Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Datblygu a’r Swyddog Cynllunio (copi wedi’i amgáu), sydd yn darparu gwybodaeth am effeithiolrwydd a pherfformiad y swyddogaeth cydymffurfedd cynllunio.

11.15 a.m. – 12.00 p.m.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Tai, Rheoleiddio a'r Amgylchedd yr adroddiad a'r atodiadau (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) oedd yn rhoi trosolwg i'r Pwyllgor o effeithiolrwydd a pherfformiad swyddogaeth cydymffurfedd cynllunio’r Cyngor. Yn ei gyflwyniad, fe bwysleisiodd mai pwrpas y gyfundrefn gynllunio oedd rheoleiddio datblygiad a defnyddio’r tir er budd y cyhoedd. Felly roedd hi’n bwysig bod gan awdurdodau cynllunio lleol swyddogaeth cydymffurfedd effeithiol oedd yn gallu ymchwilio’n amserol i honiadau honedig o dorri rheolau, a defnyddio polisïau cynllunio lleol a chenedlaethol i unioni effeithiau niweidiol datblygiadau anawdurdodedig. Er mwyn i’r gwasanaeth cydymffurfedd wella’n barhaol a pherfformio’n well, byddai angen i arferion gweithio gael eu mireinio a byddai angen cryfhau cydweithio gyda budd-ddeiliaid eraill, er gwaethaf toriadau i gyllideb llywodraeth leol.

Rhoddodd y Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd a’r Rheolwr Datblygu (Gwasanaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd) amlinelliad i’r Pwyllgor o waith y Gwasanaeth Cydymffurfedd o ddydd i ddydd, ei berfformiad cyffredinol a throsolwg o sut roedd dangosyddion perfformiad yn esblygu’n genedlaethol. Fe wnaethant dynnu sylw at yr angen wrth symud ymlaen am fabwysiadu dull cyson ar y cyd â budd-ddeiliaid lleol er mwyn parhau â gwaith monitro rhagweithiol a oedd yn darparu gwelliannau sylweddol, gan mai dim ond un Swyddog Cydymffurfiaeth Cynllunio penodol oedd yn ymchwilio i achosion honedig o dorri rheolau oedd gan y Gwasanaeth. Ar gyfartaledd, roedd y swyddog hwn yn ymchwilio i tua 240 o gwynion y flwyddyn. Yn sgil diffyg adnoddau i allu ymchwilio i achosion honedig o dorri rheolau, roedd angen blaenoriaethu achosion ar sail maint y niwed, felly ar y cyfan byddai achosion honedig o dorri rheolau oedd yn effeithio ar adeiladau rhestredig, ardaloedd cadwraeth, Ardal o Harddwch Naturiol Eithriadol y Sir, coed gwarchodedig yn ogystal â'r rhai oedd yn  groes i flaenoriaethau Cynllun Corfforaethol y Sir, yn cael blaenoriaeth dros achosion honedig eraill o dorri rheolau. Roedd Swyddog Prosiect Cydymffurfedd Cynllunio rhan-amser dros dro wedi cael ei benodi’n ddiweddar gyda’r bwriad o sicrhau bod Prif Gynllun Canol Tref y Rhyl yn cael ei gyflawni trwy fynd i’r afael yn rhagweithiol â’r nifer helaeth presennol o reolau cynllunio oedd yn cael eu torri yn y dref. Rhagwelir y byddai mabwysiadu’r dull yma’n rhoi hwb i’r ymdrechion i adfywio canol y dref a lleihau lefelau amddifadedd yn yr ardal. Roedd y Swyddog Prosiect yn awyddus fel rhan o’r rhaglen Ardal Gwella Busnes, i weithio gyda busnesau lleol yn y dref i dynnu eu sylw at eu rôl wrth sicrhau bod pob busnes yn cydymffurfio â gofynion cynllunio a’u bod yn ymwneud â’r gwaith gwella amgylcheddol i wella ymddangosiad cyffredinol y dref. 

