Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) gan y Swyddog Monitro yn hysbysu’r pwyllgor am y materion a drafodwyd yng nghyfarfod Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru a gynhaliwyd ar 17 Hydref 2016 yn Llangefni.

 

Cyflwynodd y Cadeirydd yr eitem yn rhoi gwybod am ei bresenoldeb, gyda'r Swyddog Monitro, yn Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru, 17 Hydref 2016 yn Llangefni.  Yn dilyn y cyfarfod hwnnw roedd wedi cael e-bost gan Gadeirydd Pwyllgor Safonau Ceredigion ynghylch y potensial i awdurdodau eraill canolbarth Cymru ymuno â'r Fforwm.  Roedd y Cadeirydd wedi cytuno i godi'r mater yng nghyfarfod nesaf y Fforwm i ystyried a allai aelodaeth y Fforwm gael ei hymestyn y tu hwnt i Ogledd Cymru, i ddarparu ar gyfer y rhai sydd â diddordeb mewn ymuno.

 

Cyflwynodd y Swyddog Monitro'r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol), yn hysbysu'r pwyllgor o'r materion a drafodwyd yng nghyfarfod y Fforwm a gynhaliwyd ar 17 Hydref 2016, a fynychwyd hefyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a roddodd gyflwyniad ac ateb cwestiynau, gyda manylion y rhain wedi'u rhoi fel atodiad i’r adroddiad.  [Roedd cofnodion cyfarfod y Fforwm wedi bod ar gael yr wythnos honno ac wedi’u dosbarthu yn y cyfarfod].

 

Wrth gyflwyno'r adroddiad, tynnodd y Swyddog Monitro sylw at y canlynol -

 

·         pwysleisiodd yr Ombwdsmon ei gefnogaeth ar gyfer datrys cwynion a wnaed gan aelodau etholedig yn erbyn ei gilydd yn lleol, ac roedd yn credu y byddai'n ddefnyddiol ymestyn y broses i Gynghorau Tref, Dinas a Chymuned, ond byddai’n fater i bob pwyllgor safonau ystyried

·         croesawodd yr Ombwdsmon y gostyngiad yn nifer y cwynion a dderbyniwyd mewn perthynas â chynghorwyr sir ar draws Cymru, ond bu cynnydd yn nifer y cwynion yn ymwneud â chynghorwyr tref a chymuned (tri chyngor tref a chymuned wedi cyfrif am 50 o'r cwynion hynny)

·         nododd yr Ombwdsmon fod y rhan fwyaf o’r cwynion wedi’u cau ar ôl ystyriaeth gychwynnol a bod y niferoedd a atgyfeiriwyd at Bwyllgorau Safonau neu Banel Dyfarnu Cymru’n isel iawn, a oedd yn achos dathlu.   Fe fyfyriodd hefyd ynghylch gweithredu ei brawf lles y cyhoedd a ffactorau sydd i'w cymryd i ystyriaeth wrth gymhwyso’r prawf hwnnw, nad oedd yn meddwl a oedd yn cael effaith sylweddol ar y canlyniad hwnnw

·         roedd rheoli adnoddau yn parhau i fod yn fater pwysig i'r Ombwdsmon a roddodd wybod am gynnydd mewn cwynion gan y sector iechyd, gyda 75% o adnoddau’n cael eu defnyddio ar hyn o bryd ar gyfer ystyried cwynion iechyd - yn y cyd-destun hwnnw ni fyddai'n defnyddio’i bwerau i ymchwilio i gwynion lefel isel mewn perthynas ag aelodau etholedig, ond byddai ond yn delio â'r toriadau amod mwyaf difrifol, gan gynnwys camddefnyddio grym, bwlio a llygredd

·         yn dilyn eitem yr Ombwdsmon, ystyriodd y Fforwm ei weithrediad yn y dyfodol a chytunwyd ei fod yn parhau i fod yn offeryn defnyddiol ar gyfer dysgu a rhannu arferion.  Penderfynwyd y byddai'r Fforwm yn cyfarfod ddwywaith y flwyddyn mewn awdurdod gwahanol yn ei dro, ac yn cael ei gadeirio a'i weinyddu gan yr awdurdod sy’n cynnal, gyda Swyddog Monitro’r awdurdod sy’n cynnal yn bresennol.  Byddai Sir Ddinbych yn cynnal y cyfarfod nesaf ym mis Mawrth / Ebrill 2017

·         fe wnaeth y Fforwm hefyd ystyried mater ynglŷn â chwblhau'r gofrestr o fuddiannau’n ddwyieithog  gan aelodau, a chytunwyd y byddai pob awdurdod yn edrych ar y sefyllfa yn eu hawdurdodau eu hunain.  Cafwyd trafodaeth hefyd ynglŷn ag argaeledd hyfforddiant cyfryngu ar gyfer aelodau pwyllgor safonau a all fod yn rhan o’r gweithdrefnau datrysiad lleol.   Roedd y Swyddog Monitro’n gwneud ymholiadau pellach yn hynny o beth gyda chydweithwyr AD ar draws Gogledd Cymru, o ystyried y byddai dull cydweithredol o ran hyfforddiant yn helpu i leihau costau.

 

Cymerodd y Swyddog Monitro’r cyfle hefyd i ymhelaethu ar y cwestiynau a roddwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a'r atebion a roddwyd, a oedd wedi'u cynnwys yn yr atodiad i'r adroddiad.  Tynnwyd sylw’r Aelodau at y pwyntiau canlynol o ddiddordeb -

 

·         roedd rhai cwestiynau yn ymwneud â'r protocol datrys yn lleol, ac fe atgoffodd y Swyddog Monitro’r aelodau o'r materion a godwyd ym Mesur Llywodraeth Leol drafft (Cymru) a ymgynghorwyd arno’n flaenorol, gan gynnwys yr awgrym bod Cynghorau Dinas / Tref / Cymuned yn dod yn fwy o faint, a allai gael effaith ar yr adnoddau a oedd ganddynt i gefnogi hyn

·         nodwyd nad oedd pob aelod Cyngor Dinas/ Tref/ Cymuned yn aelodau o Un Llais Cymru, ond y gobaith oedd y gallent i gyd ddefnyddio'r model drafft roeddent wedi’i gynhyrchu ar brotocolau datrys yn lleol os oeddent yn dymuno gwneud hynny

·         roedd canllawiau ar sancsiwn wedi'u cyhoeddi gan Banel Dyfarnu Cymru, y gall y pwyllgor safonau eu hystyried yn ddefnyddiol, a chytunodd y Swyddog Monitro i geisio cael y canllawiau i'w dosbarthu i aelodau'r pwyllgor [GW i weithredu]

·         cafwyd rhywfaint o drafodaeth ar yr SI newydd h.y. gwaharddiad dros dro yn unig o fewn tymor presennol y swydd ac fe gynghorodd Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru fod y mater yn ymwneud â nifer fach iawn o achosion yn unig.  Dywedodd y Cadeirydd nad oedd y mater wedi'i gyfyngu i aelodau etholedig ac roedd hefyd yn digwydd mewn sectorau eraill lle’r oedd unigolion yn tyngu llw ar gyfer ymgymryd â swydd o dan Ddeddf benodol - unwaith nad oedd yr unigolyn yn y swydd honno, nid oedd grym i orfodi cosb yn eu herbyn

·         eglurwyd pe na bai’r gofyniad statudol i Gynghorau Dinas/ Tref/ Cymuned gael gwefan yn cael ei fodloni, nid oedd yn fater i’w ystyried o dan y Cod, ond gall fod yn gyfystyr â chamweinyddu.  Nid oedd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru bwerau rhagweithiol a byddai angen cwyn gan y cyhoedd iddo ymchwilio i'r mater.  Cyfeiriodd y Cynghorydd David Jones at y broses datgan cysylltiad ar gyfer Cynghorau Dinas / Tref / Cymuned, a chadarnhaodd y Swyddog Monitro bod rhywfaint o ddryswch wedi bod yn y cyswllt hwnnw ac y byddai'n edrych i weld a oedd yna ofyniad statudol iddynt gyhoeddi cofrestr o fuddianna [GW i weithredu].

 

Roedd Sir Ddinbych wedi codi dau gwestiwn gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru fel a ganlyn -

 

(1)  Mae pryder y gall y cyhoedd golli hyder wrth orfodi'r Cod Ymddygiad, os ydynt yn teimlo nad yw cwynion dilys wedi cael eu hystyried yn deilwng o ymchwiliad.  A fyddai'r Ombwdsmon yn ystyried cyfeirio achosion y mae ef wedi penderfynu peidio ag ymchwilio iddynt,  i'w hymchwilio’n lleol?

 

Teimlai'r Ombwdsmon y gallai'r cyhoedd golli hyder os byddai cwynion dibwys yn cael eu hymchwilio, a oedd hefyd y rheswm y tu ôl i brawf lles y cyhoedd.  Roedd achosion wedi cael eu cyfeirio ar gyfer ymchwiliad lleol yn y gorffennol ond roedd y nifer yn isel, ac roedd peth amharodrwydd gan Swyddogion Monitro o ystyried y galw ar eu hadnoddau - fodd bynnag, roedd y gallu i gyfeirio materion yn dal yn berthnasol ac roedd modd gwneud hynny os tybiwyd bod hynny'n briodol.  Un o'r ffactorau a oedd i'w cymryd i ystyriaeth, oedd tystiolaeth o gwynion tebyg wedi eu gwneud o'r blaen a phan ofynnwyd gan y Cadeirydd pa mor hir y cadwyd cwynion ar ffeil, cyfeiriodd at wybodaeth a gadwyd yn y swyddfa ac yn y dyfodol, byddai'n sicrhau eu bod yn parhau i fod yn ymwybodol o’r hyn oedd yn digwydd.

