Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan Bennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) yn diweddaru'r aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol.

 

 

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i aelodau ar gynnydd y Tîm Archwilio Mewnol o safbwynt darparu’r gwasanaeth, sicrwydd darparu, adolygiadau wedi eu cwblhau, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth gyflawni gwelliant. Roedd hefyd yn cynnwys yr wybodaeth ddiweddaraf ar gynnydd gydag Arfer Da CIPFA ar gyfer Pwyllgorau Archwilio.

Roedd y tîm archwilio mewnol wedi parhau i ddarparu cyngor a chymorth mewn perthynas â newidiadau i drefniadau rheoli y bu'n rhaid i'r Cyngor eu gweithredu mewn ymateb i'r pandemig. Cafwyd cadarnhad bod yr archwiliadau arfaethedig wedi'u blaenoriaethu ar gyfer 2020/21 fel yr adroddwyd i'r pwyllgor ym mis Tachwedd 2020 ac, er bod ymgysylltiad o wasanaethau yn dda ar y cyfan, parhaodd Covid-19 i effeithio ar gyflymder a dilyniant rhai o'n harchwiliadau.

 

Amlygwyd i’r aelodau bod y Cynllun Archwilio yn parhau i gael ei adolygu'n rheolaidd, yn ogystal â'r cynnydd o ran cyflawni gwaith sicrwydd, i fesur a all y Prif Archwilydd Mewnol ffurfio Barn Flynyddol ar drefniadau llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol heb unrhyw gyfyngiadau o ran cwmpas. Roedd CIPFA wedi rhyddhau canllawiau'n ddiweddar ar gyfer darparu Barn Flynyddol gyda Chyfyngiadau Cwmpas a fyddai’n cael eu defnyddio pe bai angen.

 

Roedd yr adroddiad yn rhoi gwybodaeth am y gwaith a oedd wedi cael ei wneud gan Archwilio Mewnol ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Roedd yn caniatáu’r pwyllgor i fonitro perfformiad a chynnydd Archwilio Mewnol yn ogystal â rhoi crynodebau o adroddiadau Archwilio Mewnol. Rhoddwyd cadarnhad i'r aelodau bod y Cyngor wedi bod yn llwyddiannus gyda phenodi Uwch Archwilydd newydd. Cafwyd cadarnhad hefyd na fydd yr adnoddau sydd ar gael i'r Prif Archwilydd Mewnol yn cael eu lleihau, felly bydd y broses recriwtio i lenwi swydd wag yr Archwilydd yn cael ei chychwyn cyn bo hir.

 

Cadarnhad bod 6 Archwiliad wedi'u cwblhau ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Atgoffwyd yr Aelodau bod manylion pob un o'r archwiliadau wedi'u cynnwys yn atodiad 1 i'r adroddiad. Cyflwynwyd cefndir byr o bob archwiliad i'r pwyllgor -

Darparu Llety i'r Digartref

Recriwtio a Chadw

Ysgol Pendref

Diwylliant Moesegol

Adeiladau'r Frenhines

Diogelu Data a Rhyddid Gwybodaeth.

 

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol nad oedd tri archwiliad wedi dechrau eto ond eu bod wedi cael blaenoriaeth i ddechrau yn ystod y misoedd nesaf. Roedd yr archwiliadau allweddol hyn yn helpu i wneud cynnydd o ran darparu sicrwydd archwilio mewnol. Y rhain oedd:

·         Hamdden Sir Ddinbych Cyf

·         Capasiti a Gwydnwch TGCh

·         Rheoli Risg – risgiau corfforaethol nad ydynt yn dod o dan archwiliadau eraill.

 

Roedd yr hyfforddiant a drefnwyd gyda CIPFA ar "Sut i fod yn bwyllgor archwilio mwy effeithiol" wedi'i ohirio dros dro oherwydd pandemig y coronafeirws. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai cyfathrebu'n parhau i holi a fyddai unrhyw hyfforddiant o bell yn bosibl.

 

Trafodaeth gyffredinol -

·         Gofynnodd yr Aelodau i'r hunanasesiad yn erbyn Canllawiau Ymarferol CIPFA ar gyfer Pwyllgorau Archwilio gael ei gyhoeddi cyn gynted â phosibl.

·         Cafwyd cadarnhad bod yr archwiliad digartrefedd wedi'i gwblhau cyn y pandemig.  Nid oedd yr Aelodau'n cytuno â defnyddio gwestai a lletai gwely a brecwast ar gyfer y digartref. Roedd gwaith yn mynd rhagddo ar opsiynau o gynnig llety i breswylwyr a theuluoedd.  Cadarnhawyd bod nifer o adroddiadau wedi'u cyflwyno i'r Pwyllgor Craffu i drafod y ddarpariaeth digartrefedd yn Sir Ddinbych. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion wedi cytuno ar adroddiad i'w gyflwyno i'r Pwyllgor Craffu Partneriaethau yn nhymor yr Hydref. Gallai Aelodau ofyn i Gadeiryddion ac Is-gadeiryddion ystyried manylion penodol drwy lenwi'r ffurflen briodol. Cytunodd y Swyddog Monitro i gyfathrebu â'r Cydlynydd Craffu i gynnwys yr adroddiad archwilio fel rhan o'r adroddiad digartrefedd a gyflwynwyd i graffu arno.

·         Clywodd yr Aelodau, oherwydd rhai amgylchiadau megis anghenion amgylcheddol arbennig, trais domestig neu ffactorau eraill, fod nifer o drigolion o siroedd eraill yn byw yn Sir Ddinbych ac fel arall. Nodwyd hefyd bod gan Sir Ddinbych ac awdurdodau lleol eraill ddyletswydd gofal i ddarparu llety addas i unigolion.

 

 

GWAHARDD Y WASG A'R CYHOEDD

 

Er mwyn mynd i'r afael â'r pryderon a godwyd o dan Atodiad 3 yr Archwiliad Mewnol – Adeiladau’r Frenhines –

 

PENDERFYNWYD gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod, dan ddarpariaethau Adran 100(a) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraff 16 Rhan 4, Atodlen 12A o’r Ddeddf.

 

Cyflwynwyd atodiad cyfrinachol gan y Prif Archwilydd Mewnol. Roedd yr atodiad wedi'i gyflwyno i'r aelodau i'w drafod gan ei fod wedi derbyn adroddiad archwilio sicrwydd isel. Roedd cwmpas yr adolygiad yn cwmpasu'r meysydd canlynol: rolau a chyfrifoldebau a threfniadau llywodraethu; cyllid a chyllid grant; a chyflawni prosiectau a rheoli risg. Roedd y prosiect wedi bod yn elfen o Fwrdd Rhaglen Adfywio'r Rhyl fel rhan o gylch gwaith ehangach i adfywio canol y dref.

 

Trafododd yr Aelodau ganlyniadau'r adroddiad archwilio ar reoli prosiect Adeiladau’r Frenhines gan gynnwys y cynllun gweithredu. Mynegodd yr Aelodau bryderon am yr adroddiad archwilio a'r canfyddiadau. Gofynnodd yr Aelodau am i adroddiad diweddaru gael ei ddwyn yn ôl i'r pwyllgor i sicrhau’r aelodau bod y cynllun gweithredu'n cael ei gwblhau.   

 

PENDERFYNWYD -

·         Bod y pwyllgor yn nodi cynnydd a pherfformiad yr Archwiliad Mewnol a,

·         Bod adroddiad diweddaru ar Adeiladau’r Frenhines yn cael ei ddwyn yn ôl i'r pwyllgor.