Eitem ar yr agenda

I ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Mark Young, Aelod Arweiniol ar gyfer Cynllunio, Gwarchod Y Cyhoedd a Chymunedau Mwy Diogel (copi’n amgaeedig) yn ceisio cymeradwyaeth y Cabinet o’r diwygiadau i’r cylch gorchwyl ar gyfer y Grŵp Cynllunio Strategol.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn cymeradwyo Cylch Gorchwyl diwygiedig y Grŵp Cynllunio Strategol (Atodiad 1 yr adroddiad).

Cyflwynodd y Cynghorydd Mark Young yr adroddiad yn ceisio cymeradwyaeth y Cabinet i ddiwygiadau i Gylch Gorchwyl y Grŵp Cynllunio Strategol.

Cymeradwyodd y Cabinet sefydlu Grŵp Cynllunio Strategol (GCS) a’i Gylch Gorchwyl ym mis Ionawr 2018 yn lle Grŵp Aelodau'r Cynllun Datblygu Lleol (CDLl).  Y bwriad oedd sefydlu Grŵp llai, mwy cryno i roi arweiniad corfforaethol wrth ddatblygu'r CDLl newydd nes y byddai'n cael ei fabwysiadu'n ffurfiol.  Roedd gan y Grŵp swyddogaeth anweithredol ond roedd yn adrodd yn ôl ac yn gwneud argymhellion i’r Cabinet a/neu’r Cyngor yn ôl yr angen. Yng nghyfarfod y Grŵp Cynllunio Strategol fis Gorffennaf 2019, cynigiwyd y dylid diwygio’r Cylch Gorchwyl ac yn dilyn trafodaethau pellach yng nghyfarfodydd Briffio’r Cabinet a'r Grŵp, argymhellodd y Grŵp –

·         na ddylid newid aelodaeth graidd y Grŵp

·         dylai cyfarfodydd fod yn agored i’r holl aelodau

·         dim ond arsylwi cyfarfodydd y gallai aelodau nad oeddent yn aelodau craidd o’r Grŵp ei wneud, ac nid cyfrannu na siarad

·         i ganiatáu mwy o hyblygrwydd i’r Grŵp gyfarfod yn fwy aml yn ôl yr angen, dylai’r Grŵp gyfarfod pob dau fis neu fel y cytunir.

Ystyriodd y Cabinet yr adroddiad a’r argymhellion a gyflwynwyd gan y Grŵp Cynllunio Strategol ac roedd barn gymysg ynghylch effeithiolrwydd prosesau i ymgysylltu a sicrhau bod cyfle i’r holl aelodau leisio barn a dylanwadu ar drafodaethau ac argymhellion, yn enwedig o ystyried pwysigrwydd y CDLl.  Er bod rhai aelodau’n teimlo bod y prosesau’n gweithio’n dda iddynt hwy a bod digon o gyfle i godi materion a rhoi adborth trwy Grwpiau Ardal yr Aelodau, roedd eraill yn cwestiynu effeithiolrwydd y broses, yn enwedig lle’r oedd gwahaniaeth barn ar bolisïau neu strategaethau penodol a oedd dan ystyriaeth, a lle’r oedd cyfarfodydd Grwpiau Ardal yr Aelodau’n cael eu canslo ac yn dibynnu ar gynrychiolwyr y Grwpiau hynny.  Canolbwyntiwyd ar y prif faterion trafod a ganlyn –

·         Roedd y Cynghorydd Brian Jones yn teimlo bod y Grŵp Cynllunio Strategol wedi cyflawni ei bwrpas ac y dylid ei ddiddymu.  Credai fod y Cylch Gorchwyl yn annemocrataidd gan nad oedd yn caniatáu i aelodau siarad a theimlai y dylai pob aelod allu cyfrannu.  Roedd yn gwybod am aelodau eraill a oedd yn anhapus â’r trefniadau cyfredol.

