Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Prosiect (copi yn amgaeedig) sy’n ceisio arsylwadau'r Pwyllgor am gynigion i sefydlu un gwasanaeth archifau ar y cyd rhwng Sir Ddinbych a Sir y Fflint a'r model arfaethedig ar gyfer darparu’r gwasanaeth newydd.

 

12.20pm – 1.05pm

 

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Tai a Chymunedau’r adroddiad ac atodiadau (eisoes wedi'u cylchredeg) a oedd yn darparu gwybodaeth ynglŷn â phrosiect ar y cyd ar gyfer archifau Sir Ddinbych a Sir y Fflint, gyda ffocws arbennig ar y model cyflenwi gwasanaeth newydd arfaethedig.

 

Yn ystod ei gyflwyniad pwysleisiodd yr Aelod Arweiniol y byddai darparu Gwasanaeth Archifau ar y cyd â Chyngor Sir y Fflint a datblygu gwasanaeth ‘gweithredu trwy bwynt canolog’, yn amodol ar gais llwyddiannus i Gronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol, yn fuddiol i drigolion Sir Ddinbych gan y byddai Gwasanaeth Archifau llawn amser ar gael yn hytrach na gwasanaeth tri diwrnod sydd ar gael yn y sir ar hyn o bryd.  Byddai hynny’n wir er gwaethaf y ffaith bod y ‘canolbwynt’ yn yr Wyddgrug gan y byddai holl lyfrgelloedd Sir Ddinbych yn cael mynediad at gofnodion digidol y gwasanaeth felly byddai trigolion yn gallu gwneud unrhyw waith ymchwil o'u llyfrgell leol, yn hytrach na gorfod trefnu apwyntiad i ymweld ag Archifdy’r Sir yn Hen Garchar Rhuthun fel sy’n digwydd ar hyn o bryd. Pe baent eisiau cael gafael ar ddogfennau gwreiddiol, byddent yn gallu gwneud hyn o dan y model newydd trwy fynychu â’r canolbwynt yn yr Wyddgrug.

 

Oherwydd eu hoedran a’u bregusrwydd, roedd yn rhaid i ddogfennau’r archifdy gael eu cadw dan amodau amgylcheddol caeth er mwyn eu gwarchod a’u diogelu, fel arall byddai’r Gwasanaeth mewn perygl o golli ei statws achrediad archif.  Roedd cynghorau Sir Ddinbych a Sir y Fflint yn awyddus i ddatblygu Gwasanaeth Archifau ar y cyd gan fod Sir y Fflint eisoes wedi mynd y tu hwnt i’w gapasiti storio tra bod disgwyl i Sir Ddinbych fod mewn sefyllfa debyg erbyn 2021.  Hefyd, roedd y System Rheoli Amgylcheddol yn Hen Garchar Rhuthun yn nesáu at ddiwedd ei oes a disgwylir i’r gost o’i newid fod yn sylweddol, felly dyna pam y teimlwyd y dylid ymchwilio i’r cyfle i ddarparu gwasanaeth ar y cyd, o bosibl mewn adeilad pwrpasol o’r radd flaenaf.  Er bod y Gwasanaeth Archifau presennol yn mynd â 70% o adeilad yr Hen Garchar, roedd yn denu tua 800 o ymwelwyr y flwyddyn, gyda nifer ohonynt yn ail ymweliadau gan yr un bobl.  Mewn cymhariaeth roedd y Gwasanaethau Cefn Gwlad a Threftadaeth yn denu oddeutu 11,000 o bobl y flwyddyn i’w gyfran o 30% o'r adeilad.    

 

Pwysleisiodd yr Aelod Arweiniol bod gan y Cyngor ymrwymiad eisoes i ddefnyddio’r Hen Garchar i ddarparu ei Wasanaeth Archifau tan 2025, pe bai’r model cyflenwi gwasanaeth o bwynt canolog yn dwyn ffrwyth, gan y byddai’n cymryd llawer iawn o amser i ddarparu’r prosiect hwn yn ei gyfanrwydd.  Yn y cyfamser byddai’n ymchwilio’n frwd i ddulliau posibl o gynyddu ystod y gwasanaethau treftadaeth a allai gael eu darparu yno ar ôl i’r Gwasanaeth Archifau ymadael, ar y cyd â safleoedd treftadaeth eraill y Cyngor, h.y. Nantclwyd y Dre a sefydliadau allanol megis yr Ymddiriedolaeth Genedlaethol.

