Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm). Mae'r adroddiad yn ymwneud ag adolygiad, ar gais y Cynghorydd Peter Scott a phedwar o gynghorwyr eraill sydd ddim ar y Cabinet o dan drefniadau Craffu’r Cyngor 'galw i mewn', o benderfyniad ynghylch darpariaeth safle sipsiwn a theithwyr a gymerwyd gan y Cabinet ar y 25^ain Medi 2018.

 

Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod ac eglurodd y galwyd y cyfarfod i ystyried cais am alw penderfyniad diweddar y Cabinet i mewn, sef cymeradwyo cynnal ymgynghoriad cyn cynllunio, a cheisiadau cynllunio llawn dilynol, ar gyfer darparu safleoedd Sipsiwn a Theithwyr preswyl a theithiol ar safle Green-gates Farm East, ar gyrion Llanelwy.

 

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu adroddiad cyfrinachol ac atodiadau y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (a ddosbarthwyd ymlaen llaw), oedd yn cyflwyno’r cais a wnaed gan bum cynghorydd nad ydynt yn rhan o’r Cabinet, dan Reolau Gweithdrefn Galw i Mewn y Cyngor, i’r Pwyllgor Craffu adolygu’r penderfyniad wnaeth y Cabinet ar 25 Medi mewn perthynas â safleoedd arfaethedig ar gyfer darpariaeth i sipsiwn a theithwyr yn y sir yn y dyfodol.  Hysbyswyd aelodau’r Pwyllgor y bodlonwyd y meini prawf o ran galw penderfyniad y Cabinet i mewn, ac mai sail y cais am alw i mewn oedd “na ystyriwyd gwell safle”.  Roedd y cais am alw i mewn yn cynnwys enghraifft benodol o “well safle”.  Fel prif lofnodwr y cais am alw penderfyniad y Cabinet i mewn, gwahoddwyd y Cynghorydd Peter Scott i annerch y Pwyllgor er mwyn egluro’r sail ar gyfer galw’r penderfyniad i mewn ac i gynnig gwybodaeth gefndir ychwanegol mewn perthynas â’r cais.

 

Yn ystod ei gyflwyniad, hysbysodd y Cynghorydd Scott y Pwyllgor ei fod wedi mynychu cyfarfod y Cabinet ar 25 Medi 2018 yn rhinwedd ei rôl fel aelod lleol ar gyfer yr ardal lle bwriedir lleoli’r safleoedd arfaethedig.  Eglurodd ei fod wedi mynegi ei farn yn y cyfarfod gan nodi pam nad oedd safle Green-gates Farm East yn briodol i'w ddatblygu fel safle preswyl na theithiol ar gyfer sipsiwn a theithwyr.  Eglurodd hefyd pam ei fod yn credu na chafodd safleoedd eraill, oedd yn ei farn ef yn well safleoedd, ystyriaeth ddyledus gan y Cabinet cyn cyrraedd eu penderfyniad, a dyma ei reswm dros gychwyn cais galw i mewn i gael y Pwyllgor Craffu i adolygu penderfyniad y Cabinet.

 

