Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Richard Mainon, Aelod Arweiniol Gwasanaethau Corfforaethol a Chyfeiriad Strategol, (copi’n amgaeedig) sy’n gofyn i’r Cabinet gymeradwyo’r Polisi Gwirfoddoli newydd, y prosesau diwygiedig a’r dogfennau cysylltiedig.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn –

(a)       cefnogi’r polisi, y prosesau a’r dogfennau cysylltiedig newydd ar gyfer rheoli gweithgareddau gwirfoddoli yn y Cyngor, fel y manylir arnynt yn yr adroddiad;

(b)       cymeradwyo’r diwygiad arfaethedig i’r Polisi Amser i Ffwrdd o’r Gwaith ar gyfer gweithwyr sy'n dymuno cymryd rhan mewn gweithgareddau gwirfoddol (Atodiad 7 i’r adroddiad), ac yn

(c)        cadarnhau ei fod wedi darllen, deall ac wedi ystyried yr Asesiad o Effaith ar Les (Atodiad 1 i’r adroddiad) fel rhan o'i ystyriaethau.

Cyflwynodd y Cynghorydd Richard Mainon adroddiad yn gofyn i’r Cabinet gymeradwyo’n ffurfiol y Polisi Gwirfoddoli, prosesau diweddaredig a’r ddogfennaeth gysylltiedig ar gyfer rheoli gweithgaredd gwirfoddoli o fewn y Cyngor.

Dywedwyd wrth y Cabinet bod y ddogfennaeth yn cynnwys ymagwedd newydd tuag at hyrwyddo cyfleodd gwirfoddoli o fewn y cyngor a chanllawiau clir ar sut i reoli, recriwtio a chefnogi gwirfoddolwyr ynghyd â sicrhau eglurder o ran sefyllfa rheolwyr a gweithwyr sy'n dymuno cymryd rhan mewn gweithgareddau gwirfoddoli.  Mae’r polisi newydd yn darparu ymdriniaeth gyson ar draws y cyngor ar yr un pryd â chefnogi amrywiol anghenion gwahanol feysydd gwasanaeth, gan gynnig ‘siop un stop’ ar-lein ar gyfer yr holl gyfleoedd gwirfoddoli yn seiliedig ar system fewnol.  Cyfeiriwyd at yr ymgynghoriadau a gynhaliwyd, yn cynnwys gydag undebau llafur, ac er nad yn gworaeth, siaradodd y Cyd-bwyllgor Ymgynghorol Iechyd a Diogelwch a Pherthnasoedd Gweithwyr yn ffafriol am y polisi gan ei argymell ar gyfer cymeradwyaeth.  Cymeradwyodd y Cynghorydd Mainon y gyfres o ddogfennau a diolchodd i’r swyddogion am eu gwaith caled.

Croesawodd y Cabinet y dogfennau polisi newydd sy'n rhoi cyfarwyddyd arfer gorau clir a chyson ar gyfer gweithgareddau gwirfoddoli gan dalu teyrnged hefyd i'r cyfraniad gwerthfawr y mae gwirfoddolwyr yn ei wneud ac a amlygwyd yn glir yn ystod y pandemig.  Cyfeiriodd yr Arweinydd at hyrwyddo cyfleoedd ar gyfer gwirfoddolwyr fel elfen bwysig o sicrhau bod pobl yn deall y broses ac y gallant ddod yn wirfoddolwyr mewn ffordd syml.  Nodwyd fod rhai gwasanaethau megis y Gwasanaethau Cefn Gwlad a’r Gwasanaethau Cymorth Cymunedol yn dibynnu’n drwm ar wirfoddolwyr ac fel Aelodau Arweiniol y meysydd gwasanaeth hyn canmolodd y Cynghorwyr Tony Thomas a Bobby Feeley’r cyfraniadau gwerthfawr hyn.  Er eu bod yn croesawu’r polisi roeddent yn gobeithio na fyddai’r gwaith gweinyddol ychwanegol sydd wedi dod yn sgil gwneud y broses recriwtio’n fwy ffurfiol yn arwain at golli gwirfoddolwyr.  Croesawodd y Cynghorydd Mark Young y polisi hefyd ac roedd yn awyddus iddo fod mor gynhwysol â phosibl; holodd ynghylch y symudiad tuag at gyfleoedd ar-lein, ad-dalu treuliau a chefnogaeth ar gyfer rheolwyr.

Ymatebodd y Cynghorydd Richard Mainon a’r swyddogion i’r materion a godwyd fel a ganlyn –

·         byddai cyfleoedd gwirfoddoli’n cael eu hysbysebu ar-lein a byddai staff rheng-flaen yn gallu edrych am y cyfleoedd hynny ar ran pobl eraill a gallai Cynghorwyr Tref a Chymuned hefyd helpu i godi ymwybyddiaeth. 

Gallai gwaith mewn cymunedau hefyd amlygu llwybrau posibl i helpu pobl i gael at gyfleoedd gwirfoddoli.

·         cafwyd sicrwydd y byddai dull amgen o dalu ar gael i ad-dalu treuliau gwirfoddolwyr nad oes ganddynt gyfrif banc.

