Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Tony Thomas, Aelod Arweiniol Tai a Chymunedau (copi'n amgaeedig) yn ceisio cymeradwyaeth y Cabinet i ddyfarnu’r fframwaith i chwe chontractwr ac i dendro’r ddau ran cyntaf o’r fframwaith trwy gystadleuaeth fechan.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn cymeradwyo –

 (a)      dyfarnu’r contract fframwaith i chwe contractwr fel y manylir isod a oedd yn llwyddiannus yn cyflawni’r meini prawf gofynnol yn dilyn ymarfer tendro diweddar -

·        Sustainable Building Services (UK) Ltd

·        Bell Decorating Group Limited

·        Novus Property Solutions Limited

·        ParkCity Multitrade Ltd

·        Gareth Morris Construction Ltd

·        Pave Aways Ltd

 (b)      i dendro’r ddwy gyfres gyntaf o’r fframwaith trwy gystadleuaeth fach y flwyddyn ariannol hon ar sail pris yn unig, o ystyried bod yr holl gontractwyr wedi bodloni’r meini prawf gofynnol, gan hepgor y cyfnod galw mewn pum diwrnod (cyfres 1 yn unig) er mwyn caniatáu i gyfres 1 y fframwaith gael ei hysbysebu ar unwaith a lleihau oedi pellach o’r contract, a

 (c)       dirprwyo’r penderfyniad i gynyddu gwerthoedd contract Cyfres 1 a Chyfres 2 os fydd Cyllid Ôl-Osod er mwyn Optimeiddio Llywodraeth Cymru yn llwyddiannus, ac os fydd gwerth diwygiedig y contract tu hwnt i £2m i'r Pennaeth Cyllid ac Eiddo mewn ymgynghoriad â’r Swyddog Monitro a’r Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol.

Cyflwynodd y Cynghorydd Tony Thomas yr adroddiad yn ceisio cymeradwyaeth y Cyngor i ddyfarnu’r fframwaith gwelliannau allanol a dendrwyd yn ddiweddar i chwe contractwr ac i dendro'r ddwy gyfres cyntaf o'r fframwaith drwy gystadleuaeth fechan.  

Roedd y Cabinet wedi cymeradwyo tendro’r fframwaith ym mis Mai 2021 i gaffael gwasanaethau sydd eu hangen i gyflawni gwaith atgyweirio allanol sylweddol i stoc dai’r Cyngor a chynnal cyflwr y stoc dai yn unol â Safon Ansawdd Tai Cymru. Byddai’r rhaglen gyfalaf pedair blynedd yn darparu gwelliannau a byddai’r gwaith yn gyffredinol yn ailadrodd y rhaglen flaenorol o ran y gwelliannau allanol, gyda gwaith ôl-osod yng nghyswllt arbed ynni’n cael ei wneud ble bynnag y mae hynny’n bosibl. Rhoddwyd manylion y cynnig i ddarparu 2 gyfres yn ystod y flwyddyn ariannol bresennol yn cynnwys cyfuno gwelliannau cynnal a chadw cynlluniedig a gwaith ôl-osod.  Oherwydd amseru’r terfynau amser cadarnhau, rhyddhau a gwario cyllid grant, cynigiwyd i dendro Cyfres 1 a 2 ar y sail y gellid gosod y contract gwaith cynlluniedig yn seiliedig ar waith gwella yn unig (gwerth a ragwelir o £1m yr un), gydag unrhyw waith ôl-osod yn cael ei ychwanegu yn amodol bod cyllid ar gael a phroffil gwariant a allai fynd â’r prosiect dros y trothwy £2m sydd angen cymeradwyaeth y Cabinet. Roedd awdurdod dirprwyedig hefyd yn cael ei geisio i hwyluso unrhyw gynnydd yng ngwerth y contract dros y trothwy o £2m.

