yr unigolion hynny a gyfeiriwyd at Feifod yn dueddol o fod yn rhai ag anghenion mwy cymhleth ac mae angen sicrhau y gall y gwasanaeth ymateb i'r anghenion hynny.

·         gwneir atgyfeiriadau i’r gwasanaeth ar ôl asesiad gan y Tîm Anableddau Cymhleth sy’n cynnwys ymarferwyr iechyd a gofal cymdeithasol.

·         y pwynt a wnaed mewn perthynas â’r datganiad “dydi’r cyngor ddim yn bodoli i gyflenwi meinciau" oedd bod Meifod yn bodoli i ddarparu gwasanaeth a gweithgareddau seiliedig ar waith i bobl ac er bod gwneud elw yn rhywbeth i'w groesawu, nid dyma'r brif flaenoriaeth.

·         cynhaliwyd digwyddiad ‘Cyfarfod y Prynwr’ ym mis Mawrth 2020 a oedd yn ymarfer archwilio i edrych ar wasanaethau  sy'n cynnig cyfleoedd gwaith ac i weld a oedd yna unrhyw bartneriaid neu randdeiliaid â diddordeb ym Meifod. Fodd bynnag nid oedd y gwaith hwnnw wedi cael ei symud yn ei flaen oherwydd Covid-19. Pe bai penderfyniad yn cael ei wneud i edrych ar opsiynau eraill yn y dyfodol yna bydd hyn yn cael ei ystyried ymhellach.

·         Rhoddodd y Cynghorydd Meirick Davies hefyd   rywfaint o gefndir i Feifod a’i adleoliad o Henllan i Ddinbych. 

Mewn ymateb i gwestiynau cadarnhaodd y swyddogion bod dogfennau ar gyfer yr ymarfer ymgysylltu wedi'u cynhyrchu'n ddwyieithog ac nad yw tarddiad yr enw Meifod yn hysbys.   Cytunodd swyddogion y byddent yn darparu rhagor o fanylion ar gostau darparu’r gwasanaeth yn cynnwys y costau blynyddol gros cyn y pandemig i’w cymharu â'r gost net flynyddol.

·         y camau nesaf fydd i'r Pwyllgor wneud argymhelliad i’r Cabinet ar 23 Tachwedd 2021 ac yn amodol ar y penderfyniad hwnnw, bydd gwaith yn cael ei wneud i baratoi ar gyfer ailagor cyn gynted â phosib.

 

Ar y pwynt hwn gwahoddodd y Cadeirydd Mrs. Brenda Jones, y mae ganddi fab sy’n defnyddio’r gwasanaeth ym Meifod, i annerch y Pwyllgor.

 

Eglurodd Mrs. Jones ei bod yn cynrychioli ei theulu ei hun a theuluoedd eraill y  mae'r sefyllfa bresennol wedi effeithio arnynt.  Eglurodd wrth y Pwyllgor beth yw ymgysylltiad ei mab â Meifod a rhoddodd gyfrif emosiynol o’r gwasanaeth gwerthfawr y mae Meifod yn ei ddarparu gan wneud apêl angerddol am i Meifod gael ei ailagor a pharhau ar ei ffurf bresennol.  Amlygodd Mrs. Jones bryderon am natur a chymhwysedd yr ymarferion ymgysylltu ac opsiynau posibl ar gyfer dyfodol y gwasanaeth.  Tynnodd sylw hefyd at faterion yn yr adroddiad, yn cynnwys diffyg gweithgareddau addas yn y gymuned, ac roedd y teimlo y dylid gwneud mwy i farchnata Meifod gydag ysgolion lleol a chymryd lleoliadau o’r tu allan i’r sir a fyddai’n cyfrannu’n ariannol.  Roedd hefyd yn credu bod unigolion wedi gadael am  nad oedd y gwasanaeth yno bellach ond y byddent yn dychwelyd unwaith y byddai’n ailagor.  Tynnwyd sylw at y diffyg buddsoddiad yn y cyfleuster dros amser a’r sylwadau yn yr adroddiad ymgysylltu a baratowyd gan Wasanaeth Cyngor ac Eiriolaeth Gogledd Cymru a'u barn nad oedd yr ymarfer ymgysylltu wedi rhoi digon o gyfle i'r rhan fwyaf o bobl sy'n mynychu Meifod ymateb.  Yn olaf cyfeiriwyd at yr wrth-ddadl yr oedd Mrs Jones wedi’i hanfon ar e-bost i aelodau’r Pwyllgor ac roedd yn mawr obeithio y byddai'r Pwyllgor yn dal i weithredu Meifod ar ei ffurf bresennol.

