Eitem ar yr agenda

I ystyried adroddiad ar y cŷd gan y Rheolwr Cynllunio Strategol a Thai a’r Prif Reolwr Prosiect (copi yn atodedig) sy’n:

(i)            cyflwyno adroddiad cychwynnol y Grŵp Tasg a Gorffen i’r Pwyllgor ar ei waith i gefnogi datblygiad yr Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr statudol; ac

(ii)          ceisio cymeradwyaeth yr Aelodau i’r Brîff Gwaith ar gyfer yr Asesiad ynghŷd â’r Cynllun Ymgysylltu a Chyfathrebu arfaethedig, yn ogystal â’r dull a fabwysiadwyd gyda’r bwriad o gyflawni Asesiad Sir Ddinbych yn unol â chanllawiau Llywodraeth Cymru

Croesawodd y Cadeirydd y Cynghorydd Barry Mellor, Cadeirydd Grŵp Tasg a Gorffen yr Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr, ac aelodau eraill y Grŵp i’r cyfarfod.

Ar ran y Grŵp Tasg a Gorffen, cyflwynodd y Cynghorydd Mellor yr adroddiad (a rannwyd ymlaen llaw) i aelodau’r Pwyllgor.  Wrth ei gyflwyno, dywedodd y Cynghorydd Mellor bod rhwymedigaeth gyfreithiol ar awdurdodau lleol, dan Ddeddf Tai (Cymru) 2014, i gynnal Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr bob pum mlynedd o leiaf.  Roedd hefyd angen Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr cyfredol ar gyfer y Cynllun Datblygu Lleol (CDLl) newydd ac roedd angen i’r Cyngor gyflwyno Asesiad wedi'i gymeradwyo i LlC erbyn 24 Chwefror 2022.  Atgoffodd y Pwyllgor fod y Pwyllgorau Craffu yn y blynyddoedd diweddar wedi gofyn am ymgynghori â chynghorwyr a Phwyllgorau Craffu’r Cyngor ar gamau cynnar datblygu Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr i geisio ymgysylltu â’r holl fudd-ddeiliaid yn amserol ac yn effeithiol, yn enwedig aelodau o gymuned Sipsiwn a Theithwyr.

Er nad oedd yn ofynnol dan ganllawiau statudol Llywodraeth Cymru, ‘Cynnal Asesiadau o Anghenion Llety Sipsiwn a Theithwyr', roedd yr Awdurdod wedi penderfynu y byddai’n ddoeth dilyn trywydd rheoli prosiect er mwyn cyflawni'r Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr yn unol â’r fethodoleg a oedd yn y canllawiau.  Yn unol â’r trywydd hwn, sefydlwyd Bwrdd Prosiect, yn cynnwys Arweinydd y Cyngor ac Aelod Arweiniol Cynllunio, Diogelu'r Cyhoedd a Chymunedau Mwy Diogel, ynghyd ag uwch swyddogion eraill y Cyngor, i reoli sut roedd y prosiect yn cael ei gyflawni, cael gafael ar yr adnoddau angenrheidiol i'w gyflawni a llunio cynllun cyfathrebu ac ymgysylltu mewn perthynas â'r gwaith oedd yn cael ei wneud.  Roedd y Bwrdd Prosiect yn teimlo y byddai’n allweddol i’r broses fod yn agored a thryloyw o’r cychwyn cyntaf, a dyna pam y gofynnwyd bod y Pwyllgor Craffu Cymunedau’n sefydlu Grŵp Tasg a Gorffen i gefnogi a chyfrannu gwybodaeth i ddatblygu’r Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr a sicrhau bod y gwaith o'i ddatblygu'n cydymffurfio â holl agweddau canllawiau LlC ac yn ystyried sylwadau aelodau etholedig.  Fel mae’r adroddiad a'r atodiadau cysylltiedig yn ei nodi, fe wnaeth y Pwyllgor Craffu Cymunedau yn ei gyfarfod ym mis Mai 2021 gefnogi’r cynnig i sefydlu grŵp tasg a gorffen at y diben hwn ac, wrth geisio sicrhau bod mewnbwn o bob rhan o’r sir yn y broses, gofynnodd i bob un o Grwpiau Ardal yr Aelodau benodi cynrychiolydd i fod ar y Grŵp Tasg a Gorffen.  Roedd copi o gylch gorchwyl y Grŵp Tasg a Gorffen ynghlwm yn Atodiad 1.

