Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio (copi ynghlwm) i roi gwybod i Aelodau am gasgliad a chynigion gwella SAC.

 

 

Cyflwynodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru, Gwilym Bury, Adroddiad Gwella Blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru 2016-17 (a ddosbarthwyd yn flaenorol), i gynghori’r Cyngor ar gasgliad a chynigion gwella Swyddfa Archwilio Cymru, ac i gael cefnogaeth y Cyngor o ran ymateb i'r Adroddiad.

 

Yn unol â Mesur Llywodraeth Leol, roedd Swyddfa Archwilio Cymru yn adolygu cynnydd y Cyngor yn flynyddol tuag at gyflawni ei amcanion a'i ragolygon er mwyn parhau i wella yn ystod y flwyddyn i ddod.

 

Yn gyffredinol, roedd hwn wedi bod yn adroddiad cadarnhaol iawn, ac nid oedd unrhyw argymhellion wedi’u cyflwyno.  Fodd bynnag, tynnodd yr adroddiad sylw at chwe “chynnig i wella” i’w hystyried:

 

(i)    Cryfhau trefniadau llywodraethu drwy fonitro effaith pob newid arwyddocaol i wasanaethau yn gyson ac amserol.

(ii)   Cryfhau trefniadau cynllunio ariannol drwy:

Ø  Ddatblygu polisi cynhyrchu incwm / codi tâl

Ø  Rhoi sgôr risg ffurfiol i arbedion yn ôl pa mor gyraeddadwy ydynt a nodi camau lliniaru cynaliadwy i'r rheiny a ystyrir yn rhai risg uchel.

(iii)  Cryfhau trefniadau rheoli pobl drwy:

Ø  Ddatblygu dull i sicrhau bod gweithwyr heb fynediad i’r rhyngrwyd, neu fynediad cyfyngedig ato, yn gallu cael gafael ar wybodaeth AD berthnasol, a

Ø  Sicrhau bod amrywiadau ac anghysondeb wrth gymhwyso polisïau AD yn cael eu hosgoi ar gyfer gweithwyr rheng flaen nad ydynt mewn swyddfa.

(iv) Cryfhau trefniadau rheoli asedau drwy sicrhau bod camau gweithredu eisoes yn mynd rhagddynt i foderneiddio trefniadau rheoli asedau corfforaethol i hyrwyddo defnydd mwy effeithlon ac effeithiol o bortffolio tir ac eiddo'r Cyngor, ac atgyfnerthu ei gyfraniad fel adnodd strategol.

(v)  Cryfhau trefniadau TGCh drwy:

Ø  Sicrhau bod y Cyngor yn ymgynghori â’i wasanaeth TGCh ynghylch unrhyw bethau technoleg a brynir, ar gyfer pryniannau strategol ac arferol, a

Ø  Sicrhau bod arbenigedd TGCh digonol yn cael ei gynnwys mewn camau caffael a gweithredu sy’n fwy o risg ac ar raddfa fwy.

(vi) Cryfhau trefniadau rheoli gwybodaeth drwy:

Ø  Sicrhau bod trefniadau Llywodraethu Gwybodaeth yn bodloni gofynion y safonau rhyngwladol ac yn cynnwys cynrychiolaeth o bob rhan o’r Cyngor cyfan

Ø  Ymestyn cylch gorchwyl y Grŵp Llywodraethu Gwybodaeth i gynnwys anghenion gwybodaeth busnes, yn ogystal â'r gofynion i gydymffurfio

Ø  Datblygu Strategaeth Wybodaeth, yn gysylltiedig â strategaethau adnoddau eraill, i siapio’r defnydd o wybodaeth a sicrhau bod gwybodaeth yn hygyrch yn ôl yr angen, a

Ø  Datblygu cynlluniau gweithredu tymor hwy i’r System Rheoli Cofnodion a Dogfennau Electronig, i symud y Cyngor tuag at ei nod o amgylchedd swyddfa di-bapur.

 

Cadarnhaodd yr Aelod Cabinet Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol y diweddariad gan y Cyngor i’r cynigion ar gyfer gwella, fel a ganlyn:

(i)    Roedd trefniadau cadarn yn eu lle i fonitro newid gwasanaeth.  Byddai hyn yn parhau i fod yn rôl arweiniol i’r broses Archwilio a Herio Gwasanaeth yn enwedig

(ii)   Byddai’r adroddiad yn mynd gerbron y Cabinet erbyn Hydref 2017 yn amlinellu’r cynigion i gryfhau trefniadau yn y maes hwn.  Roedd system well o sgorio risg y cynlluniau effeithlonrwydd am gael eu mabwysiadu mewn pryd ar gyfer 2018/19.

(iii)   O Fedi 2017, byddai mewnrwyd AD ar gael i’r holl staff drwy'r rhyngrwyd, ac roedd trefniadau gweithio’n hyblyg yn cael eu hadolygu ar hyn o bryd gyda’r bwriad o gael dull mwy cyson ar draws y Cyngor.

(iv) Roedd y Cyngor yn parhau i weithredu gwelliannau i’w brosesau rheoli asedau.  Roedd y trefniadau Grŵp Rheoli Asedau newydd wedi’u gweithredu ac yn gweithio’n effeithiol.  Roedd y cyfnod ymgynghori ar y Strategaeth Rheoli Asedau wedi dod i ben ym Mai 2017, ac roedd disgwyl y byddai’r strategaeth yn cael ei mabwysiadu yn yr haf.  Ochr yn ochr â hyn, roedd cyfres newydd o fesurau perfformiad yn cael eu datblygu ac yn sylfaen i lywio penderfyniadau eiddo yn y dyfodol.  Roedd system cronfa ddata newydd - Technology Forge - wedi'i chomisiynu, a fyddai'n dod â'r data sy'n cael ei gadw ar nifer o systemau ar hyn o bryd at ei gilydd, gan ddod â buddion effeithlonrwydd a gweithredol sylweddol.

