Eitem ar yr agenda

I ystyried adroddiad gan y Rheolwr Adnoddau a Chynllunio Addysg (copi ynghlwm) ar Reolaeth Cyrff Llywodraethol Ysgolion sy’n gofyn i’r Pwyllgor drafod mesurau arfaethedig i geisio sicrhau fod cyrff llywodraethol ysgolion yn effeithiol and yn cydymffurfio â deddfwriaeth

 

10.10am – 11am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Addysg, Plant a Phobl Ifanc yr adroddiad y Rheolwr Cynllunio, Addysg ac Adnoddau ac atodiadau cysylltiol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) a oedd yn amlinellu swyddogaeth y Cyngor wrth reoli Cyrff Llywodraethu Ysgolion.  Soniodd mai diben yr adroddiad oedd rhoi eglurhad ar gwmpas, cylch gwaith a grymoedd yr Awdurdod mewn perthynas â sicrhau bod cyrff llywodraethu ysgolion yn cydymffurfio â hyfforddiant gorfodol, cyflawni eu dyletswyddau i lenwi seddi gwag llywodraethwyr ysgolion, ac yn cydymffurfio â'r disgwyliadau statudol mewn perthynas â pholisïau, cyllid a gweithdrefnau.  Yn ystod ei ragarweiniad, tynnodd sylw aelodau at y data yn yr adroddiad ar nifer y llywodraethwyr a chlercod a oedd wedi cwblhau eu cyrsiau hyfforddi gorfodol.  Er bod y niferoedd a oedd wedi cwblhau’r cyrsiau hyn yn ymddangos yn gymharol isel ac y gallai fod yn destun pryder, gallai’r cyfraddau cwblhau gwirioneddol fod yn uwch oherwydd mai Clerc y Llywodraethwyr ar bob ysgol unigol a oedd yn gyfrifol am gasglu a chynnal y gofrestr ac felly roedd eu cywirdeb yn agored i wall dynol neu esgeulustod.  Roedd swydd Clerc y Corff Llywodraethu felly’n hollbwysig gan eu bod yn gyfrifol am gynnal cofrestr ac hefyd yn gyfrifol am sicrhau fod llywodraethwyr yn cynnal ac yn cwblhau pob cwrs hyfforddi.  Dylai cofnodion data hyfforddi fod yn fwy cywir yn y dyfodol gan fod nifer o fodiwlau hyfforddi ar gael rŵan ar y porth ar-lein.  Er bod y ffigyrau presennol ar gwblhau cyrsiau hyfforddi yn destun rhywfaint o bryder, roedd hefyd yn bwysig ystyried yr adborth eithriadol o gadarnhaol a gafwyd gan Estyn yn dilyn eu harolygiadau diweddar o ysgolion yn y sir (Atodiad 2 yr adroddiad) lle na wnaed unrhyw argymhellion llywodraethu.  Yn ogystal, roedd yr adborth a gafwyd gan lywodraethwyr yn ystod digwyddiad hyfforddiant traws sirol yn gadarnhaol gyda llywodraethwyr yn cydnabod fod pawb yn y maes Addysg ar hyn o bryd yn gweithio o fewn cyfyngiadau llym ar y gyllideb.  Wrth gyfeirio at erthygl ddiweddar yn y wasg leol ynghylch pryderon a godwyd ynglŷn ag ansawdd llywodraethwyr ysgolion, dywedodd yr Aelod Arweiniol bod llywodraethwyr yn gyffredinol yn gymwys wrth gyflawni eu swyddi ac roedd digon o gefnogaeth ar gael ac roedd yn hygyrch i’r rhai hynny a oedd yn teimlo bod ei angen arnynt.

 

Wrth ymateb i gwestiynau'r Aelod Arweiniol, gwnaeth yr Aelod Arweiniol Addysg a Gwasanaethau Plant, y Prif Reolwr:  Moderneiddio Addysg, a’r Rheolwr Addysg, Cynllunio ac Adnoddau:

 

·         cadarnhau fod cael clerc effeithiol i gorff llywodraethu yn allweddol i sicrhau llwyddiant y corff llywodraethu a’r ysgol yn gyffredinol. 