Fe amlinellodd y Cynghorydd Mellor y gwaith roedd y Grŵp wedi’i wneud hyd yma, fel yr oedd atodiadau 1 a 2 yn ei nodi.  Pwysleisiodd fod y Grŵp wedi cytuno i wneud y gwaith mewn dau gam.  Roedd y cam cyntaf yn golygu bod angen i’r grŵp ddeall methodoleg Llywodraeth Cymru er mwyn datblygu briff gwaith a chynllun cyfathrebu ac ymgysylltu â budd-ddeiliad gyda chymuned Sipsiwn a Theithwyr, aelodau etholedig a budd-ddeiliad eraill.  Byddai cam dau’n canolbwyntio ar fonitro’r broses oedd yn cael ei defnyddio a’r cynnydd oedd yn cael ei wneud i sicrhau y cydymffurfir â chanllawiau statudol a disgwyliadau aelodau etholedig.  Yn ystod ei gyfarfodydd cychwynnol, roedd y Grŵp Tasg a Gorffen wedi adolygu rhestr o ffynonellau posib o ddata fel roedd methodoleg LlC yn ei nodi, ac wedi dod o hyd i ambell opsiwn i gasglu data ansoddol ychwanegol a allai gyfrannu at ddeall anghenion h.y. patrymau teithio.  Byddai hyn yn cynnwys adolygu unrhyw wybodaeth ychwanegol a fyddai’n cael ei chasglu trwy ymweliadau lles â gwersylloedd diawdurdod a gwahoddiad i aelodau etholedig a chynghorau dinas, tref a chymuned ddarparu unrhyw wybodaeth leol trwy arolwg ar-lein. Byddai Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr yn cael ei gynnal gan Opinion Research Services (ORS), yr ymgynghorwyr allanol a benodwyd i gynnal Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Conwy a Chyngor Sir Ddinbych.  Er bod gwasanaethau ORS wedi’u caffael ar y cyd, fe fyddent yn cynnal dau Asesiad cyfan gwbl ar wahân ac yn llunio dau adroddiad ar wahân.

Roedd y Grŵp Tasg a Gorffen wedi cytuno, yn ychwanegol at y gofynion sylfaenol a oedd ym methodoleg LlC mewn perthynas â hyrwyddo’r Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr, y dylid dilyn camau ychwanegol yn Sir Ddinbych i geisio hyrwyddo'r Asesiad.  Roedd y rhain wedi'u rhestru ar dudalen 6 Briff Gwaith Drafft yr Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr (Gorffennaf 2021) a oedd ynghlwm yn Atodiad 2.  Roedd y gweithgareddau arfaethedig yn cynnwys gofyn i Aelodau Etholedig osod posteri mewn lleoliadau cymunedol allweddol yn eu wardiau i annog pobl i gymryd rhan, hyrwyddo'r Asesiad a cheisio cael pobl i ymgysylltu â’r Cyngor ynglŷn â’u hanghenion, arolygon ar-lein i gynghorwyr sir a chynghorau dinas, tref a chymuned a gweithio gyda budd-ddeiliaid eraill fel ymwelwyr iechyd a’r Heddlu i hyrwyddo’r Asesiad gyda theuluoedd y gallent hwy fod wedi bod mewn cysylltiad â nhw. Roedd rhagor o wybodaeth fanwl am y gweithgareddau arfaethedig i’w gweld yn y Cynllun Ymgysylltu a Chyfathrebu â Budd-ddeiliaid (Atodiad 3).  Ar ben hyn, roedd y Grŵp Tasg a Gorffen wedi cyfarfod â chynrychiolwyr o gwmni ymgynghorol ORS ac roeddent o ganlyniad wedi’u sicrhau eu bod yn gymwys a phrofiadol yn y math hwn o waith.  

Pe bai’r Pwyllgor yn cytuno i gymeradwyo cychwyn yr Asesiad, byddai’r Grŵp Tasg a Gorffen yn cyfarfod eto ym mis Medi a Hydref i fonitro cynnydd y gwaith a sicrhau cydymffurfiaeth â’r gofynion statudol a rhai ychwanegol.  Byddai’r Grŵp Tasg a Gorffen yn adrodd yn ôl i’r Pwyllgor â’i sylwadau am y broses hon.  Byddai drafft o’r Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr yn cael ei gyflwyno gan aelodau’r Bwrdd Prosiect i’r Pwyllgor Craffu Cymunedau i’w archwilio cyn ceisio cymeradwyaeth derfynol gan y Cabinet. Pe bai’r Cabinet yn ei gymeradwyo, byddai'r Asesiad wedyn yn cael ei gyflwyno i Lywodraeth Cymru i'w gymeradwyo.  

Pwysleisiodd y Cynghorydd Mellor fod y Grŵp Tasg a Gorffen eisiau sicrhau bod y Pwyllgor yn fodlon â'r holl gamau a gymerwyd hyd yma ynghlwm â phroses yr Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr.  Roedd hefyd eisiau gofyn am gefnogaeth y Pwyllgor i'r broses a ddilynwyd, y briff gwaith a'r Cynllun Ymgysylltu a Chyfathrebu â Budd-ddeiliaid er mwyn gallu cychwyn yr asesiad ei hun.  Wrth wneud hynny, pwysleisiodd nad oedd y Grŵp Tasg a Gorffen yn chwilio am safleoedd preswyl a/na safleoedd teithiol i Sipsiwn a Theithwyr.  Ei gylch gwaith oedd sicrhau bod yr asesiad llety’n cael ei gynnal yn unol â chanllawiau LlC gan hefyd ystyried unrhyw ystyriaethau lleol, a hynny'n unig.  Byddai canlyniadau’r Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr yn pennu a fyddai angen i'r Cyngor ddynodi safleoedd posib yn y dyfodol.

