Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Perfformiad a Chontractau (copi ynghlwm) yn adolygu partneriaeth yr Awdurdod â Civica i ddarparu gwasanaethau Refeniw a Budd-daliadau i drigolion Sir Ddinbych.

10.15 a.m. – 10.55 a.m.

Croesawodd y Cadeirydd yr Aelod Arweiniol Cyllid, Cynllun Corfforaethol a Pherfformiad, y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Richard Weigh, Pennaeth Cyllid, Paul Barnes, Rheolwr Contractau a Pherfformiad a Debbie Basham (Civica) i’r cyfarfod.  

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Cyllid, Cynllun Corfforaethol a Pherfformiad yr adroddiad (dosbarthwyd yn flaenorol) i’r aelodau i adolygu partneriaeth yr Awdurdod gyda Civica wrth ddarparu’r gwasanaethau Refeniw a Budd-daliadau i drigolion Sir Ddinbych.

Dywedodd yr Aelod Arweiniol bod yr adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor yn unol â dymuniad y Cabinet bod y Pwyllgor yn adolygu perfformiad y bartneriaeth 18 mis ar ôl ei sefydlu.    Yn ei gyflwyniad manylodd yr Aelod Arweiniol strwythur llywodraethu’r bartneriaeth a’r cynnydd a wnaed hyd yma o ran y meysydd canlynol:    busnes newydd/cyfleoedd masnachol, darparu gwasanaeth, disgwyliad ariannol a darpariaeth Cymraeg - y cyfan wedi eu manylu yn yr adroddiad.    Dywedodd bod y Gwasanaeth ers ei sefydlu:

·       wedi cynorthwyo rhai awdurdodau yn Lloegr trwy ymgymryd â gwaith ar eu rhan er mwyn lleihau’r pwysau arnynt; ac

·       roedd yr holl arbedion effeithlonrwydd wedi eu cyflawni.   Roedd rhywfaint o’r arbedion wedi’i ddefnyddio ar gyfer uwchraddio llety Civica yn Nhŷ Russell ar gyfer ‘Canolfan Elwy’.    Rhagwelir y byddai’r addasiadau hyn yn cefnogi uchelgais Civica i ddenu busnes newydd. 

Oherwydd ansicrwydd yng Nghymru ar ad-drefnu llywodraeth leol, roedd cynnydd o ran ehangu cyfleoedd masnachol gydag awdurdodau lleol eraill wedi bod yn arafach nag y rhagwelwyd yn wreiddiol.    Er hynny, y gobaith oedd y  byddai hwn yn faes lle gwelir twf yn y dyfodol, nawr bod ad-drefnu llywodraeth leol yn annhebygol o ddigwydd yn y tymor byr i ganolig.    Cafwyd trafodaethau pellach o ran y posibilrwydd o ddarparu Gwasanaethau Refeniw a Budd-daliadau ar gyfer un awdurdod lleol yng Ngogledd Cymru yn y dyfodol, ac roedd awdurdodau eraill wedi dangos diddordeb mewn gwasanaethau y gellir eu darparu o Ganolfan Elwy.

Wrth ymateb i gwestiynau'r Aelodau, cadarnhaodd yr Aelod Arweiniol, Pennaeth Cyllid, y Rheolwr Contractau a Pherfformiad a Chyfarwyddwr Partneriaeth Civica:

·       nad oedd y nifer o gwynion yn erbyn y Gwasanaeth Refeniw a Budd-daliadau wedi cynyddu ers i Civica dderbyn cyfrifoldeb am ddarparu’r Gwasanaeth.    Yn ystod 2013/14, roedd 39 o gwynion wedi eu cofnodi yn erbyn y Gwasanaeth, 17 yn 2014/15 ac 20 yn ystod 2015/16.  Roedd y tueddiad cyffredinol yn y nifer o gwynion yn mynd i lawr;

·bod darpariaeth gwasanaeth yn gyffredinol yn cael ei ystyried o ansawdd da;

·       hysbysodd y Pwyllgor na fu unrhyw newidiadau i brotocolau nac arferion rhannu gwybodaeth rhwng y Cyngor a Civica nac i’r gwrthwyneb;

·       cadarnhaodd mai rhan o’r rhesymeg dros sefydlu’r Bartneriaeth oedd symleiddio’r nifer o staff.    Er hynny, nid oedd unrhyw staff wedi cael eu gwneud  yn ddi-waith.  Roedd y cynllun agored newydd ar gyfer Canolfan Elwy wedi cynorthwyo rheolwyr yn eu rôl o reoli staff.    Roedd personél oedd wedi symud o’r Cyngor i Civica i gyd wedi gwneud hynny o dan drefniadau Trosglwyddo Ymgymeriadau Diogelu Cyflogaeth (TUPE);