Dywedodd yr Aelod Arweiniol wrth yr Aelodau bod Cyngor Tref Rhuthun wedi cofrestru siom nad oedd wedi bod yn rhan o’r ymgynghoriad ynghylch y cynnig hyd yma, ond pe bai’r prosiect yn dwyn ffrwyth ni fyddai’r Gwasanaeth yn gadael yr Hen Garchar tan 2025, felly teimlwyd ei bod braidd yn rhy gynnar i ymgynghori â Chyngor y Dref ar hyn o bryd.  Y flaenoriaeth fyddai sicrhau £11.5m o grant Heritage Horizons gan Gronfa Dreftadaeth y Loteri.   Byddai angen i unrhyw gynnig am swm mor sylweddol o arian fod ar gyfer prosiect arbennig a phwrpasol iawn.  Dyna pam yr oedd Sir Ddinbych am weithio gyda Chyngor Sir y Fflint i adeiladu adeilad pwrpasol wrth ymyl Theatr Clwyd yn yr Wyddgrug.  Roedd y broses o wneud cais am y grant wedi dechrau gan fod y ddau awdurdod wedi cyflwyno eu datganiad o ddiddordeb ar y cyd mewn gwneud cais am grant Heritage Horizons Cronfa Dreftadaeth y Loteri ar 18 Hydref.  Erbyn mis Rhagfyr 2019 dylai’r Gronfa roi gwybod i’r cynghorau p’un a yw eu datganiad o ddiddordeb wedi cael ei dderbyn er mwyn mynd ymlaen i ail gam y broses sef datblygu cynnig prosiect manwl a chynllun i’w gyflwyno i’r Gronfa a fydd yn penderfynu wedyn a ddylai’r grant gael ei ddyfarnu i’r prosiect erbyn mis Rhagfyr 2020.  Amcangyfrifwyd mai cost y prosiect fyddai £16,650,344 a byddai disgwyl i Sir Ddinbych gyfrannu ychydig dros £2m a Sir y Fflint £3m.  Pe bai’r prosiect yn cael ei ddarparu, roedd yn hanfodol bod £11.5m o arian y Gronfa Dreftadaeth yn cael ei sicrhau, heb hwnnw ni fyddai modd i’r prosiect fynd yn ei flaen.  Pe bai’r prosiect yn llwyddiannus ac yn cael ei ddarparu yn ei gyfanrwydd, er y byddai’r 'canolbwynt’ yn Sir y Fflint, byddai’r holl gofnodion ar gael yn ddigidol i drigolion Sir Ddinbych yn eu llyfrgelloedd lleol.  Byddai hefyd yn sicrhau’r Gwasanaeth am yr 20 mlynedd nesaf ac yn cynhyrchu incwm ychwanegol o ryw £12K y flwyddyn, yn lleihau’r angen i dalu am storfeydd masnachol i gadw cofnodion ac yn osgoi costau sylweddol sy’n gysylltiedig â newid y system rheoli amgylcheddol yn yr Hen Garchar.

 

Oherwydd bod Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam yn ardal awdurdod lleol ‘newydd’, cadarnhaodd yr Aelod Arweiniol a’r swyddogion bod llawer iawn o'i gofnodion cyn 1996 yn cael eu cadw yn yr Hen Garchar.  Hefyd, roedd nifer o arteffactau o Sir Ddinbych yn cael eu cadw mewn storfeydd yn Llyfrgell Genedlaethol Cymru yn Aberystwyth ac Amgueddfa Genedlaethol Cymru yng Nghaerdydd.  Byddai datblygu’r prosiect hwn yn cynnwys creu gofod arddangos pwrpasol sy’n golygu y gallem ofyn am ddychwelyd yr eitemau hyn i’w harddangos i’r cyhoedd.  Roedd yr Aelod Arweiniol a’r swyddogion o’r farn bod y cyllid hwn sydd ar gael yn darparu cyfle prin iawn i’r ddau awdurdod lleol wneud cofnodion, dogfennau hanesyddol ac arteffactau yn hygyrch i’w holl drigolion a chreu darpariaeth allgymorth ragorol ar gyfer ysgolion a sefydliadau eraill i ymgymryd â gwaith ymchwil.  Roedd hanes cymunedol yn rhan annatod o hunaniaeth yr ardal.

Gwahoddwyd aelodau lleol ardal Rhuthun i annerch y Pwyllgor ynglŷn â’u pryderon am y prosiect.  Y prif bwyntiau a godwyd ganddynt oedd:

 

·         nad oedd yr Asesiad o Les ar gyfer y prosiect arfaethedig, a oedd yn gyffredinol gadarnhaol, yn rhoi sylw digonol i’r effaith negyddol annisgwyl y gallai symud y Gwasanaeth i’r Wyddgrug ei gael ar economi Sir Ddinbych, yn enwedig Rhuthun.

·         bod nifer fawr o’r rheiny sy’n mynychu’r Hen Garchar i ddefnyddio’r Gwasanaeth yn oedrannus ac felly byddent yn methu ag ymweld â’r cyfleuster yn yr Wyddgrug oherwydd diffyg cludiant cyhoeddus i’r lleoliad arfaethedig.