Canmolodd y Cabinet y gwaith gwella a wnaed i'r stoc dai yn y blynyddoedd diweddar gan gefnogi’r gwaith gwella cynlluniedig yn llawn i’r dyfodol a’r disgwyliad o gyllid pellach i ôl-osod gan Lywodraeth Cymru i ddarparu cynlluniau arbed ynni er budd trigolion. Darparodd y Prif Swyddog - Eiddo Corfforaethol a Stoc Dai yr atebion canlynol i gwestiynau -

·        roedd y cais i hepgor y weithdrefn galw i mewn ar gyfer penderfyniadau’n ymwneud â’r tendr ar gyfer Cyfres 1 yn unig er mwyn cyflymu’r broses honno o ystyried yr amserlenni

·        gyda blociau o fflatiau gyda deiliadaethau preifat a chyngor, cyfrifoldeb y landlord oedd atgyweirio’r gwelliannau allanol ac felly gallai gwaith a wnaed i denantiaid y cyngor fod o fudd i denantiaid preifat hefyd

·        gweithiodd yr awdurdod gyda Busnes Cymru yn ystod y broses dendro a cheisiodd weithio gyda’r holl gontractwyr a fynegodd ddiddordeb cyn y tendr, a gellid rhoi adborth i'r rhai aflwyddiannus ar gais

·        yn unol â rheolau caffael, roedd yn rhaid tendro drwy'r porth caffael GwerthwchiGymru, oedd yn broses caffael nad oedd yn gyfyngedig i gwmnïau lleol

·        mewn ymateb i ymholiadau gan y Cynghorydd Brian Jones am y rhesymeg y tu ôl i’r diffyg contractwyr lleol a gyflwynwyd ar gyfer y fframwaith a’r meini prawf ariannol a osodwyd gan GwerthwchiGymru a allai effeithio ar allu contractwyr lleol i gymryd rhan yn  broses, cytunwyd y byddai’r Swyddog Arweiniol yn ymchwilio i’r materion hyn ac yn adrodd yn ôl yn uniongyrchol i’r Cynghorydd Jones

·        dilynodd y meini prawf ar gyfer ailwampio’r stoc dai arolwg cyflwr ac roedd yn seiliedig ar raglen gyfalaf hirdymor ar gyfer gwelliannau allanol a gwaith mewnol i sicrhau cydymffurfiaeth â Safon Ansawdd Tai Cymru

·        gallai rhywfaint o'r anfodlonrwydd a fynegwyd gan denantiaid hirdymor fod oherwydd y pwyslais ar waith unedau gwag yn sgil y safon dderbyniol uchel ar gyfer gosod a’r pwyslais ar gartrefi o ansawdd oedd yn haws ei wneud pan oedd eiddo’n wag gan ei bod yn anodd gwneud gwaith o’r fath pan oedd tenantiaid yno; bu oedi gyda gwaith mewnol hefyd oherwydd y cyfyngiadau coronafeirws ond byddai’n ailddechrau cyn bo hir

·        mewn ymateb i faterion a godwyd yn uniongyrchol â’r Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts am y diffyg gwaith ailwampio a wnaed i denantiaid presennol yn ei ward, tynnodd sylw at yr angen am well cyfathrebu. Cytunwyd i ddarparu ymateb yn y newyddlen i denantiaid yn rhoi syniad cyffredinol am y rhaglenni ailwampio ac i ddarparu ymateb penodol i'r tenantiaid yn ardal Rhuthun oedd wedi mynegi pryderon penodol.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn cymeradwyo –

 (a)      dyfarnu’r contract fframwaith i chwe contractwr fel y manylir isod a oedd yn llwyddiannus yn cyflawni’r meini prawf gofynnol yn dilyn ymarfer tendro diweddar -

·        Sustainable Building Services (UK) Ltd

·        Bell Decorating Group Limited

·        Novus Property Solutions Limited

·        ParkCity Multitrade Ltd

·        Gareth Morris Construction Ltd

·        Pave Aways Ltd

 (b)      i dendro’r ddwy gyfres gyntaf o’r fframwaith trwy gystadleuaeth fechan y flwyddyn ariannol hon ar sail pris yn unig, o ystyried bod yr holl gontractwyr wedi bodloni’r meini prawf gofynnol, gan hepgor y cyfnod galw mewn pum diwrnod (cyfres 1 yn unig) er mwyn caniatáu i gyfres 1 y fframwaith gael ei hysbysebu ar unwaith a lleihau oedi pellach i’r contract, a

 (c)       dirprwyo’r penderfyniad i gynyddu gwerthoedd contract Cyfres 1 a Chyfres 2 os bydd Cyllid Ôl-Osod er mwyn Optimeiddio Llywodraeth Cymru yn llwyddiannus, ac os bydd gwerth diwygiedig y contract y tu hwnt i £2m i'r Pennaeth Cyllid ac Eiddo mewn ymgynghoriad â’r Swyddog Monitro a’r Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol.