Eitem ar yr agenda

Derbyn adroddiad diweddaru (copi'n amgaeedig) am y cynnydd wrth weithredu'r cynllun gweithredu sy'n cyd-fynd â’r adroddiad Archwilio Mewnol ar Reoli Contractau.

Aeth y Prif Archwilydd Mewnol a'r Uwch Archwilydd â’r aelodau trwy’r adroddiad dilynol (a ddosbarthwyd eisoes).

Roedd yr adroddiad hwn yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i Aelodau am y cynnydd wrth weithredu'r cynllun gweithredu a oedd yn cyd-fynd â’r adroddiad Archwilio Mewnol ar Reoli Contractau. Yn wreiddiol, roedd yr adolygiad o Reoli Contractau wedi cael sgôr sicrwydd isel.

Rhoddodd y Prif Archwilydd Mewnol wybodaeth gefndir i atgoffa Aelodau bod y Pwyllgor wedi nodi bod y cynllun gweithredu gwreiddiol yn cynnwys camau gweithredu nad oeddent yn ymarferol bellach, o ystyried bod yr Adolygiad o Wasanaethau Cynnal Corfforaethol wedi’i atal ar anterth pandemig Covid-19. Roedd cynllun gweithredu diwygiedig wedi’i gytuno yn y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Ionawr 2021 er mwyn darparu sicrwydd fod camau gweithredu addas wedi’u dylunio i fynd i’r afael â’r materion a nodwyd yn yr adroddiad gwreiddiol. Roedd yr adolygiad dilynol wedi’i seilio ar gamau’r cynllun gweithredu diwygiedig.

Dywedodd yr Uwch Archwilydd wrth Aelodau fod nifer fawr o gamau gweithredu wedi’u codi yn yr adolygiad dechreuol a’r cynllun gweithredu diwygiedig. Codwyd 14 o gamau gweithredu yn y cynllun gweithredu diwygiedig; nid oedd 7 cam wedi’u gweithredu, ac nid oedd yn bryd gweithredu 3 ohonynt. Roedd dyddiadau gweithredu diwygiedig wedi’u cytuno ar gyfer 31 Hydref 2021. Nododd swyddogion mai dim ond ychydig o gynnydd oedd wedi’i wneud ar gyfer y camau a nodwyd yn y cynllun gweithredu diwygiedig a gytunwyd ym mis Ionawr 2021. Roedd gweithredu nifer o’r camau yn llawn wedi dibynnu ar gymeradwyaeth gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth ar gyfer y Fframwaith Rheoli Contractau. Adeg yr adolygiad, nid oedd y fframwaith drafft wedi bod i’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth i gael sylwadau a chymeradwyaeth. Mae’r Fframwaith Rheoli Contractau yn nodi sut i sgorio a chategoreiddio contractau yn dri grŵp. Roedd y fframwaith yn darparu meini prawf manwl ar gyfer sut i sgorio contractau ac roedd yn nodi’r tasgau a’r cyfrifoldebau yn seiliedig ar gategoreiddio’r contract.

Nodwyd bod pwysau parhaus o ran capasiti a diffyg adnoddau rheoli contract pwrpasol hefyd wedi cyfyngu ar allu i ddarparu’r trosolwg, hyfforddiant a chanllawiau rheoli contract gofynnol.

Roedd y sicrwydd yn dal i fod yn sgôr sicrwydd isel gan arwain at adolygiad dilynol pellach yn ddiweddarach yn y flwyddyn.

Diolchodd y Swyddog Monitro i’r swyddogion Archwilio Mewnol am yr adroddiad a’r cymorth a ddarparwyd yng nghamau dechreuol y cynllun gweithredu. Cymerodd y Swyddog Monitro gyfrifoldeb llawn dros yr oedi wrth gyflwyno’r Fframwaith Rheoli Contractau i’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth. Cafwyd cadarnhad bod fframwaith drafft wedi’i greu yn gynharach yn y flwyddyn i gael ei gyflwyno.

Ers hynny, roedd yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth wedi cael y Fframwaith Rheoli Contractau drafft a’i gymeradwyo fel cysyniad a ffordd o weithio wrth symud ymlaen. Roedd y fframwaith yn sicrhau y byddai’r risg sy’n gysylltiedig â’r contract yn cael sylw cywir a’i sgorio ar y dechrau. Roedd rolau a chyfrifoldebau clir wedi’u cynnwys yn y Fframwaith Rheoli Contractau i reolwyr contractau gydymffurfio â nhw. Rhagwelwyd y byddai caffael yn cynhyrchu adroddiadau misol i Benaethiaid Gwasanaeth adolygu contractau ac er mwyn nodi unrhyw gamau gweithredu i’w cyflawni.

Gobeithiwyd y byddai rhagor o hyfforddiant pwrpasol ar y Fframwaith Rheoli Contractau yn cael ei greu ar gyfer rheolwyr contractau a defnyddwyr.   

Diolchodd y Cadeirydd ac aelodau’r pwyllgor i’r Swyddog Monitro am y cefndir tryloyw i’r Fframwaith Rheoli Contractau.

Gan ymateb i gwestiynau aelodau, eglurodd y swyddogion y canlynol:

·         Nid oedd gan y tîm caffael adnoddau i fod yn reolwyr contractau. Roedd caffael wedi darparu hyfforddiant a chanllawiau generig ar gyfer y modiwl ar Proactis. Roedd cyfrifoldeb ar wasanaethau i reoli contractau. Byddai’r fframwaith yn sicrhau cysondeb ar draws yr awdurdod. Byddai hefyd yn darparu canllawiau a chymorth i bob rheolwr ar draws yr awdurdod.

·         Roedd y canolbwynt buddion cymunedol yn fenter a gyflwynwyd i sicrhau dull cyson o ran gwasanaethau a chynghori wrth gaffael contractau. Roedd buddion cymunedol yn gweithredu’n llawn a helpu gwasanaethau.

·         Pwysleisiodd y Pennaeth Cyllid ac Eiddo fod y Fframwaith Rheoli Contractau, yn ei farn ef, yn welliant i’r cynnig blaenorol. Pwysleisiwyd y byddai’r gwaith o fonitro contractau yn dal i gael ei reoli mewn gwasanaethau.

·         Gobeithiwyd cael arbenigedd canolog bach i arwain rheolwyr yn y gwasanaethau i reoli contractau.

Diolchodd Aelodau i swyddogion am yr ymateb manwl i bryderon a godwyd. Felly,

PENDERFYNWYD bod aelodau yn nodi cynnwys yr adroddiad dilynol Rheoli Contractau a bod adroddiad dilynol pellach yn cael ei gynnwys ar y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol ar gyfer mis Tachwedd 2021.