Eitem ar yr agenda

Derbyn adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol (copi wedi’i amgáu) yn diweddaru aelodau am y cynnydd o ran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn rhoi diweddariad i’r aelodau ar y cynnydd Archwilio Mewnol o ran cyflwyno gwasanaeth, darpariaeth sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth yrru gwelliant.

Roedd adroddiadau cynnydd Archwilio Mewnol wedi cael eu rhannu yn flaenorol gydag aelodau y tu allan i'r rhaglen ffurfiol gyda dim ond archwiliadau yn cael graddfa sicrwydd ‘isel’ neu ‘dim’ yn cael ei drafod yn y pwyllgor.  I ddarparu darlun mwy cytbwys a chaniatáu i'r pwyllgor fonitro cynnydd a pherfformiad Archwilio Mewnol yn ffurfiol roedd diweddariad cynnydd arddull newydd wedi'i ddylunio i gael ei gyflwyno i bob cyfarfod pwyllgor.

Roedd y Pennaeth Archwilio Mewnol wedi tywys aelodau drwy'r adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf hyd at ddiwedd mis Hydref 2016 ar -

·         adroddiadau Archwilio Mewnol a gyhoeddwyd yn ddiweddar (Taliadau Darparwyr Allanol - Gwasanaethau Cefnogi Cymunedol; Dyraniadau Tai a Thai Gwag; Cludiant Cyhoeddus)

·         Gwaith dilynol ar adroddiadau Archwilio Mewnol blaenorol (AD Strategol; Rheoli a Gweinyddu Gwasanaethau Cyfreithiol)

·         Cynnydd o ran cyflawni’r Cynllun Gweithredol Archwilio Mewnol 2016/17

·         Safonau perfformiad Archwilio Mewnol

Cafodd y materion canlynol eu trafod yn ystod y drafodaeth  -

·         peth trafodaeth yn canolbwyntio ar adroddiadau archwilio a gyhoeddwyd yn ddiweddar o ran 'Taliadau i Ddarparwyr Allanol - Gwasanaethau Cefnogi Cymunedol' a 'Thrafnidiaeth Gyhoeddus, a'r angen i sicrhau bod gwiriadau ariannol rheolaidd yn cael eu cynnal i ardystio bod darparwyr yn gadarn yn ariannol ac nid yn profi anawsterau ariannol a allai arwain at broblemau gyda pharhad y gwasanaeth.  Nodwyd bod y mater yn fwy o broblem ar gyfer meysydd gwasanaeth a oedd yn dibynnu'n drwm ar nifer fach o ddarparwyr a'r angen am wiriadau ariannol wedi cael eu cyfeirio atynt yn yr Adolygiad Caffael a Rheolau Gweithdrefn Contractau

·Amlygwyd pwysigrwydd cynllunio parhad busnes a dywedwyd wrth y pwyllgor fod pob gwasanaeth yn gyfrifol am ddatblygu ei gynllun parhad busnes eu hunain i ddelio â risgiau posibl i'w meysydd gwasanaeth penodol.  Hefyd byddai yna gynllun parhad busnes corfforaethol.

·Trafododd yr aelodau'r cynnydd o ran cyflawni Cynllun Gweithredol Archwilio Mewnol ar gyfer 2016/17 o ystyried y materion gallu sy'n codi o gyfnodau o absenoldeb mamolaeth o fewn y tîm sy'n cwmpasu'r flwyddyn ariannol gyfredol a'r nesaf gan arwain at y trydydd adolygiad o'r Cynllun.  Roedd y Cynllun yn mynd rhagddo yn dda ac roedd y Pennaeth Archwilio Mewnol yn hyderus y byddai'n cael ei gwblhau er mwyn iddo roi barn archwilio blynyddol ar ddiwedd y flwyddyn ariannol

·mewn perthynas â rheoli cronfeydd ysgol wirfoddol a nodir yn y Cynllun, eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol oherwydd y sgôr sicrwydd isel byddai'n datblygu canllawiau newydd i ysgolion ar sut i reoli arian yn effeithiol i fod yn eu lle erbyn 1 Ebrill 2017. Roedd yn cytuno bod dilyniant ar effeithiolrwydd y canllawiau newydd mewn ysgolion yn cael ei wneud ar ôl gweithredu am oddeutu chwe mis ac adrodd yn ôl ar y canfyddiadau i'r pwyllgor.

Teimlai'r Aelodau bod fformat yr adroddiad yn glir, yn gynhwysfawr ac yn hawdd ei ddarllen, a gofynnodd bod adroddiadau i'r pwyllgor yn y dyfodol hefyd yn cynnwys y wybodaeth ganlynol (1) Gwaith dilynol ar adroddiadau Archwilio Mewnol blaenorol - i gynnwys tabl yn dangos pob archwiliad gyda chynllun gweithredu nad oedd wedi ei gwblhau yn llawn, a (2) Cynnydd o ran cyflawni Cynllun Gweithredol Archwilio Mewnol 2016/17 - i gynnwys dyddiadau cwblhau archwiliad.

Anogodd y Cadeirydd yr aelodau i ddarllen yr holl adroddiadau archwilio mewnol oedd wedi eu dosbarthu iddynt i nodi arfer da ac achosion ffiniol a allai gael eu hystyried ymhellach gan y pwyllgor.  Ychwanegodd y Pennaeth Archwilio Mewnol bod manylion cyswllt yn cael eu cynnwys ar yr adroddiadau ac anogodd yr aelodau i gysylltu â'r archwilydd perthnasol os oeddent yn dymuno trafod yr adroddiad ymhellach.  Croesawodd y Cynghorydd Alice Jones yr adroddiad a thalodd deyrnged i waith y tîm Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaeth gwerthfawr.

PENDERFYNWYD bod -

(a)       yr adroddiad yn cael ei dderbyn a’i nodi;

(b)       cynnwys a fformat yr adroddiad yn cael ei gymeradwyo i'w gyflwyno i gyfarfodydd pwyllgor yn y dyfodol yn amodol ar gynnwys y (1) tabl yn dangos pob archwiliad gyda chynllun gweithredu heb ei gwblhau yn llawn, a (2) cynnwys dyddiadau cwblhau archwilio, ac

(c)        adroddiad dilynol ar effeithiolrwydd y canllawiau newydd i ysgolion ar sut i reoli arian yn effeithiol yn cael ei wneud ar ôl gweithredu am oddeutu chwe mis ac adrodd yn ôl ar y canfyddiadau i'r pwyllgor.