Wrth ymateb i gyflwyniad y Cynghorydd Scott, nododd yr Aelod Arweiniol Tai, Rheoleiddio a’r Amgylchedd fod y broses i benderfynu a oedd angen yn Sir Ddinbych am safle preswyl, safle teithiol neu’r ddau, wedi bod yn mynd rhagddi ers nifer o flynyddoedd.  Roedd gofyniad cyfreithiol ar Sir Ddinbych, fel pob awdurdod lleol arall, i gynnal asesiad o anghenion i bennu a oedd yna angen o fewn y sir am safleoedd o’r fath.  Os byddai angen yn cael ei ganfod, byddai rhwymedigaeth gyfreithiol ar yr awdurdod lleol i ddarparu safleoedd o’r fath o fewn ei ffiniau daearyddol.  Eglurodd bod cyllid grant ar gael gan Lywodraeth Cymru (LlC) i ddatblygu safleoedd preswyl a theithiol, cyn belled â bod yr awdurdodau lleol yn canfod safleoedd a ffefrir, yn cynnal ymgynghoriad cyn cynllunio arnynt ac yn cael cymeradwyaeth gan y Pwyllgor Cynllunio ar gyfer y datblygiadau mewn pryd i gyflwyno ceisiadau am y cyllid grant cyn y dyddiad cau, sef 28 Chwefror 2019. Os byddai hyn i gyd yn cael ei gyflawni, y cynnig fyddai datblygu'r safle preswyl yn ystod blwyddyn ariannol 2019-20 a’r safle teithiol yn ystod 2020-21.  Roedd safle Green-gates Farm East eisoes wedi’i nodi a’i gymeradwyo gan y Cabinet ym mis Ebrill 2018 fel y safle a ffefrir ar gyfer datblygu safle preswyl.  Gan fod canllawiau LlC ar y ‘Grant Cyfalaf Safleoedd Sipsiwn a Theithwyr’ yn nodi’n benodol na ddylai safleoedd preswyl a theithiol fod wedi’i cyd-leoli, gwnaed cryn ymdrech i geisio canfod a sicrhau safle ar wahân ar hyd coridor yr A55 i’w ddatblygu fel safle ‘teithiol’.  Fodd bynnag, oherwydd mai rhan fer o’r A55 sy’n teithio trwy Sir Ddinbych a’r ffaith bod rhaid i’r safleoedd fod o fewn 3 milltir i ysgol gynradd, ychydig iawn o ddarpar leoliadau addas oedd yna.  Cafodd manylion y lleoliadau eraill a ystyriwyd eu cynnwys yn yr adroddiad i’r Cabinet ar 25 Medi 2018, ac atodwyd hwy i’r adroddiad a gyflwynwyd i’r Pwyllgor yn y cyfarfod.  Pan ddaeth yn amlwg y byddai’r Cyngor yn cael trafferth canfod lleoliad addas ar wahân i leoliad Green-gates Farm East i'w ddatblygu fel safle teithiol, ysgrifennodd yr Aelod Arweiniol at Weinidog LlC â chyfrifoldeb am Gydraddoldeb a chydlynu materion sy’n ymwneud â Sipsiwn a Theithwyr, gan egluro’r heriau yr oedd y Cyngor yn eu hwynebu ac yn gofyn i'r Llywodraeth gymryd ymagwedd hyblyg yn yr achos hwn at gyd-leoli’r ddau safle, cyn belled â bod sgrinio priodol yn cael ei ddarparu rhyngddynt a bod y ddau wedi’u lleoli gryn bellter oddi wrth ei gilydd.  Ymatebodd y Gweinidog yn ffafriol i'r cais hwn ar yr amod bod y Cyngor yn darparu sgrinio rhesymol rhwng y ddau safle, yn rhannu’r cynlluniau â swyddogion LlC ac yn caniatáu cyfnod o ddeuddeng mis i drigolion y safle preswyl setlo cyn i’r safle teithiol gychwyn cael ei ddefnyddio.  Ar ôl derbyn y sicrwydd hwn, roedd y Cabinet felly wedi cymeradwyo datblygu’r safle teithiol hefyd ar ran o safle Green-gates Farm East.

 