·         cytunwyd y byddai angen capasiti rheoli i gefnogi gwirfoddolwyr ac roedd llawer wedi'i ddysgu ynglŷn â hyn yn ystod y pandemig o ran trefnu staff a gwirfoddolwyr i gefnogi cymunedau a gwasanaethau. 

Mae pwysigrwydd sicrhau digon o gapasiti rheoli i gefnogi gwirfoddolwyr yn iawn wedi’i amlygu fel rhywbeth y mae’n rhaid ei ystyried mewn mwy o fanylder er mwyn sicrhau y caiff y sylw priodol.

·         mae bwriad i’r dogfennau polisi fod yn hyblyg fel bod modd gwneud unrhyw ychwanegiadau a rhannu arfer da os daw unrhyw ddysgu neu ddiweddariadau polisi i’r amlwg yn ddiweddarach.

·         cymerwyd ymagwedd bwyllog a phwrpasol wrth ddatblygu’r polisi o safbwynt biwrocratiaeth gyda gwahanol lefelau o wiriadau’n angenrheidiol yn ddibynnol ar y risg, yn cynnwys diogelu, sy'n gysylltiedig â gwahanol swyddi gwirfoddoli.  Mae risg yn bodoli hefyd os na chaiff y prosesau priodol eu sefydlu.  Fodd bynnag cydnabuwyd pryderon yr aelodau ynghylch colled gwirfoddolwyr posibl o ganlyniad i ffurfioli’r broses a chytunwyd y dylid monitro ymgysylltiad â’r broses yn ofalus er mwyn sicrhau nad yw’n rhwystr rhag recriwtio.

Atebodd yr Arweinydd a’r swyddogion gwestiynau pellach gan aelodau nad ydynt yn aelodau o’r Cabinet  fel a ganlyn –

·         byddai’r gyfres o ddogfennau perthnasol i gyfleoedd gwirfoddol ar gael i bob sefydliad allanol, yn cynnwys ysgolion a Chynghorau Tref a Chymuned, i’w defnyddio â’u haddasu i’w dibenion eu hunain fel sy’n angenrheidiol fel bod yr arfer da’n cael ei rannu.

·         mae’n annhebygol y byddai gan y cyngor gyfrifoldeb dros wirfoddolwyr anffurfiol sy'n gwneud gwaith ar eu liwt eu hunain ond byddai'r broses symlach newydd yn ei gwneud yn haws i ffurfioli'r math hwnnw o wirfoddoli ac i fanteisio ar y mesurau diogelwch y byddai hynny’n ei ddarparu ar yr un pryd a meithrin rhagor o wytnwch cymunedol.

·         mae’r polisi’n ymwneud â chyfleoedd gwirfoddoli gyda’r cyngor, a nodwyd bod llawer o weithgareddau gwirfoddoli eraill ar draws y sir a fyddent fel arfer yn cael eu hysbysebu drwy Gyngor Gwasanaethau Gwirfoddoli Sir Ddinbych (DVSC) sy’n rhoi cefnogaeth i wirfoddolwyr, grwpiau cymunedol a sefydliadau eraill.

Mae’r Cyngor yn gweithio’n agos â DVSC ac fe wnaethant weithio mewn partneriaeth yn ystod y cyfnod clo cyntaf i hwyluso’r broses wirfoddoli.

·         mewn ymateb i gwestiynau gan y Cynghorydd Joan Butterfield cytunwyd i adrodd yn ôl ar y nifer o reolwyr sy’n cefnogi gwirfoddolwyr ac yng ngoleuni’r materion eraill a godwyd, yn cynnwys amheuon ynghylch y fiwrocratiaeth ychwanegol, mae'n bosib y byddai rhinwedd mewn adrodd yn ôl i graffu ar gynnydd rywbryd yn y dyfod ar ôl cyfnod o weithredu a monitro’r polisi. 

O ran cefnogi rheolwyr mae systemau corfforaethol wedi’u sefydlu a chanllawiau wedi’u cynhyrchu.  Cydnabuwyd hefyd bod gwirfoddolwyr cymunedol yn gryfder mawr mewn cymunedau a gobeithiwyd y byddai'r prosesau newydd yn helpu i gefnogi'r unigolion hyn yn well heb rwystro pobl rhag gwneud pethau drostynt eu hunain.

Cynigiodd y Cynghorydd Mainon yr argymhellion gan gadarnhau newid bach i 3.2, sef disodli ‘sylwadau ar’ gydag ‘yn cymeradwyo’ y polisi amser i ffwrdd o’r gwaith.

PENDERFYNWYD y byddai’r Cabinet yn –

(a)       Cymeradwyo’r polisi a’r prosesau newydd a’r dogfennau cysylltiedig ar gyfer rheoli gweithgaredd gwirfoddoli yn y cyngor fel y nodwyd yn yr adroddiad.

(b)       Cymeradwyo’r newidiadau arfaethedig i’r Polisi Amser  Ffwrdd o’r Gwaith ar gyfer gweithwyr sy'n dymuno cymryd rhan mewn gweithgareddau gwirfoddoli (Atodiad 7 i’r Adroddiad) a

(c)        cadarnhau ei fod wedi darllen, deall ac wedi ystyried yr Asesiad o Effaith ar Les (Atodiad 1 i’r adroddiad) fel rhan o'i ystyriaethau.