Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Rheolwr Gwasanaeth - Gwasanaethau Cleient (Gwasanaethau Cymorth Cymunedol) (copi ynghlwm) sy’n rhoi’r manylion diweddaraf i’r Pwyllgor ynglŷn â’r cynnydd a wnaed hyd yma mewn perthynas â sefydliadau gofal cymdeithasol y Cyngor. Mae’r adroddiad hefyd yn gofyn am sylwadau'r Pwyllgor i'w cyflwyno i'r Cabinet mewn perthynas â chanlyniad ymarfer tendr agored ar gyfer trosglwyddiad arfaethedig Canolfan Ddydd Hafan Deg, Y Rhyl.

12:05pm-1:00pm

Cyn dechrau trafod yr eitem fusnes hon, hysbyswyd y Pwyllgor gan Gadeirydd y Grŵp Tasg a Gorffen Gofal Cymdeithasol I Oedolion Mewnol, a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio Perfformiad fod y Grŵp Tasg a Gorffen wedi cwrdd yn gynharach y bore hwnnw i ystyried yr wybodaeth o fewn adroddiad cyfrinachol y Rheolwr Gwasanaeth – Gwasanaethau Cleientiaid (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Hwn oedd ail gyfarfod y Grŵp Tasg a Gorffen i drafod y cynnydd a wnaed hyd yma mewn perthynas â darpariaeth gwasanaethau gofal cymdeithasol yn sefydliadau gofal cymdeithasol a chanolfannau dydd y Cyngor, yn dilyn penderfyniadau’r Cyngor yn 2016 i archwilio dewisiadau eraill gyda chyrff perthnasol i ddarparu gwasanaethau ar gyfer Awelon, (Rhuthun) a Chysgod y Gaer (Corwen) ac i ddechrau proses dendro ar gyfer darpariaeth gwasanaethau ar gyfer y dyfodol yn Hafan Deg (Rhyl) a Dolwen (Dinbych). Rhoddodd Cadeirydd y Pwyllgor drosolwg o’r trafodaethau a gynhaliwyd yn y ddau gyfarfod Grŵp Tasg a Gorffen i’r Aelodau a dywedodd y byddai’n adrodd sylwadau’r Pwyllgor, ac unrhyw argymhelliad yn dilyn eu trafodaeth, i’r Cabinet pan oedd aelodau’r Cabinet yn ystyried y mater yn ystod eu cyfarfod ym mis Ebrill 2018.

Wrth gyflwyno’r adroddiad a’r atodiadau cysylltiedig, cafodd yr Aelodau eu briffio gan yr Aelod Arweiniol Lles ac Annibyniaeth ar y gwaith a wnaed gan y Grŵp Tasg a Gorffen, y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a‘r Cabinet yn ystod cyfnod y Cyngor blaenorol mewn perthynas ag archwilio dewisiadau cynaliadwy posibl ar gyfer darparu gwasanaethau gofal cymdeithasol yn y dyfodol, a oedd yn bodloni disgwyliadau newidiol preswylwyr, ac yn cydymffurfio â gweledigaeth Llywodraeth Cymru ar gyfer gwasanaethau gofal cymdeithasol a chydymffurfio hefyd â gofynion deddfwriaethol.

Cafodd yr Aelodau eu briffio gan Bennaeth Gwasanaethau Cymorth Cymunedol a’r Rheolwr Gwasanaeth – Gwasanaethau Cleientiaid ar y sefyllfa bresennol mewn perthynas ag Awelon, Cysgod y Gaer a Dolwen, cyn amlinellu’r broses a ddilynir mewn perthynas â chynnal proses dendro ar gyfer darparu gwasanaethau gan Hafan Deg, Y Rhyl. Pwysleisiwyd bod y broses dendro wedi’i chynnal yn unol â rheoliadau caffael ac i swyddogion proffesiynol cymwys werthuso’r tendrau a dderbyniwyd yn erbyn meini prawf pris ac ansawdd – rhoddwyd mwy o bwyslais ar ansawdd y gwasanaeth na’r pris (60% ansawdd / 40% pris). Rhoddwyd gwybod i’r Pwyllgor, pe bai’r ‘darparwr a ffefrir’ yn cael ei gymeradwyo a’i benodi, yn dilyn proses gwerthuso tendrau, byddai’r Cyngor yn gweithio’n agos gyda’r cwmni er mwyn sicrhau bod holl ofynion yr Awdurdod, mewn perthynas â darpariaeth gwasanaeth, yn cael eu cynnwys yn y cytundeb contract. Byddai hyn yn cynnwys ychwanegu cymalau at gytundeb prydles y cyfleuster yn ymwneud â chydymffurfio gyda manylion y brydles, costau cynnal a chadw, a sicrhau argaeledd lleoedd yn yr adeilad, er mwyn i grwpiau eraill e.e. preswylwyr War Memorial Court, sefydliadau’r trydydd sector ac ati gael eu llogi pan nad yw deiliad y brydles yn eu defnyddio.

