Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) i roi gwybodaeth i Aelodau am y Fframwaith Safonau Llyfrgell (2017-2020) newydd, gan amlygu perfformiad mwyaf diweddar Sir Ddinbych lle bo hynny’n berthnasol.

9.40 a.m. – 10.30 a.m.

Cyflwynodd y Pennaeth Cwsmeriaid, Cyfathrebu a Marchnata adroddiad y Pen Lyfrgellydd (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i ddarparu gwybodaeth i Aelodau am y Fframwaith o Safonau Llyfrgell (2017-2020) newydd, gan amlygu perfformiad mwyaf diweddar Sir Ddinbych lle bo hynny’n berthnasol.

Rhoddodd y Pennaeth Gwasanaeth wybod bod 17 o’r 18 hawliad craidd yn Fframwaith 2014-17 (y 5ed Fframwaith) wedi’u diwallu, ac roedd yr unig un nad oedd heb ei ddiwallu yn cynnwys gofyniad ar y Gwasanaeth i gael datganiad o'i Strategaeth a'i weledigaeth ar gael yn gyhoeddus.  Byddai’r diffyg hwn yn cael sylw yn ystod blwyddyn gyntaf y Fframwaith newydd, gan fod y Gwasanaeth wedi cyrraedd cyfnod o sefydlogrwydd nawr o dan Bennaeth Gwasanaeth newydd.  O’r 16 Dangosydd Perfformiad yn y 5ed Fframwaith, roedd 7 wedi gosod targedau.   Roedd Sir Ddinbych wedi bodloni chwe allan o’r saith dangosydd yma yn ystod 2015/16, neu wedi’u bodloni’n rhannol. Yr unig a fethodd ei fodloni'n rhannol oedd y dangosydd yn ymwneud â'i wariant ar lyfrau ac adnoddau i'r cyhoedd eu defnyddio.  Y rheswm dros hyn oedd bod penderfyniad wedi’i wneud fel rhan o’r broses o osod cyllideb Rhyddid a Hyblygrwydd, i beidio ag ymdrechu i fodloni’r targed hwn, ond yn hytrach i wireddu’r buddion mwyaf o’r gwariant drwy dargedu’r gwariant ar fathau penodol o lyfrau ac adnoddau, yn seiliedig ar ddewisiadau defnyddwyr y llyfrgell.

Gan ymateb i gwestiynau gan yr aelodau, fe wnaeth Pennaeth y Gwasanaeth:

·       Gadarnhau nad oedd gostyngiad mewn gwariant ar adnoddau cyhoeddus wedi effeithio’n andwyol ar nifer y llyfrau a fenthycwyd i’r cyhoedd.   Roedd y Gwasanaeth wedi gwneud penderfyniad ymwybodol i wario mwy o’i gyllideb ar lyfrau plant yn ystod y cyfnod o lymder.  Roedd hyn yn groes i ganllawiau Llywodraeth Cymru ar y pryd, fodd bynnag, byddai Fframwaith newydd 2017-2020 yn adlewyrchu dull y Cyngor;

·       Rhoddwyd gwybod bod Sir Ddinbych yn y broses o fynd i drefniant prynu llyfrau rhanbarthol gydag awdurdodau lleol eraill yng ngogledd Cymru.  Byddai’r dull hwn yn llawer mwy cost effeithiol i’r awdurdod, a byddai’n gwireddu’r gwerth gorau am arian i’r Cyngor;

