Eitem ar yr agenda

Ystyried cyd-adroddiad gan Reolwr Gweithrediadau'r Gyfraith a Chaffael a Rheolwr Categori (Gwasanaethau Proffesiynol) Gwasanaeth Caffael Cydweithredol (copi ynghlwm) ar yr ymarfer caffael a gynhaliwyd ynghylch gwasanaeth a reolir ar gyfer darparu gweithwyr asiantaeth ar gyfer y Cyngor, gan gynnwys dewisiadau amgen posibl, a llunio argymhelliad i’r Cabinet i benodi darparwr i gyflenwi staff asiantaeth ar gyfer gwasanaethau’r Cyngor.

11:25 a.m. – 12:00 p.m.

Wrth gyflwyno cydadroddiad y Rheolwr Gweithredoedd Cyfreithiol a Chaffael a’r Rheolwr Categori (Gwasanaethau Proffesiynol) Gwasanaeth Caffael Cydweithrediadol (dosbarthwyd yn flaenorol) hysbysodd yr Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau yr aelodau bod yr adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor ar gais y Cabinet. 

Yn ystod ei gyflwyniad dywedodd yr Aelod Arweiniol oddeutu 10 mlynedd yn ôl bod y Cyngor at ddibenion gwerth gorau wedi ymuno â chytundeb Fframwaith at ddibenion cyflogi staff dros dro.    Gan fod y Cyngor nawr yn gweithredu Gwasanaeth Caffael ar y cyd gyda Chyngor Sir y Fflint roedd y ddau awdurdod wedi penderfynu alinio dyddiadau diwedd contract eu Fframwaith presennol i’w galluogi i fynd allan i dendro ar y cyd ar Fframwaith newydd i ddechrau ar ddyddiad cyfleus i bawb gyda golwg ar wireddu buddion ariannol mwyaf i’r ddau gyngor.   

Y Cabinet wrth ystyried pa un ai i gymeradwyo dechrau ymarfer caffael gyda’r bwriad i ddechrau contract o benodi asiantaeth i gyflenwi staff dros dro i’w defnyddio gan y Cyngor yn ei gyfarfod yn Rhagfyr 2017 wedi gofyn i'r Pwyllgor Archwilio edrych yn fanwl ar y meysydd canlynol sy'n gysylltiedig â'r Fframwaith a phenodi asiantaeth i ymgymryd â'r gwaith:

·         Data cymharol ar wariant Sir Ddinbych a Sir y Fflint ar staff asiantaeth mewn blynyddoedd diweddar;

·         Gwariant Sir Ddinbych cyn dechrau’r contract asiantaeth Matrics presennol a’i wariant gyda Matrics o dan gontract blaenorol hyd at 2014;

·         manylion cymharol ar gyfraddau tâl ac amodau gwasanaeth i staff parhaol y Cyngor a’r sawl a gyflogir drwy asiantaeth i ymgymryd â’r un dyletswyddau;

·         atebion eraill posibl i’r Fframwaith oedd ar gael ar gyfer dod o hyd i staff dros dro ar fyr rybudd; a’r

·         rhesymau pam bod angen i’r Cyngor ddefnyddio staff asiantaeth. 

Roedd y data gofynnol wedi’i gynnwys yn yr adroddiad ac atodiadau cysylltiol a rhoddodd yr Aelod Arweiniol fanylion y cynnwys i aelodau’r Pwyllgor cyn gwahodd cwestiynau.  Dywedodd fod y Cabinet wedi rhoi cyfarwyddyd i swyddogion ddechrau’r broses dendro  ar y ddealltwriaeth bod y Pwyllgor Archwilio yn adrodd ar ei ganfyddiadau i’r Cabinet cyn gofyn iddo benodi darparwr.   Roedd yr ymarfer caffael wedi dechrau gan ddefnyddio Fframwaith MSTAR 2 Gorchymyn Caffael Eastern Shires (ESPO).

Ymatebodd yr Aelod Arweiniol a’r Swyddogion Cyfreithiol a Chaffael i gwestiynau aelodau gan:

·         egluro sut oedd y Fframwaith yn gweithio a dywedwyd os oedd angen staff yna byddai’r holl fanylion yn mynd ar y System Caffael fyddai wedyn yn hysbysu pob asiantaeth a gofrestrwyd ar y Fframwaith am ofynion y Cyngor a’u gwahodd i gyflwyno manylion ymgeiswyr posibl.  

·         cadarnhawyd bod y mwyafrif o gyflogwyr mawr yn defnyddio staff asiantaeth ar gyfer staff arbenigol ar fyr rybudd at ddibenion rhyddhau pwysau annisgwyl neu i ymgymryd â gwaith prosiect o fewn amser cyfyngedig;

·         dywedwyd nad oeddent yn defnyddio’r fframwaith Gweithwyr Asiantaeth ar gyfer staff gofal cartref ac athrawon cyflenwi, roeddent yn cael eu cyflogi neu eu comisiynu yn defnyddio systemau neu gontractau eraill;    

·         cadarnhawyd bod y system Matrics a ddefnyddir ar hyn o bryd ar gyfer darparu staff asiantaeth yn cynnwys adran gyda rhestr o holl ddogfennau gorfodol wedi eu gwirio yr oedd yn ofynnol i staff posibl eu darparu e.e. cymwysterau proffesiynol, prawf preswylio/dogfennau hawl i weithio ac ati.    Gall y Cyngor hefyd ychwanegu dogfennau/gwiriadau eraill a ddilyswyd y byddai staff angen eu darparu e.e. gwiriadau Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (GDG) ac ati;  wrth roi manylion swyddi sydd angen eu llenwi dros dro ar y Fframwaith byddai’r Cyngor yn nodi ei gyfradd tâl ar gyfer y swydd.    Fodd bynnag, yn dibynnu ar y sgiliau arbenigol sydd eu hangen mae’n bosibl y bydd asiantaeth yn cysylltu â’r Cyngor yn gofyn am gyfradd uwch/gyfradd premiwm ar gyfer swyddi o’r fath os oeddent yn cael anawsterau i ddenu ymgeiswyr ar raddfa cyflog y Cyngor.    Llond llaw o staff asiantaeth fesul blwyddyn sy’n gweithio i Sir Ddinbych oedd yn debyg o gael eu talu ar raddfa premiwm, roeddent yn weithwyr proffesiynol arbenigol oedd yn brin iawn ar draws y wlad e.e. Syrfewyr Meintiau;

·         dywedwyd bod staff asiantaeth sy’n cael eu cyflogi gan y Cyngor yn derbyn yr un rhaglen sefydlu â’r staff a benodir gan y Cyngor ei hun a byddent â’r un hawliau iechyd a lles â staff y Cyngor ei hun.  Ni fu unrhyw achosion na thensiwn rhwng staff y Cyngor a staff asiantaeth yn Sir Ddinbych, roedd y staff i gyd yn parchu ei gilydd ac yn ymgymryd â'u dyletswyddau;

·sicrhawyd aelodau bod Cyngor Sir Ddinbych wedi mabwysiadu dull rhyngweithiol i reoli’r defnydd o weithwyr asiantaeth, gan sicrhau eu bod yn cael eu cyflogi yn bennaf ar gyfer prosiectau amser cyfyngedig neu i ryddhau pwysau tymor byr, felly’r gwahaniaeth sy’n cael ei wario gan Sir Ddinbych o’i gymharu â Chyngor Sir y Fflint dros yr un cyfnod o amser (fel y manylwyd yn yr atodiadau gyda'r adroddiad);

·         dywedwyd y gallent gynnwys cwestiwn o dan y Fframwaith newydd ynglŷn â pha un a oedd gan ymgeiswyr posibl ‘wiriadau GDG presennol cludadwy’ y gellir eu defnyddio fel gwiriad yn hytrach na gorfod ymgeisio am wiriad GDG ar wahân a allai ohirio eu penodiad ar gyfer swydd;

·         dywedwyd bod penderfyniad ynglŷn ag a ddylid talu goramser i weithwyr Sir Ddinbych i ymgymryd â rolau o fewn eu gwasanaeth er mwyn rhyddhau pwysau neu i ddarparu prosiect, yn hytrach na chyflogi staff asiantaeth i ymgymryd â’r gwaith, yn benderfyniad i’r Gwasanaeth dan sylw.   Fodd bynnag, cyn dechrau ymarfer caffael ar gyfer cyflogi staff asiantaeth, byddai’r Gwasanaeth sydd angen y staff angen dangos bod yr holl fesurau posibl i fynd i’r afael â phrinder staff wedi’i archwilio;

·cadarnhawyd bod y Gwasanaeth Caffael yn monitro defnydd Gwasanaethau o staff asiantaeth a’u cyfnod contract yn agos.    Cyn i gyfnod contract ddod i ben byddai swyddogion yn cysylltu â’r gwasanaeth perthnasol i gadarnhau a ydynt dal angen gwasanaeth gweithiwr asiantaeth am gyfnod pellach o amser.    Roedd y gwaith monitro contract hwn yn bwysig gan fod staff asiantaeth a gyflogir am gyfnod mwy na 12 wythnos yn gymwys i hawliau cyflogaeth penodol; a

·dywedwyd os oedd y Cyngor am fabwysiadu polisi talu ‘Cyflog Byw Gwirioneddol’ fel y pwynt graddfa cyflog isaf ar draws yr Awdurdod byddai hyn yn effeithio ar bob pwynt graddfa cyflog arall.    O ganlyniad, byddai’n cynyddu cost staff asiantaeth yn ogystal â'u cyfraddau yn y mwyafrif o achosion a osodwyd ar yr un raddfa â graddfeydd cyflog Sir Ddinbych ar gyfer yr un swydd. 

Mewn ymateb i awgrym gan Gadeirydd y Pwyllgor y gellir cryfhau trefniadau llywodraethu ar gyfer y contract Fframwaith newydd arfaethedig o safbwynt Sir Ddinbych os byddai cynrychiolydd o Adran Adnoddau Dynol y Cyngor a’i Adran Archwilio Mewnol yn mynychu’r cyfarfodydd adolygu chwarterol rheolaidd yn y dyfodol – dywedodd swyddogion bod trafodaethau ynglŷn â chynrychiolaeth Adnoddau Dynol mewn cyfarfodydd adolygu yn y dyfodol wedi eu cynnal y diwrnod blaenorol gyda Rheolwr  Adnoddau Dynol a oedd wedi cytuno y dylai cynrychiolydd Adnoddau Dynol fynychu cyfarfodydd adolygu yn y dyfodol.  Byddai Adnoddau Dynol hefyd o hyn ymlaen yn llunio a chyflenwi gwybodaeth dadansoddi data i reolwyr Gwasanaeth ar ddefnydd eu gwasanaeth o staff asiantaeth.

Yn dilyn trafodaeth fanwl gwnaeth y Pwyllgor:

Benderfynu: yn amodol ar y sylwadau uchod -

(i)                 Hysbysu’r Cabinet, ar ôl ystyried yr holl wybodaeth y gofynnodd i’r Pwyllgor Archwilio ei hadolygu mewn perthynas â'r ymarfer caffael ac unrhyw ddewisiadau eraill posibl sydd ar gael i'r Cyngor ar gyfer darparu gwasanaeth rheoli ar gyfer cyflenwi gweithwyr asiantaeth, roedd yn fodlon bod y contract presennol yn cael ei reoli a'i ddefnyddio'n effeithiol, ac na fyddai trefniadau amgen yn ddewis effeithiol nac ymarferol ar gyfer darparu staff arbenigol dros dro neu am amser cyfyngedig;

(ii)               argymell i’r Cabinet y dylai symud ymlaen gyda’r broses gaffael i ddarparwr gyflenwi staff asiantaeth i’w defnyddio ar draws gwasanaethau’r Cyngor; ac

(iii)             ar ddiwedd y broses gaffael, yn seiliedig ar werth gorau, penodi’r tendrwr mwyaf economaidd i gyflenwi’r gwasanaeth.