(v)  Roedd yn ofyniad o’r strategaeth TGCh bod y gwasanaeth TGCh yn llofnodi pob pryniant technoleg.  Roedd hyn yn cael ei weithredu’n drwyadl.  Roedd y trefniadau partner busnes yn y gwasanaeth yn sicrhau y byddai arbenigedd TGCh ar gael i’r rhai sy’n gwneud penderfyniadau sy'n ystyried buddsoddi yn y maes. 

(vi) Roedd yn bryd adnewyddu Strategaeth Rheoli Gwybodaeth gyfredol y Cyngor.  Roedd argymhelliad Swyddfa Archwilio Cymru’n helpu i atgyfnerthu’r angen am strategaeth o’r fath.  Byddai Strategaeth Rheoli Gwybodaeth newydd yn cael ei datblygu yn ystod Chwarter 3 2017. Roedd y prosiect EDRMS wedi llwyddo i gefnogi symudiad y Cyngor at weithio’n electronig a chreu amgylchedd di-bapur.  Byddai’r prosiect cyfredol yn cael ei ariannu tan fis Mawrth 2019. Byddai’r prosiect yn parhau i weithio ar amserlen rhaglen gwaith i’r dyfodol y cytunir arni.  Byddai angen cael trafodaethau i drafod y ddarpariaeth o reoli dogfennau electronig ar ôl Mawrth 2019.

 

 Cafwyd trafodaeth ddofn a chodwyd y pwyntiau canlynol:

 

Ø  Yn Nhachwedd 2015, fe wnaeth AGGCC (Arolygiaeth Gofal a Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru) gynnal adolygiad cenedlaethol o ofal cartref yng Nghymru.  Roedd yn adroddiad cadarnhaol, ond roedd wedi nodi 8 maes i’w gwella.   Roedd yr adroddiad wedi’i gyflwyno gerbron y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn Nhachwedd 2016, lle’r oedd aelodau o’r gwasanaethau cymdeithasol a’r AGGCC yn bresennol.  O ganlyniad, roedd cynllun gweithredu wedi’i roi ar waith.  Roedd adroddiad pellach i’w gyflwyno gerbron y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ym Medi 2017, i roi diweddariad.  Ar y pwynt hwn, cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Cefnogaeth Gymunedol y byddai’n hapus i gyfarfod gydag unrhyw Gynghorydd i drafod y mater ymhellach.

Ø  Roedd y Cyngor yn monitro perfformiad gwasanaeth ac yn gwerthuso effaith y newid gwasanaeth unigol, er nad oedd hyn wedi digwydd yn brydlon bob amser.  Roedd trefniadau ar gyfer adrodd am effaith y newidiadau gwasanaeth yn gyhoeddus yn dibynnu ar y broses Archwilio.  Fodd bynnag, mewn o leiaf un achos, ni chynhaliwyd cam Archwilio am gyfnod sylweddol o amser ar ôl gweithredu'r newid.  Nid oedd yr adolygiad wedi digwydd hyd nes rhyw 2 flynedd wedi’r newid.   Gallai cynnal yr adolygiad ar ôl peth amser fel hyn fod wedi cuddio materion ac wedi atal neu ohirio’r cyngor rhag gweithredu i fynd i’r afael ag unrhyw broblemau a nodwyd.  Roedd hwn yn faes i’w wella.

Ø  Mynegwyd pryder ynglŷn â lles staff pan gymerodd y Darparwyr Gwasanaeth drosodd.  Cadarnhawyd bod hawliau gweithwyr yn cael eu cynnal pan symudwyd staff o dan y Darparwr newydd.

 

Mynegodd yr Arweinydd ei ddiolch i gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru, Gwilym Bury, am yr adroddiad manwl.   Eglurodd fod yr adroddiad yn cynrychioli’r ffaith fod y cynghorwyr a swyddogion wedi cydweithio’n dda gyda’i gilydd mewn ffordd onest, agored a chyfrifol. 

 

Cadarnhaodd fod cynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru wedi’u gwahodd i eistedd mewn cyfarfodydd i’w galluogi i sicrhau sut roedd heriau’n cael eu trin a sut roedd gwasanaethau'n cael eu cyflawni.

 

Nododd yr Arweinydd ei fod wedi bod yn adroddiad cadarnhaol ond roedd y cyngor bob amser yn chwilio i wella.

 

Mynegodd y Prif Weithredwr ei ddiolch i gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru am yr adroddiad cadarnhaol.  Cadarnhaodd fod Sir Ddinbych yn parhau i wella ar bob cyfle. 

 

Diolchodd y Prif Weithredwr i gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru, Gwilym Bury, a'i gydweithwyr am eu holl waith, gan eu bod wedi mynychu nifer o gyfarfodydd.

 

Gofynnodd y Cadeirydd i unigolion ddangos dwylo eu bod yn derbyn yr adroddiad.  Roedd cefnogaeth unfrydol i’r adroddiad.

 

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod, bod y Cyngor yn nodi ac yn derbyn Adroddiad Gwella Blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru.