Eitem ar yr agenda
CWYNION PERFFORMIAD EICH LLAIS (CH4)
Ystyried
Adroddiad gan y Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol (copi ynghlwm) sy'n
gofyn i’r Pwyllgor gyflawni ei rôl mewn perthynas â chraffu ar berfformiad y
Cyngor wrth ymdrin a dysgu o gwynion.
11:15am – 11:45am
Cofnodion:
Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Datblygu Seilwaith Cymunedol adroddiad y
Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol (dosbarthwyd yn flaenorol) ar
gydymffurfiaeth a pherfformiad y gwasanaethau gyda’r polisi cwynion cwsmeriaid
corfforaethol yn ystod chwarter 4 blwyddyn adrodd 2017/18. Yn ystod ei gyflwyniad,
rhoddodd wybod i’r aelodau bod y nifer o gwynion a gafwyd, yn ogystal â’r nifer
o ganmoliaethau ac awgrymiadau a gafwyd i gyd yn uwch na’r chwarter blaenorol. Ond, dim ond un gwyn
oedd heb ei datrys o fewn yr amser a nodwyd, ac roedd y gwyn yn ymwneud â’r
Gwasanaeth Addysg. Oherwydd y
pwysau arno oherwydd bod gweithwyr ac adnoddau yn cael eu dyrannu tuag at waith
arolwg Estyn ar y pryd, nid oedd y Gwasanaeth wedi gallu casglu’r holl
safbwyntiau yr oedd eu hangen i ymateb i’r cwyn mewn amser. Ond, roedd y Cyngor
wedi cyflawni cyfradd perfformiad o 99% wrth ymdrin â chwynion. Yn ystod chwarter 4,
roedd adborth cwsmeriaid wedi arwain at bwynt dysgu ar gyfer y Gwasanaeth Un
Pwynt Mynediad (SpoA), a fyddai’n arwain at well gwasanaeth i bawb yn y man. Ar gyfer blwyddyn
2017/18 yn ei chyfanrwydd, roedd perfformiad y Cyngor wrth ymdrin â chwynion o
fewn yr amser a nodwyd yn tua 99%.
Mewn ymateb i gwestiynau'r Aelodau, gwnaeth yr Aelod Arweiniol, y Prif
Reolwr (Gwasanaethau Cefnogi) - Gwasanaethau Cymorth Cymunedol, a’r Swyddog
Cwynion Statudol a Chorfforaethol:
·
roi gwybod bod cael swyddog penodedig i ymdrin â chwynion
statudol a chorfforaethol wedi bod yn hanfodol i sicrhau gwelliant ym
mherfformiad y Cyngor wrth ymdrin â chwynion. Roedd yn gallu canolbwyntio ar ymateb ac ymdrin â’r cwynion a sicrhau eu
bod yn cael eu datrys o fewn y dyddiadau targed a nodwyd. Roedd gwell system
rŵan i ymdrin a’r cwynion ac roedd prosesau yn ymwneud ag ymdrin â
chwynion wedi’u tynhau;
·
cadarnhaodd y bu cynnydd mewn ceisiadau Rhyddid
Gwybodaeth yn ystod y misoedd diwethaf.
Ond, gan fod swyddog arall yn ymdrin â cheisiadau Rhyddid
Gwybodaeth, ni wnaeth effeithio ar berfformiad yr Awdurdod wrth ymdrin â
chwynion;
·
rhoddodd wybod bod cwynion mewn perthynas ag ysgolion
unigol yn cael eu datrys gan yr ysgolion dan sylw. Roedd cwynion yn
ymwneud ag addysg neu bolisïau addysg yn cael eu datrys yn ganolog gan y
Cyngor;
·
cadarnhaodd bod natur y cwynion a gafwyd yn cael eu
dadansoddi gyda’r bwriad o nodi unrhyw dueddiadau a gwelliannau i wasanaethau a
ddaw i’r amlwg h.y. byddai tueddiadau a nodwyd fel rhan o’r broses gwynion
gwasanaethau cymdeithasol yn cael eu hadrodd yn Adroddiad Blynyddol y
Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cymdeithasol, ynghyd â gwelliannau arfaethedig i fynd
i’r afael ag unrhyw ddiffygion neu fethiannau;
·
rhoddodd wybod bod pob cwyn a gafwyd yn cael eu
dadansoddi yn feintiol ac yn ansoddol; a
·
rhoddodd wybod i’r Pwyllgor ei fod yn dda rhoi gwybod bod
y Gwasanaethau Priffyrdd ac Amgylcheddol wedi cael swm uchel o gwynion yn dilyn
eu hymdrechion i glirio eira a chadw ffyrdd ar agor ayyb, yn ystod cyfnodau
diweddar o dywydd garw.
Llongyfarchodd aelodau'r Pwyllgor pob gwasanaeth ar eu perfformiad rhagorol
wrth ymateb i gwynion ac ymdrin â nhw a -
Phenderfynwyd: - yn amodol ar y sylwadau
uchod y dylid argymell, yn y dyfodol:-
(i)
Dylid cyflwyno adroddiadau perfformiad Chwarter 1 a
Chwarter 3 ‘Eich Llais’ i’r Pwyllgor fel ‘Adroddiadau Gwybodaeth’; a
(ii)
Cyflwyno adroddiadau perfformiad Chwarter 2 a 4
‘Eich Llais’ yn ffurfiol i’r Pwyllgor yn y cyfarfod, oni bai bod unrhyw
bryderon mewn perthynas â pherfformiad wrth gydymffurfio â’r gweithdrefnau
cwynion neu’r mathau o gwynion a gafwyd yn ei gwneud yn ofynnol i gyflwyno
adroddiad i’r Pwyllgor i dynnu sylw at bryderon.
Dogfennau ategol:
- Your Voice Report Q4 2017-18 070618, Eitem 7. PDF 295 KB
- Your Voice Report Q4 2017-18 - App 070618, Eitem 7. PDF 647 KB