·       Pwysleisiwyd, er bod nifer o awdurdodau lleol ar draws Cymru wedi lleihau oriau agor eu llyfrgelloedd, wedi cau llyfrgelloedd mewn rhai ardaloedd neu wedi trosglwyddo eu darpariaeth llyfrgell gymunedol i gynghorau tref a chymuned, neu’r sector gwirfoddol, roedd Sir Ddinbych ond wedi gorfod lleihau ei wasanaethau o ychydig o oriau ar draws y sir, a thrwy wneud hynny, roedd wedi gallu cadw pob llyfrgell yn agored ledled y Sir.  Drwy fabwysiadu dull i ddatblygu ei lyfrgelloedd fel ‘canolbwyntiau cymunedol’, lle gellid darparu amrywiaeth o wasanaethau cymunedol, roedd wedi gallu buddsoddi yn ei lyfrgelloedd i’w moderneiddio, gan sicrhau eu bod yn hygyrch i’r holl breswylwyr.  Roedd y dull hwn yn cyd-fynd yn fawr â Dangosydd Ansawdd 4 o’r Fframwaith Llyfrgelloedd newydd, a oedd yn canolbwyntio ar y Gwasanaeth yn cyflenwi gwasanaethau a oedd yn cefnogi iechyd a lles.   Roedd Llyfrgell Rhuddlan wedi ail-agor yn ddiweddar yn dilyn gwaith ailwampio, ac roedd gwaith ar fin dechrau i ailwampio Llyfrgell Llanelwy.  Roedd cais wedi’i gyflwyno’n ddiweddar i Is-adran Amgueddfeydd, Archifau a Llyfrgelloedd Llywodraeth Cymru, am grant i ailwampio Llyfrgell Dinbych;

·       Rhoddwyd gwybod i aelodau bod Wi-Fi ar gael bellach ym mhob llyfrgell yn y sir. I fwrw ati ymhellach gyda’r rhaglen foderneiddio a chefnogi gweithio’n hyblyg i weithwyr y Cyngor, roedd Wi-Fi corfforaethol yr Awdurdod wrthi’n cael ei gyflwyno i lyfrgelloedd ledled y sir;

·       Roedd defnydd y gymuned o lyfrgelloedd y sir ar gyfer mentrau fel ‘Pwyntiau Siarad’ yn cynyddu;

·       Cynhaliwyd arolygon boddhad cwsmeriaid rheolaidd gyda defnyddwyr gwasanaeth, gyda’r bwriad o barhau i wella, ac i gynyddu ymhellach ar y mathau o wasanaethau sydd ar gael mewn llyfrgelloedd o bosibl;

·       Rhoddwyd gwybod bod y Siopau Un Stop sydd ar gael mewn sawl llyfrgell ar draws y sir, wedi chwarae rhan fawr gyda'r ymarfer 'Sgwrs y Sir' diweddar, i geisio barn y cyhoedd am beth y dylai blaenoriaethau'r Cyngor gynnwys;

·       Cadarnhaodd fod y problemau cychwynnol a gafwyd yn Siop Un Stop y Rhyl bellach wedi’u datrys.  Ers y Nadolig, roedd mwy o staff wedi’u dyrannu i’r gwasanaeth yn y Rhyl, a oedd wedi arwain at ddau berson yn gofalu am y ddesg flaen drwy'r amser.  Roedd gan yr Heddlu aelod o staff wrth law yno o bryd i’w gilydd, ac roedd trafodaethau’n mynd rhagddynt gyda’r bwriad o alluogi Swyddogion Cymorth Cymunedol yr Heddlu i ddefnyddio'r Wi-Fi corfforaethol er mwyn diweddaru eu cofnodion;

·       Rhoddwyd gwybod bod y Gwasanaeth yn archwilio opsiynau posibl ar hyn o bryd i ehangu ar y cyfleoedd gwirfoddoli o fewn llyfrgelloedd, ar hyn o bryd roedd cyfleoedd o’r fath wedi’u cyfyngu i waith Gwobr Dug Caeredin a chlybiau darllen dros yr haf;

·       Rhoddwyd gwybod, er gellid defnyddio gwirfoddolwyr i alluogi rhai llyfrgelloedd i aros yn agored yn ystod amser cinio, byddai hyn angen ystyriaeth sensitif.  Roedd gwirfoddolwyr yn cael eu defnyddio yn y capasiti hwn mewn rhai ardaloedd o’r sir, ac roedd hyd yn oed rhedeg llyfrgelloedd cyfan wedi'u trosglwyddo i sefydliadau gwirfoddol mewn rhai ardaloedd.  Nid oedd gan Sir Ddinbych unrhyw gynlluniau ar hyn o bryd i fabwysiadu’r dull hwn, oherwydd fe ystyriodd gwasanaeth llyfrgell proffesiynol fel sylfaen hanfodol i ddatblygu llyfrgelloedd fel canolbwyntiau cymunedol ar draws y sir.