 

Nid oedd y Cadeirydd o'r farn bod hwnnw’n ymateb boddhaol o ystyried ei fod yn ymddangos nad oedd unrhyw system gadarn ar gyfer cadw cwynion lefel isel, gyda dibyniaeth ar wybodaeth staff unigol yn golygu y gallai gwybodaeth werthfawr gael ei cholli yn dilyn newidiadau staffio.  Cyfeiriodd y Swyddog Monitro at y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol sydd ar y gweill a rhoddodd drosolwg cyffredinol o'r newidiadau mewn nifer o ddarpariaethau yn y Ddeddf Diogelu Data, gan gynnwys 'yr hawl i gael eich anghofio' mewn achosion penodol, â'r ddeddfwriaeth ynghylch pa mor hir y gallai gwybodaeth benodol am unigolyn fod ar gadw, a fyddai hefyd yn cael effaith.

 

(2)  A yw'r Ombwdsmon yn ystyried y byddai gosod safonau gofynnol a hyfforddiant gorfodol ar gyfer Clercod Cynghorau Tref, Dinas a Chymuned yn cynorthwyo i gynnal safonau uchel o ymddygiad, a gweithrediad Gweithdrefnau Datrysiad Lleol yn y Cynghorau hynny?

 

Teimlai'r Ombwdsmon y byddai hyn yn fuddiol iawn, ond nid oedd yn rhywbeth y gallai roi adnoddau ar ei gyfer.  Fodd bynnag, byddai'n cefnogi drwy fynychu cynadleddau a hyrwyddo'r materion.

 

Amlygodd y Cadeirydd mai thema gyffredinol  Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru oedd datrys yn lleol.  Er bod rhywfaint o gydymdeimlad â'r Ombwdsmon wrth reoli'r pwysau ar ei adnoddau, y canlyniad oedd mwy o bwyslais ar ddatrys yn lleol a phwysleisiodd y Cadeirydd bwysigrwydd pwyllgorau safonau mewn sefyllfa i gyfrannu at y broses honno lle bo modd.

 

Wrth ymateb i'r pwyslais ar ddatrys yn lleol ac o ystyried yr effaith bosibl yn deillio o ddrafft diweddaraf Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) (sydd i fod yn destun ymgynghori ddechrau 2017), cytunodd aelodau ar y camau canlynol a awgrymwyd gan y Swyddog Monitro -

 

·         ystyriaeth yn cael ei rhoi ynghylch pa gamau ymarferol y gellid eu cymryd yn Sir Ddinbych mewn perthynas â'r broses datrys yn lleol ar gyfer Cynghorau Dinas / Tref / Cymuned - dylai hyn gynnwys hyfforddiant, lefel yr ymgysylltiad rhwng cynghorau lleol a rôl y pwyllgor safonau yn y cyswllt hwnnw. O ystyried bod Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru wedi croesawu'r templed enghreifftiol drafft ar gyfer protocolau datrys yn lleol a gynhyrchwyd gan Un Llais Cymru, y farn oedd y gallai’r model hefyd helpu i lywio'r broses.  Roedd y Swyddog Monitro’n mynychu cyfarfod gyda Chlercod rhai o'r cynghorau tref / cymuned mwyaf yr wythnos ganlynol, a byddai'n mesur barn ar yr awydd am y broses.  Cytunwyd y byddai'r pwyllgor yn cael adroddiad yn ôl ar y gwaith hwnnw yng nghyfarfod mis Mawrth

·         byddai Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) drafft yn debygol o gynnwys diwygio, a fyddai'n effeithio ar gynghorau dinas / tref / cymuned a sir.  Atgoffwyd yr aelodau am y cynigion sy'n codi o'r Mesur blaenorol drafft, gan gynnwys awgrymiadau am safonau gofynnol ar gyfer cynghorau a chynghorwyr angen adrodd i bwyllgorau safonau.  O ystyried y materion diwygio posibl a'r effaith ar bwyllgorau safonau o ganlyniad i gynigion yn y Mesur newydd drafft, cytunodd y pwyllgor i dderbyn adroddiad yn ôl ym mis Mawrth (ar yr amod bod y Mesur drafft wedi'i gyhoeddi mewn pryd, ac amserlenni ymgynghori’n ddigonol - derbyniwyd y efallai y bydd angen cynnull cyfarfod arbennig os oes angen).

 

Diolchodd y Cadeirydd i'r Swyddog Monitro am ei adroddiad cynhwysfawr a dod â'r materion mwyaf perthnasol gerbron sylw'r pwyllgor.

 

PENDERFYNWYD -

 

(a)       derbyn a nodi’r adroddiad ar y materion a drafodwyd yn y cyfarfod diwethaf o Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru;

 

(b)       bod adroddiad ar broses datrys yn lleol ar gyfer Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Mawrth 2017 [GW i weithredu], a

 

(c)        bod adroddiad ar Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) drafft yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Mawrth 2017 (os yw amserlenni’n caniatáu) [GW i weithredu].

 

Ar y pwynt hwn (11.10 am) cymerodd y cyfarfod egwyl am luniaeth.