Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a’r Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) i’r Cyngor ystyried gwaith y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar gyfer blwyddyn y cyngor 2018/2019.

 

 

Cyflwynodd y Cyng. Barry Mellor (Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol) yr adroddiad (a gylchredwyd yn barod) i roi gwybod i bob Aelod am waith y Pwyllgor yn 2018/19.

 

Dan ddarpariaethau Mesur Llywodraeth Leol Cymru 2011 mae’n ofyniad statudol i’r Cyngor gael Pwyllgor Archwilio. Y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (y Pwyllgor) oedd pwyllgor dynodedig y Cyngor ar gyfer y diben hwn.

 

Mae Cyfansoddiad y Cyngor yn gofyn bod aelodaeth y Pwyllgor yn wleidyddol gytbwys ac yn cynnwys chwe Aelod Etholedig. Nid oes gofyniad statudol i'r Pwyllgor fod yn wleidyddol gytbwys. Ond mae’n rhaid cael o leiaf un aelod lleyg annibynnol sef, ar hyn o bryd, Mr Paul Whitham.

 

Mae Swyddog Adran 151 y Cyngor, Swyddog Monitro a Phennaeth Archwilio Mewnol, neu eu cynrychiolwyr, yn bresennol ymhob cyfarfod. Yn ychwanegol at hynny, mynychir pob cyfarfod gan swyddogion o Swyddfa Archwilio Cymru.

 

Yn ystod y cyfnod dan sylw yn yr adroddiad hwn, mae’r Pwyllgor wedi derbyn nifer o adroddiadau blynyddol mewnol ar faterion yn ymwneud â llywodraethu. Mae’r rhain wedi cynnwys:

·         Adroddiad ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol

·         Adroddiad Blynyddol Iechyd a Diogelwch Corfforaethol

·         Adroddiad Blynyddol yr Uwch Swyddog Risg Gwybodaeth

·         Adroddiad Blynyddol Rhannu Pryderon

 

Mae’r Pwyllgor hefyd wedi derbyn nifer o adroddiadau yn ymwneud â materion ariannol. Mae’r rhain wedi cynnwys:

·         Datganiad Cyfrifon – ceir toreth o wybodaeth yn ymwneud â’r cyfrifon ac felly cyflwynir y drafft i’r Pwyllgor mewn cyfarfod cyn toriad yr haf ac yna fe gyflwynir y datganiad cyfrifon terfynol i’w cymeradwyo ym mis Medi.

·         Rheoli Trysorlys – mae’r Pwyllgor yn derbyn dau adroddiad pob blwyddyn.

 

Mae’r Pwyllgor hefyd yn derbyn adroddiadau rheoleiddio allanol. Mae’r rhain wedi cynnwys:

·         Adroddiad Gwella Blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru – roedd yr adroddiad ar y cyfan yn gadarnhaol iawn ac ni wnaethpwyd unrhyw argymhelliad sylweddol ar gyfer newid.

Cyflwynwyd chwech ‘cynnig ar gyfer gwelliant i’r Cyngor ynghyd â chamau gweithredu ar gyfer pob un.

·         Llythyr Archwilio Blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru – roedd Swyddfa Archwilio Cymru yn fodlon bod gan y Cyngor drefniadau priodol ar waith i sicrhau ei fod yn defnyddio adnoddau yn economaidd, effeithlon ac effeithiol. Hefyd, ni nodwyd unrhyw fater sylweddol a all effeithio ar gyfrifon 2018-19 na systemau ariannol allweddol.

·         Trosolwg a Chraffu – daeth yr adroddiad i’r casgliad bod swyddogaeth drosolwg a chraffu’r Cyngor yn ymateb yn dda i heriau presennol. Fodd bynnag, gall gallu cyfyngedig i gefnogi craffu atal cynnydd yn y dyfodol.

·         Defnydd Data’r Llywodraeth Leol – mae’r adroddiad yn nodi bod gan y Cyngor y sylfeini i ddefnyddio data yn well, ond bod angen gwella’r ffordd y caiff data ei ddadansoddi a’i gyflwyno i’r rheiny sy’n gwneud penderfyniadau.

 

Mae’r Pwyllgor hefyd wedi derbyn adroddiadau rheolaidd gan y Prif Archwilydd Mewnol ar y cynnydd a wneir yn erbyn y Cynllun Archwilio Mewnol a gymeradwywyd gan y Pwyllgor.

 

Yn ogystal, mae’r Pwyllgor wedi cynnal hunanasesiad o’i berfformiad ei hun a’i gymharu â’r arfer gorau presennol. Gwnaed yr asesiad hwn yn erbyn rhestr wirio o ganllaw’r Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA) “Pwyllgorau Archwilio – Canllaw Ymarferol ar gyfer Awdurdodau Lleol a’r Heddlu Rhifyn 2018”.

 

Roedd y Pwyllgor wedi ystyried ei enw fel rhan o’r asesiad ac wedi dod i’r casgliad y dylai’r enw gynnwys cyfeiriad at y swyddogaeth bwysig o fod yn bwyllgor archwilio yn unol â Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011. Mae’r Pwyllgor wedi argymell mai Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ac Archwilio y dylid ei alw.

 

Cymerodd y Cyng. Barry Mellor y cyfle hwn i ddiolch i gynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru a'r holl swyddogion sy’n mynychu’r cyfarfodydd Llywodraethu Corfforaethol. Yn benodol, cydnabu faint o waith a wneir gan y tîm Archwilio Mewnol. Diolchwyd i bob aelod o’r Pwyllgor gan fod y rhaglenni yn aml yn hir a’r aelodau bob amser yn paratoi’n dda ar gyfer y cyfarfodydd. Diolchwyd hefyd i’r Aelodau Arweiniol am eu presenoldeb mewn Pwyllgorau ac am eu cefnogaeth.

 

Mynegodd aelodau eu diolch i’r Cadeirydd ac aelodau’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol am eu holl waith caled.

 

PENDERFYNWYD:

·         Bod y Cyngor Llawn yn nodi cynnwys Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol

·         Newid enw’r Pwyllgor i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ac Archwilio