Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Mewnol (copi'n amgaeedig) yn rhoi gwybod i aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol.

 

 

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol y Diweddariad Archwilio Mewnol (a gylchredwyd yn flaenorol) mae'r adroddiad yn darparu diweddariad ar gynnydd diweddaraf y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ac Archwilio ar Archwiliad Mewnol o ran darparu gwasanaeth, darpariaeth sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth yrru gwelliant. Mae hefyd yn cynnwys diweddariad ar y cynnydd gyda Phwyllgorau Arferion Arfer Da CIPFA.

 

O ganlyniad i'r argyfwng pandemig coronafirws, canolbwynt allweddol i'r tîm oedd darparu cyngor a chefnogaeth i weithgareddau newydd a newidiadau i'r trefniadau yr oedd y Cyngor yn gorfod eu rhoi ar waith yn gyflym i ymateb i'r pandemig.  Yn weithredol, bu'n rhaid i'r Cyngor ymateb yn gyflym i amgylchiadau sy'n newid yn gyflym, sydd wedi cael effaith ar gyflymder a dilyniant rhai o'n harchwiliadau.  Byddai'r tîm archwilio yn parhau i gynnal archwiliadau a gwaith wedi'i gynllunio ar gyfer 2020/21 gydag ymgysylltiad da gan wasanaethau.

 

Yn ychwanegol at y gwaith archwilio a gynlluniwyd, roedd y tîm hefyd wedi bod yn cynorthwyo'r Cyngor gyda thaliadau grant (e.e. prydau ysgol am ddim, taliadau bonws gweithwyr gofal cymdeithasol a grantiau ardrethi busnes) trwy ddarparu cefnogaeth a chyngor. Roedd y tîm hefyd wedi cefnogi Tîm Prawf, Olrhain a Diogelu (TTP) y Cyngor mewn ymateb i bandemig Covid-19, gydag Uwch Archwilydd wedi'i secondio i'r tîm.

 

Dangosodd Atodiad 1 yr effaith ar gynnydd yn erbyn y Cynllun Archwilio ar gyfer 2020/21 yn rhannol oherwydd gostyngiad dros dro yn yr adnoddau archwilio oherwydd adleoli a secondiad dilynol un Uwch Archwilydd i'r tîm TTP (o fis Mehefin 2020), ac un Archwilydd yn ymddeol yn Hydref 2020. Ar hyn o bryd roedd y tîm archwilio yn hysbysebu am Uwch Archwilydd am gontract dros dro 12 mis i'w ail-lenwi ar gyfer yr Uwch Archwilydd ac roedd ansicrwydd o hyd a fyddai'r cyngor yn cefnogi'r recriwtio i swydd wag yr Archwilydd. Byddai'r Cynllun Archwilio yn parhau i gael ei adolygu, yn yr un modd â defnyddio'r adnodd archwilio mewnol sydd ar gael, yng nghyd-destun ymateb parhaus y Cyngor i bandemig Covid-19 ac i sicrhau ein bod yn parhau i ganolbwyntio ein gwaith ar feysydd sydd â'r risg fwyaf i'r cyngor.

 

Fel y nodwyd eisoes, byddai gostyngiad mewn adnoddau yn golygu y byddai'r prosiectau canlynol yn cael eu cwblhau bellach yn 2020/21. Byddai'r ardaloedd hyn yn parhau i gael eu hasesu a byddai meysydd blaenoriaeth uchel yn cael eu dwyn ymlaen i'r Cynllun Archwilio ar gyfer 2021/22:

 

·         Tîm Iechyd Meddwl Cymunedol - wedi'i ohirio tan 2021/22 ar gais BCUHB

·         Trefniadau Diogelu Amddifadedd Liberty (DOLS) - gohirir nes bod canllawiau LlC yn cael eu rhyddhau

·         Gwasanaeth Mabwysiadu - wedi'i ddal yn ôl.

·         Mae CBS Wrecsam (awdurdod cynnal) hefyd yn bwriadu archwilio.

·         Gwasanaeth Ieuenctid - wedi'i ddal yn ôl

·         Gweithio mewn Diffygion - nid yw'n flaenoriaeth mwyach

·         Datblygu'r Gweithlu - parhau i 2021/22

·         Archwiliadau Ysgol - gohirio, parhau i 2021/22

·         Gwasanaethau Treftadaeth - nid yw bellach yn flaenoriaeth

·         Anghenion Dysgu Ychwanegol - parhau i 2021/22

·         Cartrefi Gwag - ddim yn flaenoriaeth mwyach

·         Gwastraff Masnachol - wedi'i ddal yn ôl

·         Eithriadau ac Eithriadau gyda CPRs - wedi'u gohirio

·         Asesiadau Cydraddoldeb / Lles ac Effaith - wedi'u gohirio

 

Cyflwynodd yr uwch archwilydd yr adolygiad o Daliadau Uniongyrchol gan nad oedd y maes hwn wedi'i adolygu ers cryn amser ac fel rhan o'r mesurau gwrth-dwyll rhagweithiol. Roedd yr adolygiad hwn yn rhoi sicrwydd i uwch reolwyr yn y Gwasanaethau Addysg a Phlant (ECS), yr Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol a'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

 

Yn flaenorol, roedd y tîm archwilio wedi cynnal adolygiad o gyllidebau cymorth a thaliadau uniongyrchol o fewn y Gwasanaethau Cymorth Cymunedol (CSS), a adroddwyd i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ac Archwilio ym mis Medi 2019.

 

Mae staff yn y tîm Plant ag Anableddau wedi cael hyfforddiant ar daliadau uniongyrchol, ond byddai'r Gwasanaeth yn elwa o gael canllawiau wedi'u dogfennu i sicrhau bod staff yn glir o'r broses a'i bod yn cael ei dilyn yn gyson. Y bwriad yw i hyn gael ei gydlynu gyda'r CSS i gynhyrchu canllawiau cyffredin ar gyfer taliadau uniongyrchol. Yn yr un modd, nid oedd gan y Gwasanaeth ganllawiau wedi'u dogfennu ar gyfer rhieni neu ofalwyr, yn lle comisiynu darparwr trydydd parti i gyflenwi'r wybodaeth a'r cyngor hwn i ddinasyddion.

 

Ymatebodd swyddogion eu bod yn cydnabod archwilio mewnol ar gyfer gwella, ond mae'r ddeddfwriaeth yn gwneud rhai pethau'n anodd, megis rheolaeth ar y rhai a oedd yn derbyn yr arian.  Roedd y teuluoedd y bu'r tîm archwilio yn gweithio gyda nhw trwy ddull ymyrraeth, gyda phlant ag anableddau roedd heriau pellach, nid oedd unrhyw reswm sylweddol i fynd trwy'r holl broses, ond pe bai angen i weithwyr cymdeithasol weld y wybodaeth, gallent dderbyn y wybodaeth.

Trafodaeth Gyffredinol –

 

·         Holodd y pwyllgor a archwiliwyd grantiau'r NRF yn yr AHNE. Ymatebodd swyddogion trwy hysbysu'r pwyllgor y bu archwiliad o'r AHNE, ond gellid cynnwys grantiau mewn unrhyw archwiliadau yn y dyfodol.

·         Holwyd yr acronym ar gyfer PLASC a beth oedd yn ei olygu, eglurodd swyddogion ei fod yn sefyll ar gyfer cyfrifiad ysgol flynyddol ar lefel disgyblion - y data ar lefel disgyblion ac ysgolion ydoedd.

·         Tynnodd yr aelodau sylw at bryderon ynghylch incwm parcio, er bod yr amgylchiadau presennol gyda COVID yn ei gwneud hi'n anodd archwilio. Codwyd materion gydag incwm, roedd trefniadau newydd ar gyfer casglu arian parod wedi'u rhoi ar waith. Bu newidiadau hefyd gyda'r dull talu, trwy'r ffôn a cherdyn. Gofynnodd yr aelodau am ddod ag adroddiad pellach yn ôl i'r pwyllgor i sicrhau bod y gwelliannau gofynnol wedi'u gwneud o ystyried adroddiad sicrwydd isel blaenorol yn y maes hwn ychydig flynyddoedd yn ôl.

·         Cododd y pwyllgor y straen ar y tîm archwilio, ac a oedd y swyddog a gafodd ei adleoli i'r tîm trac ac olrhain a ellid ei symud yn ôl i archwilio. Eglurodd y swyddogion fod Bob Chowdhury wedi'i adleoli ym mis Mehefin, fe oruchwyliodd y contract gan olrhain a chynghori'r rheini ar y ffonau. Ym mis Medi roedd cyllideb ar gael, roedd hon yn allanol, enwyd yr archwilydd yn arweinydd gyda'r olrhain ac roedd Llywodraeth Cymru wedi talu'r gost.

·         Roedd y pwyllgor eisiau sicrhau bod pwysigrwydd y tîm archwilio yn cael ei nodi gyda phroses arbed cyllideb y cyngor, er mwyn sicrhau na fyddai unrhyw straen ychwanegol i'r adran.

·         Mewn ymateb i'r adroddiad Taliadau Uniongyrchol cytunodd yr aelodau fod y mater yn gymhleth a byddai'n fuddiol cyflwyno adroddiad llawn i'r pwyllgor yn y gwanwyn, ochr yn ochr ag astudiaethau achos i aelodau gael gwell dealltwriaeth.

 

PENDERFYNWYD -

(a)  Mae'r pwyllgor yn nodi cynnydd a pherfformiad yr Archwiliad Mewnol.

(b)  Argymhellodd y Pwyllgor na ddylid lleihau'r adnoddau sydd ar gael i'r Prif Archwilydd Mewnol.

(c)  Dylid dwyn yr adroddiad Archwiliad Mewnol o Daliadau Uniongyrchol i Blant yn ôl i'r pwyllgor yn 2021.