Eitem ar yr agenda

Cael adroddiad gan y Swyddog Monitro ar y Protocol Cysylltiadau Aelodau/Swyddogion (y Protocol) sy’n llunio rhan o Gyfansoddiad y Cyngor (copi ynghlwm).

Roedd y Swyddog Monitro yn arwain aelodau drwy'r Protocol ar gysylltiadau Aelodau/Swyddogion (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Cadarnhaodd y Weinyddiaeth Amddiffyn fod y protocol yn elfen bresennol o Gyfansoddiad y Cyngor ac wedi'i adolygu ar adegau. Dywedodd fod angen i awdurdodau weithio'n effeithiol ar berthynas iach a phroffesiynol rhwng swyddogion ac aelodau. Roedd angen elfen o ymddiriedaeth a pharch i'r ddwy ochr.

Rhoddodd y Weinyddiaeth Amddiffyn ragor o fanylion am bob pwynt o'r protocol. Rhoddodd y protocol arweiniad i aelodau a swyddogion ar yr hyn yr oedd gan bob un hawl i'w ddisgwyl gan y llall. Roedd y ddogfen yn cynnwys egwyddorion fel y nodir ym mhwynt 2 yr atodiad i'r adroddiad a oedd yn crynhoi sail y protocol. Cyfeiriodd y Weinyddiaeth Amddiffyn at bwynt 2.4, gan gyfeirio at y Cod Ymddygiad ar gyfer swyddogion a ymgorfforwyd yn eu hamodau cyflogaeth. Roedd cadarnhau parch rhwng cyflogeion ac aelodau yn hanfodol. Roedd y ddogfen yn nodi rolau a chyfrifoldebau swyddogion ac aelodau a'r hyn yr oedd gan bob un yr hawl i'w ddisgwyl. Tynnodd y Weinyddiaeth Amddiffyn sylw at bwysigrwydd 4.5 yn yr atodiad. Dywedodd nad oedd yn briodol i aelodau godi materion yn ymwneud ag ymddygiad neu allu swyddog yn gyhoeddus. Dylid codi pryderon neu faterion drwy'r gweithdrefnau priodol. Cadarnhaodd y Weinyddiaeth Amddiffyn fod hyn yr un fath i swyddogion â phryderon ynghylch aelodau. 

Dywedodd y Weinyddiaeth Amddiffyn fod pwynt 7 o'r protocol wedi'i ychwanegu'n fwy diweddar gan ddarparu gwybodaeth ac arweiniad ar gyfer presenoldeb swyddogion mewn cyfarfodydd nad oedd yn cael eu trefnu gan y Cyngor.

Tynnodd y Weinyddiaeth Amddiffyn sylw at bwynt 14 a oedd yn darparu gwybodaeth am dorri'r Protocol.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Weinyddiaeth Amddiffyn am y disgrifiad manwl o'r protocol a diolchodd iddo am ymhelaethu ar rai o'r pwyntiau. Yn dilyn trafodaeth yr aelodau, ehangwyd y pwyntiau canlynol ar:

·         Cadarnhawyd bod y protocol ar gael i'r cyhoedd ei weld. Roedd yn rhan o gyfansoddiad y Cyngor.

·         Nododd y Weinyddiaeth Amddiffyn y byddai adroddiad ar y Cod Ymddygiad ar gyfer Cyflogeion yn cael ei gyflwyno mewn cyfarfod o'r Pwyllgor Safonau yn y dyfodol.

·         Dywedodd yr Aelodau y gallai teitl y protocol fod yn ddryslyd i'r cyhoedd. Cadarnhaodd y Weinyddiaeth Amddiffyn fod y protocol ar gyfer Aelodau a Swyddogion Cyngor Sir Ddinbych. Cadarnhaodd y Weinyddiaeth Amddiffyn y gellid cynnwys 'Cyngor Sir Ddinbych' ym mhwynt 1.1 i'w gwneud yn glir at bwy y gwnaeth y protocol gais.

·         Nododd Pwynt 7.1 y gellir disgwyl i swyddogion roi cyngor i gyfarfodydd ffurfiol y Cyngor i gyfarfodydd anffurfiol o aelodau neu i gyfarfodydd eraill a drefnir gan neu ar ran y cyngor.

·         Dylai pwynt 12.7 ddarllen 'Yn enw'r aelod'.

·         Darparwyd hyfforddiant ar y Cod Ymddygiad. Cyflwynwyd yr hyfforddiant a ddarparwyd gan CLlLC i'r aelodau. Er mwyn sicrhau dull gweithredu cyson ledled Cymru cynhyrchwyd set gyffredin o ddeunyddiau hyfforddi gan CLlLC

·         Byddai angen i unrhyw ddiwygiadau i'r ddogfen gael eu cymeradwyo gan y Cyngor

·         Roedd cyfarfodydd hybrid wedi bod ar waith am nifer o fisoedd yn llwyddiannus. Cadarnhaodd y Weinyddiaeth Amddiffyn nad oedd yn ymwybodol o unrhyw faterion sy'n cysylltu neu'n cyfathrebu â swyddogion neu aelodau.

·         Hysbyswyd yr Aelodau na fyddai unrhyw wasg ffurfiol a ryddhawyd gan y Cyngor yn cael ei rhyddhau gan y tîm Cyfathrebu yn cynnwys sylw gan Gynghorydd oni bai bod cymeradwyaeth i'r sylw hwnnw gael ei gynnwys wedi'i roi. Byddai cynnwys datganiad i'r wasg hefyd wedi'i awdurdodi gan y Swyddog Arweiniol i sicrhau cywirdeb.

·         Clywodd yr Aelodau nad oedd yr aelodau'n cael eu hannog i beidio â defnyddio'r swyddogaeth sgwrsio pan oeddent ar gyfarfod Zoom gweddarllediad gan fod y neges yn weladwy i wylwyr cyhoeddus ei darllen.

·         Roedd 'gor ymgyfarwyddo' yn cwmpasu sbectrwm eang o berthnasoedd. Byddai'r gofynion perthnasol mewn perthynas â datgan buddiant gan aelodau o dan y cod a swyddogion yn ei gwneud yn ofynnol iddynt beidio â bod yn rhan o fusnes perthnasol pe baent mewn perthynas agos. Byddai'n ofynnol i swyddogion ddatgan buddiant i'w Pennaeth Gwasanaeth pe baent yn agos at unigolyn.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Weinyddiaeth Amddiffyn am yr ymateb manwl i gwestiynau'r aelodau ac am y crynodeb cynhwysfawr o'r protocol.

PENDERFYNWYD bod yr aelodau'n nodi'r adroddiad gwybodaeth.