Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad oddi wrth y Rheolwr Datblygu, Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd (copi ynghlwm) yn gofyn am farn yr aelodau ar Siarter Gydymffurfio â Chynllunio drafft yn amlinellu sut yr ymdriniwyd â honiadau o dorri rheolaeth gynllunio a sut y gallai cwynion a sefydliadau lleol fel Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned gynorthwyo gyda sicrhau cydymffurfio â chynllunio.

10.10 a.m. – 10.40 a.m.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Cynllunio, Gwarchod y Cyhoedd a Chymunedau Mwy Diogel adroddiad y Rheolwr Datblygu (Cynllunio a Gwarchod Y Cyhoedd) (a ddosbarthwyd eisoes), a oedd yn amlinellu sut yr oedd y Cyngor yn ymdrin ac yn gweithio i ddatrys achosion honedig o dorri amodau rheoli cynllunio. Roedd yr adroddiad hefyd yn manylu ar sut y gallai Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned, cwynion a sefydliadau lleol weithio gyda’r Cyngor i sicrhau cydymffurfedd cynllunio. Ynghlwm i’r adroddiad oedd copi o siarter cydymffurfio cynllunio drafft i’r Pwyllgor roi'i sylwadau arni. Lluniwyd y Siarter hon ar gais y Pwyllgor yn dilyn trafodaeth ar adnoddau cydymffurfedd cynllunio yn ei gyfarfod ym mis Rhagfyr 2018. Darparodd Rheolwr Datblygu’r Cyngor (Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd) drosolwg o’r Siarter ddrafft yn canolbwyntio ar y broses tri cham a ddatblygwyd o fewn y Siarter, sef -

·         ymchwiliad o achosion honedig o dorri amodau rheoli cynllunio

·         asesu’r lefel o fuddsoddiad sydd ei hangen er mwyn ymchwilio i’r achosion honedig o dorri amodau rheoli cynllunio; a

·         phenderfynu ar y dull mwyaf addas i unioni unrhyw achos o dorri amodau rheoli cynllunio a brofwyd.

Dywedodd wrth yr aelodau fod angen i'r Gwasanaeth gynnwys Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned yn y broses gydymffurfio gan mai’r Cynghorau oedd y ‘llygaid a’r clustiau’ lleol a oedd yn debygol o gael gwybod am achosion honedig o dorri amodau rheoli cynllunio yn gyntaf, felly gallai eu cymorth â’r broses hon helpu’r Cyngor Sir i flaenoriaethau gwaith cydymffurfio yn fwy effeithiol, yn enwedig o ystyried ei adnoddau hynod gyfyngedig yn y maes arbenigol hwn. Pe bai’r Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned yn fodlon cytuno i'r Siarter byddai’n cynorthwyo â rheoli eu disgwyliadau eu hunain a disgwyliadau’r cyhoedd ac mewn blynyddoedd i ddod fe allai arwain at Ardaloedd Gwella Busnes yn dod yn rhan o’r broses.

Wrth ymateb i gwestiynau'r Aelodau, bu i’r Aelod Arweiniol, Cyfarwyddwr Corfforaethol: Economi a’r Parth Cyhoeddus, Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd, Rheolwr Datblygu a Swyddog Cynllunio -

·         amlinellu’r dull amlweddog tuag at flaenoriaethu’r ymchwiliad i achosion honedig o dorri cydymffurfedd cynllunio, yn dibynnu ar y brys a oedd yn gysylltiedig â’r honiad, fel y gwelwyd ym mharagraff 2.4 o’r Siarter ddrafft.

·         cydnabod, yn debyg i awdurdodau lleol, bod yr adnoddau ariannol sydd ar gael i Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned yn gyfyngedig iawn. Prif amcan y Siarter fyddai sicrhau cymorth yr haen hon o lywodraeth leol i gynorthwyo’r Cyngor Sir â blaenoriaethu ei waith cydymffurfio drwy ymgymryd ag archwiliadau lleol o faterion cynllunio sy’n digwydd yn eu cymunedau ac i ganfod p'run ai oeddent wedi cael y caniatâd gofynnol ai peidio.

·         cadarnhau, er i sawl aelod o staff cymorth a gorfodi’r Gwasanaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd, wrth ymweld ag ardaloedd amrywiol o’r sir i gyflawni eu dyletswyddau, roi gwybod i’r Swyddog Cynllunio am unrhyw achos posib o dorri amodau cynllunio ac roeddent wedi’u hyfforddi i ymgymryd â gwaith ymchwiliol, nid oeddent yn gymwys i ymgymryd â dyletswyddau gorfodi cynllunio mewn perthynas ag unrhyw achos o dorri amodau cynllunio gan fod hon yn rôl arbenigol. Fodd bynnag, roedd y berthynas waith agos hon rhwng swyddogion gorfodi amrywiol o gymorth i’r Swyddog Gorfodi â blaenoriaethu ei waith.

·         cynghori er bod y gwaith cydymffurfio cynllunio ar y cyfan yn dueddol o fod yn ymatebol, gwnaed peth gwaith cydymffurfio rhagweithiol pan oedd achosion posibl o dorri amodau rheoli cynllunio yn dod i’r amlwg ar y dechrau.

·         dweud eu bod o’r farn y byddai’r ddogfen Siarter hefyd yn ddefnyddiol i breswylwyr a busnesau lleol gan ei bod yn amlinellu pa safonau oedd yn ddisgwyliedig ganddynt a beth allai’r Cyngor ei wneud petaent yn torri unrhyw safon cydymffurfio cynllunio.

