Eitem ar yr agenda

Eitem ar yr agenda

CWYNION PERFFORMIAD EICH LLAIS (CH4)

Ystyried Adroddiad gan y Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol (copi ynghlwm) sy'n gofyn i’r Pwyllgor gyflawni ei rôl mewn perthynas â chraffu ar berfformiad y Cyngor wrth ymdrin a dysgu o gwynion.

 

11:15am – 11:45am

 

 

Cofnodion:

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Datblygu Seilwaith Cymunedol adroddiad y Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol (dosbarthwyd yn flaenorol) ar gydymffurfiaeth a pherfformiad y gwasanaethau gyda’r polisi cwynion cwsmeriaid corfforaethol yn ystod chwarter 4 blwyddyn adrodd 2017/18.   Yn ystod ei gyflwyniad, rhoddodd wybod i’r aelodau bod y nifer o gwynion a gafwyd, yn ogystal â’r nifer o ganmoliaethau ac awgrymiadau a gafwyd i gyd yn uwch na’r chwarter blaenorol.  Ond, dim ond un gwyn oedd heb ei datrys o fewn yr amser a nodwyd, ac roedd y gwyn yn ymwneud â’r Gwasanaeth Addysg.  Oherwydd y pwysau arno oherwydd bod gweithwyr ac adnoddau yn cael eu dyrannu tuag at waith arolwg Estyn ar y pryd, nid oedd y Gwasanaeth wedi gallu casglu’r holl safbwyntiau yr oedd eu hangen i ymateb i’r cwyn mewn amser.  Ond, roedd y Cyngor wedi cyflawni cyfradd perfformiad o 99% wrth ymdrin â chwynion.  Yn ystod chwarter 4, roedd adborth cwsmeriaid wedi arwain at bwynt dysgu ar gyfer y Gwasanaeth Un Pwynt Mynediad (SpoA), a fyddai’n arwain at well gwasanaeth i bawb yn y man.  Ar gyfer blwyddyn 2017/18 yn ei chyfanrwydd, roedd perfformiad y Cyngor wrth ymdrin â chwynion o fewn yr amser a nodwyd yn tua 99%.

 

Mewn ymateb i gwestiynau'r Aelodau, gwnaeth yr Aelod Arweiniol, y Prif Reolwr (Gwasanaethau Cefnogi) - Gwasanaethau Cymorth Cymunedol, a’r Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol:

·         roi gwybod bod cael swyddog penodedig i ymdrin â chwynion statudol a chorfforaethol wedi bod yn hanfodol i sicrhau gwelliant ym mherfformiad y Cyngor wrth ymdrin â chwynion. Roedd yn gallu canolbwyntio ar ymateb ac ymdrin â’r cwynion a sicrhau eu bod yn cael eu datrys o fewn y dyddiadau targed a nodwyd.  Roedd gwell system rŵan i ymdrin a’r cwynion ac roedd prosesau yn ymwneud ag ymdrin â chwynion wedi’u tynhau;

·         cadarnhaodd y bu cynnydd mewn ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth yn ystod y misoedd diwethaf. 

Ond, gan fod swyddog arall yn ymdrin â cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth, ni wnaeth effeithio ar berfformiad yr Awdurdod wrth ymdrin â chwynion;

·         rhoddodd wybod bod cwynion mewn perthynas ag ysgolion unigol yn cael eu datrys gan yr ysgolion dan sylw.  Roedd cwynion yn ymwneud ag addysg neu bolisïau addysg yn cael eu datrys yn ganolog gan y Cyngor;

·         cadarnhaodd bod natur y cwynion a gafwyd yn cael eu dadansoddi gyda’r bwriad o nodi unrhyw dueddiadau a gwelliannau i wasanaethau a ddaw i’r amlwg h.y. byddai tueddiadau a nodwyd fel rhan o’r broses gwynion gwasanaethau cymdeithasol yn cael eu hadrodd yn Adroddiad Blynyddol y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cymdeithasol, ynghyd â gwelliannau arfaethedig i fynd i’r afael ag unrhyw ddiffygion neu fethiannau;

·         rhoddodd wybod bod pob cwyn a gafwyd yn cael eu dadansoddi yn feintiol ac yn ansoddol; a

·         rhoddodd wybod i’r Pwyllgor ei fod yn dda rhoi gwybod bod y Gwasanaethau Priffyrdd ac Amgylcheddol wedi cael swm uchel o gwynion yn dilyn eu hymdrechion i glirio eira a chadw ffyrdd ar agor ayyb, yn ystod cyfnodau diweddar o dywydd garw.

 

Llongyfarchodd aelodau'r Pwyllgor pob gwasanaeth ar eu perfformiad rhagorol wrth ymateb i gwynion ac ymdrin â nhw a -

 

Phenderfynwyd: - yn amodol ar y sylwadau uchod y dylid argymell, yn y dyfodol:-

 

(i)                 Dylid cyflwyno adroddiadau perfformiad Chwarter 1 a Chwarter 3 ‘Eich Llais’ i’r Pwyllgor fel ‘Adroddiadau Gwybodaeth’; a

(ii)               Cyflwyno adroddiadau perfformiad Chwarter 2 a 4 ‘Eich Llais’ yn ffurfiol i’r Pwyllgor yn y cyfarfod, oni bai bod unrhyw bryderon mewn perthynas â pherfformiad wrth gydymffurfio â’r gweithdrefnau cwynion neu’r mathau o gwynion a gafwyd yn ei gwneud yn ofynnol i gyflwyno adroddiad i’r Pwyllgor i dynnu sylw at bryderon.

 

 

Dogfennau ategol:

 

 
Yn ôl i'r brig