·       Cadarnhaodd fod y Gwasanaeth yn anelu’n gyson at wella ei wasanaethau i breswylwyr ac ymwelwyr.   Ymhlith y mentrau a ystyriwyd ar hyn o bryd ar gyfer gwelliannau yn y dyfodol i gyflwyno’r cyfleuster hunanwasanaeth o ddychwelyd llyfrau, a’r posibilrwydd o ehangu ar gyfraniad llyfrgelloedd at reoli cyrchfan (e.e. staff yn dod yn Llysgenhadon Twristiaeth);

·       Rhoddwyd gwybod bod peth pryder mewn perthynas â chywirdeb y system a ddefnyddiwyd i gyfrif nifer yr ymwelwyr â llyfrgelloedd y sir.  Gyda’r bwriad o wella cywirdeb y data a gasglwyd, roedd swyddogion wedi ymweld â Sir y Fflint yn ddiweddar i archwilio eu system casglu data;

·       Cadarnhaodd fod y Gwasanaeth yn gweithio’n agos gydag ysgolion a cholegau lleol i gefnogi ac ategu at gyfleusterau a phrofiadau dysgu disgyblion a myfyrwyr;

·       Roedd am archwilio’r posibilrwydd o weithio’n agosach gyda’r Tîm Datblygu Economaidd a Busnes i alluogi preswylwyr i gyfarfod a/neu gysylltu â swyddogion perthnasol am gyngor busnes;

·       Rhoddwyd gwybod i aelodau bod y cyfleusterau TG yn llyfrgelloedd y sir ar y rhaglen adnewyddu, gan fod y cyfrifiaduron sydd ar gael i’r gymuned yn cael llawer iawn o ddefnydd;

·       Rhoddwyd gwybod bod proffil oedran defnyddwyr llyfrgelloedd yn amrywio mewn gwahanol rannau o'r sir.   Yn y trefi arfordirol, roedd y proffil oedran defnyddwyr yn ymddangos yn llawer ieuengach nag yn rhannau canolog a deheuol y sir.  Nawr fod y Gwasanaeth yn ffurfio rhan o’r Gwasanaeth Cwsmeriaid, Cyfathrebu a Marchnata, roedd cyfle iddo dynnu ar gymorth y timau Cyfathrebu a Marchnata i gynhyrchu strategaeth cyfathrebu a marchnata mewn ymgais i gynyddu nifer y defnyddwyr.  Gellid targedu strategaeth o’r fath ar wahanol grwpiau oedran, mewn ymgais i’w denu i ddefnyddio gwasanaethau’r llyfrgell.   Roedd data cymwys ar gael, a oedd yn dangos bod unigolion a ddefnyddiodd llyfrgelloedd fel plant yn cyflawni canlyniadau gwell yn hwyrach ymlaen mewn bywyd;

·       Cadarnhaodd fod y Gwasanaeth yn cefnogi tua 30 grŵp darllen ar draws y sir ar hyn o bryd;

·       Rhoddodd wybod, er bod y Cyngor yn awyddus i gymunedau wneud mwy o ddefnydd o adeiladau llyfrgell ar gyfer digwyddiadau cymunedol, roedd hwyluso digwyddiadau y tu allan i oriau gweithredol arferol llyfrgelloedd yn anodd, oherwydd prinder y bobl sy’n fodlon bod yn ddeiliaid allwedd ac felly, i fod ar gael i agor a chloi’r adeiladau;