·         cadarnhau bod y dull o fynd i’r afael â safleoedd hyll yn wahanol i’r dull o fynd i’r afael â diffyg cydymffurfedd ag amodau cynllunio. Roedd mynd i’r afael â’r safleoedd hynny yn broses gymhleth a oedd yn gofyn bod swyddogion o wasanaethau gwahanol yn gweithio â’i gilydd. Yn ffodus, roedd cyllid wedi’i ganfod i gyflogi Swyddog Cynllunio dros dro am gyfnod o ddwy flynedd i ganolbwyntio ar ganol tref Y Rhyl fel rhan o’r prosiect i adfywio’r ardal.   Roedd y swydd dros dro hon wedi profi’n hynod lwyddiannus yn y 12 mis cyntaf.  Roedd y swydd dros dro hon wedi’i hariannu am 12 mis pellach, ond oherwydd y manteision sydd wedi dod i’r amlwg ar ôl ei chreu, roedd y swyddogion yn ymchwilio i ffrydiau cyllido posibl i ariannu’r swydd yn y dyfodol gyda’r posibilrwydd o gylch gwaith y swyddog yn cael ei ymestyn i gynnwys yr ardal sirol gyfan.

·         cydnabod pryderon yr aelodau ynglŷn â dogfen y Siarter pe bai’n cael ei mabwysiadu. Gan ei bod yn ddogfen i’r cyhoedd ac ar gael i bawb ei darllen, mae’n bosib y gallai hyn annog rhai preswylwyr i ddiystyru amodau cynllunio yn enwedig pe baent yn sylweddoli nad oedd diffyg cydymffurfedd o’r fath yn debygol o gael ei drin fel blaenoriaeth ar gyfer camau gorfodi.   Er hynny, roedd yr Aelod Arweiniol a’r swyddogion yn hyderus y byddai mabwysiadu’r Siarter a’i hargaeledd i’r cyhoedd o gymorth i reoli disgwyliadau preswylwyr mewn perthynas â materion diffyg cydymffurfio. Roedd yn bwysig cofio bod pob deddfwriaeth gynllunio yn nodi bod gorfodaeth yn ôl disgresiwn, ac yn caniatáu amser i droseddwyr unioni achosion o ddiffyg cydymffurfio yn cynnwys gwneud cais am ganiatâd cynllunio ôl-weithredol os oedd angen.  

·         cynghori na ddylai swyddog gorfodi wastraffu ei amser yn datrys anghydfodau rhwng cymdogion.

·         cadarnhau bod y Swyddog Cynllunio yn blaenoriaethu ei waith ar sail brys ac oherwydd nifer yr ymholiadau / cwynion a oedd yn eu derbyn roedd y rhestr o flaenoriaethau yn newid yn rheolaidd.

·         roedd bob amser yn ddefnyddiol i’r Swyddog Cynllunio dderbyn gymaint o wybodaeth â phosibl, yn cynnwys tystiolaeth ffotograffig, pan oedd ymholiadau / cwynion yn cael eu gwneud roedd hyn yn helpu â’r broses flaenoriaethu.  Er hynny, byddai’n anodd iawn i gynnwys rhestr bendant yn y Siarter o’r math o wybodaeth neu’r dystiolaeth oedd ei hangen gan yr oedd pob achos yn wahanol.

·         hysbysu bod y fframwaith monitro arfaethedig ar gyfer cydymffurfedd mantais gymunedol o gytundebau Adran 106 yn gwbl wahanol i’r broses ar gyfer monitro cydymffurfedd cynllunio safle busnes neu breswyl unigol.  Byddai dwy swydd yn cael eu creu yn y Ganolfan Budd Cymunedol gyda’r bwriad o gefnogi cymunedau i gael mynediad at gronfeydd mantais gymunedol, megis cyllid Adran 106 ac ati, i helpu i gyflawni blaenoriaethau corfforaethol Yr Amgylchedd a Chymunedau Cryf y Cyngor, a

·         phwysleisio mai’r cysyniad o gael Siarter Cydymffurfio Cynllunio gyda’r Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned oedd i leihau’r risg o dorri rheolau cynllunio yn y lle cyntaf, gan fod y sefydliadau hyn wedi’u lleoli o fewn y gymuned a byddent yn cael eu hysbysu o unrhyw achos o ddiffyg cydymffurfio yn gynnar.  Nid oedd disgwyl i Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned fod yn arbenigwyr ym maes cynllunio ond byddent yn gallu cysylltu â swyddogion y sir am gyngor a chyfarwyddyd.  Gallai Swyddogion o’r Gwasanaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd fynychu eu cyfarfodydd i ddarparu hyfforddiant a’u briffio ar faterion cydymffurfedd cynllunio yn ôl y galw.

Gofynnodd y Cadeirydd, yn dilyn yr ymgynghoriad gyda Chynghorau Dinas, Tref a Chymuned ar y Siarter, bod yr adroddiad, a fydd yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor, yn cynnwys gwybodaeth ar yr ymatebion i’r ymgynghoriad, adnoddau staffio, amserlenni cyfathrebu gyda’r cyhoedd a nifer y cwynion a dderbyniwyd gan y Gwasanaeth mewn perthynas â thorri rheolau cynllunio. Ar ddiwedd y  drafodaeth -

PENDERFYNWYD yn amodol ar y sylwadau uchod -

 (a)      cefnogi’r Siarter fel y'i drafftiwyd;

 (b)      gofyn bod y Siarter ddrafft yn cael ei chyflwyno i’r Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned ar gyfer ymgynghori a chynnig sylwadau, a

 (c)       bod y Siarter ddiwygiedig, yn dilyn y broses ymgynghori, yn cael ei chyflwyno i’r Pwyllgor ei chefnogi ac argymell ei mabwysiadu ym mis Rhagfyr 2019 ynghyd â’r wybodaeth ychwanegol a geisiwyd.