Eitem ar yr agenda
DIWEDDARIAD AR WASANAETHAU GOFAL MEWNOL
Ystyried
adroddiad cyfrinachol gan y Rheolwr Gwasanaeth - Gwasanaethau Cleient
(Gwasanaethau Cymorth Cymunedol) (copi ynghlwm) sy’n rhoi’r manylion diweddaraf
i’r Pwyllgor ynglŷn â’r cynnydd a wnaed hyd yma mewn perthynas â
sefydliadau gofal cymdeithasol y Cyngor. Mae’r adroddiad hefyd yn gofyn am
sylwadau'r Pwyllgor i'w cyflwyno i'r Cabinet mewn perthynas â chanlyniad
ymarfer tendr agored ar gyfer trosglwyddiad arfaethedig Canolfan Ddydd Hafan
Deg, Y Rhyl.
12:05pm-1:00pm
Cofnodion:
Cyn dechrau
trafod yr eitem fusnes hon, hysbyswyd y Pwyllgor gan Gadeirydd y Grŵp Tasg
a Gorffen Gofal Cymdeithasol I Oedolion Mewnol, a Chadeirydd y Pwyllgor
Archwilio Perfformiad fod y Grŵp Tasg a Gorffen wedi cwrdd yn gynharach y
bore hwnnw i ystyried yr wybodaeth o fewn adroddiad cyfrinachol y Rheolwr
Gwasanaeth – Gwasanaethau Cleientiaid (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Hwn oedd
ail gyfarfod y Grŵp Tasg a Gorffen i drafod y cynnydd a wnaed hyd yma mewn
perthynas â darpariaeth
gwasanaethau gofal cymdeithasol yn sefydliadau gofal cymdeithasol a
chanolfannau dydd y Cyngor, yn dilyn penderfyniadau’r Cyngor yn 2016 i
archwilio dewisiadau eraill gyda chyrff perthnasol i ddarparu gwasanaethau ar
gyfer Awelon, (Rhuthun) a Chysgod y Gaer (Corwen) ac i ddechrau proses dendro
ar gyfer darpariaeth gwasanaethau ar gyfer y dyfodol yn Hafan Deg (Rhyl) a
Dolwen (Dinbych). Rhoddodd Cadeirydd y Pwyllgor drosolwg o’r trafodaethau a
gynhaliwyd yn y ddau gyfarfod Grŵp Tasg a Gorffen i’r Aelodau a dywedodd y
byddai’n adrodd sylwadau’r Pwyllgor, ac unrhyw argymhelliad yn dilyn eu
trafodaeth, i’r Cabinet pan oedd aelodau’r Cabinet yn ystyried y mater yn ystod
eu cyfarfod ym mis Ebrill 2018.
Wrth gyflwyno’r
adroddiad a’r atodiadau cysylltiedig, cafodd yr Aelodau eu briffio gan yr Aelod
Arweiniol Lles ac Annibyniaeth ar y gwaith a wnaed gan y Grŵp Tasg a
Gorffen, y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a‘r Cabinet yn ystod cyfnod y Cyngor
blaenorol mewn perthynas ag archwilio dewisiadau cynaliadwy posibl ar gyfer
darparu gwasanaethau gofal cymdeithasol yn y dyfodol, a oedd yn bodloni
disgwyliadau newidiol preswylwyr, ac yn cydymffurfio â gweledigaeth Llywodraeth Cymru ar gyfer
gwasanaethau gofal cymdeithasol a chydymffurfio hefyd â gofynion deddfwriaethol.
Cafodd yr Aelodau
eu briffio gan Bennaeth Gwasanaethau Cymorth Cymunedol a’r Rheolwr Gwasanaeth –
Gwasanaethau Cleientiaid ar y sefyllfa bresennol mewn perthynas ag Awelon,
Cysgod y Gaer a Dolwen, cyn amlinellu’r broses a ddilynir mewn perthynas â chynnal proses dendro ar gyfer darparu
gwasanaethau gan Hafan Deg, Y Rhyl. Pwysleisiwyd bod y broses dendro wedi’i
chynnal yn unol â
rheoliadau caffael ac i swyddogion proffesiynol cymwys werthuso’r tendrau a
dderbyniwyd yn erbyn meini prawf pris ac ansawdd – rhoddwyd mwy o bwyslais ar
ansawdd y gwasanaeth na’r pris (60% ansawdd / 40% pris). Rhoddwyd gwybod i’r
Pwyllgor, pe bai’r ‘darparwr a ffefrir’ yn cael ei gymeradwyo a’i benodi, yn
dilyn proses gwerthuso tendrau, byddai’r Cyngor yn gweithio’n agos gyda’r cwmni
er mwyn sicrhau bod holl ofynion yr Awdurdod, mewn perthynas â darpariaeth gwasanaeth, yn cael eu cynnwys
yn y cytundeb contract. Byddai hyn yn cynnwys ychwanegu cymalau at gytundeb
prydles y cyfleuster yn ymwneud â chydymffurfio gyda manylion y brydles, costau cynnal a chadw, a sicrhau
argaeledd lleoedd yn yr adeilad, er mwyn i grwpiau eraill e.e. preswylwyr War
Memorial Court, sefydliadau’r trydydd sector ac ati gael eu llogi pan nad yw
deiliad y brydles yn eu defnyddio.