Gyda’r bwriad o wireddu’r hyfforddiant gorfodol hwn,  roedd cyrsiau’n cael eu darparu i glercod cyrff llywodraethu ar eu rôl a’u cyfrifoldebau, sut i gyflawni eu rôl a'r hyn sy’n ddisgwyliedig ganddynt.  Roedd disgwyl i bob clerc gwblhau eu hyfforddiant gorfodol o fewn 12 mis i gael eu penodi;

·         nodwyd fod y ddeddfwriaeth yn ymwneud â chyrff llywodraethu ysgolion yn gymhleth. 

Er bod pob llywodraethwr yn wirfoddolwyr, roedd y cyfrifoldebau a osodwyd arnynt yn gynhwysfawr, roeddent yn gyfrifol am sicrhau bod eu hysgol yn cael ei llywodraethu a’i rheoli’n effeithiol.  Pe baent yn methu, byddai’n rhaid iddynt wynebu’r goblygiadau;

·         nodi bod swyddogaeth y Cyngor mewn perthynas â chyrff llywodraethu ysgolion wedi ei amlinellu yn Rheoliadau Llywodraethu Ysgolion a Gynhelir (Cymru) 2005. Roedd yr awdurdod yn darparu cefnogaeth i lywodraethwyr drwy’r atebolrwydd cyfyngedig oedd ganddo ar gyfer cyrff llywodraethu ysgolion, fel yr oedd GwE yn gwneud.

·         pwysleisiwyd bod cyrff llywodraethu ysgolion yn sefydliadau ymreolaethol. 

Er y gallai’r Cyngor drefnu hyfforddiant ar gyfer aelodau a chlercod cyrff llywodraethu a monitro perfformiad ysgolion, y cyrff llywodraethu oedd â grym cyffredinol mewn perthynas â gweithrediad yr ysgol o ddydd i ddydd.  Roedd yr awdurdod addysg lleol yn talu cyflogau staff ac ati, ond y corff llywodraethu sy’n atebol am berfformiad staff ac unrhyw faterion disgyblu;

·         cytunwyd mai’r cyrff llywodraethu cryfaf a mwyaf effeithiol oedd y rhai lle'r oedd gan yr aelodau ystod o setiau sgiliau ac arbenigedd. 

Gyda’r nod o gefnogi ysgolion i sicrhau fod ystod lawn o sgiliau wedi eu cynrychioli ar gyrff llywodraethu, darparodd y Cyngor arf archwilio iddynt.  Byddai modd defnyddio’r feddalwedd gyfrifiadurol hon i gefnogi perfformiad ysgolion ac ati ond byddai hefyd modd ei defnyddio i gynorthwyo cyrff llywodraethu i nodi unrhyw fylchau sgiliau ar y corff llywodraethu ei hun.  Gallai hyn fod yn arbennig o ddefnyddiol pan fod cyrff llywodraethu yn recriwtio aelodau newydd gan y byddai’n nodi’r mathau o sgiliau a gwybodaeth y dylai cyrff llywodraethu fod yn chwilio amdanynt wrth recriwtio;

·         cadarnhawyd nad oedd rhai ysgolion yn ei chael yn her i lenwi pob swydd wag ar eu cyrff llywodraethu a bod y Cyngor yn barod i gynorthwyo lle bynnag bo modd, yn arbennig pe baent yn chwilio am lywodraethwyr gyda sgiliau arbenigol e.e. sgiliau AD;

·         nodwyd nad oedd pob rhiant eisiau eistedd ar gyrff llywodraethu ysgolion, ond roedd niferoedd digonol o bobl yn barod i wasanaethu fel llywodraethwyr cymunedol;

·         nodwyd y byddai’n rhaid i bob corff llywodraethu roi ystyriaeth ofalus yn y dyfodol i’r ffordd roeddent yn monitro perfformiad a chanlyniadau, yn arbennig gan ystyried y newidiadau ar droed mewn perthynas â’r cwricwlwm a'r fframwaith atebolrwydd ysgolion, gan y byddai cyflawni TGAU lefel 2 cynhwysol yn parhau i fod yn flaenoriaeth ac yn ofyniad ar gyfer pob disgybl a oedd yn dymuno symud ymlaen i’r lefel nesaf o addysg;

·         cytunwyd gydag aelodau fod posibilrwydd y byddai'r newidiadau sylweddol a oedd o'n blaenau yn y maes addysg, gan gynnwys newidiadau sylweddol i'r cwricwlwm, cyflwyno deddfwriaeth newydd mewn perthynas â darpariaeth addysg ar gyfer Anghenion Dysgu Ychwanegol (ADY), galw cynyddol gan ddysgwyr mewn perthynas â’r ddarpariaeth addysg, ynghyd ag adnoddau a oedd yn lleihau drwy’r amser i ddarparu gwasanaethau addysg yn arwain at ‘storm berffaith' pe na bai’n cael eu rheoli’n ofalus. 

Roedd Cymdeithas Cyfarwyddwyr Addysg Cymru (ADEW) wedi nodi’r perygl hwn ac roeddent yn hynod bryderus ynglŷn â sut y byddai pethau’n datblygu.  O ganlyniad, roedd Cyfarwyddwyr Addysg yn monitro’r sefyllfa’n ofalus iawn gan eu bod yn teimlo, wrth i Lywodraeth Cymru (LlC) edrych tuag at y dyfodol, fod aelodau ADEW yn eithriadol o ymwybodol o’u dyletswyddau i ddysgwyr presennol a’u dyfodol;

·         nodwyd, er nad oedd rhai cyrff llywodraethu yn cydymffurfio â gofynion hyfforddiant gorfodol, cyfyngedig iawn oedd grymoedd y Cyngor i gymryd camau yn eu herbyn. 

Er ei fod, yn rheolaidd, drwy ddarparu taflenni gwybodaeth a’r Fforwm Llywodraethwyr Ysgolion, yn atgoffa Cadeiryddion a Chlercod cyrff llywodraethu a phenaethiaid am yr angen i bob llywodraethwr a chlerc gwblhau’r hyfforddiant gorfodol ac yn eu hannog yn rheolaidd i gwblhau modiwlau hyfforddiant ar-lein, dim ond y cyrff llywodraethu eu hunain oedd â’r grymoedd i atal llywodraethwr am beidio â chydymffurfio;

·         cadarnhawyd bod Gwasanaeth AD y Cyngor wedi cadw cofnodion o bob gwiriad Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (GDG) a gyflawnir ar lywodraethwyr ysgol a chlercod cyrff llywodraethu. 

Roedd Llywodraeth Cymru (LlC) wedi rhoi cyfarwyddiad i bob awdurdod lleol i gyflawni monitro diogelu ac yn sgil hynny, roedd gofyn i glercod cyrff llywodraethu sefydlu gwiriadau GDG ar bob llywodraethwr a'u hadrodd i Wasanaeth AD y Cyngor.  Adroddodd y Gwasanaeth yn ei dro ar yr ystadegau GDG i Fwrdd Diogelu Corfforaethol y Cyngor;

·         nodwyd bod tuedd i’r cyrff llywodraethu mwyaf effeithiol fod ag eitem sefydlog ar ‘Hyfforddiant’ ar raglenni eu cyfarfodydd. 

Roedd hyn yn sicrhau fod llywodraethwyr yn ymwybodol o ddatblygiadau newydd yn ogystal ag atgoffa’r llywodraethwyr hynny oedd eto i gymryd rhan mewn gweithgareddau hyfforddiant a datblygu o’r angen i wneud hynny heb oedi;

·         cadarnhawyd y byddai’r unigolyn, ar ôl cwblhau cwrs hyfforddiant ar-lein, yn derbyn e-dystysgrif, a byddai clerc y llywodraethwyr a’r awdurdod addysg lleol yn cael eu hysbysu ynghylch llwyddiant yr ymgeisydd;