Archwiliwyd cyfanswm o dros 40 o safleoedd i gychwyn.  Ar ôl ystyriaeth fanwl, cyfyngwyd nifer y safleoedd posib i 22, ac ar ôl ystyriaeth bellach, gostyngwyd y nifer hwn eto i 5.  Diystyriwyd safleoedd am amryw o resymau, e.e. pellter oddi wrth y rhwydwaith priffyrdd, perchenogaeth tir a’r costau cysylltiedig â phrynu’r tir neu gostau ac amser prynu tir drwy bryniant gorfodol, costau clirio/ adfer y safle, lefelau sŵn, perygl llifogydd, agosrwydd at yr Ardal o Harddwch Naturiol Eithriadol leol ac ati.  Cyflwynwyd rhestr fer o 5 o safleoedd posib i’r Cabinet ym mis Ebrill 2018. Yn dilyn trafodaeth a thrafod telerau pellach rhwng swyddogion a thrydydd parti, datganwyd nad oedd un o'r safleoedd hyn yn hyfyw, a arweiniodd at gyflwyno 4 safle posib i’r Cabinet eu hystyried ar 25 Medi.  Defnyddiwyd sleidiau PowerPoint i roi trosolwg i’r Aelodau o’r safleoedd posib oedd ar y rhestr fer ar gyfer darparu safle teithiol a gyflwynwyd i’r Cabinet.  Yn ystod y cyflwyniad, cafwyd crynodeb gan yr Aelod Arweiniol a’r swyddogion ar fanteision ac anfanteision pob safle. 

 

Wrth ymateb i gwestiynau'r Aelodau, bu i’r Aelod Arweiniol, y Cyfarwyddwr Corfforaethol:  Economi a’r Parth Cyhoeddus, Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd a Swyddog Arweiniol Eiddo Corfforaethol a Stoc Tai:

·          gadarnhau na chyflwynwyd unrhyw safleoedd pan alwyd am dir i’w gyflwyno fel safleoedd posib ar gyfer safle sipsiwn a theithwyr, ac mae’n debyg mai’r rheswm am hynny oedd bod tirfeddianwyr yn amharod i awgrymu gwerthu eu tir er y diben hwn;

·          nodi, er bod canllawiau LlC mewn perthynas â’r cyllid grant yn argymell peidio â chyd-leoli’r safle preswyl a’r safle teithiol, bod LlC a’r teulu fyddai’n byw ar y safle preswyl yn cydnabod bod lleoliadau addas ar hyd coridor yr A55 yn hynod brin. 

Felly, ar y sail y byddai pellter digonol yn sicrhau bod y ddau safle wedi’u lleoli ar wahân ac y byddai sgrinio priodol yn cael ei ddarparu, roedd y ddwy ochr yn fodlon derbyn y cyfaddawd;

·         nodi manylion y sail gyfreithiol oedd yn peri bod rhaid i awdurdodau lleol ddarparu safle preswyl a theithiol i sipsiwn a theithwyr, gan nodi y byddai bodolaeth safle teithiol i sipsiwn a theithwyr yn helpu’r Cyngor yn y dyfodol wrth ddelio â gwersylloedd anghyfreithlon;

·          darparu manylion y deddfau deddfwriaethol sy’n rhoi pŵer i’r awdurdodau lleol a’r Heddlu orfodi sipsiwn a theithwyr i symud ymlaen o wersylloedd anghyfreithlon;

·         cadarnhau bod y teulu y byddai datblygu’r safle preswyl yn diwallu eu hanghenion yn drigolion Sir Ddinbych, a’u bod yn cadarnhau y byddai’r safle’n diwallu eu hanghenion a’u bod yn fodlon symud yno ar ôl iddo gael ei ddatblygu;

·          nodi y byddai asesiadau’n cael eu cynnal, fel rhan o’r broses o wneud cais cynllunio, o effaith y safleoedd arfaethedig ar rwydwaith priffyrdd, cymuned, parc busnes ac ati yr ardal, yn ogystal ag ystyriaethau eraill sy’n gysylltiedig â chynllunio;

·          nodi y byddai ystyriaeth yn cael ei roi wrth ddatblygu cynlluniau manwl ar gyfer y safleoedd, i ddarparu mannau pasio priodol ar y lôn a ddefnyddir i fynd at y safle, er mwyn galluogi cerbydau sy’n tynnu carafanau i basio traffig sy’n dod i’w hwynebu;

·         rhoi arwydd o’r costau cysylltiedig â datblygu’r ddau safle er diben darparu 6 llain breswyl a 5 llain deithiol. 