·       Rhoddwyd gwybod bod trafodaethau’n digwydd gyda’r Gwasanaeth Ieuenctid mewn perthynas â pha wasanaethau y byddai’r bobl ifanc yn dymuno eu gweld yn cael eu darparu mewn lyfrgelloedd, a’r oriau agor a fyddai’n fwyaf defnyddiol iddyn nhw.   Er bod yr holl lyfrgelloedd yn agored yn hwyr un noson yr wythnos, byddai'n anodd ymestyn ar yr oriau agor oherwydd cyfyngiadau staff;

·       Rhoddodd wybod i aelodau fod yna Grŵp Marchnata Llyfrgelloedd Cymru Gyfan, a oedd yn arwain ar farchnata gwasanaethau llyfrgell.  Yn ogystal, roedd y Pennaeth Gwasanaeth wedi gofyn i Swyddog Arweiniol Cyrchfan, Marchnata a Chyfathrebu’r Cyngor i lunio strategaeth farchnata ar gyfer llyfrgelloedd Sir Ddinbych, yn canolbwyntio ar eu datblygiad fel canolbwyntiau cymunedol, yn ogystal â darparu gwasanaethau llyfrgell ‘traddodiadol’;

·       Cadarnhaodd fod pob llyfrgell Sir Ddinbych yn darparu eu gwasanaethau’n ddwyieithog, roeddent hefyd yn darparu gwasanaeth benthyca e-lyfrau.  Byddai cyflwyno’r Wi-Fi corfforaethol ym mhob llyfrgell yn galluogi bod mwy a mwy o wasanaethau’n cael eu darparu’n agosach at gartrefi preswylwyr, maes o law.

Wrth groesawu cyflwyniad y system Wi-Fi gorfforaethol mewn llyfrgelloedd, gofynnodd y Pwyllgor am wneud pob ymdrech i sicrhau fod y system Wi-Fi gorfforaethol yn ddigon hyblyg i gefnogi mynediad at y we fyd-eang, gan fod rhai aelodau wedi’u gwahardd rhag cael mynediad at rai gwefannau cyfreithlon wrth geisio mynd arnynt drwy’r Wi-Fi corfforaethol.  Roedd hyn yn awgrymu bod rhai o’r gosodiadau diogelwch yn rhy uchel.  Fe wnaeth y Prif Weithredwr gydnabod bod gosodiadau diogelwch safonol yr oedd yn rhaid i awdurdodau lleol gydymffurfio â nhw, fodd bynnag, roedd yn rhesymol i'r Pwyllgor herio a oedd gosodiadau cyfredol y Cyngor yn ormodol mewn gwirionedd, ac felly'n niweidiol i ddarpariaeth o'i flaenoriaethau corfforaethol.  Cytunodd yr Aelod Arweiniol Moderneiddio a Thai i godi’r mater hwn â'r Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio mewn cyfarfod sydd ar y gweill.

Ar ddiwedd y drafodaeth, pwysleisiodd aelodau’r angen i hyrwyddo a marchnata llyfrgelloedd y sir fel asedau cymunedol sydd ar gael i’r gymuned eu defnyddio. 

Fe ddymunodd y Pwyllgor yn dda i’r Pen Lyfrgellydd a oedd yn ymddeol yn yr hydref, gan ddiolch iddo am ei ymrwymiad a’i ymroddiad i’r Cyngor a’r Gwasanaeth Llyfrgelloedd.  Felly:

PENDERFYNWYD yn amodol ar y sylwadau uchod:

(i)              derbyn yr adroddiad ar berfformiad y Cyngor i gyflawni 5ed fframwaith perfformiad o’r Safonau Llyfrgelloedd a gofynion y 6ed fframwaith perfformiad sydd ar y gweill; a

(ii)             gofyn bod adroddiad cynnydd pellach yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor mewn 12 mis ar berfformiad y Cyngor i ddarparu'r 6ed fframwaith perfformiad a datblygu llyfrgelloedd fel canolbwyntiau cymunedol.