·         yn eu barn nhw roedd y prosiect wedi cael ei ystyried mewn dull ynysig.  

Dylai'r cynnig gynnwys arfarniad opsiynau manwl i ehangu’r gwasanaethau presennol sydd ar gael yn yr Hen Garchar, trwy godi adeilad storio archifau pwrpasol yn y maes parcio y tu ôl i’r Hen Garchar.  Trwy gael y Gwasanaeth Archifau a’r cyfleuster treftadaeth i gyd ar yr un safle yn yr Hen Garchar, byddai cyfle i wneud y mwyaf o nifer yr ymwelwyr archifau a thwristiaeth yn y dref.

·         bod poblogrwydd defnyddio archifau a chofnodion digidol mewn llyfrgelloedd yn faes anhysbys hyd yma, efallai na fyddai'n 'brofiad' y byddai archifwyr selog yn ei fwynhau.

·         byddai symud y Gwasanaeth Archifau i’r Wyddgrug yn arwain at golli adnodd pwysig iawn arall yn ardal Rhuthun ac o ganlyniad byddai busnesau eraill yn y dref a’r ardal gyfagos yn dioddef gan fod haneswyr yn teithio o bell i wneud eu gwaith ymchwil yn yr Hen Garchar, gan aros mewn gwestai lleol a gwario arian yn yr ardal.

·         bod nifer o grwpiau buddiant eisoes wedi cysylltu â chynghorwyr lleol i gofrestru eu pryderon am y cynnig i symud y Gwasanaeth.

·         y dylai’r Cyngor edrych ar dyfu’r gwasanaethau sydd ar gael yn yr Hen Garchar trwy eu cysylltu ag asedau twristiaeth a threftadaeth amrywiol eraill yn yr ardal yn hytrach na’u symud i’r Gwasanaeth Archifau yn yr Wyddgrug.

Mewn ymateb i’r uchod, cadarnhaodd yr Aelod Arweiniol a’r swyddogion:

 

·         bod y Cyngor yn gwbl ymroddedig i barhau i ddarparu Gwasanaeth Archifau yn yr Hen Garchar tan 2025.  Tan hynny byddai’n gweithio gyda Gwasanaethau Cefn Gwlad a Threftadaeth y Cyngor er mwyn sicrhau dyfodol yr adeilad trwy ddarparu mwy o arlwy’r Gwasanaeth hwnnw o’r cyfleuster ar ôl i’r Gwasanaethau Archifau symud allan;

·         bod  trafodaethau cynnar ar fin dechrau gyda’r Ymddiriedolaeth Genedlaethol yn rhanbarthol ac yn genedlaethol gyda’r bwriad o archwilio opsiynau posibl ar gyfer y safle a’r ardal yn gyffredinol;

·         bod y cynnig wedi cael ei drafod gyda’r AS a’r AC lleol ac roedd y ddau wedi cefnogi’r cynigion.

·         pe bai’r cynnig i’r Gronfa Dreftadaeth yn llwyddiannus a phe bai’r adeilad canolbwynt pwrpasol yn yr Wyddgrug yn cael ei adeiladu, byddai costau rhedeg y Gwasanaeth Archifau yn gostwng yn sylweddol, byddai ei oriau agor yn cynyddu ac yn newid o'r gwasanaeth tri diwrnod presennol i wasanaeth chwe diwrnod ac yn gwella hygyrchedd i bawb trwy'r llyfrgelloedd. 

Nod y cynnig oedd darparu gwasanaeth gwell a mwy hygyrch nid ychwanegu at Theatr Clwyd.  Byddai Canolbwynt yr Archifau yn adeilad ar wahân wrth ymyl y theatr ac nid rhan o adeilad y theatr, ond byddai cyfle i'r ddau sefydliad gydweithio er mwyn gwella gwasanaethau allgymorth, darparu cyfleusterau i staff ac ati.

·         er bod Carchar Rhuthun yn gartref i lawer iawn o Archifau Sir Ddinbych, nid oedd pob un yn cael ei gadw yno, roedd rhai yn cael eu cadw mewn storfeydd ac eraill yn Archifdy Sir y Fflint ym Mhenarlâg ar hyn o bryd, oherwydd newidiadau mewn ffiniau sirol pan ad-drefnwyd y ddau lywodraeth leol.

·         y Gwasanaethau Archifau mwyaf llwyddiannus yn y DU oedd y rheiny â darpariaeth gwasanaeth allgymorth, a dyna pam y ceisir datblygu gwasanaeth allgymorth gweithredol fel rhan o’r cynnig hwn er mwyn annog unigolion, ysgolion, grwpiau cymunedol, cartrefi gofal ac ati i ddefnyddio’r gwasanaethau sydd ar gael.