Pennwyd nifer y lleiniau preswyl yn ôl yr asesiad o anghenion a gynhaliwyd, ac arweiniwyd nifer y lleiniau teithiol gan nifer cyfartalog y carafanau oedd yn rhan o wersylloedd anghyfreithlon yn y sir yn y blynyddoedd diweddar.  Gallai asesiad o anghenion yn y dyfodol nodi angen am ddarpariaeth bellach, ond roedd y Cyngor yn fodlon y byddai nifer y lleiniau ar y ddau safle’n bodloni’r anghenion dynodedig ar sail yr asesiad o anghenion diweddaraf;

·         nodi y byddai’r safle’n cael ei reoli, gyda system gofrestru ar waith, er ei bod yn annhebygol y byddai staff ar y safle 24 awr y dydd;

·         cadarnhau nad yw safle Green-gates Farm East wedi’i gynnwys ar hyn o bryd yn y Cynllun Datblygu Lleol er dibenion cymunedol na phreswyl. 

Fodd bynnag, byddai’r Pwyllgor Cynllunio yn ystyried y cais ar sail yr angen dynodedig, yn debyg i gais a wneir am annedd amaethyddol y tu allan i ardal anheddiad preswyl;

·         cadarnhau yr ymgynghorwyd ag awdurdodau lleol cyfagos mewn perthynas â threfniadau rheoli’r safle, ac yr ymgynghorwyd â Heddlu Gogledd Cymru a Gwasanaeth Tân ac Achub Gogledd Cymru mewn perthynas â’r lleoliadau arfaethedig. 

Ni chodwyd unrhyw broblemau na phryderon gan unrhyw un o’r awdurdodau cyhoeddus yr ymgynghorwyd â hwy;

·         nodi, os canfuwyd angen o fewn y sir, y byddai gofyniad cyfreithiol ar Sir Ddinbych i wneud darpariaeth ar gyfer safleoedd o fewn ei ffiniau daearyddol, hyd yn oed os byddai gan awdurdodau cyfagos ddarpariaeth safle sipsiwn a theithwyr o fewn pellter teithio rhesymol i Sir Ddinbych;

·         cadarnhau mai’r safle preswyl fyddai’r cyntaf i gael ei ddatblygu, ar sail yr asesiad o anghenion a gynhaliwyd, yn amodol ar gael caniatâd cynllunio. 

Byddai trigolion y safle hwnnw’n cael deuddeng mis i setlo cyn datblygu’r safle teithiol;

·         hysbysu’r Pwyllgor bod rhaid i bob awdurdod lleol, dan ddarpariaethau Deddf Tai (Cymru) 2014, gynnal 'Asesiad o Anghenion Llety' mewn perthynas â Sipsiwn a Theithwyr o leiaf unwaith ym mhob cyfnod o bum mlynedd;

·         cadarnhau bod LlC wedi cymeradwyo proses Asesiad o Anghenion Sir Ddinbych, a gynhaliwyd yn 2015, ac wedi cydnabod ei gasgliadau yn Ebrill 2017;

·         nodi bod yr asesiad o anghenion yn amlwg wedi canfod fod ‘anghenion’ preswyl y sir yn gorwedd yng nghyffiniau’r A55, yn hytrach nag mewn ardaloedd agos i lwybrau cefnffyrdd eraill sy’n teithio trwy’r sir, h.y. yr A5 a’r A494.  Yn ogystal, roedd mwyafrif y gwersylloedd anghyfreithlon yn y sir yn y blynyddoedd diweddar hefyd wedi bod yng ngogledd y sir, a dyma’r rheswm dros benderfynu y dylid lleoli’r safle teithiol hefyd yn agos i’r A55;

·         cadarnhau, gan y canfuwyd angen am safleoedd sipsiwn a theithwyr, y gallai LlC neu’r gymuned sipsiwn a theithwyr geisio her gyfreithiol drwy’r Uchel Lys os byddai’r Cyngor yn methu yn ei ddyletswydd i ddarparu safleoedd. 