·         nodwyd bod pob llywodraethwr, cadeirydd, clerc a phennaeth ar ôl cael eu penodi, wedi cael eu hysbysu o’r angen i gofrestru am ddeunydd hyfforddiant ar-lein ac o’r gofyniad i gwblhau’r hyfforddiant gorfodol o fewn y terfynau amser a nodwyd;

·         cadarnhawyd bod Gwasanaeth Addysg y Cyngor yn gweithio’n agos gyda’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol ac os oedd ganddynt unrhyw bryderon ynghylch ysgolion neu gyrff llywodraethu ysgolion, byddent yn tynnu sylw Archwilio Mewnol atynt serch y ffaith mai cyfyngedig oedd grym y Cyngor i ymyrryd. 

Serch hynny, gallai cael Archwilio Mewnol i ganolbwyntio ar faes pryder dynnu sylw’r corff llywodraethu at wendidau a lliniaru yn erbyn llithriadau pellach drwy eu galluogi i lunio mesurau i wella perfformiad, a gwyrdroi unrhyw ddirywiad;

·         cadarnhawyd fod gan GwE, mewn modd tebyg i awdurdodau lleol, rôl wrth gefnogi cyrff llywodraethu ysgolion. 

Dyma’r corff sy’n gyfrifol am wella ac adfer ysgolion ac felly roedd ganddynt arbenigedd i helpu cyrff llywodraethu i wireddu gwelliant.  Fodd bynnag, roedd angen i’r cyrff llywodraethu gymryd y camau gofynnol i gael mynediad i wasanaethau a chymorth sydd ar gael;

·         nodwyd fod hyfforddiant i bob corff llywodraethu yn rhanbarth Gogledd Cymru wedi ei gynllunio ar y cyd gan y chwe awdurdod addysg lleol yn yr ardal. 

Gweinyddwyd y porth hyfforddiant gan Cynnal ac roedd yr awdurdodau lleol a GwE yn talu ffi gynnal iddynt;

·         cadarnhawyd bod perthynas waith dda yn bodoli ar hyn o bryd rhwng Gwasanaeth Addysg Sir Ddinbych a GwE. 

Serch hynny, roedd y ddwy ochr yn cydnabod eu bod yn rhagweld amser heriol o’u blaenau oherwydd y newidiadau i’r cwricwlwm, cyflwyno deddfwriaeth ADY newydd ac adnoddau ariannol a oedd yn dirywio;

·         nodwyd, er bod ysgolion y talu tanysgrifiad er mwyn cael mynediad i’r gwasanaeth a ddarperir gan Cynnal, roedd y Cyngor yn talu’r costau cynnal am y gwasanaeth gan ei fod yn gweld hwn fel gwasanaeth gwerthfawr ar gyfer ysgolion y sir;

·         nodwyd bod gwybodaeth a ddarparwyd gan Llywodraethwyr Cymru ar lywodraethwyr ysgol yn cynnwys disgrifiad rôl ar gyfer Llywodraethwyr a benodwyd gan yr Awdurdod Addysg Lleol (AALl). 

Er bod nifer fechan o ysgolion wedi dewis peidio â thanysgrifio i Llywodraethwyr Cymru, roedd ganddynt eu disgrifiadau rôl eu hunain ar gyfer y gwahanol fathau o lywodraethwyr a oedd yn cyfateb â rhai Llywodraethwyr Cymru.  Gofynnodd Aelodau a fyddai modd anfon dolen iddynt ar gyfer gwefan Llywodraethwyr Cymru a’r dudalen lle’r oedd disgrifiadau rôl ar gael;

·         roedd y Cyngor yn monitro’r ysgolion hynny a oedd heb ymaelodi hyd yma â’r gwasanaethau a ddarparwyd gan Llywodraethwyr Cymru a Cynnal er mwyn sicrhau eu bod yn cydymffurfio â deddfwriaeth a pholisïau perthnasol;

·         cadarnhawyd nad oedd Rheoliadau Llywodraethu Ysgolion a Gynhelir (Cymru) 2005 yn cynnwys unrhyw ddarpariaethau a fyddai’n eithrio cynghorwyr sir rhag bod yn rhiant lywodraethwyr neu lywodraethwyr cymunedol ar gyrff llywodraethu ysgolion;