Gan ymateb i
gwestiynau gan aelodau’r Pwyllgor, dywedodd Pennaeth y Gwasanaeth a’r Rheolwr
Gwasanaeth – Gwasanaethau Cleientiaid:
·
bod y ‘darparwr a ffefrir' wedi ymgymryd â
gwaith yn ei Gynllun Busnes (ynghlwm wrth yr adroddiad) i ehangu a datblygu'r
ystod o wasanaethau sydd ar gael ar hyn o bryd yn Hafan Deg, hynny yw,
cefnogaeth i ofalwyr, cynhwysiad cymdeithasol a lleihau arwahanrwydd ac ati.
·
gallai darparwyr annibynnol, megis y ‘darparwr a
ffefrir’, gael mynediad at grantiau’r 3ydd sector ar gyfer darparu gwasanaethau
penodol. Nid oedd yr opsiwn hwn i sicrhau cyllid ar gael i'r awdurdod lleol.
·
byddai contract y Cyngor â’r ‘darparwr a ffefrif’ yn dilyn yr un trefniadau
monitro contract llym â chontractau darparwyr eraill sydd wedi’u comisiynu gan
y Cyngor;
·
byddai rhaglen drosglwyddo yn cael ei rhoi ar waith i drosglwyddo staff,
sydd ar hyn o bryd yn cael eu cyflogi gan y Cyngor yn Hafan Deg, i’r ‘darparwr
a ffefrir’ dan drefniadau Rheoliadau Trosglwyddo Ymgymeriadau (Diogelu
Cyflogaeth) (TUPE) pe bai’r penodiad yn cael ei gymeradwyo;
·
mae copi o restr brisio’r ‘darparwr a ffefrir’ wedi’i gynnwys fel atodiad
i’r adroddiad;
·
nid oedd y canolfannau dydd yn cael harolygu gan reoleiddwyr, fodd bynnag,
fel rhan o’i waith adolygu a rheoli contract, byddai’r Cyngor yn monitro
darpariaeth gwasanaethau Hafan Deg yn agos i sicrhau eu bod yn cydymffurfio â
manylion y contract; a
·
chadarnhawyd y byddai er lles y ‘darparwr a ffefrir’, pe bai’n cael ei
benodi, i farchnata’r gwasanaethau a gynhigir yn Hafan Deg yn effeithiol.
Dywedodd
Aelodau’r Grŵp Tasg a Gorffen wrth y Pwyllgor, er fod ganddynt rai amheuon
o ran sut allai unigolion neu gwmnïau preifat ddarparu gwasanaethau o safon ar
gyfer preswylwyr a chynhyrchu elw agoriadol er i’r Cyngor ei hun fethu
diwallu’r anghenion hynny o fewn ei gyllideb ddyranedig, roedd y mwyafrif
ohonynt o’r farn, er mwyn sicrhau dyfodol gwasanaethau Hafan Deg a gyda’r
bwriad o wella a datblygu’r gwasanaethau sydd ar gael i breswylwyr, y byddent
yn cefnogi penodiad ‘darparwr a ffefrir’ a gofyn bod y Pwyllgor yn argymell i’r
Cabinet gymeradwyo’r ‘darparwr a ffefrir’ fel deiliad y brydles ac i ddarparu
gwasanaethau yn Hafan Deg.
Yn dilyn
trafodaeth fanwl gan y Pwyllgor:
Penderfynwyd:
- yn amodol ar yr
arsylwadau uchod ac ar dderbyn sicrwydd mewn perthynas â’r broses
gwerthuso tendrau,
(i)
argymell i’r
Cabinet ei fod yn cefnogi trosglwyddo’r brydles a’r gwaith o redeg y gwasanaethau
yng Nghanolfan Ddydd Hafan Deg, Y Rhyl i’r ‘darparwr a ffefrir’ a nodwyd yn
dilyn yr ymarfer gwerthuso tendrau; a
(ii)
bod adroddiad yn
cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio Perfformiad, 12 mis wedi trosglwyddiad
yr adeilad a dyddiad cychwyn y contract ar gyfer darparu gwasanaethau yn Hafan
Deg, yn manylu ar effeithiolrwydd y gwasanaethau a ddarperir yn y cyfleuster ,
effaith y trosglwyddiad ar ddefnyddwyr gwasanaeth, staff a’r gymuned leol; y
cynnydd a wnaed mewn perthynas â gwella a datblygu’r gwasanaethau sydd ar gael
yn y Ganolfan, cydymffurfedd y darparwr penodedig â manylion contract y brydles
a gwasanaethau a gomisiynwyd ac unrhyw wers a ddysgwyd gan y broses a allai
helpu i wneud penderfyniadau yn y dyfodol.
Dogfennau ategol:
- Restricted enclosure Gweler y rhesymau pam fod dogfen 10./1 yn gyfyngedig
- Restricted enclosure Gweler y rhesymau pam fod dogfen 10./2 yn gyfyngedig
- Restricted enclosure Gweler y rhesymau pam fod dogfen 10./3 yn gyfyngedig
- Restricted enclosure Gweler y rhesymau pam fod dogfen 10./4 yn gyfyngedig