Gallai trigolion lleol ddod â her gyfreithiol yn erbyn rhoi caniatâd cynllunio maes o law, os ydynt o’r farn ei fod wedi’i roi ar sail annibynadwy.  Byddai angen gwneud her gyfreithiol o’r fath o fewn tri mis i ganiatáu’r cais cynllunio;

·         rhoi sicrwydd i’r Pwyllgor a’r Cabinet eu bod wedi cael gwybodaeth fanwl ddiduedd mewn perthynas â phob safle oedd ar y rhestr fer pan wnaethant benderfynu ar yr opsiynau yr oeddent yn eu ffafrio, ac yr ymgynghorwyd â'r Aelod Arweiniol ar yr argymhelliad arfaethedig a gyflwynwyd i’r Cabinet;

·         nodi y byddai effaith datblygiad y safle ar eiddo cyfagos yn cael ei asesu er dibenion cais cynllunio dan yr un meini prawf ag unrhyw ddatblygiadau preswyl eraill;

·         cadarnhau y cynhaliwyd astudiaeth ecolegol ar safle’r datblygiad arfaethedig ac y casglwyd nad oedd unrhyw resymau ecolegol fyddai’n rhwystro datblygiad y safle.

 

Sicrhaodd yr Aelod Arweiniol y cynghorwyr ei fod wedi cael crynodeb bob mis gan swyddogion oedd yn rhan o'r prosiect ers cael ei benodi’n ddeilydd y portffolio, a’i fod felly’n hyderus y rhoddwyd diwydrwydd dyladwy i bob agwedd ar y broses i ganfod safleoedd addas.

 

Cyn i’r Pwyllgor drafod ei gasgliadau a’i argymhellion, rhoddwyd cyfle i’r Cynghorydd Scott grynhoi pam ei fod ef a’i gyd-lofnodwyr o’r farn y dylai’r Pwyllgor argymell i’r Cabinet adolygu ei benderfyniad i ddynodi safle Green-gates Farm East fel safle a ffefrir er diben bodloni rhwymedigaethau’r Cyngor mewn perthynas â darparu safle sipsiwn a theithwyr.  Pwysleisiodd eu bod o'r farn gadarn bod y Cyngor wedi rhuthro i ddynodi safleoedd er mwyn ei alluogi i sicrhau cyllid LlC tuag at y costau sy’n gysylltiedig â bodloni’r angen a nodwyd.  Er mwyn cyflwyno cais cyn y dyddiad cau oedd yn agosáu, roeddent o’r farn bod yr adroddiad a gyflwynwyd i’r Cabinet ar 25 Medi yn tueddu o blaid safle Green-gates Farm East, ac nad oedd digon o wybodaeth ar gael yn rhwydd i bob cynghorwr sir drwy gydol y broses ddemocrataidd i’w galluogi i fod yn ymwybodol o ba safleoedd oedd yn cael eu hystyried, na’r rhesymau pam y barnwyd hwy’n addas neu’n anaddas.  Wrth ymateb i hyn, nododd Swyddog Monitro’r Cyngor bod yr adroddiadau i’r Cabinet drwy gydol y broses wedi’i heithrio rhag cael eu cyhoeddi ar sail cyfrinachedd masnachol ac ariannol, ond eu bod wedi bod ar gael i aelodau etholedig eu darllen.    

 

Wrth grynhoi, bu i’r Cadeirydd gydnabod bod y Pwyllgor Craffu wedi deall yn llawn bod rhwymedigaeth gyfreithiol ar y Cyngor i ddarparu safleoedd preswyl a theithiol ar gyfer sipsiwn a theithwyr os canfuwyd angen.  Roedd hefyd yn fodlon bod angen o'r fath wedi cael ei ganfod.  Fodd bynnag, roedd pryderon yr aelodau’n ymwneud â phroses oedd wedi arwain at benderfyniad ar y safleoedd a ffefrir.   Ym marn y Pwyllgor Craffu, oherwydd natur ddadleuol y penderfyniad a’r perygl cysylltiedig i’w henw da, roedd angen i’r aelodau gael sicrwydd bod pob safle posib wedi cael eu hystyried mewn digon o fanylder, a bod pob safle wedi bod yn destun proses asesu unffurf cyn cael eu dileu o’r rhestr derfynol o safleoedd posib a gyflwynwyd i’r Cabinet ar 25 Medi. 