·         nodwyd bod Swyddog Adran 151 y Cyngor a’r Pennaeth Addysg yn mynychu cyfarfodydd Penaethiaid i egluro pob mater ariannol gan gynnwys dyraniad cyllideb y Cyngor i ysgolion, felly ni ddylai fod disgwyl i gynghorwyr sir a oedd yn eistedd ar gyrff llywodraethu egluro holl fanylder cyllideb ariannol y Cyngor ar gyfer ysgolion;

·         cadarnhawyd y byddai swyddogion yn croesawu cefnogaeth aelodau i symud ymlaen i ddiffinio rolau a chyfrifoldebau gwahanol gyrff a sefydliadau yn y maes addysg;

·         nodwyd nad oedd gan y Cyngor y grymoedd i gynnal ymweliadau dirybudd i ysgolion a bellach dim ond 15 diwrnod o rybudd ymlaen llaw oedd rhaid i Estyn ei roi o’u bwriad i gynnal arolygiad ysgol;

·         nodwyd bod gan lywodraethwyr ysgolion fynediad i’r Arf Archwilio yn yr un modd â staff yr awdurdod addysg lleol. 

Roedd hefyd yn bwysig i’r corff llywodraethu fel endid i gynnal asesiad hunanwerthuso gan ddefnyddio’r arf hwn, a pheidio â bod yn ddibynnol ar y Pennaeth i’w gynnal, gan fod posibilrwydd y gallai safbwynt a dadansoddiad y Pennaeth fod yn wahanol iawn i’r corff llywodraethu;

·         cadarnhawyd ei bod yn dda nodi nad oedd unrhyw arolygiadau ysgol diweddar yn y sir wedi nodi unrhyw faterion llywodraethu yr oedd angen mynd i’r afael â nhw;

·         cadarnhawyd fod Cymdeithas Lywodraethwyr y Sir, a oedd yn cwrdd deirgwaith y flwyddyn, yn llunio ei raglen ei hun.  

Yn hanesyddol, roedd presenoldeb yn y cyfarfodydd hyn wedi ei gyfyngu i Gadeiryddion Llywodraethwyr yn unig, ond roeddent wedi agor i bob llywodraethwr yn ddiweddar.  Teimlai Swyddogion y byddai’n ddefnyddiol pe bai eitem sefydlog yn ymddangos ar raglen cyfarfod cyntaf pob blwyddyn academaidd ar ‘Rolau a Chyfrifoldebau Llywodraethwyr’.  Yn dilyn hyn, gallai staff Addysg y Cyngor ysgrifennu at gadeirydd pob corff llywodraethu yn pwysleisio iddynt bwysigrwydd sicrhau bod eu corff llywodraethu wedi cydymffurfio â phob gofyniad hyfforddiant gorfodol:

·         nodwyd wrth symud ymlaen fod swyddogion yn gobeithio y gellid cynnal rhai cyfarfodydd Cymdeithas Llywodraethwyr ar amser, ac ar ddiwrnod, a oedd yn gyfleus i lywodraethwyr a oedd mewn cyflogaeth llawn amser h.y.

Gyda’r nos, ar ddydd Sadwrn ac ati. Cytunwyd bod hefyd angen rhoi digon o rybudd cyn y cyfarfodydd er mwyn helpu pobl i wneud y trefniadau angenrheidiol i’w galluogi i fod yn bresennol;

·         nodwyd y dylai fod gan bob corff llywodraethu ysgol Gynllun Lwfansau a fyddai’n pennu unrhyw amgylchiadau lle gallai llywodraethwyr hawlio treuliau ‘parod’ h.y. costau gofal plant/ gofalwr a ysgwyddwyd wrth gyflawni dyletswyddau cyrff llywodraethu;

·         cadarnhawyd bod y Cyngor yn llenwi seddi gwag AALl ar gyrff llywodraethu ysgolion bron yn ddyddiol. 