 

Diolchodd y Cadeirydd a’r aelodau eraill i Mrs Jones am siarad â’r Pwyllgor a rhoi mewnwelediad gwerthfawr i effaith y gwasanaeth.  Cadarnhaodd y Cadeirydd farn gyffredinol yn y cyfarfod y dylid diogelu a chadw Meifod at y dyfodol ac y dylid gwneud buddsoddiad ychwanegol yn  y gwasanaeth.

 

Fel yr Aelod Cabinet Arweiniol â chyfrifoldeb dros y maes gwasanaeth, cadarnhaodd y Cynghorydd Bobby Feeley’r neges glir ar draws bob grŵp gwleidyddol y dylid cadw Meifod ar agor a dywedodd ei bod wedi’i chalonogi heddiw o glywed cwestiynau a chyfraniadau’r aelodau ynghyd â’r amrywiol syniadau ar gyfer y gwasanaeth a sut y gellid ei ehangu a'i wella.  Er gwaethaf y sylwadau a wnaed am ddiffygion yr ymarfer ymgysylltu neu'r adroddiad, argymhelliad y Grŵp Tasg a Gorffen oedd y dylid cadw Meifod ar agor ac archwilio cyfleoedd dros y pedair blynedd nesaf i symud ymlaen a moderneiddio a gwella'r gwasanaeth.  Dywedodd y Cynghorydd Feeley ei bod yn edrych ymlaen at ddyfodol optimistaidd ar gyfer Meifod a diolchodd i’r aelodau am ymateb i’r cwestiynau a’r sylwadau a wnaed.

 

Trafododd y Pwyllgor yr argymhellion yn yr adroddiad a chytunwyd y dylid ail eirio’r  argymhellion cyn eu cyflwyno i’r Cabinet i gynnwys yr angen i ailagor Meifod cyn gynted â phosibl ynghyd â sicrhau cydymffurfiaeth â Pholisi Iaith Gymraeg y Cyngor.

 

Fe wnaeth y Pwyllgor –

 

BENDERFYNU ar ôl ystyried y materion sy’n wynebu Meifod, adborth y rhanddeiliaid a gymerodd ran yn yr ymarfer ymgysylltu, y manteision a’r anfanteision a'r risgiau cysylltiedig â’r opsiynau posibl yn yr adroddiad, ynghyd â’r deilliannau a'r argymhellion a gyflwynwyd gan y Grŵp Tasg a Gorffen, y dylid argymell i’r Cabinet

 

(a)       bod Meifod yn cael ei ailagor cyn gynted a phosib fel gwasanaeth sy’n cael ei redeg gan y Cyngor yn yr adeilad presennol, gyda buddsoddiad ychwanegol yn cael ei wneud yn y gwasanaeth a ddarperir yno.

 

(b)       bod gwaith yn cychwyn i archwilio pob cyfle am ffyrdd newydd o weithio i wella a datblygu Meifod, yn cynnwys y posibilrwydd o ddod o hyd i sefydliad allanol/menter gymdeithasol i ddarparu amrywiaeth o weithgareddau yn yr  adeilad Meifod presennol (nid oes angen i’r rhain o reidrwydd fod yn weithgareddau gwaith coed) gyda’r nod o archwilio a sicrhau cynaladwyedd hirdymor Meifod, a

 

(c)       bod darpariaeth gwasanaeth y dyfodol yn cydymffurfio â’r holl ddeddfwriaeth bresennol a Pholisi Iaith Gymraeg y Cyngor.

Diolchodd y Cadeirydd i bawb am ddod i’r cyfarfod ac am eu cyfraniad.