Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol (copi ynghlwm) sy’n ceisio cymeradwyaeth Cabinet i barhau â’r trefniant caffael cydweithredol presennol â Chyngor Sir y Fflint am dair blynedd arall.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet –

 (a)      ymrwymo i dair blynedd arall o Gytundeb Lefel Gwasanaeth gyda Chyngor Sir y Fflint er mwyn i Gyngor Sir Ddinbych gynnal gwasanaethau caffael cydweithredol a fydd yn weithredol ar draws Sir Ddinbych a Sir y Fflint, a

 (b)      bod gan Bennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Democrataidd awdurdod i gymeradwyo ac ymrwymo i ffurf briodol o gytundeb gyda Chyngor Sir y Fflint.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill adroddiad yn ceisio cymeradwyaeth y Cabinet i barhau â’r trefniant caffael cydweithredol presennol gyda Chyngor Sir y Fflint am dair blynedd arall.  Cyflwynodd y Rheolwr Gweithrediadau Cyfreithiol a Chaffael a oedd wedi bod yn y swydd ers mis Medi 2017.

Mae’r Cabinet wedi cymeradwyo uno gyda Chyngor Sir y Fflint ym mis Mai 2014 i greu Uned Caffael Cydweithredol gyda Sir Ddinbych yn gyflogwr er mwyn gwireddu nifer o fendithion gan gynnwys arbedion effeithlonrwydd ac arbedion maint, gan wella capasiti a gwydnwch, a chynyddu perthnasoedd gyda chyflenwyr.  Daeth y cytundeb i ben ym mis Gorffennaf 2017 ac roedd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol wedi cytuno ar estyniad i’r trefniant i alluogi comisiynu archwiliad ar y cyd a adroddwyd i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ym mis Mehefin 2018. Er fod yr adroddiad archwilio wedi bod yn feirniadol, roedd yn hanesyddol i raddau helaeth ac roedd nifer o’r materion wedi eu datrys yn dilyn penodiad y Rheolwr Gweithrediadau Cyfreithiol a Chaffael a oedd hefyd wedi cynnig sefydlogrwydd i’r uned.    Roedd cynllun gweithredu wedi ei ddatblygu a rhoddwyd gwybod i’r Cabinet am fesurau i wella materion llywodraethu oedd heb eu datrys ac annog ymrwymiad corfforaethol a gwleidyddol i’r gwasanaeth a oedd yn cynnwys cryfhau trefniadau adrodd, craffu a monitro; alinio strategaeth gaffael y ddau Gyngor, a mewnoli caffael ar y cyd o fewn diwylliant y ddau Gyngor ar draws pob lefel ac ar lefel wleidyddol.  Nodwyd y llwyddwyd i barhau i gyflwyno’r gwasanaeth er mai dim ond chwarter nifer y gweithwyr fesul £1m o wariant  a argymhellir gan Lywodraeth Cymru a Swyddfa Archwilio Cymru sydd yna.  Roedd yr uned yn cynnwys swyddogion cymwys iawn yn gweithio gyda gwasanaethau i sicrhau fod caffael yn cael eu cynnwys yn llawer cynharwch gan olygu fod pob gwasanaeth yn fwy cyfarwydd â gofynion.

Cydnabu’r Cynghorydd Thompson-Hill fod angen rhagor o waith ond fod cynnydd cadarnhaol wedi ei wneud ac roedd buddion go iawn wedi eu cyflawni.  Mewn ymateb i gwestiynau, roedd y Cynghorydd Thompson-Hill a’r Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd -

·         cadarnhawyd y byddai Archwilio Mewnol y cynhyrchu adroddiad dilynol yn rhoi manylion y cynnydd yn erbyn y cynllun gweithredu ar gyfer ei gyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ym mis Ionawr. 

Roedd y cynllun gweithredu yn cynnwys dyddiadau targed ar gyfer cwblhau yn ddiweddarach yn y flwyddyn a fyddai’n arwain at adroddiad dilynol pellach i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol i sicrhau cydymffurfiad llawn a chwblhau’r cynllun gweithredu ac wedyn byddai trefniadau monitro ar gyfer y dyfodol yr uned yn cael eu cytuno arnynt.

·         cadarnhau penderfyniad y Cabinet mewn perthynas â’r dewisiadau dros ddarparu gorfodi troseddu amgylcheddol ynghyd â chyfranogiad yr Uned Caffael Cydweithredol o fewn y broses honno – yng nghyfarfod diwethaf y Bwrdd Caffael ar y Cyd, roedd cydweithwyr o Sir y Fflint wedi bod yn agored i drafodaethau yn y dyfodol ar y posibilrwydd o weithio ar y cyd isranbarthol.

·         hysbyswyd nad oedd y feirniadaeth yn yr adroddiad yn ymwneud â maint yr uned na nifer y gweithwyr ond roedd yn canolbwyntio ar sicrhau fod pob gwasanaeth yn ystyried caffael cydweithredol ar y dechrau gyda chamau manwl i gyflawni'r nod honno

·         eglurwyd, wrth ystyried arbedion a wireddir yn y dyfodol, er bod rhai arbedion yn hawdd i'w cyfrifo, roedd yn anodd cyfrifo arbedion caffael eraill ac roedd gwaith yn mynd yn ei flaen o ran sut i gyflawni'r manylyn hwnnw at ddibenion craffu a monitro yn y dyfodol

·         rhoddwyd eglurhad o rôl y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol wrth sicrhau fod prosesau cywir ar waith ac y cyflawnir y cynllun gweithredu ac amlygwyd yr angen i sicrhau mecanwaith priodol ar gyfer monitro yn y dyfodol a chraffu ar arbedion a pherfformiad gan y pwyllgor craffu.

·         dywedodd, o safbwynt strategaethau caffael, y cytunwyd ar gyfres o ddangosyddion perfformiad allweddol gyda’r ddau gyngor er bod rhai ffigyrau ar gyfer y trothwy rhagoriaeth yn wahanol er mwyn adlewyrchu gwahanol nodau ac amcanion y Cyngor, roedd hefyd mesuryddion perfformiad ar waith i fesur gwariant ar gyfer y ddwy ardal awdurdod lleol.

Cydnabu’r Arweinydd y problemau dechreuol yn dilyn yr uno ond amlygodd y buddion o safbwynt uned fwy hyfyw a rhagor o wydnwch staff.  Credai mai’r trefniant cydweithredol oedd y ffordd ymlaen ac o ystyried y bendithion i’w gwireddu a'r sicrwydd a roddwyd o safbwynt camau gweithredu i fynd i'r afael â diffygion a chyflwyno gwelliannau, roedd yn cefnogi'r argymhelliad.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet –

 (a)      yn ymrwymo i dair blynedd arall o Gytundeb Lefel Gwasanaeth gyda Chyngor Sir y Fflint er mwyn i Gyngor Sir Ddinbych gynnal gwasanaethau caffael cydweithredol a fydd yn weithredol ar draws Sir Ddinbych a Sir y Fflint, a

 (b)      bod gan Bennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Democrataidd awdurdod i gymeradwyo ac ymrwymo i ffurf briodol o gytundeb gyda Chyngor Sir y Fflint.