Roedd yn rhaid i benodiadau o’r fath gael eu hardystio gan y Pennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant;

·         cadarnhawyd bod gofyn i bob corff llywodraethu ysgolion fod â dogfen Offeryn Llywodraethu, roedd y ddogfen hon yn amlinellu nifer y llywodraethwyr ar y corff llywodraethu ynghyd â manylion o ran y nifer o lywodraethwyr a benodwyd i gynrychioli'r gwahanol gategorïau o lywodraethwyr h.y. rhiant lywodraethwyr, llywodraethwyr cymunedol, staff lywodraethwyr ac ati; a

·         nodwyd y dylai pob ysgol, a’u cyrff llywodraethu fod yn ymwybodol os oedd ganddynt ddisgyblion a oedd yn ofalwyr ifanc. 

Os oedd gan lywodraethwyr unrhyw bryderon mewn perthynas â’r mater hwn, dylent gysylltu â’r Pennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant ar unwaith.

 

Ar ddiwedd trafodaeth drylwyr y Pwyllgor:

 

PENDERFYNWYD: - cydnabod, o safbwynt llywodraethu ysgolion, ar gyfer sawl maes â amlygwyd yn yr adroddiad, mai dim ond dylanwadu ar, a rhoi arweiniad i, gyrff llywodraethu y gallai’r awdurdod addysg lleol ei wneud, ac mai’r cyrff llywodraethu eu hunain oedd â’r cyfrifoldeb yn y pen draw.  Serch hynny, argymhellwyd y dylid cymryd y camau a ganlyn gyda’r bwriad o gryfhau cyrff llywodraethu ysgolion ar draws y wlad a sicrhau eu bod yn cydymffurfio â gofynion gorfodol, ac y dylid:

 

(i)                 anfon dolen i ddogfennau Llywodraethwyr Cymru ar rolau a chyfrifoldebau’r gwahanol gategorïau o lywodraethwyr ysgol at holl aelodau’r pwyllgor;

(ii)               i osgoi amwyster, dylid addasu dogfen Llywodraethwyr Cymru a’i theilwra i adlewyrchu rolau cynghorwyr Sir Ddinbych a staff sy’n eistedd ar gyrff llywodraethu;

(iii)             gwneud cais i Gymdeithas Llywodraethwyr Ysgolion Sir Ddinbych bod eitem sefydlog yn cael ei chynnwys yn flynyddol ar raglen ei gyfarfod cyntaf yn y flwyddyn academaidd ar rolau a chyfrifoldebau llywodraethwyr ysgolion, gan gynnwys gofynion hyfforddi gorfodol, a bod y Gymdeithas yn adolygu amseriad ei gyfarfodydd gyda’r bwriad o’u gwneud yn fwy hygyrch i bob llywodraethwr ysgol;

(iv)              gofyn i bob corff llywodraethu yn yr ysgol wirio eu cynllun lwfansau i hwyluso mynediad i unrhyw un sy’n dymuno gwneud cais i eistedd fel llywodraethwr, gyda’r bwriad o sicrhau nad oes unrhyw unigolyn yn cael ei roi dan anfantais yn sgil ymgeisio, oherwydd costau gofal, ymrwymiadau teuluol, neu gyfrifoldebau eraill;

(v)                atgoffir pob clerc i gyrff llywodraethu o’u cyfrifoldeb i sicrhau fod pob llywodraethwr wedi cwblhau eu hyfforddiant gorfodol o fewn y terfynau amser a nodir, ac os nad yw llywodraethwyr wedi cydymffurfio â'r gofyniad eu bod yn hysbysu Cadeirydd y Corff Llywodraethu gyda’r nod o sefydlu mesurau i sicrhau cydymffurfiad neu atal y llywodraethwr yn unol â darpariaethau’r ddeddfwriaeth; a

(vi)              gofyn i wasanaeth Archwilio Mewnol y Cyngor, fel rhan o’u gwaith archwilio rheolaidd mewn ysgolion i wirio eu cofnodion corff llywodraethu ar gydymffurfiad â gofynion hyfforddiant gorfodol