Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Tîm Cynllunio Strategol (copi ynghlwm) sy’n gofyn am sylwadau'r Pwyllgor ar y fframwaith rheoli perfformiad ar gyfer Cynllun Corfforaethol y Cyngor 2017-2022.

10:35am – 11:05am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Cyllid a Pherfformiad adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) a oedd yn ceisio barn y Pwyllgor ar y fframwaith a luniwyd i reoli perfformiad darpariaeth Cynllun Corfforaethol y Cyngor 2017 - 2022.

Yn ystod ei gyflwyniad, tynnodd yr Aelod Arweiniol sylw’r Aelodau at Atodiad 1 yr adroddiad, a oedd yn amlinellu’r pum blaenoriaeth ac yn manylu ar y waelodlin (Cyflwr Presennol), sef man cychwyn y daith i gyflawni’r blaenoriaethau a’r trothwy llwyddiant arfaethedig (Cyflwr Dyfodol) a fyddai’n dynodi diwedd y daith a chyflawniad y blaenoriaethau. At ddibenion cefnogi cyflawniad y blaenoriaethau, datblygwyd cyfres o ddangosyddion penodol i gynorthwyo’r Cyngor â gwerthuso cynnydd a chyflawniad cyffredinol o’i uchelgeisiau. Roedd y rhain wedi’u cynnwys yn Atodiad A'r adroddiad. Yn ystod y camau cynnar hyn yn narpariaeth y Cynllun, roedd lawer o’r dangosyddion hyn yn nodi perfformiad gwaelodlin, fodd bynnag wrth i waith fynd rhagddo, y bwriad fyddai gweld perfformiad yn erbyn y dangosyddion yn gwella’n gyson. Y nod yn y pen draw fyddai symud cyfeiriad y perfformiad yn erbyn pob dangosydd o ‘goch’ i ‘wyrdd’. Roedd gan y Pwyllgor Archwilio rôl allweddol i’w chwarae wrth sicrhau perfformiad da yn gyson a chyflawni’r Cynllun Corfforaethol, yn ogystal â’r Cabinet a’r Byrddau Rhaglen a sefydlwyd i oruchwylio ei gyflawniad.  Byddai adroddiadau monitro perfformiad yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio bob chwarter, ac os mynegwyd pryderon ynglŷn ag unrhyw agwedd o gyflawni’r Cynllun gallai’r Pwyllgor gyfarwyddo’r gwasanaeth / gwasanaethau perthnasol i fynychu cyfarfod y Pwyllgor Archwilio i drafod y rhesymau dros berfformiad gwael gyda’r Aelodau.

Er mai cynllun strategol y Cyngor oedd y Cynllun Corfforaethol, nid oedd modd iddo gyflawni’r cynllun yn llwyr ar ei ben ei hun, roedd elfennau o rai blaenoriaethau yn ddibynnol ar bartneriaid e.e. landlordiaid cymdeithasol cofrestredig, datblygwyr preifat, y llywodraeth genedlaethol, y Bwrdd Iechyd, busnesau preifat, cwmnïau gwasanaeth ac ati.

Gan ymateb i gwestiynau'r Aelodau, dywedodd yr Aelod Arweiniol a Rheolwr y Tîm Cynllunio Strategol:

·         fel rhan o ddatblygiad y Cynllun Corfforaethol, roedd y dangosyddion y cytunwyd arnynt i fesur perfformiad a chyflawniad wedi’i creu drwy ystyried beth fyddai’n nodi llwyddiant;

·         byddent yn archwilio dulliau posibl ar gyfer cynnwys data a naratif eglurhaol ar y graffiau er hwylustod;

·         byddai gwaith mewn perthynas â chefnogi gofalwyr yn cael ei ddatblygu o dan nawdd y Bwrdd Rhaglen Cymunedau a’r Amgylchedd a byddai’n cael ei adrodd fel rhan o adroddiadau monitro perfformiad rheolaidd y Cynllun Corfforaethol maes o law;