Roedd y Gwasanaeth yn gweithio’n agos gyda gwasanaethau eraill y Cyngor, e.e. Trwyddedu, Gwasanaethau Tai, Gwasanaeth Iechyd yr Amgylchedd a gwasanaethau cyhoeddus eraill e.e. Yr Heddlu, a’r Gwasanaeth Tân ac Achub mewn perthynas â materion o beidio â chydymffurfio, gan fod ymchwiliadau i un achos honedig o dorri rheolau fel arfer yn dod â materion eraill o beidio â chydymffurfio i’r amlwg. Felly fe allai pob gwasanaeth gefnogi ac ategu ymdrechion ei gilydd mewn cysylltiad â pheidio â chydymffurfio ac unrhyw waith unioni/trwsio cysylltiedig. Roedd gweithio mewn partneriaeth yn effeithiol gyda phob gwasanaeth ac asiantaeth, a mabwysiadu dull rhagweithiol yn hytrach nac ymatebol i waith cydymffurfedd, yn golygu’r posibilrwydd o sicrhau elw ariannol ac amgylcheddol i’r Cyngor ac i breswylwyr o fewn y lefelau ariannol ac adnoddau dynol presennol. Dull posibl arall o wella'r dull rhagweithiol fyddai drwy lunio siarter rhwng y Cyngor Sir a chynghorau dinas, tref a chymuned y Sir, gan geisio eu caniatâd i roi gwybod i Wasanaeth Cydymffurfedd Cynllunio'r Cyngor am unrhyw achosion posibl o dorri  rheolau cynllunio neu faterion o bryder o fewn eu cymunedau cyn gynted ag roeddynt yn cael gwybod amdanynt.  Petai modd llunio siarter o’r fath a bod yr holl gynghorau’n cytuno i’w fabwysiadu, roedd posibilrwydd y gallai weithredu fel 'system rhybuddio cynnar' i Wasanaeth Cydymffurfedd Cynllunio'r Cyngor Sir, gan alluogi iddo ymgysylltu'n rhagweithiol gyda'r unigolion/busnesau/sefydliadau a oedd mewn perygl o dorri amodau cynllunio yn ystod y camau cynnar, gyda'r bwriad o unioni unrhyw doriadau a'u hatal rhag gwaethygu i faterion costus o beidio â chydymffurfio a phroses gorfodaeth hirfaith.

Wrth ymateb i gwestiynau'r aelodau, bu i’r Aelod Arweiniol, Tai, Rheoleiddio a’r Amgylchedd y Cyfarwyddwr Corfforaethol:  Uchelgais Economaidd a Chymunedol, Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd, Rheolwr Datblygu (Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd) a’r Swyddog Cydymffurfedd Cynllunio:

·         ddweud nad oedd y nifer o achosion honedig o dorri rheolau cynllunio yn cynyddu’n sylweddol. Serch hynny, os oedd angen ymchwiliad manwl i’r achosion neu eu bod yn ymwneud â thoriadau cymhleth, byddai angen cryn amser i’w datrys, a chydag adnoddau cyfyngedig, roedd hyn yn golygu nad oedd achosion eraill yn cael eu hymchwilio. Felly’r rheswm pam y byddai dull rhagweithiol a cheisio cydweithrediad traws-wasanaethol a rhannu gwybodaeth yn fwy effeithiol yw y gallai alluogi’r Gwasanaeth Cydymffurfedd Cynllunio i ymgysylltu â’r rhai oedd mewn perygl o dorri amodau yn gynt, ac argymell unrhyw gamau unioni angenrheidiol. Ar y cyfan, roedd y dull 'meddal’ yma tuag at orfodaeth yn well i bawb;

·         cadarnhau bod y Gwasanaeth Cydymffurfedd Cynllunio yn gweithio’n agos gyda Gwasanaeth Rheoli Adeiladu'r Cyngor. Roedd y ddau wasanaeth wedi’u cyd-leoli, yn rhannu gwybodaeth yn rheolaidd, ac yn dibynnu’n drwm ar wybodaeth eu gilydd;

·         dweud bod swyddogion wrthi’n edrych ar y ffioedd oedd yn gysylltiedig â chyngor cynllunio a cheisiadau gan fod costau gweithredu’r Gwasanaeth yn fwy nag unrhyw incwm a dderbynnir o ffioedd a thâl. Y rheswm cyffredinol am golli’r incwm yma oedd gostyngiad mewn ceisiadau cynllunio dros y blynyddoedd diwethaf;

·         cadarnhau mai’r data cymharol ddiweddaraf a gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cymru (LlC) oedd y data perfformiad oedd wedi’i gynnwys yn Atodiad 2 yr adroddiad;

·         dweud bod angen mwy o waith ymyrraeth ragweithiol mewn ardaloedd penodol o'r sir nag mewn ardaloedd eraill. Roedd hyn yn arbennig o wir mewn ardaloedd o amddifadedd uchel, lle mae dyheadau a chanfyddiadau preswylwyr lleol o’u hamgylchedd lleol yn dueddol o fod yn is na phobl mewn ardaloedd mwy cefnog. Dyna’r rheswm dros benderfynu canolbwyntio ar Ganol Tref y Rhyl gyda’r bwriad o roi hwb i'r gwaith adfywio yn yr ardal trwy dargedu adeiladau hanesyddol pwysig i sicrhau nad ydynt yn cael eu colli am byth. Yn nhrefi a phentrefi mwy cefnog y sir, roedd preswylwyr yn llawer mwy tebygol o godi pryderon yn fuan gyda'r Cyngor am adeiladau hyll, cyn iddynt ddirywio ymhellach, fel y gwelir yn yr enghraifft yn Atodiad 1 yr adroddiad;

·         cadarnhau bod y Dangosyddion Perfformiad cyfredol oedd yn gysylltiedig â’r nifer o hysbysiadau gorfodaeth a roddwyd ac a gydymffurfiwyd â nhw, wedi’u hanelu ar hyn o bryd tuag at gofnodi’r nifer o ymchwiliadau a gwblhawyd gyda datrysiad ffurfiol. Fodd bynnag, roedd hyn ar fin newid gan fod llythyr agored diweddar gan LlC i Brif Swyddogion Cynllunio wedi dynodi na fyddai “camau gorfodi ffurfiol” bellach yn cael eu hystyried yn ddewis olaf ac na fyddai datrys achosion o dorri rheolau bellach yn cael ei fonitro'n llawn. Roedd gan awdurdodau cynllunio lleol bellach hawl i benderfynu pryd roedd ymchwiliad wedi cael ei gwblhau ac wedi cyrraedd datrysiad, gallai fod ar unrhyw adeg pan fyddai canlyniad ‘cadarnhaol’ wedi cael ei gyflawni;