 

Ar ôl adolygu’r wybodaeth a gyflwynwyd i’r Cabinet ar 25 Medi, teimlai aelodau’r Pwyllgor Craffu na chyflwynwyd gwybodaeth gymaradwy ddigonol i’r Cabinet ar ‘fanteision ac anfanteision’ pob safle i’w alluogi i ddod i benderfyniad cytbwys, e.e. effaith sŵn, effaith ar drigolion/ ardaloedd gwaith, dibrisio eiddo cyfagos, gwybodaeth am berygl o lifogydd, gwybodaeth ariannol gyson am waith adfer ac ati.  Ar y sail hon, dylid gofyn i’r Cabinet ailystyried y penderfyniad a wnaeth ar 25 Medi, ac wrth adolygu ei benderfyniad, dylai’r Cabinet feddu ar y wybodaeth ychwanegol gymaradwy gytbwys a ddarparwyd i aelodau'r Pwyllgor Craffu yn y cyfarfod presennol, er mwyn iddynt allu asesu'r cynigion a gyflwynir iddynt yn rhwydd ac yn wrthrychol.

 

Gofynnodd y Pwyllgor hefyd am gael codi ei bryderon cyffredinol gyda’r Cabinet am ba wybodaeth sydd ar gael am benderfyniadau posib y Cabinet i gynghorwyr nad ydynt yn rhan o’r Cabinet.  Gan nad oedd y cynghorwyr nad oeddent yn rhan o'r Cabinet yn gallu cael gafael ar bapurau cyfarfodydd briffio’r Cabinet, roedd hyn yn ei gwneud yn anodd iddynt ddilyn y broses o wneud penderfyniad.  Roedd yr Aelodau o'r farn y dylai pob penderfyniad allai fod yn ddadleuol, tebyg i’r mater hwn, gael eu cyflwyno yn y dyfodol yn sesiwn friffio’r Cyngor er mwyn sicrhau bod pob cynghorydd yn cael y wybodaeth lawn amdanynt ymlaen llaw.  Os byddai angen, gellid cyflwyno cynigion i sesiwn friffio’r Cyngor drwy gydol y broses o wneud penderfyniad, er mwyn sicrhau bod pob cynghorydd yn gwbl gyfarwydd â hwy.

 

Diolchodd y Cadeirydd i’r llofnodwyr am alw’r penderfyniad i mewn, i’r Aelod Arweiniol a’r swyddogion am fynychu ac ateb cwestiynau’r aelodau, a bu i’r Pwyllgor:

 

BENDERFYNU, yn amodol ar y sylwadau uchod, argymell i'r Cabinet:

 

(i)           gydnabod casgliadau ac argymhellion y Pwyllgor Craffu Cymunedau yn sgil ei adolygiad o benderfyniadau’r Cabinet ar 25 Medi;

(ii)          ailystyried y penderfyniad a wnaeth ar 25 Medi 2018 ynglŷn â lleoliad arfaethedig y safleoedd preswyl a theithiol ar gyfer Sipsiwn a Theithwyr yn Sir Ddinbych, gan ystyried y wybodaeth ychwanegol y gofynnodd y Pwyllgor Craffu amdani; ac

(iii)         yn y dyfodol, drwy ddarparu gwybodaeth yn sesiynau Briffio'r Cyngor, sicrhau y rhoddir gwybodaeth drylwyr i’r holl gynghorwyr sir ynglŷn â phenderfyniadau a allai fod yn ddadleuol y disgwylir i’r Cyngor neu’r Cabinet eu gwneud.