·         er i rai aelodau gredu bod rhai o’r ffyrdd ar draws y sir mewn cyflwr gwael a bod angen cyflawni gwaith cynnal a chadw brys, roedd y data gan Lywodraeth Cymru yn nodi’r gwrthwyneb. Defnyddiodd Llywodraeth Cymru system werthuso annibynnol i asesu cyflwr ffyrdd y sir, cynhyrchodd y dull hwn asesiad yn seiliedig ar gyfartaledd eu cyflwr, nid oedd yn ystyried eu cyflwr ar sail unigol. Atgoffodd y Cydlynydd Archwilio y Pwyllgor y penderfynwyd yn y cyfarfod diwethaf i wahodd swyddog o Adran Cynllunio Trafnidiaeth Llywodraeth Cymru i fynychu cyfarfod yn y dyfodol, i drafod cyllid cyfalaf ar gyfer prosiectau priffyrdd yn y dyfodol gyda’r aelodau. Nid oes ymateb wedi ei dderbyn hyd yn hyn gan swyddogion Llywodraeth Cymru ynglŷn â’u hargaeledd i fynychu cyfarfod yn y dyfodol.

·         er bod angen gwaith dwys gan bob un o wasanaethau’r Cyngor i gynhyrchu’r Cynllun Corfforaethol, ni ddylai casglu’r data wedi hynny fod yn dasg lafurus;

·         er nad oes cyfeiriad penodol at ‘ddiwylliant’ yn y Cynllun Corfforaethol, y byddai mewn gwirionedd yn elfen gynhenid o sawl blaenoriaeth, yn benodol y flaenoriaeth yn gysylltiedig â’r Amgylchedd gan fod lles yn rhan fawr o’r flaenoriaeth honno. Roedd gan Asesiad Lles a Chynllun Lles Bwrdd y Gwasanaethau Cyhoeddus ffocws penodol ar ddiwylliant:

·         roedd y Cyngor wrthi’n gwneud gwaith ar sut i gefnogi ac annog pobl ifanc i ymgymryd â gwaith gwirfoddol o fewn eu cymunedau ac fel rhan o’u hastudiaethau ar gyfer Bagloriaeth Cymru. Awgrymodd yr Aelodau y byddai efallai ‘n ddefnyddiol, ar gyfer y rheiny â’r dasg o gyflawni’r gwaith yn ymwneud â phobl ifanc, i gysylltu â Thîm Digwyddiadau’r Cyngor gan eu bod yn aml yn chwilio am wirfoddolwyr i gynorthwyo â digwyddiadau neu i holi os oedd y Tîm yn ymwybodol o sefydliadau a fyddai’n gwerthfawrogi rhoi profiad i bobl ifanc drwy wirfoddoli. Dechreuodd y Swyddogion weithredu yn dilyn yr awgrym hwn; a

·         gweithiodd y Cyngor yn rheolaidd â’r Cyngor Gwasanaethau Gwirfoddol Sir Ddinbych mewn perthynas â gwirfoddolwyr a chyfleoedd gwirfoddoli. Roedd Swyddogion hefyd yn ymwybodol o’r angen i ddiweddaru’r gofrestr wirfoddoli ar y wefan Gwirfoddoli, yn dilyn ymddeoliad y swyddog a oedd wedi bod yn gyfrifol am y wefan.

Atgoffodd y Prif Weithredwr yr Aelodau bod gan y Cyngor, drwy ei allu i berswadio yr holl wasanaethau a swyddogion i gydweithio at ddibenion gwireddu uchelgeisiau corfforaethol, hanes blaenorol llwyddiannus o gyflawni ei gynlluniau corfforaethol. Roedd o’r farn bod yr Awdurdod, yng nghyd-destun y rhaglen lles, angen gwneud mwy o ddefnydd o wirfoddolwyr er mwyn cyflawni ei uchelgeisiau ar gyfer preswylwyr. Roedd rhai sefydliadau gwirfoddoli yn mabwysiadu ymagwedd fwy proffesiynol tuag at ddarparu eu gwasanaethau ac roeddent felly yn gyndyn o ddefnyddio gwirfoddolwyr ar gyfer rhai agweddau o’u gwaith. Felly, gallai’r Cyngor fanteisio ar y cyfle hwn a, thrwy fod yn greadigol ac yn rhagweithiol, wneud defnydd effeithiol o wirfoddolwyr er mwyn cyflawni canlyniadau gwell ar gyfer preswylwyr.

Penderfynwyd gan y Pwyllgor: - yn amodol ar y sylwadau a wnaed uchod, i gefnogi’r cynnwys a gynhwysir yn y Disgrifiadau Cyflwr Presennol a Chyflwr Dyfodol, a’r dangosyddion a’r trothwyon yn yr adroddiad cyn eu cyflwyno yn Sesiwn Friffio’r Cabinet ar 9 Ebrill 2018.