·         dywedodd yr Arweinydd bod llawer o waith gan y Grŵp i’w wneud eto ac roedd yn credu bod Grwpiau Ardal yr Aelodau’n rhan bwysig o sicrhau trafodaeth agored a mewnbwn i ffocws a chyfeiriad gwaith y Grŵp.  Roedd y broses yn gweithio’n dda i Grŵp Ardal Rhuthun ac os oedd unrhyw broblemau’n codi o arsylwi cyfarfodydd y Grŵp Cynllunio Strategol, gellid eu codi trwy Grwpiau Ardal yr Aelodau.  Roedd hefyd yn teimlo bod y broses ddemocrataidd wedi cael ei pharchu, gyda chyfle i’r holl aelodau fod yn rhan.

·         Amlygodd y Cynghorydd Richard Mainon mai grŵp heb fod yn un gweithredol ydoedd, gydag ond chwe aelod o Grwpiau Ardal yr Aelodau, ond roedd ganddo rôl ddylanwadol wrth lunio’r CDLl newydd, a fyddai’n cael effaith hirdymor enfawr.  O ystyried rôl hanfodol bwysig y Grŵp, teimlai ei bod yn anghywir gwahardd aelodau rhag cyfrannu a siarad yn y cyfarfodydd hynny a dywedodd hefyd, gan fod dau gyfarfod Grŵp Ardal Aelodau Elwy wedi'u canslo, na fu unrhyw gyfle iddynt leisio barn oherwydd y prosesau sydd ar waith ar hyn o bryd, ac roedd ardal Grŵp Elwy, o bosib', yn un o’r rhai a oedd yn cael ei heffeithio fwyaf yn y sir.  Roedd y Grŵp i’w weld wedi mabwysiadu deinameg gwleidyddol ond nid oedd yn wleidyddol gytbwys a theimlai y byddai'n briodol i'r grŵp fod yn wleidyddol gytbwys a chael ei gynyddu i ddeuddeg.

·         Dywedodd y Cynghorydd Bobby Feeley ei bod yn gefnogol i’r Grŵp ac yn hyderus i drafod unrhyw fater gyda'r aelod perthnasol a oedd ynghlwm.  Teimlai bod anghytuno’n naturiol ond nid oedd yn credu bod hynny oherwydd gwleidyddiaeth.  Credai ei bod yn hytrach yn ymwneud â gwahanol ardaloedd Grwpiau'r Aelodau o fewn y sir a theimlai fod gan yr aelodau ran i'w chwarae i sicrhau llwyddiant y trefniadau a oedd ar waith.

Ymatebodd yr Aelod Arweiniol i’r materion a godwyd a rhoddodd sicrwydd ei fod o a’r tîm yn fodlon parhau i gyfarfod gyda’r aelodau i drafod materion yn ymwneud â’r CDLl ac ymateb i unrhyw bryderon a godwyd, a rhoddodd rai enghreifftiau cadarnhaol lle’r oedd y drefn honno wedi gweithio’n dda.  Roedd y swyddogion yn gweithio’n galed i ymgysylltu a byddent yn mynd i bob cyfarfod Grŵp Ardal yr Aelodau yn ystod mis Ionawr/Chwefror i ymgynghori mwy gyda’r aelodau.  Roedd y Grŵp wedi’i sefydlu’n benodol fel Grŵp bach ac roedd Grwpiau Ardal yr Aelodau'n rhan allweddol o'i lwyddiant, ac roedd cynrychiolwyr i'r Grwpiau Ardal yn cael eu dewis gan bob un o'r rheiny.  Anogodd yr aelodau i gefnogi a herio’r Grŵp a'i waith i symud ymlaen er lles yr awdurdod yn hytrach na'i wneud yn fater gwleidyddol.  Ymatebodd y Prif Weithredwr o safbwynt swyddog gan ddweud bod llawer o waith eto i’w wneud ar y CDLl ac roedd angen i’r aelodau graffu ar lawer ohono.  Y rheswm dros Grŵp llai oedd i graffu’n fanwl ar yr holl waith gan na ellid gwneud hynny trwy gyfrwng y Cyngor llawn, ond gellid bod yn sicr y byddai materion yn dod ger bron y Cabinet a’r Cyngor i gael eu hystyried.  Er mwyn eglurder, dywedwyd nad oedd gan y Grŵp unrhyw bwerau i wneud penderfyniadau, dim ond argymhellion.