·         dweud tra byddai cyflogi staff ychwanegol i ymgymryd â gwaith Cydymffurfedd Cynllunio yn fanteisiol mewn byd delfrydol, roedd cyfyngiadau cyllidebol presennol y gwasanaethau cyhoeddus yn golygu nad oedd hyn yn ddewis hyfyw oni bai bod Gwasanaeth arall yn cael ei thorri neu ei thynnu nôl i dalu am gost staff ychwanegol;

·         dweud y byddai’n ddoeth yn y dyfodol i’r gwasanaeth ofyn bod honiadau o dorri amodau cynllunio yn cael eu cefnogi gan dystiolaeth, e.e. lluniau ac ati  cyn i’r ymchwiliad gael ei ddechrau gan y dylai hyn helpu i gyflymu’r gwaith ymchwilio;

·         amlinellu i ba raddau y gallai Siarter Cydymffurfio Cynllunio gael ei lunio rhwng y Cyngor Sir a’r cynghorau dinas, tref a chymuned lleol. O bosib, fe allai’r Siarter roi pwerau i gynghorau i ymgymryd ag ymchwiliadau cychwynnol mewn i achosion honedig o dorri materion cynllunio, hyfforddi ac addysgu swyddogion i wneud y gwaith yma ac ati;  

·         cadarnhau bod Deddf Cynllunio Gwlad a Thref 1990, Deddf Cynllunio (Adeiladau Rhestredig ac Ardaloedd Cadwraeth) 1990 a deddfwriaeth ategol eraill yn rhoi pwerau a dyletswyddau ar awdurdodau lleol mewn cysylltiad â gwaith cydymffurfedd cynllunio;

·         bod rôl swyddogaeth Cydymffurfedd Cynllunio i gefnogi gwaith y Cyngor i gyflawni ei Gynllun Corfforaethol yn ymwneud yn benodol â blaenoriaethau corfforaethol tai, yr amgylchedd a chymunedau gwydn; a

·         dweud bod newid y Cynllun Dirprwyo i ganiatáu swyddogion i roi hysbysiadau o ddiffyg cydymffurfio heb orfod cael caniatâd y Pwyllgor Cynllunio yn gyntaf wedi bod yn effeithiol. Er nad oedd cyflwyno hysbysiad o dorri rheolau ynddo’i hun yn datrys y mater yn syth, roedd yn sbardun ar gyfer deialog rhwng perchennog/rheolwr yr eiddo a allai arwain at ddatrysiad boddhaol maes o law.

Cytunodd aelodau’r pwyllgor bod diwygio’r Cynllun Dirprwyo wedi helpu i symleiddio’r broses a chyflymu datrysiadau ar gyfer materion o ddiffyg cydymffurfio.  Fodd bynnag, roeddynt yn teimlo nad oedd aelodau bellach yn cael gwybod am gynnydd mewn cysylltiad â materion o ddiffyg cydymffurfio o fewn eu wardiau. Er mwyn rhoi gwybod i'r aelodau am gynnydd gyda materion o ddiffyg cydymffurfio, cytunodd y Rheolwr Datblygu i roi adroddiad cynnydd i’r cynghorwyr bob chwe mis.    

Canmolodd y cynghorwyr oedd yn cynrychioli’r Rhyl y gwaith oedd yn cael ei wneud gan y Gwasanaeth Cydymffurfedd Cynllunio mewn cysylltiad â materion o ddiffyg cydymffurfio yng nghanol tref y Rhyl, ac roeddynt yn cefnogi’r dull arfaethedig yn y dyfodol er mwyn ceisio cyflymu adfywiad y dref.

Ar ddiwedd y drafodaeth fanwl:

Penderfynwyd: - yn amodol ar y sylwadau uchod

(i)           derbyn yr adroddiad ar berfformiad ac effeithiolrwydd y swyddogaeth Cydymffurfedd Cynllunio;

(ii)          cydnabod gwerth a phwysigrwydd y Gwasanaeth i’r sir a’i phreswylwyr ac argymell y gwneir pob ymdrech i amddiffyn y swyddogaeth tra’n gosod cyllidebau’r cyngor yn y dyfodol;

(iii)         bod Siarter Cydymffurfedd Cynllunio yn cael ei llunio rhwng Cyngor Sir Ddinbych a’i chynghorau sir, tref a chymuned er mwyn cefnogi gwaith cydymffurfedd trwy waith atal ac ymyrryd yn fuan; a

(iv)        bod y Siarter drafft yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor er mwyn ymgynghori cyn cael ei roi i gynghorau dinas, tref a chymuned er mwyn ymgynghori.