Ategodd y Cynghorydd Peter Scott, Is-gadeirydd y Grŵp Tasg a Gorffen, sylwadau’r Cynghorydd Mellor ar y gwaith diwyd oedd wedi’i wneud hyd yma gan y Grŵp, a oedd wedi cynnal sawl cyfarfod mewn cyfnod byr.   

Gan ymateb i gwestiynau’r aelodau, cadarnhaodd Cadeirydd y Grŵp Tasg a Gorffen, Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd a’r Rheolwr Cynllunio Strategol a Thai:

·         trwy gael ORS i fod yn ymgynghorwyr ar y cyd â Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy, roedd y ddau awdurdod yn ceisio lleihau’r risg o gyfrif pennau ddwywaith a dyblygu gwaith mewn rhai agweddau ohono.  Fodd bynnag, byddai ORS yn cynnal ac yn llunio dau Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr cyfan gwbl ar wahân.

·         yn ogystal â chydweithio’n agos â CBS Conwy i benodi ymgynghorwyr, roedd y Grŵp Tasg a Gorffen hefyd wedi gofyn i swyddogion drafod yn agos â holl awdurdodau eraill Gogledd Cymru mewn perthynas â datblygu eu Hasesiadau nhw.

Canmolodd aelodau’r Pwyllgor y Grŵp Tasg a Gorffen am ei waith hyd yma gan ddiolch iddo am yr adroddiad llawn gwybodaeth a gyflwynwyd iddynt.  Teimlid y dylai’r dull o fynd ati i gynllunio a chynnal yr Asesiad newydd olygu bod yr Awdurdod mewn llawer gwell lle os a phan oedd angen iddo edrych ar safleoedd posib ar gyfer safleoedd preswyl a/neu rai teithiol i Sipsiwn a Theithwyr yn y sir yn y dyfodol.

Diolchodd yr Arweinydd i’r Grŵp Tasg a Gorffen a'i Gadeirydd am adroddiad cynhwysfawr iawn.  Pwysleisiodd mor bwysig oedd cynnwys pob budd-ddeiliad trwy gydol gwaith datblygu’r Asesiad gan hefyd sicrhau bod lefelau priodol o gyfathrebu yn fewnol ac yn allanol ar yr un pryd ynglŷn â’r Asesiad a’i ddiben.

Diolchodd Cadeirydd y Pwyllgor i’r Grŵp Tasg a Gorffen am ei waith a chynrychiolwyr Grwpiau Ardal yr Aelodau ar y Grŵp Tasg a Gorffen a oedd hefyd yn aelodau o bwyllgorau craffu’r Cyngor am adrodd yn ôl i’w pwyllgorau’n rheolaidd ynglŷn â gwaith y Grŵp Tasg a Gorffen.

Yn ystod y drafodaeth, cyfeiriodd nifer o aelodau at wersyll diawdurdod diweddar ar dir cyhoeddus ger Parêd y Dwyrain, y Rhyl, a'r teimlad bod y Cyngor a Heddlu Gogledd Cymru wedi bod yn araf cyn cymryd camau gorfodi yn erbyn y rhai a oedd yn gyfrifol.  Dywedodd y swyddogion bod cymhlethdodau cyfreithiol wedi bod mewn perthynas â’r mater hwn, ond fe wnaethant gadarnhau bod yr holl awdurdodau cyhoeddus perthnasol yn cydweithio i geisio datrys y mater.  Pwysleisiwyd nad oedd materion yn ymwneud â gwersylloedd diawdurdod yn rhan o gylch gwaith y Grŵp Tasg a Gorffen a bod gweithdrefn ddrafft ac atebion i ddelio â gwersylloedd o’r fath yn y dyfodol wedi cael eu cymeradwyo gan y Pwyllgorau Craffu yn ddiweddar ac roeddent wrthi’n cael eu gweithredu.  

Penderfynwyd: bod y Pwyllgor Craffu, ar ôl ystyried y wybodaeth a oedd yn adroddiad y Grŵp Tasg a Gorffen ac a roddwyd yn ystod y drafodaeth, yn amodol ar y sylwadau a nodwyd uchod yn –

(i)    cymeradwyo Briff Gwaith yr Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr (Atodiad 2 i’r adroddiad);

(ii)  cymeradwyo’r Cynllun Ymgysylltu a Chyfathrebu â Budd-ddeiliaid (Atodiad 3 i'r adroddiad);

(iii) cadarnhau ei gefnogaeth i’r dull o fynd ati i gyflawni Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr Sir Ddinbych fel un cadarn ac un oedd yn unol â chanllawiau Llywodraeth Cymru; a

(iv) cymeradwyo cychwyn yr asesiad.

Daeth y cyfarfod i ben am 10.30am.