Gan ymateb i gwestiynau gan aelodau’r Pwyllgor, dywedodd Pennaeth y Gwasanaeth a’r Rheolwr Gwasanaeth – Gwasanaethau Cleientiaid:

·         bod y ‘darparwr a ffefrir' wedi ymgymryd â gwaith yn ei Gynllun Busnes (ynghlwm wrth yr adroddiad) i ehangu a datblygu'r ystod o wasanaethau sydd ar gael ar hyn o bryd yn Hafan Deg, hynny yw, cefnogaeth i ofalwyr, cynhwysiad cymdeithasol a lleihau arwahanrwydd ac ati.

·         gallai darparwyr annibynnol, megis y ‘darparwr a ffefrir’, gael mynediad at grantiau’r 3ydd sector ar gyfer darparu gwasanaethau penodol. Nid oedd yr opsiwn hwn i sicrhau cyllid ar gael i'r awdurdod lleol.

·         byddai contract y Cyngor â’r ‘darparwr a ffefrif’ yn dilyn yr un trefniadau monitro contract llym â chontractau darparwyr eraill sydd wedi’u comisiynu gan y Cyngor;

·         byddai rhaglen drosglwyddo yn cael ei rhoi ar waith i drosglwyddo staff, sydd ar hyn o bryd yn cael eu cyflogi gan y Cyngor yn Hafan Deg, i’r ‘darparwr a ffefrir’ dan drefniadau Rheoliadau Trosglwyddo Ymgymeriadau (Diogelu Cyflogaeth) (TUPE) pe bai’r penodiad yn cael ei gymeradwyo;

·         mae copi o restr brisio’r ‘darparwr a ffefrir’ wedi’i gynnwys fel atodiad i’r adroddiad;

·         nid oedd y canolfannau dydd yn cael harolygu gan reoleiddwyr, fodd bynnag, fel rhan o’i waith adolygu a rheoli contract, byddai’r Cyngor yn monitro darpariaeth gwasanaethau Hafan Deg yn agos i sicrhau eu bod yn cydymffurfio â manylion y contract; a

·         chadarnhawyd y byddai er lles y ‘darparwr a ffefrir’, pe bai’n cael ei benodi, i farchnata’r gwasanaethau a gynhigir yn Hafan Deg yn effeithiol.

Dywedodd Aelodau’r Grŵp Tasg a Gorffen wrth y Pwyllgor, er fod ganddynt rai amheuon o ran sut allai unigolion neu gwmnïau preifat ddarparu gwasanaethau o safon ar gyfer preswylwyr a chynhyrchu elw agoriadol er i’r Cyngor ei hun fethu diwallu’r anghenion hynny o fewn ei gyllideb ddyranedig, roedd y mwyafrif ohonynt o’r farn, er mwyn sicrhau dyfodol gwasanaethau Hafan Deg a gyda’r bwriad o wella a datblygu’r gwasanaethau sydd ar gael i breswylwyr, y byddent yn cefnogi penodiad ‘darparwr a ffefrir’ a gofyn bod y Pwyllgor yn argymell i’r Cabinet gymeradwyo’r ‘darparwr a ffefrir’ fel deiliad y brydles ac i ddarparu gwasanaethau yn Hafan Deg.

Yn dilyn trafodaeth fanwl gan y Pwyllgor:

Penderfynwyd: - yn amodol ar yr arsylwadau uchod ac ar dderbyn sicrwydd mewn perthynas â’r broses gwerthuso tendrau,

(i)            argymell i’r Cabinet ei fod yn cefnogi trosglwyddo’r brydles a’r gwaith o redeg y gwasanaethau yng Nghanolfan Ddydd Hafan Deg, Y Rhyl i’r ‘darparwr a ffefrir’ a nodwyd yn dilyn yr ymarfer gwerthuso tendrau; a

(ii)          bod adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio Perfformiad, 12 mis wedi trosglwyddiad yr adeilad a dyddiad cychwyn y contract ar gyfer darparu gwasanaethau yn Hafan Deg, yn manylu ar effeithiolrwydd y gwasanaethau a ddarperir yn y cyfleuster , effaith y trosglwyddiad ar ddefnyddwyr gwasanaeth, staff a’r gymuned leol; y cynnydd a wnaed mewn perthynas â gwella a datblygu’r gwasanaethau sydd ar gael yn y Ganolfan, cydymffurfedd y darparwr penodedig â manylion contract y brydles a gwasanaethau a gomisiynwyd ac unrhyw wers a ddysgwyd gan y broses a allai helpu i wneud penderfyniadau yn y dyfodol.