Wrth ymateb i gwestiynau aelodau’r Pwyllgor, gwnaeth yr Aelod Arweiniol a swyddogion:

 

·         cytuno bod angen amlygu manteision sefydlu’r gwasanaeth gweithredu o bwynt canol i’r cyhoedd h.y. mynediad digidol, gwell hygyrchedd gan fod y cyfleuster ar agor 6 diwrnod yr wythnos yn hytrach na 3 diwrnod fel y sefyllfa bresennol, mwy o staff i gynorthwyo'r cyhoedd gyda'u gwaith ymchwil, mwy o ofod arddangos ar gyfer arteffactau hanesyddol ac ati.

·         dweud mai dim ond pedwar prosiect yn y DU fyddai’n elwa o grant Heritage Horizons Cronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol. 

Roedd disgwyl i gannoedd o brosiectau wneud cais am yr arian a oedd ar gael felly i fod yn llwyddiannus roedd angen i brosiectau fod yn arloesol, trawsnewidiol, cydweithredol ac anelu at fynd i’r afael â risg i dreftadaeth neu dirweddau a natur.

·         cadarnhau na allai Sir Ddinbych gyda’i niferoedd staff a'i oriau agor cyfyngedig ddarparu gwasanaethau allgymorth ar hyn o bryd. 

Byddai’r cynnig hwn yn mynd i’r afael â’r diffyg hwnnw.

·         dweud bod Llywodraeth Cymru (LlC) yn annog Gwasanaethau Archifau i weithio ar y cyd, ond hyd yma dim ond Sir Ddinbych a Sir y Fflint oedd yn dangos awydd i ddilyn y llwybr hwn

·         cadarnhau bod cyfanswm o chwe safle wedi cael eu hystyried i ddechrau er mwyn datblygu 'canolbwynt' ond roedd y safle hwn wedi codi o'r broses ddethol fel y safle a ffefrir.

·         dweud y byddai’r Gwasanaeth yn cael ei redeg ar y cyd gan Sir Ddinbych a Sir Y Fflint.

·         cadarnhau mai’r nod yn y pen draw oedd dychwelyd yr holl arteffactau hanesyddol lleol a oedd yn cael eu storio mewn sefydliadau cenedlaethol ar hyn o bryd er mwyn galluogi trigolion ac ymwelwyr yr ardal i ddod i’w gweld a’u mwynhau.

·         dweud bod yr holl ymdrechion yn mynd ar sicrhau cynnig llwyddiannus i gael grant gan Gronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol ar hyn o bryd.  Nid oedd unrhyw 'Gynllun B’ yn bodoli ar hyn o bryd, a dylai’r canlyniad gyrraedd erbyn diwedd 2020.  Er hynny, roedd trafodaethau ar y gweill gyda’r Gwasanaethau Cefn Gwlad a Threftadaeth a sefydliadau allanol er mwyn gwella’r arlwy yn yr Hen Garchar yn y dyfodol a fyddai o fudd i Rhuthun a'r ardal gyfagos; a

·         cadarnhau y byddai sefydlu Gwasanaeth Archifau ar y cyd â Sir y Fflint yn digwydd ym mis Ebrill 2020.

Ar ddiwedd trafodaeth drylwyr pwysleisiodd Aelodau bod angen gwella cyfathrebu ac ymgynghori ag aelodau lleol ar faterion a oedd yn cael effaith ar eu wardiau a gofynnodd i’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu drafod hyn mewn cyfarfod yn y dyfodol.  Penderfynodd y Pwyllgor:

 

Penderfynwyd: - yn amodol ar y sylwadau uchod -

(i)           cydnabod y cynnig i greu un Gwasanaeth Archifau a rennir gyda Chyngor Sir y Fflint, gan weithredu dros ddau safle i ddechrau (Rhuthun a Phenarlâg);

(ii)          trwy fwyafrif i gefnogi bod y Gwasanaeth, yn amodol ar sicrhau arian gan Gronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol, yn cael ei ddarparu trwy fodel gweithredu trwy bwynt canolog mewn adeilad newydd ger Theatr Clwyd yn yr Wyddgrug a darparu gwasanaeth trwy gymysgedd o ddarpariaeth allgymorth gymunedol barhaol a dros dro;

(iii)        bod opsiynau yn cael eu llunio ar gyfer defnyddio'r gofod gwag posibl yng Ngharchar Rhuthun os bydd y gwasanaeth archif sengl arfaethedig a chreu 'canolbwynt' yn mynd yn ei flaen, a bod yr opsiynau hynny'n cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor i'w hystyried yn ystod haf 2020; a

(iv)        cadarnhau, fel rhan o’i ystyriaeth, ei fod wedi darllen, deall ac ystyried yr Asesiad o’r Effaith ar Les (Atodiad A).

Pleidleisiodd dau aelod o’r Pwyllgor yn erbyn (ii) uchod, ond cafodd yr argymhelliad ei gynnal gan y mwyafrif.