Cyflwynodd y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts senario lle’r oedd gwahaniaeth barn o fewn Grwpiau Ardal yr Aelodau a holodd ar ba bwynt yn y broses y gallai’r aelod lleol newid neu ddylanwadu ar faterion.  Bu iddo hefyd ategu pryderon blaenorol Grŵp Ardal Rhuthun ynghylch y lleihad arfaethedig i dir cyflogaeth.  Atebodd yr Aelod Arweiniol a'r swyddogion gan ddweud bod pob prif gam yn y CDLl yn benderfyniad i’r Cyngor llawn ac y byddai pob aelod yn eu trafod.  O ran Grwpiau Ardal yr Aelodau, cyfrifoldeb cynrychiolydd y Grŵp Ardal Aelodau ar y Grŵp Cynllunio Strategol oedd adrodd yn ôl wrth eu Grŵp Ardal a gallent adrodd yn ôl lle'r oedd anghytundeb rhwng aelodau'r Grŵp Ardal.  Nid oedd y Grŵp Cynllunio Strategol yn gorff penderfynu ac ni allai ond gwneud argymhellion.  O ran tir cyflogaeth yn Rhuthun, roedd llawer o waith wedi bod ar fynd ac roedd swyddogion wedi cyfarfod ag aelodau lleol ar y safle ac roeddent yn fodlon trafod unrhyw bryderon a oedd yn cael eu codi gan aelodau.  Byddai swyddogion yn dod at bob Grŵp Ardal yr Aelodau yn y Flwyddyn Newydd i drafod safleoedd ymgeisiol a gyflwynwyd a'r broses ar gyfer hynny a fyddai'n rhoi mwy o gyfle i aelodau godi unrhyw faterion.

Gwahoddodd yr Arweinydd gwestiynau gan aelodau nad oeddent ar y Cabinet.  Roedd y Cynghorydd Meirick Davies yn credu'n gryf y dylai pob aelod gael cyfle i siarad yng nghyfarfodydd y Grŵp Cynllunio Strategol a gan fod cyfarfod diwethaf Grŵp Ardal Elwy wedi cael ei ganslo, ni fu unrhyw gyfle i leisio barn yn y broses.  Awgrymodd y Cynghorydd Peter Scott y dylid cynyddu maint y Grŵp i ganiatáu cynrychiolydd ychwanegol i Grwpiau Ardal yr Aelodau a chredai y dylai dirprwy gynrychiolwyr y Grwpiau Ardal hefyd fynd i bob cyfarfod at ddibenion parhad.  Eglurodd yr Arweinydd bod y newidiadau arfaethedig i’r Cylch Gorchwyl wedi’u hargymell i’r Cabinet gan y Grŵp Cynllunio Strategol ynghylch y ffordd orau iddynt symud ymlaen a chadarnhaodd yr Aelod Arweiniol y gallai fod rywfaint o ddisgresiwn i aelodau nad oeddent ar y Grŵp siarad dan amgylchiadau penodol.  O ran cyfathrebu, soniodd y Prif Weithredwr am waith ymgynghori sylweddol gyda'r aelodau a budd-ddeiliaid yn ehangach gan ailadrodd bod gan Grwpiau Ardal yr Aelodau a'u cynrychiolwyr ar y Grŵp Cynllunio Strategol rôl glir o ran cyfathrebu i sicrhau bod adborth rhwng y Grwpiau.  Cyfeiriodd y Cynghorydd Alan James (cynrychiolydd Grŵp Ardal y Rhyl) at waith caled y Grŵp Cynllunio Strategol a'r adborth rheolaidd rhwng y grwpiau.

Ar ôl ystyried argymhellion y Grŵp Cynllunio Strategol, pleidleisiodd 4 o’r Cabinet o blaid yr argymhellion a 3 yn eu herbyn ac o ganlyniad –

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn cymeradwyo Cylch Gorchwyl diwygiedig y Grŵp Cynllunio Strategol (Atodiad 1 i’r adroddiad).