Eitem ar yr agenda

I ystyried adroddiad (copi ynghlwm) ar sut mae’r Strategaeth yn cael ei gweithredu, ei heffaith ar gyllideb yr Awdurdod ac ar yr economi leol, ac asesu os you pob gwasanaeth yn gweithredu ac yn cadw at y Strategaeth a’r Rheolau Gweithrefn Cytundebau yn gyson.

10.20am – 10.50am

Yn absenoldeb Aelod Arweiniol Cyllid, Cynllun Corfforaethol a Pherfformiad, cyflwynodd Rheolwr Cyfleusterau, Asedau a'r Cynllun Tai – Newid Busnes yr adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) a oedd yn amlinellu’r cynnydd hyd yma o ran y Rhaglen Trawsnewid Caffael; yn benodol, effaith gweithredu'r Strategaeth Gaffael a Rheolau diwygiedig y Weithdrefn Gontractau.  Yn ei gyflwyniad, manylodd ar gynnwys yr adroddiad a dywedodd bod effaith wirioneddol y strategaeth ar yr economi leol wedi bod yn fwy araf na’r disgwyl. Er hynny, roedd y Gwasanaeth yn cydweithio'n agos â Thîm Datblygu’r Economi a Busnes gan geisio cydlynu presenoldeb mewn digwyddiadau i hyrwyddo manteision masnachu gyda'r Cyngor i fusnesau, ac i geisio cynorthwyo busnesau bach a chanolig i ystyried tendro am gontractau neu i gyflenwi nwyddau i'r Cyngor, drwy eu helpu i gofrestru â'r Awdurdod fel cyflenwyr posibl ar gyfer mathau penodol o gontractau neu ddarpariaethau. 

Cynghorwyd yr Aelodau bod y ‘Ffurflen Gomisiynu’ wedi bod yn hynod o ddefnyddiol wrth ddod o hyd i broblemau yn fuan yn y broses ar gyfer contractau sydd werth dros £25,000. Roedd copi o'r ffurflen wedi'i atodi i'r adroddiad.  Bellach, roedd gofyn i bob contract sydd werth dros £10,000 gael ei osod ar y system Proactis. Roedd manteision i’r Cyngor wrth ddefnyddio’r system hon i gaffael gan na allai’r prynwr barhau i ddyfarnu contract oni bai fod yr holl gamau a’r gwiriadau gofynnol wedi’u cwblhau.  Roedd hyn yn sicrhau y cydymffurfid â'r Strategaeth a chyda Rheolau'r Weithdrefn Gontractau. 

Un maes penodol o drefniadau caffael a oedd wedi’i nodi i wella arno oedd cofnodi’r ganran a wariwyd â busnesau lleol.  Roedd ffigyrau 2015/16 yn ymddangos yn isel er bod y Sir yn gwario swm sylweddol o’r gwariant cyfalaf ar brosiect newydd Ysgol Uwchradd y Rhyl.  Y rheswm dros hynny oedd bod cyfeiriad anfonebu’r prif gontractwr, Willmott Dixon, y tu allan i’r ardal. Er hynny, roedd y Cyngor yn gwybod bod cyfaint sylweddol o’r gwaith ar y safle wedi cael ei is-gontractio i grefftwyr lleol a bod nwyddau wedi cael eu prynu'n lleol. Roedd gwaith ar hyn o bryd o edrych ar atebion posibl ar gyfer dyrannu gwariant y Cyngor ar gontractau'n benodol yn ddaearyddol. Ymddengys fod gan Gyngor Gwynedd ddull effeithiol o sicrhau gwariant lleol, ond roedd llai o gontractwyr mawr o Ogledd-orllewin Lloegr neu Orllewin Canolbarth Lloegr yn tueddu i dendro am gontractau yng Ngogledd-orllewin Cymru oherwydd y pellter a oedd ynghlwm â'r gwaith.

Gan ymateb i gwestiynau gan yr Aelodau, dywedodd y swyddogion:

·         bod y Tîm Caffael yn cyflogi deg o bobl a oedd yn gwneud gwaith caffael i Gynghorau Sir Ddinbych a Sir y Fflint. Roedd y tîm yn cael ei ailstrwythuro ar hyn o bryd. Fodd bynnag, byddai nifer yr aelodau sydd yn y tîm yn aros fel ag y mae ar hyn o bryd;

·         roedd y Tîm Caffael yn gweithio’n agos gyda Thîm Datblygu'r Economi a Busnes gan geisio sefydlu sail o wybodaeth gadarn ar fusnesau bach sydd yn yr ardal a'u hannog i dendro am gontractau llai, neu gydweithio i gynnig am gontractau mwy;

·         gwnaed pob ymdrech i symleiddio geiriad dogfennau tendro a'u gwneud yn hygyrch ac yn gynt i'w trin i fusnesau bach a chanolig nad oeddent yn cyflogi swyddogion arbennig i geisio am gontractau gan fod y Cyngor yn awyddus i weithio gyda busnesau lleol a'u hannog i wneud cais am gontractau, ac ati, yn rhan o'i flaenoriaeth gorfforaethol;

·         roedd y Tîm Caffael yn cynllunio i ddarparu hyfforddiant i gynghorwyr newydd yn dilyn etholiadau lleol mis Mai ar sut y gallent helpu busnesau lleol i ryngweithio ac i drafod busnes gyda’r Cyngor;

·         nid oedd y Cyngor wedi gosod targed ‘canran gwariant â busnesau lleol’ benodol wrth ddatblygu ei Strategaeth Gaffael. Yn hytrach, roedd wedi penderfynu y byddai’n fwy buddiol monitro’r elfen gwario’n lleol yn rheolaidd, gan geisio parhau i gynyddu'r gyfran sy'n cael ei gwario’n lleol dros amser;

·         roedd aelodau’r Tîm Caffael wastad yn barod i gynorthwyo rheolwyr ag ymholiadau mewn perthynas ag arferion caffael. Roedd yn hynod galonogol gweld mewn arolwg diweddar bod nifer y rheolwyr canol a oedd bellach yn ystyried eu gwybodaeth ynglŷn â gweithdrefnau caffael yn dda neu’n dda iawn wedi cynyddu’n sylweddol;  

·         roedd gwaith ar hyn o bryd ar draws Sir Ddinbych a Sir y Fflint mewn perthynas â chontractau cludiant cyhoeddus ar ôl i GHA Coaches fynd drwyddi:

·         yn unol â gofynion Safonau newydd yr Iaith Gymraeg, bydd pob hysbyseb gyhoeddus mewn perthynas â chyfleoedd am gontractau'n cael eu cyhoeddi yn Gymraeg ac yn Saesneg.  Nid oedd y Safonau'n gofyn bod dogfennau ategol ar gael yn Gymraeg;

·         unwaith yr oedd contractau wedi’u rhoi, byddai'r Gwasanaeth a gafodd afael ar y gwaith/nwyddau yn gyfrifol am fonitro ei ansawdd a sicrhau bod pob agwedd yn cael ei chyflawni yn unol â manyleb y contract;

·         roedd fframweithiau, a oedd yn cynnwys y Dangosyddion Perfformiad Allweddol, ar waith ar gyfer gwaith sy'n cael ei gontractio'n rheolaidd. Ar gyfer y mathau hyn o gontractau, byddai disgwyl i reolwyr gwblhau holiaduron gwerthuso;

·         roedd swyddogion ar hyn o bryd yn edrych ar y posibilrwydd o gael un dull i sicrhau ansawdd holl gontractau’r Cyngor;

·         roedd angen rhoi gofynion manteision cymunedol ar bob contract a oedd dros £1m – roedd y dogfennau sy’n ymwneud â’r contractau gwerthfawr hyn yn gofyn bod y cynigydd buddugol yn rhoi tystiolaeth o’r manteision a gyflawnwyd ar gyfer y gymuned;

·         roedd y Cyngor o’r farn bod cael cynrychiolydd o Ffederasiwn Busnesau Bach yn gwasanaethau ar y Bwrdd Trawsnewid Caffael yn ddewis mwy tryloyw na chael un person busnes lleol ar y Bwrdd. Roedd hyn yn sicrhau bod y sawl a benodwyd yn annibynnol; ac

·         roedd y Cyngor dan rwymedigaethau rheoliadau contractau cyhoeddus wrth hysbysebu am dendrau neu gontractau. Er hynny, roedd bob tro’n awyddus i gefnogi busnesau lleol, cyhyd ag y bo’r gyfraith yn caniatáu iddo wneud hynny, i gofrestru ar gofrestr busnesau'r Cyngor ar gyfer tendrau, ac ati.

·            

Awgrymodd yr aelodau y gallai casglu data ar nifer y bobl leol a gyflogir dan bob contract a roddir gan y Cyngor fod yn ystadegyn defnyddiol i fesur effaith leol y Strategaeth a’i heffaith ddilynol ar ddatblygu’r economi leol.

Cyn cloi'r trafodaethau, cynghorwyd y Pwyllgor y byddai'r Fframweithiau Mân Waith a gyflwynwyd yn ddiweddar yn cael eu gwerthuso’n annibynnol ar ôl chwe mis o fod ar waith.  Bu i swyddogion hefyd holi Tîm Datblygu'r Economi a Busnes ar nifer wirioneddol y busnesau lleol a oedd yn perthyn i Ffederasiwn Busnesau Bach. Felly:

PENDERFYNWYD – yn amodol ar y sylwadau uchod, bod y Strategaeth Gaffael newydd a Rheolau diwygiedig y Weithdrefn Gontractau wedi golygu bod perfformiad y sefydliad wedi gwella mewn perthynas â gweithgarwch caffael.