·dywedodd fod y cytundeb rhwng y Cyngor a Civica wedi nodi bod Civica yn defnyddio’r gofod presennol yn Nhŷ Russell heb orfod talu rhent. Fodd bynnag, os oedd busnes Civica am ddatblygu yn ôl y disgwyl ac os byddai angen mwy o ofod llawr o fewn yr adeilad yna byddai’n rhaid talu rhent am y gofod ychwanegol;

·hysbysodd yr aelodau er yr ymddengys bod yna fwy o ddiddordeb gan awdurdodau lleol,  roedd hefyd yn archwilio opsiynau posibl a all godi drwy ddatganoli pwerau codi trethi i Lywodraeth Cymru (LlC);

·cadarnhaodd bod darparu gwasanaethau refeniw a budd-daliadau trwy gyfrwng y Gymraeg yn amod yn y cytundeb rhwng y Cyngor a Civica.    Roedd gwaith ar y gweill ar hyn o bryd i hybu'r safonau Cymraeg; ac roedd gwersi Cymraeg yn cael eu darparu i staff oedd yn dymuno gwella eu sgiliau ieithyddol;

·dywedodd fod Civica yn gweithio’n agos gyda Cyngor ar Bopeth ar faterion fel cyngor ynghylch dyled.    Roedd yna brotocolau cadarn ar waith rhwng y ddau sefydliad.  Roedd gwaith ar y gweill ar hyn o bryd mewn perthynas â helpu Treth Dalwyr a oedd yn cael problemau cyllido i weld a fyddai taliadau Debyd Uniongyrchol ar gyfer y dreth yn gallu eu helpu gyda’u cyllidebau tŷ. Roedd Civica hefyd yn gweithio gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau i geisio perswadio unigolion oedd yn wynebu ‘budd-dal wedi’i gapio’ i ryngweithio gyda Civica a CAB yn fuan er mwyn lleihau pwysau ariannol a straen emosiynol;

·dywedodd wrth y Pwyllgor bod menter arall o dan ystyriaeth fel dull ymyrryd yn fuan ar gyfer osgoi dyled rhag cronni yn anfon negeseuon atgoffa byr ar gyfer taliadau Treth y Cyngor oedd yn weddill;

·       cadarnhaodd o ran Ardrethi Busnes, roedd rôl Civica yr un fath â rôl flaenorol y Cyngor e.e. ei fod ond yn casglu’r ardrethi ar ran Llywodraeth Cymru.   Asiantaeth y Swyddfa Brisio oedd yn pennu gwerth ardrethol.

·Dywedodd mewn perthynas ag ail-brisio’r Band Ardrethi Busnes yn ddiweddar, yn arbennig yr effaith andwyol posibl y gall hyn ei gael ar fusnesau lleol ac yn sgil hynny ar uchelgais y Cyngor i ddatblygu’r economi leol, roedd yr Arweinydd a’r Cyfarwyddwr Corfforaethol:  Economi a’r Parth Cyhoeddus wedi mynegi pryderon y ddau sefydliad mor gryf â phosibl wrth Lywodraeth Cymru; 

·hysbysu’r Pwyllgor bod Civica wedi’i gynrychioli ar y Gweithgor Trechu Tlodi;

·       dywedodd bod y risgiau oedd yn ymwneud â chontract y Cyngor gyda Civica (ynghlwm wrth yr adroddiad) yn cael eu monitro’n fisol.    Cyflwynwyd adroddiad ar dueddiadau i’r Bwrdd Strategol a Gweithredol yn chwarterol. 

Ar ddiwedd y drafodaeth, bu i’r Pwyllgor:

Benderfynu:  

(i)              yn amodol ar y sylwadau uchod, penderfynodd ei fod yn fodlon fod y Bartneriaeth yn gweithio’n effeithiol yn y pedwar maes allweddol o gyfleoedd busnes/masnachol newydd, darparu gwasanaeth, diwallu disgwyliadau ariannol a darparu gwasanaethau trwy gyfrwng y Gymraeg; a

(ii)            bod adroddiad gwybodaeth yn cael ei ddosbarthu i aelodau’r Pwyllgor gynted ag yr oedd ar gael yn manylu gwaith y Bartneriaeth mewn perthynas â rheoli dyled yn y sir, taliadau dewisol tai a’r peilot debyd uniongyrchol wythnosol ar gyfer talu Treth y Cyngor.