Eitem ar yr agenda

Derbyn adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (copi'n amgaeedig) yn adolygu ac yn diweddaru'r cylch gorchwyl ar gyfer y Grwpiau Ardal Aelod.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) oedd yn sôn am adolygu a diweddaru’r cylch gorchwyl ar gyfer Grwpiau Ardal yr Aelodau. Roedd y mater yn cael ei gyflwyno i’r pwyllgor yn dilyn sylwadau gan aelodau yn ddiweddar, gan bod diffyg manylion yn y cylch gorchwyl presennol.

Cafodd yr aelodau wybod bod y telerau drafft ynghlwm yn Atodiad Un yr adroddiad. Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd sicrwydd mai fersiwn cynnar iawn oedd y drafft, a byddai’n cael ei gyflwyno i'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth, gan bod uwch swyddogion yn chwarae rhan allweddol yng nghyfarfodydd Grŵp Ardal Aelodau. Yna byddai’r adroddiad yn mynd i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ac Archwilio, ac yna yn y pendraw, byddai’n mynd i’r Cyngor. Fe awgrymodd y pwyllgor y byddai’n syniad da petai’r cylch gorchwyl yn mynd i bob Grŵp Ardal yr Aelodau.

Cafodd y mapiau yn yr adroddiad eu hamlinellu, roeddynt yn hen a byddent yn cael eu diweddaru er mwyn adlewyrchu ardaloedd y Grwpiau Ardal Aelodau presennol maes o law. Atgoffwyd yr aelodau nad oedd y grwpiau yn grwpiau oedd yn gwneud penderfyniadau, rôl gynghori ar faterion lleol oedd gan y grwpiau, heb unrhyw bwerau dirprwyedig.

Fe aeth y pwyllgor trwy’r Cylch Gorchwyl newydd gan dynnu sylw at feysydd o ddiddordeb yn fersiwn ddrafft y Cylch Gorchwyl.

·         Aelodaeth – Ar y cyfan roedd y pwyllgor yn teimlo bod aelodaeth yn ddryslyd, y rheswm am hyn oedd bod y mapiau'n hen, ond byddai rhai o'r pentrefi bychain yn cyfuno â threfi y tu allan i ardal Grŵp Ardal Aelodau. Cafodd Grŵp Ardal Aelodau Dyffryn Dyfrdwy ei drafod gan mai tri aelod oedd yn mynychu’r cyfarfod ar hyn o bryd, roedd aelodau’n teimlo y byddai’r Grŵp Ardal yn elwa trwy gynyddu’r ardal o ddylanwad. Dywedodd Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y byddai yna bedwerydd aelod etholedig ar gyfer Grŵp Ardal Aelodau Dyffryn Dyfrdwy ac roedd dau aelod o Grŵp Ardal Aelodau Rhuthun yn cael eu gwahodd i gyfarfodydd Grŵp Ardal Aelodau Dyffryn Dyfrdwy, ond anaml yr oeddynt yn mynychu.

·         Cadeirydd ac Is-gadeirydd – Nid oedd unrhyw sylwadau gan y pwyllgor ynghylch penodi Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion.

·         Pleidleisio - Croesawodd y pwyllgor yr wybodaeth oedd yn y cylch gorchwyl gan fod pleidleisio yng Ngrwpiau Ardal yr Aelodau ar hyn o bryd yn seiliedig ar gonsensws cyffredinol. Serch hynny, gan fod niferoedd amrywiol ym mhob Grŵp Ardal, roedd aelodau yn teimlo y dylid cyflwyno dull canran o bleidleisio er tegwch yn hytrach na dull mwyafrif o bleidleisio.

·         Cworwm – Nid oedd yna sylwadau gan y pwyllgor ynglŷn ag agwedd cworwm y cylch gorchwyl.

·         Rhaglenni Gwaith i’r Dyfodol – Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ei bod hi’n fanteisiol i gyfleu cymaint o wybodaeth â phosibl pan roeddynt eisiau i eitemau gael eu cynnwys yn y rhaglen gwaith i'r dyfodol, byddai hyn yn sicrhau bod pob swyddog yn deall beth oedd yn cael ei ofyn.

·         Presenoldeb ac Arsylwadau mewn cyfarfodydd Grŵp Ardal Aelodau a Chefnogaeth ar gyfer y Grwpiau Ardal Aelodau – Ni drafodwyd mwy ar y ddau eitem yn y cylch gorchwyl na’r manylion sydd wedi’u cynnwys yn yr adroddiad.

·         Dosbarthu a Mynediad at Ddogfennau – Gofynnodd y pwyllgor a oedd modd dosbarthu’r dogfennau ar gyfer Grwpiau Ardal Aelodau gyda phobl y tu allan i'r cyfarfodydd. Roedd y pwyllgor yn teimlo y byddai rhai o’r dogfennau oedd yn cael eu rhannu gyda’r Grwpiau Ardal Aelodau o fudd i bobl leol. Roedd y pwyllgor yn teimlo y dylai dogfennau’r Grŵp Ardal ddynodi a oedd y ddogfen yn gyfrinachol. Yna dylai Aelodau’r grŵp allu teimlo bod rhwydd hynt iddynt rannu dogfennau sydd heb eu marcio’n gyfrinachol.

·         Ffilmio a Defnyddio Cyfryngau Cymdeithasol yn ystod Cyfarfodydd – Roedd y pwyllgor yn teimlo na ddylid caniatáu ffilmio a defnyddio Cyfryngau Cymdeithasol yn ystod cyfarfodydd Grwpiau Ardal yr Aelodau, yn groes i fersiwn ddrafft y cylch gorchwyl oedd yn nodi y dylai’r mwyafrif gytuno gyntaf.

Gofynnodd y pwyllgor a fyddai rhai o gyfarfodydd anffurfiol aelodau Grŵp Ardal yn dilyn yr un rheolau o fewn y cylch gorchwyl. Fe eglurodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd na fyddai angen iddynt ddilyn y rheolau gan mai ymgasglu fel aelodau eraill Grŵp Ardal Aelodau oeddynt, ac nid cyfarfodydd Grŵp Ardal Aelodau.

PENDERFYNWYD

(i)    Bod y pwyllgor yn cymeradwyo fersiwn ddrafft y cylch gorchwyl ar gyfer ymgynghoriad pellach.

(ii)  Ymgynghori â Grwpiau Ardal yr Aelodau ar fersiwn ddrafft y cylch gorchwyl.